公文的写作(上)

第六章公文的写作（上）公文写作与一般文章的写作有许多共性，比如它们都是作者沿着自己的思维轨道，运用语言文字表达思想感情，反映客观事物，并以一定的体式表达出来的精神产品。但公文写作是依法行政和进行公务活动的重要工具，是特殊的文章，有特殊的格式、内容、语体等要求。本章和下一章主要讲解国家行政机关法定公文中请示、批复、报告、函、通知、通报、通告、会议纪要的写作知识。请示的写作一、请示的作用请示适用于向上级机关请求指示、批准。具体而言，请示适用于如下一些情况：1．对现行方针政策不了解，工作中遇到疑难，需要上级机关作出答复才能办理的。2．本单位无权决定，按规定必须请示上级主管部门审核批准后才能办理的事项。如机构设置、人员编制、财政支出等。3．工作中出现了新情况无章可循，有待上级机关明确批示后方可办理的。4．因情况特殊，对上级机关的某项决定有不同看法，需要上级机关批准在执行时可视具体情况变通处理。5．工作中遇到了人、财、物等方面的困难，需上级帮助解决的。6．本单位虽可开展工作，但事关重大，为防止出现失误，需上级审核把关的事项。二、请示的写法请示由标题、主送单位、正文、发文机关、日期构成。（一）标题标题一般由请示单位、请示事由、文种组成。如《国家科委关于建立中国工程院有关问题的请示》，文件若有发文机关标识，可省略请示单位。（二）正文正文一般由三个部分组成：1．请示缘由。提出请示的原因和理由，即需要解决一个什么问题、做什么样的事情，完成的意义等。要求写得简明、充分。2．请示事项。提出解决问题的方法或途径，拿出一个自己拟行的解决方案。要求写得清楚、明白。3．请示要求。向上级提出请求，希望上级在哪个问题上给予答复或在人、财、物方面给予帮助。常以“是否妥当，请批示”、“妥否，请批示”、“如无不妥，请批转有关单位执行”等语结尾。三、请示写作的注意事项1．不多头请示。一则请示只能向一个部门报送。2．不越级请示。向自己的直接上级请示。3．不向领导个人请示。请求的受文者应该是机构或组织。4．不一文多事。一则请示中就能就一件事提出请示。5．请示的理由要充分。要讲清必要性和可能性。6．请示的语言要谦恭，尊重上级，不能有要挟、命令或催促的口吻。［例一］关于给我所调拔柴油机的请示中国科学院物资局：最近，地区电网负荷太大，市郊线路经常停电，给我所科研、生产带来得多困难和损失。为确保科研生产的正常进行，在市郊线路停电时，我所应自己发电。根据历年我所用电情况，急需一台××千瓦的柴油发电机组。在去年年底物资调剂会上，院属长春科仪厂处理积压物资的清单上有6250型柴油发电机两台，江南科仪进出口公司有××型柴油发电机组供应。我们希望能从长春科仪厂调拔给我所一台6250型柴油发电机，若此处两台均已处理，请拔专款从江南公司购进一台，以解燃眉之急。当否，请批示。×年×月×日评析：开头一段简要地讲明了请示的缘由和背景；第二段即“请示什么”。这份请示的特点是文字精练，所述理由充分，请示审批事项明确，结尾用语规范。批复的写作一、批复的作用和特点批复适用于上级机关答复下级机关请示事项，是一种答复性公文。有请示就有批复。批复具有如下三个特点：1．权威性。批复代表着上级机关的权力和意志，特别是那些关于重要事项或问题的批复，常常具有明显的法规作用。2．针对性。批复是针对下级机关请示事项而发，内容单纯。3．指示性。批复目的是指导下级机关的工作，因此在表明态度以后，还应当简要地提示执行中的注意事项。二、批复的的写法1．开头。通常要引述来文作为批复的依据，引述的方法有四种：第一种是结合请示的日期引述，如“×年×月×日来文收悉”；第二种是结合来文的日期和文号引述，如“×年×月×日×号文收悉”；第三种是引来文日期和来文名称，如“×年×月×日《关于……的请示》收悉”；第四种是引述来文日期和请示事项，如“×年×月×日关于……问题的请示收悉”。2．主体部分。