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主讲人：尹志超生命科学与化学工程系公文，是公务活动中所形成和使用的文字材料，是方针、政策、法规、政令和信息、情况的表现者、运载者，是机关实施管理的基本手段和重要工具，发挥着上令下达、下情上报和信息沟通的重要作用。生命科学与化学工程系按照规范性和颁发程序的规范程度、行政约束力的强弱划分：规范性公文和非规范性公文。规范性公文有13种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。生命科学与化学工程系常用的非规范性通用公文：调查报告、工作计划类、工作总结类、讲话稿、简报信息、书信类、启事类、大事记等等。常见的学生干部公文包括工作计划、工作总结、活动方案、新闻稿、通知、公/通告、邀请函和讲话稿等。生命科学与化学工程系公文的特点权威性时效性规范性模式性法定性法定的作者、法定的职权范围和规定程序强制阅读、强制办理或强制复文等执行效力内容符合法律法规政策；格式/行文程序规范公文的体裁必须遵循规范的模式时代性、及时性、效用时间的有限性生命科学与化学工程系课程内容一、学生干部处理关系技巧与应有的态度二.公文写作的重要性三.公文写作的特点和撰写要求四.常用公文撰拟要点生命科学与化学工程系人情练达即文章世事洞明皆学问一、学生干部处理关系技巧与应有态度生命科学与化学工程系干事现阶段需要改进的问题•正确认识现在团队•工作中紧急事情与上课冲突问题•工作与平时学习的问题：不懂得利用零碎时间•学会和上级沟通，领会上级意图•平时要开机，有未接电话要回复。生命科学与化学工程系•工作要有反馈，要有头有尾•不要总是自以为是，更不要自以为什么都不是。•不要乱猜忌别人，更不要恶意中伤•如何正确认识付出与回报问题：少些功利心，多些平常心。•只会等工作，而不会找工作•做事不到位，有投机取巧的心理。生命科学与化学工程系学生干部要处理的几种关系•1、上下级关系•2、同级关系•3、处理好与老师的关系生命科学与化学工程系下级对上级•1、尊重上级•2、善于提意见和建议，但也不损害上级颜面•3、善于倾听，获取最大信息•4、善于执行，要有反馈•5、如果上级有错应该让他知道，但不应该公开顶撞•6、学会跑位：工作尽量想到细微处•7、努力让上级知道自己做什么生命科学与化学工程系二.公文写作的重要性（一）公文是帮助我们处理公私事务的工具，它涉及面广、使用频率高、使用价值大。（二）可以说，生活在错综复杂的社会关系网中的人，谁也离不开公文。一个合格的大学生，特别是作为学生干部，务必会使用应用文，会写一般的公文。生命科学与化学工程系三.公文写作的特点和撰写要求（一）公文写作的特点1.实用性：有实际用途2.真实性：内容真实确凿3.规范性：有一定规格、范式4.简明性：内容一目了然生命科学与化学工程系叶圣陶先生曾说过“公文不一定是好文章，可是一定要写得一清二楚，十分明确，句稳词当，通体通顺，让人家不折不扣地了解你说的是什么。”(二)公文写作普遍性要求1.语言要平实、精确、简要、庄重2.条理要清晰晓畅；3.格式要统一规范。生命科学与化学工程系四.常用公文撰拟要点•常用公文文种结合校区实际，我们平常使用频率最高的有通知、通报、公告及公示、申请书、邀请函、计划、总结、请假条、会议记录等。生命科学与化学工程系学生干部文书写作常见错误项目常见错误错误举例标题格式不规范未居中、字体不正确缺少要素通告文种混乱的计划通知缺少“关于”、“的”等关联词召开.........