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第七章现代会展经济活动——会议展览大型活动郭昱guoyush@163.com现代会展会议展览大型活动23第一节会议经济会议流程从流程上来说，会议还是有一定规律的。一般的会议流程大致分成三个阶段：会前准备阶段会议实施阶段评估总结阶段4一、会前准备阶段会前准备阶段的管理工作主要是会议策划、会议选址、会议营销和会议预算四个方面的工作。1．会议策划会议策划的首要工作就是成立会议策划委员会，然后由会议策划委员会拟订具体的策划方案。52．会议选址会议的选址主要是根据会议的内容、性质、规模和预算情况而定的，会议策划委员会应从以下几个方面来考虑选址问题：距离和交道情况举办地的会议历史住宿条件综合费用情况安全保卫条件会议地点的服务设施条件会议地点附近景点状况63、会议营销会议作为一种经济形态也是具有经济规律的，会议的营销是会议经济成功与否的关键，成功的营销是需要制订一套完整的营销方案的。从会议营销的实物来看，会议经济的市场营销要考虑如下几个方面的因素：与会人员会议宣传材料邮寄会议广告74．会议预算会议的预算是会议经济必须考虑的问题，在盈利性会议中，会议是否盈利是考量会议是否成功的关键，而在非盈利性会议中，会议经费的节约也是考量会议是否成功的重要因素之一。8二、会议实施阶段1、编制与会人员手册2、编制会场手册会场手册是会务安排和责任清单。3．设立信息中心设立信息中心的目的就是为与会人员和媒体提供及时和个性化的服务。一般中小规模会议的信息中心不设发言人，而大型会议的信息中心都设有固定的发言人。发言人代表大会向社会和各种媒体发表公开信息，在一般情况下，没有经过信息中心发言人的同意和允许，任何媒体都不得擅自发表任何与会议有关的信息。94、维持会场秩序维持会场的秩序是会议进行过程中最为重要的环节。在一般情况下，会议举办方会设立一个会议协调委员会，并由这个委员会具体负责维持会场秩序，处理会议过程中出现的各种会场纪律和服务纠纷问题。5．加强会议交流会议的日常交流既包括与会人员之间的交流，也包括与会人员与各种媒体之间的信息互动。会议日常交流不仅便与会者之间加强了相互了解和沟通，而且也使得广大的民众了解了会议的进程和会议的各种动向。10三、评估总结阶段评估总结阶段的管理工作一般分为三个方面：一是做好会议的总结与评估，二是做好客户的回访工作，三是召开会务总结表彰大会，感谢相关人员。111．做好会议的总结与评估一旦会议结束，举办方就应该立刻进行总结评估。会议的总结和评估分为两个部分，第一部分内容是评估会议受众的满意程度，第二部分内容是总结经验和教训。122．做好客户的回访工作会议经济要求会后做好客户的回访工作，这不是一个简单的会后感情联络的事情，而是一个建立长远客户关系的管理问题。133．召开会务总结表彰大会对会议举办单位来说，表彰有突出贡献的员工，提高广大员工的士气是非常重要的，所以，会后要及时召开会务总结表彭大会，表彰优秀员工，感谢相关人员。表彰的对象除了优秀的员工以外，更为重要的还是会议参加者、重要的支持单位、合作单位以及曾给予大力支持的媒体。对于那些特别重要的客户，举办方的会务人员可以采取亲自登门致谢，甚至通过宴请答谢方式来表示谢意和感激。14案例：APEC会议1516第二节展览经济展览业流程一、展前策划二、展中实施三、展后总结1．评估得失展后评估工作的意义在于判断工作的效率和效果，评估会展得失为以后提高工作效率积累经验。展后评估工作的基础数据应该在展览会开展前就着手收集，会展主办方要成立专门的评估小组，要有专人负责收集展览会各种资料，评估小组根据所收集的资料做出分析和预测。基础数据的收集和统计要使用一种标难、方式，不能经常变换，这样做的目的就是要确保资料的—致性，提高评估工作的准确率和实用性。172．