公文格式及公文写作注意事项

公文格式及公文写作注意事项2012年，中办、国办联合发布《党政机关公文处理工作条例》，当年7月1日起施行。1996年中办发布的《中国共产党机关公文处理条例》和2000年国办发布的《国家行政机关公文处理办法》停止执行。2012年国家质检总局和国家标准化管理委员会联合发布《党政机关公文格式》，即GB/T9704－2012。一、公文用纸宽：210毫米高：297毫米尺寸：210毫米×297毫米A4型纸张（一）公文用纸幅面尺寸天头：37毫米±1毫米订口：28毫米±1毫米版心尺寸：156毫米×225毫米（不含页码）（二）公文页边与版心尺寸二、页面区域划分版头主体版记三、要素编排规则版头各要素(6个)份号密级和保密期限紧急程度发文机关标志发文字号签发人—1—000011ＸＸ市人民政府ＸＸ〔2012〕ＸＸ号本页要素－份号一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第1行。通常可不标注，但带密级的文件，必须按要求标注。公文印制份数的顺序号—1—000011ＸＸ〔2012〕ＸＸ号本页要素－密级和保密期限用３号黑体，顶格编排在版心左上角第２行；如需同时标识保密期限，密级和保密期限之间用“★”隔开，保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。如只标密级不标保密期限，两字之间空1字。密级包括：绝密、机密、秘密。ＸＸ市人民政府秘密★１年公文的秘密等级和保密期限—1—000011ＸＸ〔2012〕ＸＸ号本页要素－紧急程度ＸＸ市人民政府秘密★１年特急用３号黑体，顶格编排在版心左上角。紧急公文：特急、加急。电报：特提、特急、加急、平急。公文送达和办理的时限要求—1—000011ＸＸ〔2012〕ＸＸ号本页要素－发文机关标志ＸＸ市人民政府文件秘密★１年特急ＸＸ市人民政府由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，也可以不加“文件”二字。居中排布，上边缘至版心上边缘35mm。—1—000011ＸＸ〔2012〕ＸＸ号本页要素－发文机关字号秘密★１年特急ＸＸ市人民政府编排在发文机关标志下空2行，居中排布；年份、发文顺序号用阿拉伯数字表示。注：常见问题是年份错用（）、［］、【】等，正确的是〔〕。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成—1—000011XX〔2012〕XX号本页要素－签发人秘密★１年特急ＸＸ市人民政府居右空１字，编排在发文机关标志下空２行位置。“签发人”用３号仿宋，签发人姓名用３号楷体签发人：刘X上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”加全角冒号和签发人姓名组成主体各要素(9个)标题主送机关正文附件说明发文机关署名成文日期印章附注附件—1—000011XX〔2012〕XX号本页要素－标题秘密★１年特急ＸＸ市人民政府用２号小标宋编排在红色分隔线下空２行位置XX市人民政府关于ＸＸ的通知由发文机关名称＋事由＋文种组成锦州市人民政府办公厅关于召开全市行政机关公文处理工作培训会议的通知锦州市人民政府办公厅关于召开全市行政机关公文处理工作培训会议的通知锦州市人民政府办公厅关于召开全市行政机关公文处理工作培训会议的通知锦州市人民政府办公厅关于召开全市行政机关公文处理工作培训会议的通知锦州市人民政府办公厅关于召开全市行政机关公文处理工作培训会议的通知标题常见问题⒈文种错用。先要知道15个公文种类及适用范围。一是不能自造文种，如请示和报告早已分为两个文种，绝不能再出现早已废弃的“请示报告”文种；再有方案、计划等事务类文种不能直接成文下发，需以通知文种形式下发。二是选用文种要准确。报告中严禁夹带请示事项，有请示事项必须用请示文种；不相隶属机关间要用函或意见，不能因向对方有所求，而错用请示；公告和通知亦不可混淆，公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项，而通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。⒉标题拟写不当。一是缺发文机关。正常情况下要求标题三要素齐全，即发文机关、事由和文种。如《关于进一步深入实施突破辽西北战略的意见》就缺少发文机关，应补上。二是缺文种。如《××省人民政府办公厅转发省人力资源社会保障厅等部门关于预防和治理建设领域拖欠农民工工资问题的意见》，意见是省人社厅等部门制定的，政府办要转发就应以通知文种形式转发，即《××省人民政府办公厅转发省人力资源社会保障厅等部门关于预防和治理建设领域拖欠农民工工资问题意见的通知》。三是介词连用问题。：“关于”和“对”在一起连用较多，如《××市人民政府关于对确需保留的行政审批项目设定行政许可的决定》，应删去“关于”。四是公文标题一般不加标点符号。—1—000011XX〔2012〕XX号本页要素－主送机关秘密★１年特急ＸＸ市人民政府编排在标题下空１行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号XX市人民政府关于ＸＸ的通知XXXX:公文的主要受理机关使用机关全称、规范化简称或同类机关统称主送机关5种形式1.只有一个主送机关时，一般写全称。请示、报告只有一个主送机关，其他为抄送。2.对下属多家同级机关行文，可用同类型机关统称。如：市政府各部门。3.命令、纪要主送机关放在末页版记中。4.如果主送机关名称过多，使公文首页不能显示正文时，应把主送机关移至公文页版记中。—1—000011XX〔2012〕XX号本页要素－正文秘密★１年特急ＸＸ市人民政府用３号仿宋，编排于主送机关名称下１行XX市人民政府关于ＸＸ的通知XXXX:XXXXXXXXXX。XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。公文的主体部分，用来表述公文的内容正文中常见问题：⒈结构层次不当。一是结构层次序数正确用法是“一、”“（一）”“⒈”“（1）”。一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三和第四层用仿宋体字标注。层次序数可跨用，即第一层用“一、”第二层用“（1）”等，但不能逆用，即不能第一层用“（一）”第二层用“一、”等。