各类公文的写作要求

各类公文的写作要求决定的写作要求决定是行政机关普遍使用的一种下行文，它带有稳定性和约束性的特点，一般可分为知照决定和指挥性决定两大类型。一、标题要完整、规范决定的标题，一般应写明发文机关、事由、文种，而且要规范、准确，特别是事由要准确概括出来。下面几个标题写得不规范：如《关于召开中共××省全体会议的决定》，“中共××省”应是“中国共产党××省委”或“中国共产党××省委员会”。又如，《关于召开中共××省第×次党代会的决定》。乍看没问题，其实是不规范的，“中共”即“中国共产党”的简称，后面又来个“党代会”就重复了，规范的应是《关于召开中国共产党××省第×次代表大会的决定》或《关于召开中共××省第×次代表大会的决定》。作为党的代表大会，一般不用简称，要全称，以示庄重，党的委员会全体会议名称则常用简称。又如《××省人民政府关于教育工作的决定》，这个标题事由写得不够明确，太简单，表意不清，应该写成《××省人民政府关于加强教育工作的决定》。二、时间标注要准确决定的时间标注要注意两个问题：一是成文日期要以会议通过的日期或领导人签发日期为准，不能以起草或打印的时间为成文时间。二是决定的时间一般要标注在标题下方，可用括号括起来。决定的时间不能标在文尾，因为决定一般不写抬头和落款。三、原由要准确、合理决定的原由是事项的依据、理由。写作时要注意交代清楚，简明扼要，有理有据，令人信服。泛泛而谈，根据不足，说理不清的原由没有说服力，不可取。四、事项要明确、清楚一般来说，内容比较复杂的决定，事项要一条一条地表述，把主要的、重要的放在前面，次要的放在后面。结构要合理，层次要分明，内容要合乎逻辑。（2）各类公文的写作要求（决定、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要）通告的写作要求通告是机关单位广泛使用的告晓性公文。一、标题通告的标题一般有三种写法，一是写明发文机关、事由、文种，如《工商总局、海关总署关于打击走私、投机倒卖进出口物件的通告》。二是省略了事由，只写明发文机关和文种，如《中华人民共和国财政部通告》。三是省略了发文机关、事由两项，只写《通告》。一般来说，高级机关发布比较重要事项的通告，标题都应用前两种；事项比较具体，不那么重要的，一般可用第三种。总之，用哪种标题，要根据内容来定。二、正文通告的正文包括原由、事项、结尾三部分。原由是发布通告的原因、根据、目的，回答为什么发此通告。事项，即通告的具体内容。内容比较简单、单一的，可不分条来写；如果内容比较多，则应分列一条一条地写。结尾，也叫结语，一般写“特此通告”之类的话，以示强调，提起注意。有些通告干脆不用结语，干净利落。通告是对公众的，一般不用写抬头，标题已有发文机关，并在标题下方署上了日期，则可不用落款，如果标题没有发文机关，又没有日期，落款必须签署清楚发文机关名称和日期。三、写作通告要注意以下问题（一）不要把“通告”写成“通知”。“通告”与“通知”是两种不同的公文，其特点、作用和受文对象范围等都不相同。有的单位往往把握不准它们的特点和作用，以为让人们知晓的事项都可用通告行文，结果把一些该用通知的用了通告，该用通告的用了通知。（二）发文目的要明确。发布通告的目的或原因一般要在原由部分扼要地交代清楚，让人们一看就知道为什么要发此通告。有的通告在原由部分没写明目的，或表达不清，有的通告甚至不写原由部分，这是不规范的。（三）通告事项要符合政策规定。（四）通告语言要通俗简洁。通告是一种周知性公文，一般用张贴和登报的方式发布，使全社会都知道通告的内容。因此，写通告要注意语言通俗和简洁，简单明了，一看就懂，篇幅不宜过长，便于张贴和阅读。通知的写作要求通知是最常用的一种公文，使用频率很高，运用范围广泛。一、标题通知的标题有完全式和省略式两种，完全式是发文机关、事由、文种齐全的标题。省略式则是根据需要省去其中的一项或两项。省略式标题有如下三种情况：（一）省略发文单位如果标题太长，可省略发文机关。