总结经验作为管理工作的一部分，展后总结是非常重要的，其意义是总结成功的经验以利再战，分析失败的原因以改进工作、规避下一次的风险。总结的过程是通过统计整理资料，研究分析已做过的工作，总结经验和教训，为下一次的工作提供参考数据、经验、教训和建议。183．客户跟踪展后的客户跟踪服务对象主要是参展商和重要的参观商。客户跟踪服务的日的有三个：一是与目标客户建立感情，加深印象；二是树立展览会品牌，听取客户的意见；三是未雨绸缪，为下一届展览会作预告宣传。19展览中心建设1．展览中心的规划要求展览中心的建设要有一个长远的规划，不能草率行事，那样会给城市的发展带来负面的影响。展览中心的规划内容包括选址要求、长远规划、内部布局要求、展厅功能设计和布展空间要求五方面的内容。20第一，选址要求展览中心的选址要求很苛刻，既不能建立在市中心，又不能脱离中心城区太远，交通还要发达。如果展览中心选在市中心，不仅会影响交通，造成交通阻塞，而且还提高运营成本，造成展览中心更大的亏损。但话说回来，如果展览中心选在远离城市的远郊区，参观的人员就会大大减少，这又是完全不可取的。从目前国外现代化展览中心的场址来看，选在城郊结合部是比较多的，他们把交通条件、环境条件和地形条件作为选址的三大要索。21第二，长远规划展览中心的建设周期长．投资巨大，所以要有一个长远的规划，不能想当然。展览中心的建设要经过全社会长时期的论证才能正式开工建设，建成之后也至少要能满足一个城市30年的基本需要，这就需要有一个长远的规划，要留有发展的余地，要有前瞻性。22第三，内部布局要求展览中心内部布局要合理，内部布局设计要根据展览的内容、性质和室外环境的具体形式来确定。在展览中心内部规划中，最重要的是将人流与物流进行合理安排，人群从展馆走廊和通道里通过，货物则走专用货运通道，避免人流和物流交织在一起，影响参观效果。展览中心还应设独立的卸货区，并预留一定的展品周转区域，这样才能方便布展。23第四，展厅功能设计要求展厅功能设计要考虑柱子、楼梯间、出入口、天花板高度、灯光装置、冷气暖气、地面承重等多种情况。(1)展厅外观要求展厅外观要求美观和气派，但并不一定要求豪华，要注重经济实用性。如幕尼黑展览中心外观并不豪华，看上去类似一排排的厂房和仓库，但参展商和观众需要的展览设施却一应俱全，非常实用。24(2)展厅面积要求目前，世界上展览中心的面积越建越大。现代化展览中心展厅基本上都是单层、单体。最符合人的视觉要求的是单层单体1万平方米的展厅，其长一般为140米，宽70米。展厅最好按照需要进行分区设计，如上海的新国际博览中心就被分成5个面积相等的25(3)展厅层高要求展厅不宜设计成多层，根据调查，从一层、二层到三层，参观的人数会越来越少，所以，展厅最好是单层设计。单层高度应符合大多数展台的设计要求。过低的天花板无法满足特殊展品的要求，如大型设备展等，过高的天花板也是没有必要的。国际展览一般要求展厅高度为13—16米，因此，展厅高度的设计要以此为标准。26(4)地面承重要求大部分展厅为泥凝土地面，在展览的时候再铺上地毯，这样就可以产生根好的吸音和观瞻的效果。展厅的地面承重要求很高。如果是重型机械设备展览，则要求地面具有很强的承重能力。展览中心的地面承重参数设计要根据展览中心的具体功能而定，如果展览中心经常举行一些重型设备展览，则要求地面具有较高的承重能力，如果展览中心经常举办一些轻型展览，则地面承重要求则相对低一些。27(5)出入口要求现代展览中心一般都在展馆入口处安放多台读卡机，观众和来宾在进入展馆前必须先领取入门卡，并登记个人情息方可进入，通过入口处的读卡机，工作人员便可以对参观人群的相关信息进行统计和分析。入口要分人流和物流入口，不能混在一起，入口要充足，以免发生不必要的排队和拥挤现象。出口必须有明显标识，紧急出口更要有紧急出口标识，通道的宽度要考虑紧急情况发生时的需要，展览期间要保证通道的畅通，严禁在通道上摆放货物。