公文基础知识与写作

梁晨2015年11月公文基础知识与写作1公文的基本概念2公文的写作要领3常见错误案例解析主要内容1公文的基本概念2公文的写作要领3常见错误案例解析主要内容公文的重要性公文是保证机关正常运转的手段、工具和载体。掌握公文知识是机关工作人员的一项基本功。公文反映了一个机关的工作水平和对外形象。目前不少单位制发文件，并没有严格按照规定、要求去做，制发文件存在很大的随意性，造成公文格式的不规范，影响了公文的严肃性、公正性。更在一定程度上影响了公文的质量和效能，影响了政府的行政效率，因此必须引起高度重视。新华社2006年7月17日电广西对自治区直属机关公文和印章进行抽样检查，发现72.8％的受检单位的公文有用语用字方面的错误，主要表现在文字、词汇、语法、标点符号……辽宁22.3万名公务员中主要存在着文字功力欠缺、公文处理不规范、语言表达能力不强等方面问题。经省政府批准，在全省行政机关公务员中开展15项基本功训练。必训科目6项:公文写作、公文处理、汉字书写与记录、电子政务、语言表达、调查研究。沈阳日报2009年9月26日报道2008年9月9日，明明是中秋节的放假通知，但巴中市政府办公室的工作人员一时粗心，竟将“中秋节”错写成“端午节”。四川省巴中市机关行政效能建设办公室16日透露，因此事有4人被问责，其中3人被免职，刚上任不久的巴中市政府办公室主任停职反省。公文概述公文是法定机关与组织按照特定的规范体式，经过一定处理程序制成的具有法定效力的文书，是依法管理和进行公务活动的重要工具。狭义公文是指法定公文，即列入《党政机关公文处理工作条例》的文种；广义公文是指所有用于处理公务的文书，包括计划、总结、制度、讲话、贺信、协议、简报等。政务信息属于广义公文范畴。今天培训所说的公文均指狭义公文。一、公文的分类按时限要求，分为特急公文、急办公文、常规公文。按行文方向，分为上行文、下行文、平行文。按密级要求，分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。二、公文处理流程公文发文处理发文处理是机关内部为制发公文进行的制文、处置与管理的活动，也是发文机关履行法定职责，表达自身意志和愿望，创造、加工和记录、传递有用信息的过程。拟稿部门审核办公室复核领导签发登记缮印用印封发归档内部会签外部会签公文收文办理收文办理是对收进的公文按照一定程序作出处理，直接为领导决策与机关运转服务。公文收文办理的基本要求1.及时、迅速、不拖拉、不积压；2.准确、周密、保证质量；3.集中、统一、规范；4.安全保密、确保不丢失。办复拟办分送承办督办签收登记审核三、公文要素及排版格式公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准。适用于各级党政机关制发的公文。其他机关和单位的公文可参照执行。三、公文要素及排版格式（一）公文的构成要素公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。（一）公文的构成要素1.密级和保密期限涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，中间应用“实心五角星”隔开。如：“绝密★十天”。如不标注保密期限，就等同于“绝密”为30年，“机密”为20年，“秘密”为10年。其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。（一）公文的构成要素2.紧急程度紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。（一）公文的构成要素3.发文字号编写发文字号原则：包括机关代字、年份、序号。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编001），不加“第”字。如：皖交办〔2014〕2号。凡是上报的公文，发文字号一律在红线上方左侧，左空1个字，签发人右空1个字，发文字号与签发人同处在红反线上同一行。（一）公文的构成要素4.附件附件是附在主件之后，对公文内容起说明和补充作用的文字材料，主要包括随文转发、报送的文件，随文颁发的规章、制度，以及文件中的报表、统计数字、人员名单等等。公文附件如有序号，用阿拉伯数字，名称后不用标点符号。（一）公文的构成要素5.成文日期成文日期应使用阿拉伯数字，要标全。如：2015年9月26日成文日期的确定原则：会议通过的决定、决议以会议通过日期为准。领导签发的，以签发日期为准。联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准。法规性文件以文件批准日期为准。一般信函、电文以实际发出日期为准。（二）公文的排版形式1．公文用纸幅面尺寸：采用国际标准A4型纸，210mm×297mm。公文页边与版心尺寸为：公文用纸天头37mm，公文用纸订口28mm，版心尺寸156mm×225mm（不含页码）。发文机关标志上边缘至版心上边缘为35mm，即标识上边缘至上页边为72mm，上下行文格式一致。2.字体字号份号用6位3号阿拉伯数字，密级和保密期限、紧急程度用3号黑体字；发文字号、“签发人”、主送机关、正文、附注用3号仿宋体字；签发人姓名用3号楷体字；标题用2号小标宋简体；正文中有小标题，结构层次依次为“一、”“（一）”“1.”“（1）”，第一层用3号黑体字，第二层用3号楷体字，第三层、第四层用3号仿宋体；如有附件，附件应当另面编排，并在版记之前，“附件”二字及顺序号用3号黑体字，附件内容格式同正文。3.行数和字数一般情况每面排22行，每行排28字。特殊情况：当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，调整行距、字距的措施解决。不得采取“此页无正文”的方式，在空白页盖章。4．页码用４号半角宋体阿拉伯数字，置于版心下边缘之下，数字左右各放一条４号一字线，一字线距版心下边缘７mm。单页码居右空１字，双页码居左空１字。版记页前有空白页的，空白页与版记页均不标页码。表格横排时，页码位置与其他页码保持一致。5．信函式公文发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用红色小标宋体字；发文机关全称下４mm处为一条红色双线（上粗下、细），距下页边20mm处为一条红色双线（上细下粗），两条线长均为170mm。