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公文处理与常用公文写作熊新发2012年8月30日公文处理与常用公文写作第一节公文处理第二节常用公文写作第三节会议服务第一节公文处理•一、公文的概念、特点和作用•（一）公文的概念•党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。•从2012年7月1日起，执行《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号），现行的1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》和2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》停止执行。•（二）公文的特点•1、作者的法定性；2、体式的规范性；•3、制作的程序性；4、法定的权威性；•5、公文的时效性；6、解释的单一性。•（三）公文的作用•1、领导和指导作用2、宣传和教育作用•3、联系和知照作用4、依据和凭证作用•5、规范和制约作用•二、党政机关公文处理的特点和一般性要求•公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。•（一）党政机关公文处理的特点•1、从属性2、综合性3、内部性•4、整体性5、严肃性•（二）党政机关公文处理的一般性要求•1、实事求是的原则•2、按照行文机关要求、准确体现行文机关意图的原则•3、严格遵守公文处理规定的原则•4、准确、及时、安全、保密三、公文种类和格式•(一）公文种类•1、公文种类的概念及其划分的必要性•公文种类是指公文制发机关根据公文的内容、性质和所承担的任务而确定的行文形式和格式名称。•公文种类划分标准，一是由公文的性质决定。二是由公文的作用和文种功能决定。2、党政机关公文种类根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）规定，党政机关公文种类主要有决议;决定;命令（令）;公报;公告;通告;意见;通知;通报;报告;请示;批复;议案;函;纪要15类。•1、决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。•2、决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。•3、命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。•4、公报。适用于公布重要决定或者重大事项。•5、公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。•6、通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。•7、意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。•8、通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。•9、通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。•10、报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。•11、请示。适用于向上级机关请求指示、批准。•12、批复。适用于答复下级机关请示事项。•13、议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。•14、函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。•15、纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。（二）公文的构成要素•公文的格式，指的是公文的外观形式，它既包括组成公文的各部分文字符号在载体（纸张等）上的排列和标识规则，也包括公文的用纸要求和印制规范等。•《党政机关公文处理工作条例》将公文的书面格式划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（又称间隔横线）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含红色反线）以下至主题词（不含主题词）之间各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。•1．眉首•置于公文首页红色反线以上的各要素统称公文眉首。眉首包括：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。•2．公文主体部分•置于公文首页红色反线（不含）以下至抄送机关（不含）之间的各要素统称主体。包括：标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件。上行文的眉首格式•3．公文版记部分•置于抄送机关以下的各要素统称为版记。包括：抄送机关、印发机关和印发日期。文四、行文规则•行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。•向上级机关行文，应当遵循以下规则：•1、原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。•2、党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。•3、下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。•4、请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。•5、除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。•6、受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。向下级机关行文，应当遵循以下规则：1、主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。2、党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。