二是第一层次标题不加标点符号，第二层次以下的标题均应加标点符号。如一、总体要求（一）指导思想。深入贯彻党的十八大和十八届二中、三中、四中全会精神，以深化改革、扩大开放、鼓励创新为动力……⒉错别字。一是字形相近或相似，如百货写成百华、百贷，派遣写成派遗等。二是音相同或相近而字不同，如太和区写成太合区，幅员辽阔写成幅原辽阔、签订写成签定等。三是音同形近而义不同，如簿籍写成簿藉等，此外涉及人名、地名一定要认真，如刘凤海的“凤”写成“风”、杨晓方的“方”写成“芳”、于绍芳的“芳”写成“方”等等。⒊笔误和丢字、漏字。如：参与促进可持续发展意识的各项活动，多加了“意识”。“计划市”少了“单列”，应为计划单列市。辽沈阳战役纪念馆、凌海市长人民政府、20153年等多字问题是打字时常犯的错误。⒋引文错误。应是先标题后文号。有的只引标题不引文号，如《辽宁省人民政府关于进一步加强督查工作的实施意见》，如引此文就应后加（辽政发〔2015〕2号），文中再此引用时只用文号即可。引文时要谨慎，一定要引全引对。⒌文字表述问题。一是词语搭配不当。如“发现和解决了一大批安全隐患”，应将“解决”改为“排除”。二是成分残缺。如“建立健全了规章制度，不断增强自我约束”，增强的宾语显然不是“自我约束”，是应“能力”。三是用词不准。如“下岗失业人员再就业和农村富裕劳动力向城镇转移”，富裕指财物充裕，应将“富裕”改为“富余”。“亟需建设…”，亟需在现代汉语构词中没有这种搭配，要么是“亟须”指急迫地，要么是“急需”即紧急需要。⒍错用标点符号问题。(GB/T15834-2011)⒎数字使用问题(GB/T15835-2011)8.公文主体写作(1)缘由(2)事项(3)结语(1)缘由开篇直陈目的、原因、依据，或者对基本内容和情况加以概括。可以是直述情况式可以是阐明根据式可以是细说缘由式还可以是综合概括式根据文种不同，选择适当的过渡语，篇段合一式的结构，可不用过渡语。(2)事项①请示的事项要一语点题，直指核心。如请钱的，“筹集救济款700余万元，但仍有200万元的缺口。为保证农村受灾困难户得到及时救助，安全越冬，恳请省政府给予解决。”如请批的，“恳请市政府批准工程立项。”②报告的事项要符合逻辑，结构清晰。如工作报告一般为基本情况、主要做法（成绩、经验）、存在问题和今后打算四个层次；情况报告主一般为基本情况、原因分析和应急措施三个层次；答复性报告一般为基本情况、调查结论和处理结果（意见）三个层次。③通知的事项要简明扼要，通俗易懂。指示性通知的核心，写法上要力求四个明确，即：明确下达任务，明确指导原则，明确落实措施，明确方法步骤。使受文者读后明白干什么、怎么干。发布性通知正确区分印发性、批转性、转发性。会议通知一是时间（含起止时间、报到时间）要具体到月、日、时、分；二是地点，要写明会址的地名、区街、路段，具体到会议室；三是内容、议题或程序等；四是与会人员及携带的材料等，大型的会议还应要求与会单位限时报送与会人员名单、交通工具、到港时间等；五是就其他有关事项提出具体要求。④函的事项。商请函依照请示，答复函依照报告，告知函依照通知。(3)结语请示常用的有“特此请示”、“请批复”、“以上请示，请予审批”、“请复”等。工作报告、情况报告一般用“特此报告”；答复性报告用“专此报告”；递送报告用“请收阅”、“请查收”、“请核收”等约定俗成的惯用语。函的结束语要针对函询、函商、函告或函复的具体事项需要来选用。如“特此函询（商）”、“请即复函”、“请予函准”、“特此函告”、“特此函复”、“此函”等。有的函也可以不用尾语。通知一般不用结语。—1—本页要素－附件说明在正文下空１行、左空２字标识“附件”，后标全角冒号和附件名称XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。附件:１.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX2.XXXXXXXXXXXXXXXXX公文附件的顺序号和名称—1—本页要素－发文机关署名成文日期印章发文机关全称或规范化简称XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。附件:１.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX2.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX2012年８月１日XXXX用阿拉伯数字将年月日标全公文生效的标识联合行文印章XXXXXXXX2012年８月１日XXXXXXXXXXXX2012年８月１日XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX—1—本页要素－附注XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。附件:１.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX2.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX2012年８月１日XXXX居左空２字加圆括号编排在成文日期下１行（XXXXX）公文需要说明的其他事项本页要素－附件—1—附件2XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。“附件”二字及附件顺序号用３号黑体顶格编排在版心左上角第１行。附件标题居中编排在版心第３行对正文的说明和补充版记各要素(4个)抄送机关印发机关印发日期页码—1—本页要素－抄送机关XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。附件:１.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX2.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX2012年８月１日XXXX用４号仿宋在印发机关和印发日期之上一行、左右各空１字编排（XXXXX）抄送：XXXXX，XXXXX,XXXX,XXXXX,XXXXXX.XXXXXXX2012年8月1日印发－3－除主送机关外，需要执行或知晓公文内容的其