首页不显示页码。版记不加印发机关和印发日期。四、公文的行文原则（一）行文总规则1.行文应当确有必要，注重效用（避免“文山”）2.部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文3.部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文4.承办部门收文后应及时办理，不得延误、推诿。（二）向上行文的规则1.原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。既有利于事项的办理，又有利于上级机关和同级相关机关同时了解情况。（二）向上行文的规则2.部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。（二）向上行文的规则3.下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。为了强化和落实转报机关的行文责任；提出办理的倾向性意见，供上级机关参考，也有利于提高上级机关的办理质量与效率。（二）向上行文的规则4.请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。一文一事，有利于上级机关审阅、批示和答复。向上级机关请示问题，应当附有背景材料、情况说明等，以利于请示公文的办理。（二）向上行文的规则5.除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。这种情况造成“倒办件”，给办文工作增加难度。但落实上级机关负责人批示办理情况的报告，不属于直接交办的范畴。（二）向上行文的规则6.向上级报送“请示”、“报告”、“意见”时，应采用上行文的格式，请示还应注明联系人和联系电话。目的是为了方便沟通情况。（三）向下行文规则1.主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。2.上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。目的是便于互通信息，便于领导和沟通协调工作。五、常用文种及选用公文种类：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要，决议、公报共计十五种。常用文种:请示、报告、函、意见、通知、通报、批复、会议纪要。通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。（一）转发印发性通知转发印发类通知：用于“批转”“转发”和“印发”的通知。“批转”具有“批准转发”之意，是上级对下级文件的认同并转发下去贯彻落实的通知。“印发”则主要用于发布本机关制定的公文或领导讲话。“转发”主要用于转发上级机关和其他机关、单位的文件。（二）指示性通知指示性通知是上级机关用于向下级机关作出某项工作要求的通知种类。指示性通知是典型的领导和指导性公文。（三）知照性通知知照性通知是向下级和有关单位宣布某些应知事项。如成立或撤销机构、启用或作废印章、迁址办公、更改电话号码、变更作息时间、安全保卫、放假安排等都可以用这种通知办理。知照性通知要求表达完整、叙述准确。（四）任免通知用于告知人事任免的通知。公告公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。其特点是知照范围广泛，一般不写主送单位，而且行文机关多为国家高级领导机关，基层机关和企事业单位不能使用这一文种。公告一般通过各种媒体发布。通告通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。通告可以发文和通过各种媒体发布，也可在适当的地点张贴公布。通告的主要类型1．知照性通告。即告知应当知道或需要遵守事项的通告。如道路因维修封闭或改道。2．办理性通告。即办理一些例行事项的通告。如：需要办理注册、登记、年检等。公告和通告的主要区别1．发文机关不同。公告的发布级别很高。通告的发布没有级别的限制，一般的行政机关和企事业单位都可以根据自己的职权范围使用。2．收文对象不同。公告是面向国内外公布的事项；通告常限于在国内一定的范围内公布需要知道或遵守的事项。公告和通告的主要区别3．重要程度不同。公告内容须是重要事项和法定事项，在国内外有一定的影响；通告所涉及的通常是一般事项。4．发布形式不同。公告通常由新闻媒体发布；通告可以通过新闻媒体公布，也可以张贴。报告报告是陈述性公文，适用于下级机关向上级机关或者业务主管机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问等。报告属上行文。报告的主要类型1.工作报告。向上级机关报告工作的报告，有例行工作报告和专题报告两种。2.情况报告。向上级机关反映情况的报告。3.答复报告。答复上级询问事项的报告。4.报送报告。向上级机关报送文件或材料的报告。请示请示，是下级机关向直属上级机关或其他领导机关报送的一种请示性公文。是下级机关用来向上级机关请求指示，批准事项的上行公文。请示的适用范围1.上级有关方针、政策、指示或法规、规章不够明确或有不同理解，需要上级机关做出明确解释和答复。2.从本地区本单位的实际情况出发，需要对上级的某项政策、规定做出变通处理，有待上级重新审定，明确作答。请示的适用范围3.在工作中出现新情况、新问题需要处理而无章可循、无法可依，需要上级机关做出明确指示。4.需要请求上级解决本单位的某一具体问题和实际困难。5.按上级机关和主管部门有关政策规定，不经请示无权自行处理的问题。请示的适用范围6.工作中出现涉及面广而本部门无法独立解决的困难和问题，必须请示上级领导或综合部门，以求得他们的协调和帮助。7.政府职能部门对业务范围所出现的情况问题，提出处理意见和解决措施，但由于行业和地域的限制，无权要求同级职能部门和地方政府执行，需要请求上级机关批准后转发有关地区和部门执行。请示的主要类型1.请求指示的请示。多涉及政策、认识上的问题。2.请求批准的请示。多涉及项目、人事、财物、机构等方面的具体问题。3.请求批转的请示。应附完整的工作方案。撰写请示注意的事项1.请示应当一文一事。不要在同一公文中请示两个或几个互不相关的问题，以免拖延处理时间，贻