会请示称谓格式不规范未顶格未用全称生化系未用尊称党总支生命科学与化学工程系学生干部文书写作常见错误项目常见错误错误举例主体内容繁表达过于详细或内容重复层次不清没有逻辑顺序要素不完整没交代清楚事实的基本情况语言口语化……事情没有办好……落款格式不规范未使用右对齐署名未用全称生化系日期不明确6月5日生命科学与化学工程系1.标题:关于XX的通知或通知2.正文:要有受文单位目的（为了…本着…因…）出席人员（请以下…希望各班…）时间（将于…计划在…）地点（在…将会在…）内容（召开关于…讨论有关…）notice生命科学与化学工程系3.落款:要用全称如:生命科学与化学工程系学生会二○一一年十一月八日4.盖章:中——章位于单位与日期中间正——章的整体要正清——整个红印要清晰生命科学与化学工程系•手机短信的通知通知：今天下午6:00在逸夫楼519召开班长会议，会议重要，请务必准时参加，收到请回，谢谢！学生会办公室2011年11月9日生命科学与化学工程系通讯礼仪电话接听时：礼貌问候，文明用语，注意语速通话结束时：待对方先挂机短信忌：滥发短信，不回短信，不分时间场合发短信邮件措辞得当，发送后通知收件人，收到后及时回复生命科学与化学工程系通报的概念：通报是国家机关、社会团体、企事业单位用以表彰先进、批评错误，传达重要精神或通报有关情况的公文。生命科学与化学工程系通报的分类:根据内容不同,通报可以分为表彰性通报、批评性通报和情况通报三种。第一表彰性通报。是用来表彰先进单位和个人,介绍先进经验或事迹,树立典型,号召大家学习的通报。第二批评性通报。是用来批评、处分错误,以示警戒，要求被通报者和大家吸取教训的通报。第三情况通报。是在一定范围内传达重要情况和动向,以指导面上工作为目的的通报。生命科学与化学工程系通报的写法:通报一般由标题、正文和落款三部分组成。正文。通报正文的结构通常由开头、主体和结尾等部分组成。开头说明通报缘由；主体说明通报决定；结尾提出通报的希望和要求。不同类别的通报，其内容和写法有所不同生命科学与化学工程系表扬性通报：一般在开头部分概述事件情况，说明通报缘由。由于它是作出通报的依据，因此要求把表扬对象的先进事迹交代清楚。如果属于对一贯表现好的单位或个人进行表彰，事实叙述不但要清楚明白，而且要注意详略得当、重点突击。主体部分通过对先进事迹的客观分析，在阐明所述事件的性质和意义的基础上，写明通报决定。结尾部分明确提出希望和要求，号召大家向先进学习。生命科学与化学工程系批评性通报：在机关工作中使用的比较多，对一些倾向性问题具有引导、纠正的作用。批评性通报又分两种情况。一种是对个人的通报批评，其写法和表扬性通报基本一样，要求先写出事实，然后在分析评论的基础上叙写通报决定，最后提出希望和要求，让大家吸取教训，引以为戒。另一种是对国家机关或集体的批评通报。这种通报旨在通过恶性事故的性质、后果，特别是酿成事故的原因的分析，总结教训，从而达到指导面上工作的目的，所以写法和表扬性通报略有不同。其正文主要包括叙写事实、分析原因、提出要求和改进措施等项内容。生命科学与化学工程系关于XX学院XX系XX级同学晚归问题的通报时间，xx系xx级同学在上完晚自习后，又在运动场及学院草坪两处自发聚谈，超过学校规定晚归时间半个小时后才陆续回宿舍就寝。其中xx、xxx、xxx、xxx四位同学在23，点30，xX、XX、xXX、xx四位同学在次日零点整、xx、XXx两位同学在零点20分才回寝。这十一位同学违反了学生宿舍管理规定及有关规章制度，严重影响了学生宿舍其他同学的休息。经研究，对以上十一位同学违规晚归提出通报批评。希本系学生引以为戒，自觉遵守学校的各项规章制度。落款生命科学与化学工程系1.标题：关于XX的申请书或申请书2.称呼：注意尊称，称呼要正确application生命科学与化学工程系3.