针对下级机关请示的事项，表示同意与否的态度，有时还要阐述同意或不同意的理由。明确具体，简明扼要，表达准确无误。3．结尾。有三种写法。第一种，写“此复”或“特此批复”；第二种，写希望和要求，给执行请求事项的答复指明方向；第三种，秃尾，请示事项答复完毕就告结束，此种结尾方法使用的频率越来越高。三、批复写作的注意事项1．核实请示缘由的真实性，研究请示所提意见或建议的可行性，有些情况应先作调查研究；2．凡请示事项涉及其它部门或地区的问题，批复前都要与其协商，取得一致意见。3．及时批复，以免贻误工作。对不按行文的正常渠道办理或一文多头的请示，应予以纠正，以免误事。［例二］关于2005年杭州市科技进步奖评选结果的批复市科技局:你局《关于2005年杭州市科技进步奖授奖的请示》(杭科合〔2006〕103号)收悉。经研究,现批复如下:2005年,我市广大科技工作者认真贯彻落实“科教兴市”战略,克难攻坚,不断创新,取得了一批科技成果。根据《杭州市科学技术进步奖励办法》的有关规定,经市科技进步奖评审委员会审核,市政府同意,授予新型高效冷凝蒸发器新技术等82项科技成果“2005年杭州市科技进步奖”。其中,新型高效冷凝蒸发器新技术等4项科技成果为科技进步一等奖;半导体激光气体分析系统等26项科技成果为科技进步二等奖;MDC磁力传动化工流程泵等52项科技成果为科技进步三等奖。请你局认真组织表彰和奖励的有关工作。具体奖励额度为:一等奖各50000元,二等奖各20000元,三等奖各5000元。二○○六年七月七日评析：该例文先就请示的问题（即《关于2005年杭州市科技进步奖授奖的请示》）引出批复的发文背景，接下来直接回答下级请示的事项（同意授予新型高效冷凝蒸发器新技术等82项科技成果“2005年杭州市科技进步奖”）。态度明确，用语肯定。报告的写作一、报告的作用报告属陈述性公文，用于向领导机关反馈本单位的工作信息，总结经验教训，提出意见和建议，为领导机关制定决策和指导工作提供依据。报告的作用如下：1．将一定时期或一个阶段的全面工作或单项工作的进展情况、结果向上级书面汇报。2．在社会出现值得注意的新情况、重大方针出台后，将群众的思想状况和贯彻情况向上级反映。3．在工作出现重大错误后，向上级汇报所犯错误的原因、过程、处理情况或意见、主要教训及改进措施等。4．答复上级机关对某问题的询问。5．向上级报送公文、资料、物件。二、报告的写法报告的内容结构为“三段式”，但不同种类的报告写法和要求也有所不同：1．情况报告。先写总体情况，再写某些值得注意的问题，最后写自己对解决这些问题的看法。即“情况－－问题－－意见”。2．工作报告。先讲工作背景，再工作过程和工作内容，最后讲工作的经验和教训。即“背景－－做法——经验或教训”。3．检讨报告。先概述事故的基本情况，再分析事故的主要原因，最后针对原因提出处理意见。即“情况－－原因－－意见”。三、报告写作的注意事项1．报告制发于工作任务完成或问题解决之后，并不一定需要上级批复。2．报告在内容上不象请示那样有“一文一事”的要求，它可以在一件公文中综合报告几件事情。3．报告与请示不能混合使用，报告中不得夹带请示事项。4．材料要真实。应该本着实事求是的态度，如实汇报。四、请示与报告的区别1．请示是就某一问题请求批示、批准，并需上级批复；报告有的是汇报工作、反映情况，不一定需要批复。2．请示是事先行文，报告一般在事后或进行过程中行文。即事前请示，事后报告。3．请示一事一文，报告可一事或数事。4．请示只定一个主送机关，报告可一个或数个。［例三］××区防疫站关于个体饮食卫生情况的报告××市防疫站卫生科：最近，我们对本区个体熟食店的卫生情况进行了一次抽查，发现不讲究卫生的情况十分严重，现报告如下。被抽查的65家个体熟食店，其中一项或几项不符合标准的为50家，近77%；食品不合格为60%。总的来看，这些熟食店的卫生有“三差”：一、卫生设施差。