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文件管理四川大学公共管理学院杨戎教授Rongyang68@163.com公文写作与处理新规范本讲座主要内容公文新规范与国家标准简介公文特点（行文方式、行文关系）常用公文文种与写作规范公文格式规范草拟审核公文应注意的几个规则行文规则一、公文新规范与国家标准简介1．党政机关公文处理工作条例（中办发﹝2012﹞14号）2012年4月16日由中共中央、国务院同意，由中办和国办联合印发，并将从2012年7月1日起正式施行，本课简称为“新《条例》”。企业可参照执行。）2.党政机关公文格式（GB/T9704-2012，2012年7月1日日起施行，其他机关单位可参照执行）3.标点符号用法（GB/T15834－2011）4.出版物上数字用法的规定（GB/T15835－2011）二、公文特点——行文方式——行文关系(一)具有法定作者依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的企业及其法定代表人可制发正式公文。1.正式行文包括三种形式：企业名义企业所属的组织单位名义——法定代表人名义——以公司董事长、总经理的名义签署行文2.作者的多元化产生不同主要行文形式正式行文——非正式行文内部行文——对外行文直接行文——间接行文单独行文——联合行文职权行文——授权行文3.按行文（传递）方向分为上行文、平行文和下行文。上行文——下级组织向上级组织报送的公文。平行文——平级组织或不相隶属组织之间的公文。下行文——上级组织向下级组织下发的公文。社会组织之间工作关系的划分：同一系统的机关同级机关下级机关业务指导与被指导上级业务主管部门下级业务部门领导与被领导上级机关同级机关平行关系(1)(2)(3)非同一系统的机关此机关彼机关不相隶属关系(4)根据工作关系产生的行文关系1、2是上行文或下行文关系；3、4是平行文关系。除此之外，社会组织之间有时还需要按照综合管理与被管理、统管与被统管、监督与被监督、行政法律关系以及其他法律关系如合同关系等行文。(二)具有法定的权威和效用1.公文的现实执行效用、现行效用、时效2.空间（地域、职权）效力范围超越职权范围行文的几种情况：一是制发者超出职权范围行文:内设机构对外正式行文二是公文内容超出职权范围:下级越权制定实施细则3.时间效力范围（1）公文生效时间即时生效（一般公文、内容敏感的规范性文件）定时生效（一般规范性文件）（2）公文终止生效时间及条件内容已经执行（有效期届满，明示废止）内容过时，新文件代替旧文件（默示废止）被调整的社会关系或制发机关不复存在（且无新机关接替其职能）4.公文的溯及力一般公文可以规定溯及力规范性文件比照“法律不溯及既往”原则不应该规定溯及力。(三)具备特定体式体式文体：文件的表达形式格式约定俗成的格式法定的标准格式企业公文格式样本全套公文体现程式性惯用格式：法定或约定俗成的格式，正文的写作模版）写作层次：指公文篇章结构上一系列技术性要求。如标题摘由、篇前撮要、段头显旨、分项标号、分层列段等。转述来文的方式：批转、转发、印发语言表达习惯：000001机密★一年特急XX公司文件川X发〔2012〕3号××公司关于××××问题的通知×××××：×××××××××××××××××××××。×××××××××××××××××××××××××××××××××。×××××××××××。标题文头示意下行文、平行文格式1000000秘密★1年特急XXXX公司文件川X发〔2012〕3号关于××××××问题的请示×××××：×××××××××××××××××××××××。×××××××××××××××××××××××××××××××××。签发人：李大为签发人上行文格式×××××××××××××××××××××××。×××××××××××××××××××××××××××××××××。×××××××××××。