商务公文写作知识与技巧教材

公文写作知识与技巧陈德生2013.06.09职场利器，彰显价值目录商务公文写作基础公文的种类及特点公文的写作原则工作计划与工作总结的主要结构法定公文的主要结构一、公文的概念1.法定公文行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。如：决议；决定；命令（令）；通知；请示；批复；议案；函；纪要2.事务性公文法定公文之外的各种事务性文书的统称。如：计划、总结、报告、简报、典型材料、讲话稿等公文特点权威性•由法定的作者制成和发布；•一旦进入正式公文，就不能任意更改、解释、否定•是机关、团体、组织开展工作的依据。规范性•公文的撰写和处理规范化的制度•公文具有特定的体式工具性•最经常、最大量使用的一种工具•最科学最正规的方法是利用公文商务写作与文学写作4区分商务写作文学写作社会作用管理公司、协调商务、规范行为服务社会、教育人民、感化行为适用范围有具体的对象宽泛、无具体的对象思维方法逻辑思维形象思维语体风格准确、简明、平实、得体鲜明生动、精炼含蓄公文种类从行文关系上划分有三种。行文是指一个机关给另一机关的发文。下级向它所属的上级领导机关的行文，即自下而上的行文。如报告、请示。上级领导机关给其所属的下级机关的行文，即自上而下的行文。如命令、决定、指示、批复等。同级机关或者互不隶属机关之间的行文。如函是最典型的平行文。下级向它所属的上级领导机关的行文，即自下而上的行文。如报告、请示。上级领导机关给其所属的下级机关的行文，即自上而下的行文。如命令、决定、指示、批复等。同级机关或者互不隶属机关之间的行文。如函是最典型的平行文。上行文下行文平行文目录商务公文写作基础公文的种类及特点公文的写作原则工作计划与工作总结的主要结构法定公文的主要结构商务公文写作原则7•标题显旨•篇前撮要•段前显旨主题鲜明•时间顺序•结构顺序•重要性顺序层次分明•一事一文、主旨明确•用语简洁明快，干净利落•贵用“直笔”•适当运用缩略语•数字和图表篇幅简洁•适当运用修辞手法•讲求语言表达的节奏感语言生动标题显旨标题显旨例：《中共中央、国务院关于保护森林发展林业若干问题的决定》篇前撮要例：为了合理安排职工工作和休息时间，维护职工休息权利，调动职工工作积极性，根据劳动法和公务员法的有关规定，制定本规定。（职工带薪年休假规定）段前显旨例：分列小标题的形式公文主旨的要求正确•符合规定•符合规律•符合领导意图鲜明•观点明确•表达准确集中•一文一旨•意在笔先•依旨行文标题要有信息有要点，总结要点，提炼精华10标题必须有内容，总结概括要点，提炼思想精华明确简单响亮数字主谓宾正装句陈述句动词短语口号式语言向读者展示的写作结构应该具有金字塔的四个基本特征11中心思想主要论据论据论据主要论据论据论据二：以上统下上对下概况，下对上解释支持。三：归类分组每组中的思想必须属于同一个范畴。四：逻辑递进每组中的思想都必须按照逻辑顺序组织。一：结论先行一篇文章的结构只支持一个思想，这个思想将概括所有各级各组的思想。(演绎)(归纳)鸟能飞我是只鸟我能飞RuleCaseResult我能飞张三喜欢她CaseCaseCase李四喜欢她王五也喜欢她她的人缘好横向关系只能是演绎推理或者归纳推理12认同论据，就只能认可结论•即使认可所有论据，也不一定得出唯一正确的结论演绎推理的几种形式13陈述评论陈述（评述主语或谓语）因此演绎推理可能很简单帝国主义都是纸老虎美国是帝国主义美国是纸老虎演绎推理辨142019年9月14日5时38分马跑得都很快有一些兔子跑得很快所以一些兔子是马人固有一死，或重于泰山，或轻于鸿毛为人民利益而死，就比泰山还重；替法西斯卖力，替剥削人民和压迫人民的人去死，就比鸿毛还轻。张思德同志是为人民利益而死的，他的死是比泰山还要重的。