公文的写作

目录公文的概念一公文的种类公文的格式公文的行文规则公文起草的基本要求三四五二一公文的概念公务文书的简称【广义】党政机关、社会团体、企事业单位及其他社会组织为处理公务而形成的文字材料。【狭义】党政机关处理公务时所使用的公文。中共中央办公厅国务院办公厅党政机关公文处理工作条例（中办发〔2012〕14号）党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。二公文的种类法定类规范类经济类事务类礼仪类决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要共15种规定、条例、办法、细则等经济合同、协议书、市场预测报告、经济变动分析报告等信函、计划、总结、讲话稿、简报、调查报告、声明、启事、条据等贺词、祝词、请柬、讣告、悼词等公司常用的公文种类通知、通报、报告、请示、会议纪要、经济合同、协议书、工作计划、总结、讲话稿、函等等。三公文的格式公文一般由三个部门组成：版头、主体、版记。版头包括发文机关标志、发文字号、签发人；主体包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件；版记包括抄送机关、印发机关和印发日期、页码。版头•发文机关标志•由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布，使用宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。版头•发文字号•由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，编排在发文机关标志下居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入。发文顺序号不加“第”字，不编虚位，即1不编为01，在阿拉伯数字后加“号”字。版头•发文字号•对外文件的发文字号用3号仿宋体字，使用“裕达+公司名称+请”作为机关代字；对内文件的发文字号用4号仿宋体字，使用“裕达+公司名称+发”作为机关代字，其余文种（如请示、通知、会议纪要等）详见附件。版头•签发人•上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成。编排在发文机关标志下，居右空一字。版头•签发人•对外文件“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字；对内文件“签发人”三字用4号仿宋体字，签发人姓名用4号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。版头•版头中的分隔线•发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。主体•标题•标题由发文机关名称、事由和文种组成，一般用2号宋体字加粗，编排于红色分隔线下空一行位置，分一行或多行居中排布。回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。主体•主送机关•公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。对外文件一般用3号黑体字，对内文件一般用4号黑体字，编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。主体•正文•公文首页必须显示正文。对外文件一般用3号仿宋体字，对内文件一般用4号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注，一般第一层用黑体字，第二层、第三层、第四层用仿宋体字标注。对外文件正文内容行间距设置为固定值26磅（对内文件为固定值24磅）。主体•附件说明•如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号。•如“附件：1.XXXXX”，附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时应当与上一行附件名称的首字对齐。主体•发文机关署名、成文日期和印章•（1）加盖印章的公文•成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名。印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置。印章顶端应当上距正文或附件说明一行之内。主体•发文机关署名、成文日期和印章•（2）不加盖印章的公文•单一机关行文时，在正文或附件说明下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。主体•发文机关署名、成文日期和印章•（3）加盖签发人签名章的公文•单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文或附件说明下空二行右空四字加盖签发人签名章。签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。主体•发文机关署名、成文日期和印章•（4）成文日期中的数字•用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位，即1不编为01。主体•发文机关署名、成文日期和印章•（5）特殊情况说明•当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。主体•附注•如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。•附注一般指（发文范围、联系人、联系方式等内容）主体•附件•附件应当另面编排，“附件”二字及附件顺序号用4号仿宋体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致，附件格式要求同正文。版记•版记中的分隔线•版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线，中间的分隔线用细线。