一些店家的操作专用间面积小于规定标准，其中绝大多数店家完全有条件扩大操作专用面积，但店主不愿意，因此缩小店堂面积而影响盈利。如大里街十里香烤鸡店，操作专用面积不到2m2而防疫站规定为3m2。新华路面店、顺风酒店、泰来小吃店33个店家都没有专用洗碗池和消毒池。二、个人卫生差。（内容略）三、操作工具卫生差。（内容略）造成个体饮食卫生状况差的原因，主要是我们重视不够，管理工作抓得不好，还因为社会商业股人员少面较大，抽不出专业人员负责个体的食品卫生检查监督工作。为了改变个体饮食店的不卫生状况，保障人民群众的健康，我们准备与工商行政管理局联合组成一支专门的队伍对个体饮食店的卫生情况进行监督管理，聘请一些责任心强的退休人员参加这项工作。督促不符合卫生标准的个体饮食店尽快改善卫生条件，达到卫生标准。××年×月×日评析：开头先交待了报告的背景（对本区个体熟食店的卫生情况进行了一次抽查，发现不讲究卫生的情况十分严重），然后用报告的惯用过渡句（现报告如下）引出下文。主体部分先介绍总体情况，再逐一将查出的问题一一汇报。最后，对造成的原因进行了分析，并提出下一步改进的措施。整个报告在写作层次上表现为三段式，即情况——问题——意见。函的写作一、函的作用函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。函的使用范围广泛，涉及各方面的公务联系。函作为公文中唯一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。此外，函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。不过这种情况并不多见。二、函的写法函包括标题、主送机关、正文、发文机关、日期等。（一）标题标题一般由发文机关、事由、文种或事由、文种组成。一般发函为《关于××（事由）的函》；复函为《关于××（答复事项）的复函》。（二）正文正文一般包括三层：简要介绍背景情况，商洽、询问、答复的事项和问题，希望和要求。如：“务希研究承复”，“敬请大力支持为盼”等。根据《国家行政机关公文格式》，函在版头等方面有特别的规定。三、函写作的注意事项1．只要受文单位和发文单位属于平行或不相隶属关系，无论是请求还是通知，都用函。2．复函要写清依据，说明自己的答复是针对对方何时的来函、所商洽的什么问题。3．要体现平等坦诚精神，文字恳切得体、简洁朴实，用语谦和有礼切不可盛气凌人。［例四］关于××厂请求协助解决技术人员进修外语的复函××厂：贵厂（2006）第1号函收悉。现答复如下：经与外语系研究，同意接受贵厂10名技术人员到我校英语强化班进修。关于经费、时间安排等具体事宜，请贵厂速派人到我校与外语系有关人员具体商议。此复。2006年3月24日评析：首句引述来函的文号，表明已知来函之意（惯用写法）；接着写答复事项，表明自己的意见；最后说明办理事项的要求；“此复”是惯用语，表明不求对方回答。［思考与练习］一、请示与报告有什么不同？二、下列这则请示有一些问题，请修改。关于请求拨款的请示总公司：我公司总装车间自建成至今已有25年了，这期间虽经两次大规模的扩建，但仍无法满足我公司军品生产和民用产品的生产。鉴于目前总装车间面积的过小和设备的陈旧，为了保证我公司能保质保量地按期完成今年的生产任务，须立即对总装车间进行扩建和改造，经测算，此项工程需经费200万元。目前，我公司已自筹120万元，还差80万元。希望总公司拨给专项经费60万元，最好是80万元，请阅知。另外，我公司离休干部的交通费问题也亟待解决，请一并批准。×分公司（公章）2006年4月24日三、下列这则报告格式不正确，语言不够准确、简练。请按公文格式和语言的要求进行修改。我厂不幸发生行车事故的请示报告星治政字D989〕第25号7月25日我厂汽车驾驶员王志龙同志驾驶我厂厂车去金华执行运输任务，因违章超车，结