归纳推理摘要——主语或谓语有相似之处15主语相同，寻找谓语的相同之处温州商人在世界进行房产投资温州商人投资美国房产温州商人投资欧洲房产温州商人投资中国房产归纳推理摘要——主语或谓语有相似之处16谓语相同，归纳主语的相同之处经验丰富的投资者正涌向中国日本商人提升对中国市场的兴趣美国公司开始大量投资中国的产业德国厂商要在中国北方设立四家工厂归纳推理摘要——隐含结论中的相似之处17敢上九天揽月，敢下五洋捉鳖神九与天宫一号对接蛟龙号下潜7000米关键句层次提倡归纳法18演绎型论证归纳型论证决定购买仓库的3个标准购买太平洋大街的仓库该建筑物符合其三个标准购买因适合我们的标准，所以购买太平洋大街的仓库位于一角5000平米大每平米价格约$10•即使是论证同一个说法，演绎法比归纳法复杂得多。•所以为了搞清楚要做什么，需要消耗很多时间。•演绎法就像告诉大家‘希望大家知道我为了得到结论受了很多苦’。•但是把同一个说法按归纳法表现时，既简单又易懂。ABCABC所有列入同一组的思想都必须具有某种逻辑顺序大前提、小前提、结论行动的先后顺序：因在前，果在后例：人、财、物例：最重要、次重要等归纳性分组思想时间顺序结构顺序重要性顺序演绎性分组思想演绎顺序银行、旅游例MECE原则20相互独立/完全穷尽MECE(不重叠)(不遗漏)用语简洁明快、干净利落摒弃不必要的解释和说明删掉可有可无的字词句段淘汰层层套话公文结构用语——专业词语和文言词语的广泛运用表目的：为、为了；表根据：根据、遵照、按照、依照等；表原因：鉴于、由于、随着；表态度：兹定于、兹有、兹派、兹将、兹介绍、欣闻等。一、起首语如：该、各、我、本；你、贵、他等；二、称谓用语如：为（对、因、据）此、基于、据此、对此、总之、综上所述等。三、过渡用语如：拟、拟定、决定、安排、审定、审核、出具、赋予、付诸、会同、会签、会审、发布、申报、递送、提请、准予、经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。四、经办用语上行：请、恳请、拟请、特请平行：请、拟请、特请、务请、如蒙、即请、切盼下行：希、望、尚望、切望、请、希予、勿误五、期请语上行：当否，请批示；可否，请批示；如无不妥，请批示；特此报告；以上报告，请审核等平行：为盼；为荷；特此函达；特此证明；望函复等。下行：为宜；为妥；希望照此执行；特此通知；此复此令、此复等。六、结尾用语目录公文基本知识公文的种类及特点公文的写作原则工作计划与工作总结的主要结构法定公文的主要结构工作计划的编写•工作计划的格式一般为：•标题：xx部门（xxx人员）xxxx年度工作计划•计划的具体内容包括：–工作背景分析–工作目标、任务和要求–工作方法、步骤和措施–职责及分工–时间安排•最后写订立计划的日期工作计划的要素WHY指导思想依据意义WHAT工作目标任务数量、质量和时间要求。HOW步骤、措施、策略。资源风险、预案WHO职责分工WHEN什么时间做制订好工作计划须经过的步骤领会公司战略学习研究公司战略及上级的有关指示办法，领会精神，武装思想分析现状认真分析本部门的具体情况，找出优势和困难确定目标确定工作方针、工作任务、工作要求制定措施再据此确定工作的具体办法和措施，确定工作的具体步骤。环环紧扣，付诸实现工作计划需要注意的问题-27-•目标与内容数字化，例如时间化、数量化、金额化目标数字化•拟定高度可行性的策略行动具体化•对资源申请要具体、可行公司支持•面对面沟通了解主管的看法与领导面对面沟通工作总结的编写•工作总结格式•题目：xxxx年度（x季度）xx部门工作总结•具体内容：–xx年度（x季度）工作基本情况回顾–取得的成绩–一年来的经验和教训–工作中的不足–今后的改进措施–下一年度（季度）工作的展望•总结的具体日期总结述职报告29背景陈述部门（研发、生产、销售）任务（重点工作）措施（方法、措施）成绩财务（收入、成本、利润），客户（数量、质量、满意），运营（团队、战略、管理），成长（学习、成长）绝对，相对（纵向、横向）经验经验、教训今后展望努力方向、改进措施写好总结需要注意的问题•总结前要充分占有材料•一定要实事求是•条理要清楚•要剪裁得体，详略适宜•总结的具体写作，可先议论，然后写出初稿，再行讨论、修改职业行文的规范要求（明确学习目标）31文章结构层次清楚(通过『文档结构图』评价)文稿版式统一规范(通过『样式和格式』评价)通过不同的图表表达特定的比较32成分排序时间序列频率分布关联性饼形图条形图柱形图线形图散点图目录公文基本知识法定公文的主要结构公文的要素各类公文的主要结构公文种类及格式依据2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发《党政机关公文处理工作条例》的通知（中办发〔2012〕14号）公文种类主要有（15种）：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。