如××省人民政府发出《关于县级市经济管理权限的通知》，这个标题省略了发文单位“××省人民政府”。省略了发文机关的通知标题很常见。如果是两个单位以上联合发文的，一般不能省略，如《中共××省委、××省人民政府批转全省稳定山权林权、落实林业生产责任制试点工作座谈会议纪要的通知》。（二）省略文种公文的标题一般是不能省略文种的。转发性通知，有时由于被批转、转发的公文标题中已有“通知”二字，或者被批转、转发的公文标题比较长，这时，通知的标题一般可省略文种，省去“通知”二字。如《××省人民政府转发国务院关于国营企业厂长（经理）实行任期制度的通知》。碰到这种情况，如果不省略文种，就会出现“……的通知的通知”的现象，标题就显得很长，读起来也拗口。有时，也会因层层转发而出现长标题的情况，如：《××县人民政府关于转发××市关于转发《省政府关于转发国家外事办关于认真做好外事接待工作的通知》的通知。这个标题四个层次，用了三个“关于转发”，三个“的通知”，不顺口。对这个长标题，应改为《××县政府转发国家外事办关于认真做好外事接待工作的通知》。（三）省略发文机关和事由如果通知发文范围很小，内容简单，甚至张贴都可以，这样的通知标题可以省略发文机关和事由，只有文种，即“通知”二字。例如在单位内部的会议通知、政治学习通知、简单的工作通知，等等。二、正文通知的正文包括原由、事项、要求三部分。主体在事项部分。下面分别介绍几种通知正文的写法。（一）转发性通知的写法可以把批转通知称为“批语”，把被发布、批转的文件看作是通知的主体内容，批语表明发文机关的态度，提出贯彻执行的要求，一般起提示、按语的作用。（二）事项性通知的写法正文一般分三部分。开头部分，一般是通知的原由和目的，说明为什么要发此通知，目的是什么。正文的主体部分，即事项部分，把通知的具体内容一项一项列出来，把布置的工作或需要周知的事项，阐述清楚，讲清目的、要求、措施、办法等。这类通知多数用于布置工作，因此有人称之为“工作通知”。第三部分是结尾，提出贯彻执行要求，如“请遵照执行”，“请认真贯彻执行”，“请研究贯彻”，等等，也有的通知结尾没有习惯用语。写事项性通知，要开门见山，不要转弯抹角。在叙述通知时，要突出重点，把主要的、重要的写在前面。根据需要，主要的内容可详写，讲清道理，讲明措施，次要的内容，尽量简略，扼要交代即可。在语言表达方面，通知的语言主要是以叙述为主，对下级单位提出要求。（三）会议通知及任免通知的写法这两种通知的内容没有转发性通知、事项性通知那么复杂，比较单一，篇幅简短，知照性强。会议通知的内容一般包括：会议名称，会议时间，地点，内容，参加人员，报到的时间、地方、需带材料、文件等。会议通知的格式比较固定，只要把以上内容写清楚就可以。任免通知的写作比会议通知更为简单，一般有固定格式，按任免决定写上即可。通报的写作要求一、标题通报的标题可省略发文机关，比较重要的通报则不省略。在拟通报标题时，特别要注意准确、简明地概括出事由。例如，《关于必须严肃处理党员干部中的违法乱纪案件的通报》，就省略发文单位。而《国务院关于一份国务院文件周转情况的通报》则写明发文机关、事由和文种。通报的署时可以在标题下方，这时，通报不需写抬头和落款；通报也可以有抬头、落款，时间在发文机关下面。这两种格式都是正确的。二、正文不同类型的通报，其正文写法有所不同。下面分别介绍表扬性通报、批评性通报和情况通报的正文写法。（一）表扬性通报表扬性通报的内容一般包括介绍事迹，分析评价事迹意义，概括主要经验，作出表彰决定，提出希望等。表扬性通报的正文，大致包括三个部分：叙述事迹。事迹要典型，叙述时尽可能简明扼要。把人物、时间、地点、事情的主要经过和结果交代清楚。要根据篇幅，抓住主要特征和梗概来写，不必要叙述全过程，只要概括介绍就可以了。通报还常在介绍事迹的基础上再加上简要的评价和意义分析，节省笔墨，点到即止。表彰决定。凡表彰性通报都有表彰的具体决定。这部分一般是略写，写清楚给予什么奖励即可。希望和要求。