28第五，布展空间要求展厅应根据展示内容的分类划分出不同的功能展区，并按照展出内容的密度、载重、动力负荷的大小，结合展厅的位置，具体确定布展规划。同时，还要考虑观众参观路线、客流量和消防通道等因素，这是平面的空间布局要求，另外，展览中心往往也有多层建筑，因此，立体布展规划也是必须考虑的问题。展厅的立面规划要根据不同展示功能区的建筑特点，考虑展线的分配，确定具体的展示内容和表现形式。2930第三节大型活动经济大型活动的策划原则第一，系统性原则策划和举办大型活动要遵循系统性原则，因为大型活动是一个社会经济、政治、文化、和环境的系统工程，涉及到交通、住宿、餐饮、通信、购物、贸易等多种行业，所以，大型活动的策划要从整体出发，综合考虑各种因素，使各环节、各部分、各层次相互衔接，有序进行。31第二，大众参与性原则大型活动本身就是一个大众性的活动，没有广大群众的积极参与，大型活动就失去了应有的意义，所以，吸引广大群众积极参与大型活动是组织者应该考虑的重要原则之一。如今，随着人们生活水平的不断提高，人们越来越希望能够亲自参与到一些大型活动中来，因此，传统的走马观花的游览方式已经不适应现代市场发展的需要了。现在，许多大型活动的组织者都考虑了人们的这一参与需要，尽量安排更多的参与机会，让更多的人能够亲自感受到参与的乐趣。32第三，市场化经营原则大型活动的经营要走出政府包办一切的做法，引入市场化经营体制。在过去，奥运会一般都是由政府来举办，政府用财政资金举办奥运会当然没有盈利的考虑，所以在过去很少有奥运会盈利的先例，但到了1996年，美国亚特兰大奥运会的成功举办却打破这一先例，亚特兰大奥运会成功地将市场机制引人到奥运会中来并取得了巨大的成功，这说明在市场经济高度发展的今天，任何大型活动都是可以用市场机制来解决问题的，因此，现代大型活动的组织者要运用市场化经营的原则考虑活动的经营与管理问题，淡化政府行为，强化市场行为，引入公平竞争机制，最大限度地追求经济效益。33第四，可操作性原则大型活动活动的策划要有针对性和高度的可操作性，要从实际情况出发，按照一定的程序，制定出最佳方案，以取得经济效益、社会效益和环境效益的三统一。大型活动要针对活动的市场定位和参与对象来具体策划．这样策划出来的活动主题、内容和形式、产品价格和服务，才能受到广大参与者的欢迎，才有巨大的市场。34大型活动内容策划第一，主题物品策划所谓主题物品就是用来展现主题意义的栽体物品。如山东潍坊风筝节的“风筝”、大连国际服装文化节的“服装”、青岛啤酒节的“啤酒”、余姚杨梅节的“杨梅”，洛阳牡丹节中的“牡丹”，等等。这种主题物品要实在而具体，不能太抽象，即使是抽象的物品，也要提供旅游纪念品供游客选购，以留作纪念。35第二，主题吉祥物的策划吉祥物或象征图案是表达某种文化主题内容的物品或图案，是经过深思熟虑和多方论证的理想化设计的活动饰物。吉祥物或象征图案不是一般意义上的艺术作品，而是创作者基于公众审美情趣和思想境界所设计的大型活动专题作品。其中的创意构图以及色彩组合都蕴涵着丰富的内涵，一经通过就不轻易改动，因此，吉祥物具有相对的稳定性，并成为组织委员会的注册商标，未经允许不得随意使用。36第三，主题典故的整理大型活动的主题要有典故，典故要感人，好的典故是能增加大型活动情趣的。举办大型活动要根据需要挖掘出相关的典故和趣闻以提高大型活动的文化品位，增强活动的魅力和吸引力。例如，湖北兴山昭君旅游文化节个的“香溪河河灯展放会”的创意灵感就是来自于“昭君别乡”这个古老的民间传说，经过整理，这个典故就成为整个旅游活动员具魅力和吸引力的卖点。37第四，主题仪式的策划仪式对大型活动来说是非常重要的，主题仪式设计要注意以下两个方面：第一，议事要融合民族文化，将民族文化的精华表现出来，也就是说，要用民族文化的精华来贯穿仪式的全过程，从活动的开幕到活动的闭幕式，都要编排一些国家性、民族性和地方性的仪式，或在在活动中有意识地安排一些民族性很强的文化娱乐项目，以表现当地的民族