中华人民共和国国家标准《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012），2012年6月29日发布，2012年7月1日实施。公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分眉首主体版记•置于公文首页红色反线(宽度同版心，即156mm)以上的各要素统称眉首；•置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体；•置于主题词以下的各要素统称版记。公文中的要素•文件份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。眉首共6个要素•公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注。主体共7个要素•主题词、抄送、印发机关和印发时间、版记中的反线、版记的位置。版记共5个要素天头：37毫米±1毫米订口：28毫米±1毫米版心尺寸：156毫米×225毫米（不含页码）右白边：26毫米±1毫米下白边：35毫米±1毫米公文页边与版心尺寸眉首-头主体-身版记-脚请示的结构、内容和写法标题（机关+事由+文种、事由+文种）如：关于开展上半年产品质量评比工作的请示主送机关（只有一个主送机关，不能多头请示，不要越级请示）正文请示缘由+请示事项（一文一事）结语（妥否，请批示；当否，请批准为荷；特此请示，请批复）单位成文时间撰写请示应注意的问题一．要遵守“一文一事”的原则，主旨鲜明集中；二．要做到材料真实，不要为了让上级领导批准而虚构情况，也不要因为没能认真调查而片面地摆情况，提问题；三．不能越级请示四．要理由充分，请示事项要明确、具体；五．要语气平实，恳切，以期引起上级的重视，既不能出言生硬，也不要低声下气六．只能出现一个动词，不能两个动词请示的格式41××××（公司）关于××××××（事由）的请示××××（主送单位）：为了××××××（目的），根据××××××（依据），我单位拟××××××（意图主旨）。现将有关情况和我们的意见报告如下：一、××××××（基本情况）。二、××××××（请示事项的必要性和可行性及其意义）。三、××××××（具体方案和请示事项）。妥否，请示。（印章）××××年×月×日报告的结构、内容和写法标题（机关+事由+文种、事由+文种）如：××公司上半年各类产品质量评比工作的报告主送机关（可以一个，也可多个）正文开头：（交待缘由、目的、意义、依据）主体：（陈述说明报告事项）结语（特此报告、专此报告、以上报告请审阅）单位成文时间报告格式43××××（单位）关于××××××工作情况的报告××××（主送单位）：根据××××××要求（或××××以来），我们××××××（概述工作背景或基本情况），对××××××工作进行了认真总结。现将有关情况报告如下：一、××××××（工作基本情况）。二、××××××（主要做法和成绩，包括采取的办法、措施和产生的效果等）。三、××××××（存在的问题，以及拟采取的对策措施）。四、××××××（下一步工作安排和思路）。（印章）××××年×月×日通知的结构、内容和写法标题（机关+事由+文种、事由+文种、文种如：通知）过渡语：现通知如下，现将有关事项通知如下，特作如下紧急通知。正文（一般写法）通知的缘由、根据＋通知事项＋执行要求结语（特此通知）单位成文时间批转下级机关公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员时使用的公文。通知的格式45通知××××（主送单位）：定于×