•3、党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。•4、涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。•5、上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。五、公文拟制•（一）公文起草•1、符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。•2、一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。•3、内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。•4、文种正确，格式规范。•5、深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。•6、公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。•7、机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。（二）起草公文的5个基本步骤（一）明确主题，确定起草方式。（二）收集材料，调研分析。（三）搭建框架，安排结构。（四）拟制提纲，起草公文。（五）协商沟通，会审报批。起草公文要严守“七戒”一戒照抄照转。二戒师出无名。三戒无的放矢。四戒朝令夕改。五戒用语失准。六戒篇幅过长。七戒无物无序。（三）公文审核审核的重点是：1、行文理由是否充分，行文依据是否准确。2、内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。3、涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。需要发文机关审议的重要公文文稿，审议前由发文机关办公厅（室）进行初核。（四）公文审批签发•六、公文办理•收文办理主要程序是：签收。登记。初审。承办。传阅。催办。答复。•发文办理主要程序是：复核。登记。印制。核发。•公文立卷归档（办毕公文的处置活动）•七、公文管理如何提高公文传收的效率和效果•1、先“急件”后“平件”•2、先“阅示件”后“阅知件”•3、先“热点件”后“一般件”•4、先“分管件”后“相关件”•应注意把握好以下几点：（1）严格传阅范围。（2）严禁文件横传。（3）调控文件运行。•（4）检查清理文件。•文秘人员要认真清理检查，并做好“四查一注”工作，即：一查有无阅文漏传应阅人；二查有无批办意见；三查有无短缺文件；四查有无阅文过长、内容过时；“一注”即：对传阅退文情况进行全面记录标注，以备查需。办毕公文处置活动•清退、销毁、立卷归档的范围及有关规范性要求•（1）清退。需要清退的公文包括：绝密公文、有重大错漏的公文，被明令撤消的公文，仅供征求意见或审阅的公文，一些未经领导本人审阅的讲话稿，其他发文机关指定需要清退的公文。清退公文的办法，或按规定成批定期进行，或随时清退。但不论以何种方式清退，都应该办理一定的手续。对要清退的公文，任何人不允许私自摘录或复制。•销毁。销毁即对没有保存价值和可能性的办毕公文所做的毁灭性处理。需要销毁的公文主要包括：所有没有留存价值的公文，没有留存必要的重份公文，不立即销毁有可能造成失密或样子损坏的公文，一般性的没有保存价值的草稿，印制公文中形成的校样、印版等。销毁方式有：焚毁、搅成纸浆、粉碎、清洗消磁等。但对要销毁的文件必须按照规定履行有关手续，个人不得私自销毁文件。•立卷归档的范围•按照《档案法》及其有关配套法规的要求，属于立卷归档的文件、材料，主要以下几大类：⑴本机关产生、撰写的指示、决议、请示、报告、计划、总结等；⑵本机关收到的重要文件、电报、内部事项、电话记录、会议纪要等；⑶下级报来的请示、报告；上级针对本机关工作的指示、批示、批复等；⑷本机关编印的出版物、图表、账簿等；⑸反映本机关活动的照片、录音、录像、影片等声像资料等等。第二节部分常用公文写作•公文写作，历来是，今后也是各级干部必备的基本技能之一。•公文写作的重点，不仅在于写或制作，更重要的在于应用，有时还在于成文过程。•公文写作的根本特点：规范性强。受领导之命，代机关立言。“以文辅政”。一、通知的写作•（一）通知的含义和特点•1.通知的含义。2.通知的特点•（二）通知的分类：1.批示式通知；2.指示性通知；3.事务性通知；4.会议通知；5.任免通知•（三）、通知的写法•（四）、通知写作的注意事项二、通报的写作•通报适用于：表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。•通报正文的写法：•1、表彰性通报：叙述、评价先进事迹和经验，分析先进事迹的意义。表彰决定。提出希望和号召或要求。•2、批评性通报：介绍错误事实（事故）的基本情况。分析原因和教训。提出处理决定；提出希望和要求。•3、事项性通报：通报的原因。通报的事项：一项一项列出来，讲清情况，阐明道理。提出希望和要求。结尾：特此通报。三、请示的写作•（一）应用范围•（二）请示的分类•1.请求指示：解决“我们请求该怎样做”的问题。接•2.请求批准：解决“请求批准我们这样做”的问题。接•3.请求批转：解决“我们请求有关单位这样做”的问题。接•（二）请示的分类•1.请求指示：解决“我们请求该怎样做”的问题。接•2.请求批准：解决“请求批准我们这样做”的问题。接•3.请求批转：解决“我们请求有关单位这样做”的问题。•（三）请示正文的写作方法。（四）起草请示的注意事项。四、报告的写作（一）报告的含义和特点（二）报告的分类1.工作报告；2.情况报告；3.回复报告；4.递送报告。(三)报告的写法。报告一般由标题、主送机关、正文和落款四部分组成。(四)报告写作的注意事项•工作报告正文的写作方法•开头：对前一段时间的工作状况作概括性说明。包括：工作针对的时间、主要工作项目、工作进程、总体效果评价等。••主体••重点回顾工作进展情况和主要成绩；••提炼工作中取得的经验和体会；••找出工作中存在的主要问题或薄弱环节，分析原因，提出改进意见与办法；••提出今后工作的意见或进一步做好工作的愿望。•结尾：使用下列公文术语•特此报告，请审阅。•以上报告如有不当，请指正。五、函的写作•（一）适用范围与特点•不相隶属机关之间商洽工作；询问和答复问题；请求批准和答复审批事项；•（二）函的分类。按行文方向不同，可分为去函和复函。函的写法•（三）函一般由标题、主送机关、正文、落款等四部分组成。•（四）函的写作注意事项六、会议纪要的写作•（一）会议纪要的用途与类型•（二）会议纪要的格式要素•（三）衡量会议纪要质量的基本标准