公文的写作与处理

1公文写作与处理23•一、公文概述•二、公文写作要则•三、行政公文格式•四、常用公文的写作要点•五、公文处理4一、公文概述（一）公文的内涵、特点（二）公文的种类5•1.公文的内涵•公文，系公务文书的简称，是党政机关、社会团体、企事业单位以及其他社会组织行使法定职权、处理日常事务时经常使用的一种文体。62.公文的特点•角色法定•效力权威•形式规范7(二)公文的种类•文种，也叫做公文名称，是用来表明公文的性质、适用范围、作者职能权限及制发公文目的要求的。•在公文中正确标明文种，不但为公文撰写、处理提供便利，而且有利于维护公文的权威性和有效性。81.公文的分类•通用公文、专用公文；•规范性公文、指导性公文、公布性公文、陈述呈请性公文、商洽性公文、证明性公文；•收文、发文；•上行文、下行文、平行文；•平件、急件、特急件；•秘密公文、机密公文、绝密公文；•非法定性公文：规章、细则、简报、计划、调查报告、会议记录、讲话稿等。9法定公文命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、函、会议记要、决议、指示、意见、公报、条例、规定。10党的机关公文与国家行政机关公文比较党的机关公文国家行政机关公文处理依据中国共产党机关公文处理条例国家行政机关公文处理办法用纸规格16开型或A4型A4型种类14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要紧急程度文件：特急、加急电报：特急、加急、平急文件：特急、急件电报：特提、特急、加急、平急密级位置份号下方（首页左上角）右上角成文日期无规定，多用阿拉伯数字汉字112.通用公文的特征•根据公文的性质和作用，公文可分为：•规范性公文•领导指导性公文•公布性公文•陈述呈请性公文•商洽性公文12（1）规范性公文•规范性公文是以强制力推行的用以规定各种行为规范的文件。•条例如《中国共产党机关公文处理条例》•规定如《关于领导干部报告个人重大事项的规定》13特征•公文内容是作者单方面意志的表示，其规范作用的成立与实现不以对方是否同意为前提条件，具有极强的强制约束力；•公文所针对的问题是反复多次适用的、涉及多数人而非少数人的一般的普遍性问题；•公文生效程序更为严格和规范，特别是在审批手续和正式公布程序方面非常严格；•在效用方面一般均实行“不溯既往”和“后法推翻前法”的原则；•14（2）领导指导性公文•领导指导性文件是指领导机关制发的用于颁布方针政策、法规规章，指导、布置工作，阐明领导指导原则的文件。•命令•决定•指示•批复•通知•通报•决议•意见15特征•公文内容对规定受文者的行为具有强制约束力，有关下级机关及有关个人必须认真遵行；•公文所针对的问题带有一定的随机性，涉及特定的问题、特定的人，一般不具有普遍性；•有效期一般不长，时过境迁公文即失去执行效用；•与规范性公文相比生效程序相对简约，除决定、决议等之外，只要发文机关的法定代表对公文的效用予以确认（如签发），即为有效；•在效用方面，一般“溯及既往”，即公文的效力所及不仅针对成文之后发生的有关事物和问题，而且包括成文之前发生的问题，受文者应根据作者要求纠正有关偏向，采取措施弥补不足。16（3）公布性公文•公布性公文是指直接向国内外公开发布的文件。•公告•通告•公报17特征•公文一经形成即直接公之于众，无保密要求；•受文者不仅包括各种机关团体等社会组织，而且包括个人甚至主要是个人；•所涉及事项性质重要且具有普遍意义或重复发生的特点；•除少部分公文为重要消息只需国内或国内国外各方面广泛知晓外，大部分公文对有关方面的行为具有强制约束力，要求严格遵守施行；•有关规范多为政策且是反复适用的，所涉及的是多数人和普遍性事务而非特定具体的人或事，有效适用期限虽不如规范性公文长，但比一般的领导指导性公文要长远；•公文公布形式多样，可直接张贴、广播，可在报刊上发表。