发通报的目的是表彰先进，号召人们向先进单位和个人学习。通报的结尾部分一般有希望和号召的内容。（二）批评性通报批评性通报将典型的不良行为、倾向，或重大事故公布出来，旨在使大家从中吸取教训，受到教育。其写法与表扬性通报大致相同，正文内容主要包括错误事实、根源和教训、处理决定、希望和要求四部分。错误事实。批评性通报要实事求是地反映事实真相，不能夸大或缩小，因为这是批评的依据，必须真实。根源和教训。对错误进行分析，指出错误的原因，点明危害。这部分要写得准确、中肯，实事求是，不能含含糊糊，模棱两可，或者故意夸大，无限上纲。处理决定。在摆明事实，分析原因的基础上，恰如其分地提出处理决定，有理有据，令人信服。希望和要求。这部分是通过对错误的处理，要求当事者如何对待错误，希望大家吸取教训，引以为戒。（三）情况通报情况通报是为使下级机关单位了解某阶段的工作情况，或某重大事件、活动的情况，指导工作，往往用通报将有关情况予以公布。这种情况通报具有很强的针对性。比如大家普遍关心的问题，或重大的事件和活动，对各单位都有一定的指导和参考意义。1．注意时效性发通报必须有很强的时效性，要抓住时机，及时将先进典型和经验向社会宣传推广，对反面典型予以揭露，引起警戒，或对某些重大事项和重要情况，及时予以通报，以起到交流情况、信息，指导工作的作用。2．注意指导性不是事无巨细都要发通报，要选择对面上工作有普遍指导意义的事项来发通报。要有普遍的指导意义，就应选择典型。先进的典型要能反映事物的本质特征，能揭示时代的本质，体现时代的精神。反面的典型，应有一定的代表性，有鉴戒的作用。3．注意真实性通报中所涉及的事例，必须是客观存在的，经过反复调查，真实可靠的，绝不允许捏造和虚构。另外，事例的反映要准确，不能夸大或缩小，要实事求是。通报有时要在结尾部分提出希望和号召，也必须切合实际，不脱离现实，要有一定的针对性，使读者接受号召，受到启示。报告的写作要求报告是机关单位向上级机关陈述事项的上行文。是最常见、使用最多的公文之一。一、标题报告的标题可根据需要省略发文机关。事由和文种是不能省略的。另外，报告的标题容易出毛病的是事由。有的报告标题乱而长，内容不集中，中心不突出。例如某单位给上级的一份报告《关于××××共建文明单位和开展爱国卫生运动情况的报告》，把“共建文明单位”和“爱国卫生运动”两种不同性质的事项写在一个标题当中。又如一份报告的标题《××××人民政府关于认真贯彻落实××××政发（××）××号文件精神，积极动员群众大力开展抗旱播种保苗，保证今年农业夺取丰收的情况的报告》，这个标题长达60多个字，冗长、罗嗦，不够明确。这个标题可改为《××××人民政府关于抗旱播种保苗的情况报告》。二、原由原由是开头部分，又叫导语。报告的原由是事项的依据，一般写得比较概括，但要把有关情况写清楚，说明报告的原因。导语提出观点，说明情况，摆明依据，为下文叙述报告事项设立前提,增强报告的说服力和逻辑力量。三、报告的事项报告的事项是正文的主体，也是报告的核心，是向上级机关报告的具体内容。在写作时，要抓住主要内容，突出重点，有层次有条理地展开，用最准确、最简洁的语言，把报告的事项写出来。重要的详写，次要的略写，有点有面，点面结合，这样才能增加报告的说服力。四、报告的结尾一般报告结尾都有提出要求的习惯用语，根据报告的不同内容使用不同的习惯用语。如常用的有：“特此报告”，“以上报告如无不妥，请批转各地各单位执行”，“专此报告”，“请审阅”，“请批示”，等等。报告属陈述性文件，或汇报工作，或反映情况，或提出建议，或答复上级的有关询问。汇报工作，反映情况，不能夹带请示事项。有时需要上级机关解决一些问题，便应该另外用“请示”行文，这样，才能做到一文一事，专文专用，不要请示、报告不分，更不能出现“请示报告”的文种。请示的写作要求请示是一种上行文，早期的请示和报告是混用的，因此，现在还有人错误使用“请示报告”。一、请示的结构与写法请示包括标题、主送机关、正文和落款署时几部分。（一）标题请示标题一般要