附件：1·××××××××××2·×××××××××××××2012年7月8日（注释：××××××）抄送：××××××××××，××××××，×××××××××××。××××办公室2012年7月8日印发（共印××份）发文机关署名函件格式四川省××集团有限公司川×函〔2012〕10号关于在上海建立驻沪联络处的函上海市人民政府××办公室：…………公文的特定格式之二——办公会纪要格式××公司办公会纪要第10号××公司办公室2012年7月10日收文发文登记初审、退文签收分发、加工拟办批办承办注办答复起草会商审核签发复核登记用印签署印制核发传阅对内催办查办、对外催办信息反馈办毕文件处置归档清退暂存销毁(四)经过特定的处理程序三、常用公文文种与写作规范（一）公文文种及其选用规则1.什么是文种2.正确使用公文文种的依据行文目的和要求；作者（发文机关）的权限；作者与主要受文者的工作关系；依据国家有关部门现有的统一规定三、企业公文文种使用及写作规范5.请示、批复用于请求指示或批准，答复请示事项。6.通报用于表彰、批评和情况通报7.函用于企业与不相隶属的社会组织之间联系、商洽工作，询问答复问题，请求审批。8.纪要用于记载和传达会议重要情况和议定事项.（三）主要公文写作模版分析分为5种一般公文模版表彰批评性通报模版答复性公文模版纪要模版规范性公文模版——公文正文写作模版（决定、通告、通知、请示、报告、函）原由（主旨、行文目的、依据）事项（分条列项结语（公文专用语）1．一般公文模版2．通报类公文模版通报当事人、事项（5W1H：何时、何地、何人、何事、何因、结果）分析、结论通报决定（要处揭旨：为了……依据……，对……）希望、号召、警戒3．决定、纪要类公文模版会议概况（会议时间、地点、主持人、出席人、缺席人、会议主题）“现将会议情况和会议议定事项纪要如下：”会议议定事项（分条列项，利用条首句、或小标题）一、关于XXXXX问题。（写明承办人、时限、要求）二、关于XXXXXXXXX问题。4．答复性公文模版（批复、复函、答复性报告）答复对象你公司《关于……的请示》（×发〔2002〕8号）收悉。答复事项（可以分条列项、不同意的应说明理由，采用直接引用）答复结语“专此批复”、“专此函复”、“特此报告”“此复”等等。5.规范类公文模版总则制发目的、依据、适用范围和对象、原则、名词术语等）“为了……，根据……，制定本办法（规定）……”分则条——款——项——目从具体到抽象、直接到间接、由近到远的顺序来排列；采用递进式、平行式结构附则(补充性内容、术语解释、施行日期、与相关规范性文件的关系）——适用范围——写作要点——正误点评（四）主要公文写作（1）适用范围在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。(2)分类规定性通告《××市人民政府关于限期拆除违法违章建筑的通告》周知性通告《××市人民商场开业酬宾通告》《××总公司关于本公司驻京办事处迁址办公的通告》1.通告标题、正文、印章、成文日期和署名正文结构：原由（目的、依据；“特此通告如下”）——事项（分条列项、按序排列）——结语(3）通告的写作（4）写作通告的注意事项周知性通告一般要写明起止日期、地点，措施可行；执行时间的规定要留有余地，一定的提前量。（5）通告与公开性社会事务性文书通告——法定公文启事——事务文书随意亲和，简洁便利广告——经济文书发布商品、服务信息海报——宣传文书发布教科文卫体及会展信息声明——事务文书声明立场，保护合法权益2.通知（1）适用范围印发规范性文件转发上级机关和不相隶属机关的公文批转下级机关的公文传达要求下级机关办理的公务事项告知需要有关单位周知或执行的事项任免人员事务性通知：沟通、会议通知、启事性通知（2）分类与写作指示性、工作性通知：通知原由——通知事项——结语发布（印发）性通知一是认可印发对象；二是直接赋予印发对象以执行效力。批转性通知主动批转或被动批转，通常是“××同意《……》，现转发给你们，请遵照（参照）执行”。