18（4）陈述呈请性公文•陈述呈请性文件指用于汇报工作，陈述情况，提出建议，请求指示或请求批准的文件。•议案•请示•报告•特征：公文的强制执行效用仅表现为对受文者阅处公文的行为有强制性影响，但不能强制对方执行公文的内容；行文需满足诸多条件限制；语言平和。19(5)商洽性公文•商洽性文件是指探讨、协商一般事项的文件。•函20•1．平等性和沟通性函主要用于不相隶属机关之间互相商洽工作、询问和答复问题，体现着双方平等沟通的关系，这是其他所有的上行文和下行文所不具备的特点。即使是向有关主管部门请求批准，在双方不是隶属关系的时候，也不能使用请示和批复，只能用函，并且姿态、措辞、口气也跟请示和批复大不相同，也要体现平等性和沟通的特点。2．灵活性和广泛性函对发文机关的资格要求很宽松，高层机关、基层单位；党政机关、社会团体、企事业单位，均可发函。函的内容和格式也比较灵活，而且不限于平行行文，所以运用得十分广泛。3．单一性和实用性函的内容必须单纯，一份函只能写一件事项。函不需要在原则、意义上进行过多的阐述，不重务虚重务实。21(6)会议公文•会议纪要，用于记载和传达会议情况和议定事项。国家机构、政党的重要会议纪要，在需要对外公开报道时，以“会议公报”公布。22•1．纪实性•会议纪要是根据会议的宗旨、议程、决议等整理而成的公文，它是对会议基本情况的纪实。会议纪要的撰写者，不能更动会议议定的事项，更不能随意改动会议上达成的共识和形成的决定。除此之外，撰写者也不能对会议内容进行评论。•2．概括性•但是会议纪要并不是把会议的所有内容都原原本本地记录下来，它要有所综合、有所概括、有所选择、有所强调。会议纪要需要在会议后期甚至会议结束之后通过概括整理才能写出，而不像会议记录那样随会议的进行自然而然地产生。•3．指导性•除凭证作用、资料作用之外，多数会议纪要具有指导工作的作用。它要传达会议情况、会议精神，要求与会单位和相关部门以此为依据展开工作，落实会议的议定事项。23文种使用中的常见错误•1.自制文种•2.误用文种•3.混用文种•4.越权使用文种24练习题:根据下列各题所提供的素材,确定应选择的公文文种•(1)某市人民政府为了巩固城市绿化的工作成果,制发一公布性文件,将保护城市绿地应遵守的有关事项告知全市各界.•(2)某市劳动局为了加强对城镇待业人员的管理,进一步做好劳动就业工作,经市人民政府同意,决定对全市城镇待业人员统一进行登记,为此行文告知全市各级劳动管理部门及有关单位.通告通知25•(3)国务院行文同意河北省人民政府关于设立廊坊市的请示,并对该市行政区域及领导关系予以明确.•(4)某市人民政府为适应现代化城市建设的需要,拟在原某林场内建一座具有一定规模的某市植物园,为此,致文省人民政府,请求批准.•(5)某市人民政府应本省省人民政府的要求,行文汇报本市乡镇企业发展情况.批复请示报告26•练习题\公文概述练习.doc27二、公文写作要则28•（一）公文的语言特点•（二）公文的特定用语•（三）公文的结构特点•（四）公文的行文规则29（一）公文的语言特点•庄重•准确•朴实•精炼•严谨•规范30（二）公文的特定用语举例•1.开头用语•表示称谓：如贵厅(局、处)、本厅(局、处)、该同志、该厅(局、处)等；表示依据、原因、目的：根据、为了、鉴于、随着、遵照、由于、查、兹、为等。•2.过渡用语•现作如下指示、现作如下决定(现决定如下)、特通报(通知)如下、现报告如下、批复如下、函告如下等。31•3.引叙用语•现悉、谨悉、收悉、现接、已悉、近接、悉、查、奉等。•4.经办用语•经、已经、业经、请经、兹经、并经、即经、已将、现将、责成等。32•5.期请用语•请、敬请、恳请、谨请、务请、特请、报请、望、且望、希望、希、尤希、盼、烦请、•请批复、请指示、请函复、请批示、请批转、希遵照执行等•6.表态用语•可行、同意、照办、准予、不可、不同意、原则统一、按此办理、按此执行、暂不执行、遵照执行、参照执行等•7.