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。版记•抄送机关•如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。版记•印发机关和印发日期•印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上。印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位，即1不编为01，后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。版记•页码•页码一般用小五号宋体字，编排在公文版心下边缘之下，居中排列，格式为“第*页共*页”，中间空一格编排，不加任何标点符号。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。版记•页面设置•为使文件美观、庄重，便于装订，文件要求自定义页边距格式为：左2.4cm，上2.4cm,下2.4cm，右1.8cm。公文发文处理程序•拟稿•就是草拟公文的初稿。拟稿人要按照公文的格式拟定初稿，要求认真细致把好公文质量关，并在文件发稿笺“拟稿人”处签字。公文发文处理程序•核稿•即对公文草稿进行审核。核稿首先按照“谁起草谁负责”的原则，由拟稿人根据公文的基本要求，对草稿的格式、内容、文字进行全面的初审，然后交由集团总经办负责审核，核稿人要在文件发稿笺“核稿人”处签名。公文发文处理程序•编号•为防止发文混乱，集团文稿由集团总经办负责统一编号；集团公司文稿由集团行政部统一负责编号；各子（分）公司文稿由其总经办（或综合部）负责统一编号。公文发文处理程序•会签•各部门的公文草稿经拟稿人、核稿人审核后，由拟稿人送部门领导、分管领导审核，并在文件发稿笺相应位置签名。公文发文处理程序•签发•签发是公司领导对文件的最后审批。集团公司的公文草稿经集团公司分管领导审核会签后，由集团董事长签发；各子（分）公司的文稿经子（分）公司分管领导审核会签后，由子（分）公司总经理签发。签发后的文稿即成为最后的定稿。公文发文处理程序•缮印•拟稿人负责对公司领导签发后的文稿进行印制，在缮印的过程中必须以领导签发后的定稿为依据，不得随意改动，需改动的要报经领导批准。同时，要严格按照公文格式进行排版，做到版面清洁、美观。公文发文处理程序•用印•拟稿人负责将最后定稿的公文上加盖印章，这是公文生效取信的凭证，用印要做到端正、清晰、位置恰当，要“上不压正文，下要骑年盖月”。公文发文处理程序•分发•由拟稿人负责公文的分发，发文时要做好登记工作，严格履行收文人签字手续，保证公文发放不出差错。公文发文处理程序•存档•1.广西裕达集团红头文件由集团总经办统一负责存档。•2.广西裕达集团有限公司红头文件由集团行政部统一负责存档。•3.各子（分）公司红头文件由其总经办（或综合部）统一负责存档。中共来宾市委员会办公室文件来办发〔2012〕2号签发人：★机关标志发文字号标题签发人正文中的结构层次序数一、黑体（二）楷体3.仿宋（4）仿宋特别提醒：1.发文字号中的年份要用全称，并用六角“〔〕”括号括入；序号不编虚位，即1不编为001，不加“第”字。2.上行文的请示，一篇公文只有一个主送机关；下行文（普发性和周知性公文）主送机关如果不只一个，要注重排列的次序。3.附件名称后不加标点符号。4.对于行政公文中的请示，应当在附注处注明联系人的姓名和电话号码，以便联系。请示的概述请示是下级单位向上级单位请求指示或批准的呈请性、期复性公文。领导，借用设备情况特此请示，请予批准批准页眉：logo+广西裕达集团·成为中国优秀的城市运营商注：请示只能一文一事，不能一文多事。下级部门的请示事项，如需以本部门名义向上级部门请示，应提出倾向性意见后上报，不能将原文转报上级部门。结尾多用“特此请示，请予批准”、“以上请示妥否，请指示”、“以上请示，请予批复”、“以上请示，呈请公司领导审定”等等。请示内容模板××领导：××××××××××××(事实依据或原由、条件)；××××××××××××(理论依据或原由条件)。为了×××××(目的一）×××(目的二)，现请求(申请）×××××××××，×××××(要求或指示或批准或支持或帮助的具体内容)。当否，请批复(习惯式要求用语)。附件:1.××××××××2.××××××××请示的依据或原由请示的具体内容。注：对上级部门的请示，要提出倾向性意见。习惯式要求用语报告的概述报告是向上级单位汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级单位询问时用的陈述性公文。好XX项目主要情况报告如下报告的写作范例1.工作报告×××分公司关于×××××工作的报告总公司：×××××××（背景、依据）。在×××××××下，现在×××××工作已经结束。总的来看，工作×××××××进展得比较顺利，取得了××效果（基本情况及总体评价）。现将此项工作报告如下（文种承启语）：一、××××××（主要成绩）二、××××××（经验教训、效果评价）三、××××××（存在问题、改进意见、建议）特此报告，请审阅。××分公司××××年××月××日2.情况报告××××关于×××××事故的报告×××××：×月×日，我单位发生了一起×××××事故。××××××××××××（背景概述事故基本情况，包括事故发生的时间、地点，造成的损失）。现将情况报告如下（文种承启语）：一、××××××（对事故的救助活动情况）。二、××××××（事故原因、救助方案）。三、××××××（处理事故的做法、措施）四、××××××（对事故责任人如何处分）五、××××××（教训抑或表态）××××××××××年××月××日通知的概述通知是下行文，要求下级单位办理、执行或服从安排的文种。通知讲究时效性，是告知立即办理、执行或周知的事项。由于夏天炎热，现双休改成三休Logo+企业愿景发文字号内容包括：会议时间、会议地点、参会人员、会议议程、会议资料、其他事项等会议纪要的概述会议纪要用于记载和传达会议的基本情况、主要精神和决定事项，作为会后传达贯彻