转发性通知通常是“现将《……》转发给你们，请（望）……执行（参阅）”；任免通知任免根据——任免内容（对象姓名、时间、待遇）例1“经2001年5月21日××公司××会议研究决定：×××同志任××部部长，免去……”例2“经2001年5月21日××公司××会议研究决定，现将×××等9人的任免事项通知如下：……（可以列成表格）”会议类通知召开会议的根据、原因——会议名称——会议主持单位（主持人）——会议主题、任务——会议起止时间——与会人员——会议地点、报到日期及具体报到地点——对与会人员的具体要求（文件、生活用品、接待、交通）——联系人（单位）、电话等3.通报（1）适用范围表彰先进批评错误传达重要精神或情况（一般不具备指挥性）《××通报》往往用于印发会议文件、调研材料、领导重要讲话等内部文件。（2）通报的分类从内容，分为表彰性、批评性和情况通报；从表述方法，分为直述式和转述式通报。（3）正文的写作结构：通报的人和事实——对事件的分析、认定——处理意见——希望、号召、警戒等。（4）写作通报的注意事项通报事实：不要随意拔高；（5W1H）通报事实的分析认定：可以分析性质、原因、影响和后果，各有侧重点。处理意见：要写明处理或处分的法定依据。4.报告（1）适用范围向上级机关汇报工作（例行专此报告）反映情况（偶发专此报告）答复上级机关的询问（2）分类工作报告、情况报告（专题报告）调查报告、报送报告、答复报告（3）报告的写作正文：报告原由——报告事项（根据不同报告有不同写作重点）——结语（“特此报告”、“以上报告，请审阅”）工作报告事项：包括主要过程、措施、结果、存在问题情况报告事项：事情发生原因、经过、性质、看法和处理意见等。5.请示（1）适用范围向上级机关请求指示（当否，请指示）向上级机关请求批准（请审核批准；妥否，请批复）（2）请示的分类与写作请求指示：对上级公文有不明了、不清楚的请求解释和指示。请求批准：根据有关规定和管理权限，有些公文需要经过上级机关批准以后才能发布。如涉及人、财、物方面困难需上级机关审核、备案、批拨或调配使用（立项、贷款、编制）（3）请示的写作正文结构：原由（理论依据、事实依据。理由要充分，一是必要，二是可能）——请示事项——结语（以上事项，请明示；特此报请核批；以上请示，请予审核批准；妥否，请批复）例：请求一个建设项目，一要说明必要性，以及建成后会带来怎样的经济效益和社会效益；二要说明上项目的可能性，包括地理、资源及社会条件和资金来源等。（4）写作“请示”的注意事项（行文规则）不与报告混用；不相隶属不行请示；不越级；不多头主送；不得以机关名义向上级负责人报送（报告、意见）；一文一事；不同时抄送下级。6.批复(1)适用范围答复下级机关的请示事项。(2)批复的特点针对性强，体现在主送机关：请示机关（少数可以抄送有关机关）标题：可以写出收文者开头：写出答复对象（文件标题和发文字号）用语：不用“似属可行”“酌情办理”、“最好去做”（3）批复的写作正文结构：批复对象——批复事项——结语一文一批、态度鲜明、有依据、篇幅短。有时要简述批复的理由和依据、重复重要批复意见。开头：“你公司《关于……的请示》（×发〔2002〕18号）收悉，经研究……”（1）适用范围于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批。（2）分类商洽函社会组织之间使用最多，特别是有关商洽人事调转、清偿债务、商品买卖、产权交易等方面的函还要受法律的严格保护，可视作合同、协议的补充，一经双方承诺或认可，即产生权利、义务关系，必须遵照执行。7.函问复函（询答函）一般用于不相隶属机关；上级对下级可以用，但下级答复上级要用报告。请批函（审批函）向不相隶属机关要求增加经费、调整人员编制、减免税收、申办营业执照等。（4）请示与函的标题的区别《××公司关于增拨消防器材经费的请示》《××局关于请求批准录用×××等五人为国家公务员的函》《××局关于批准录用×××等五人为国家公务员的复函》《××学院关