结尾用语•为盼、为要、此告、特此通报、特此通知、现予以公布等33（三）公文正文的结构特点•1．层次和段落•2．照应和过渡•3．开头与结尾34关于表彰袁汉辉同学和华师大附中等单位的决定各市、县人民政府，省府直属单位：袁汉辉同学在第34届国际数学奥林匹克竞赛中获得金牌，为广东省争了光①。为表彰袁汉辉同学及华师大附中等单位的突出成绩，为促进我省的数学奥林匹克竞赛活动，培养青少年热爱科学、勇于进取的精神②，省人民政府决定③：一、给予袁汉辉同学颁发奖状和奖金一万元。二、给予华师大附中和中山市教委颁发奖状和奖金各五千元。三、给予省数学学会和广东省数学奥林匹克业余学校颁发奖状和奖金各五千元。④希望袁汉辉同学和受表彰的单位，戒骄戒躁，再接再厉，争取更大成绩。⑤广东省人民政府（印）二OO三年八月十五日公文正文的基本内容模块一般来说有五个，即“依据”、“目的”、“文种承启语”、“事项”、“要求”。在上例中，①所标的内容为依据；②所标的内容为目的；③所标的内容为文种承启语；④所标的内容为事项；⑤所标的内容为要求。实际上也是三大块：开头（依据、目的或原因）、主体（事项、要求或希望）、结尾（可省略）35正文写作的基本模块：依据→目的→文种承启语→事项→要求开头+正文+结语36（四）公文行文规则•1.根据机关之间的工作关系准确行文•2.选择适宜的行文方式，一般不得越级行文。•3.正确选择主送机关与抄送机关，严格控制抄送对象的范围。•4.坚持“党政分开”的原则。•5.联合行文时，作者应是“同级机关”。•6.行文前必须对有关问题协商一致。37行文关系•行文关系是机关单位之间的组织关系在公文运行中的的体现。这就必须首先弄清我国社会组织的机关单位。•（一）政权机关•（二）团体机关•（三）实体机关38•行文关系有四种•一是上下级关系•二是隶属关系•三是平级关系•四是非隶属关系39行文方向•上行•下行•平行•泛行40上行文•1、逐级上行文：是指下级机关直接向所属上级机关的一种行文方式。是上行文最基本最常用的一种方式。•2、多级上行文：是指下级机关同时向自己的直属上级机关或更高级的上级领导机关的一种行文方式。•3、越级上行文：是指在非常必要的时候，下级机关可以越过自己的直接上级领导机关，各更高一级的领导机关直至中央的一种行文方式。41下行文•1、逐级下行文：是指采取逐级下达或者只对直属下级机关下达的一种行文方式。•2、多级下行文：是指党政领导机关根据工作需要，同时下达几级机关的一种行文方式。•3、直接行文：是指党政领导机关直接发到最基层的党政组织或者直接传达到人民群众的一种行文方式。42•平行：指公文向同级或不相隶属的机关单位运行。函、通知等都可以平行。•泛行：指公文可以同时上行、下行或平行，并向社会公布。行政公文中的公告和通告就属此类。43行文方式•行文方式，指行文的方法和形式。实际上就是公文传递路线的结构形式。44从行文对象分•逐级行文：向直接的上级或者直接下级行文。•越级行文：越过自己的直接上级或下级行文。•多级行文：向直接上级并呈非直接上级或者向直接下级并转非直接下级的一次性行文。•普发行文：向所属各机关及其部门、单位一次性行文，主送机关使用泛称。•通行行文：向隶属机关和非隶属机关以及社会群体一次性泛向行文。45练习•（1）党的机关与行政机关应尽量减少联合行文。•（2）中华人民共和国人事部是“正部级”，国家统计局是“副部级”，两者不同级，因此不能联合行文。•（3）存在领导被领导关系的机关间行文一般应采用逐级行文方式。正确错误正确46•（4）非同一组织系统的机关不能联合行文。•（5）联合行文时，作者的行政级别必须完全对等。错误错误47•练习题.doc48三、行政公文格式49《国家行政机关公文处理办法》第3章规定：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。”50乌鲁木齐市第一中学文件乌市一中校发〔2008〕1