内容：•目的•申请用途、时间•归还日期•问式语言和恳切式语言•此致敬礼•附联系人方式生命科学与化学工程系4.落款：1.组织名称或本人名称2.日期注意:（1）坚持实事求是、客观认真的原则；(2）申请理由及原因要写清楚；（3）语言应精炼、简洁；（4）语气要谦虚。生命科学与化学工程系不规范示例申请书尊敬的土建系领导：由于会议需要，现需申请借用逸夫楼101教室，借用时间为2011年10月15日。生化系学生会办公室二〇一一年十月十五日生命科学与化学工程系不规范示例修改点申请书尊敬的土建系领导：(问候语)（事由）由于会议需要，现需申请借用逸夫楼101教室，借用时间为2011年10月15日（具体时间）。（增加归还日期、问式语言和恳切式语言。）此致敬礼生化系学生会办公室二〇一一年十月十五日生命科学与化学工程系申请书尊敬的土建系领导：您好！为了使新招干事对分团委、学生会的工作更加了解，能更有效地开展学生工作，生命科学与化学工程系学生会将于10月15日举行团学干部见面会。由于会议需要，现需申请借用贵系逸夫楼101教室，借用时间为2011年10月15日17：30-19：00，我们保证在借用期间妥善保护会议厅相关设备，并在会议结束后立即归还。（以上申请妥否？）恳请领导批准！此致敬礼！联系人：尹志超联系方式：18307465868生命科学与化学工程系学生会二〇一一年十月十五日生命科学与化学工程系1.称呼：注意使用尊称2.内容：务必使邀请函的邀请对象对活动的举行细节了解清楚，包括时间、地点、活动内容、活动意义、活动流程等等。（使用礼节性语言如“诚挚邀请您出席”、“莅临指导”、“如蒙应允，不胜荣幸”等）Invitation(letter)生命科学与化学工程系注意：（1）标题、称谓、正文、结语、落款缺一不可（盖章）；（2）用词文雅，文字精美，明白无误，让人一目了然；（3）邀请校外领导参加，应附上接送车辆的时间、乘车地点或本校交通指导。生命科学与化学工程系基艳老师:你好!学生会定于二零一一年十月十四日（星期五）下午五点半至七点在逸夫楼101教室举行团学干部见面会。请你到时务必参加.学生会2011年10月邀请函生命科学与化学工程系邀请函基艳老师:(尊敬的XX老师:)你好!(您好)(说明活动内容,意义),学生会定于二零一一年十月十四日(2011年10月14日)（星期五）下午五点半至七点(17:30-19:30)在逸夫楼101教室举行团学干部见面会。请你到时务必参加.(届时诚邀您莅临指导！)(加上此致,敬礼)学生会(全称)2011年10月(具体到日)生命科学与化学工程系邀请函尊敬的___________：您好!为了使我系新招干事对分团委、学生会的工作更加了解，能更有效地开展学生工作，学生会定于2011年10月14日（星期五）17:30-19:00在逸夫楼101教室举行团学干部见面会，届时诚邀您莅临指导！此致敬礼生命科学与化学工程系学生会二○一一年十月十四日生命科学与化学工程系亲爱的毕业生家长、各界朋友、全校师生：四年，他们从懵懂稚嫩到睿智成熟，从青涩羞怯到自信坚强，一路走来，也许一直都有您默默的关怀：因您的呵护而荫蔽风雨，因您的资助而学途坦荡，因您的教诲而破茧成蝶……如今，他们即将身披学士服，接受隆重的学位授予，从大学殿堂扬帆启航，怀感恩之心，承责任之重，以激情之志，寻梦想之途。诚邀您共同参加我校___届本科生毕业典礼，见证这一庄重的盛大仪式，分享他们人生中的珍贵时刻，定格为永恒的美好记忆。一段难忘的岁月，一份难舍的情怀，一场难得的相聚，让我们共同祝福：___届校友，前程似锦！时间：____________________地点：____________________附：1、毕业典礼会场交通路线图2、参会嘉宾观礼席位置安排生命科学与化学工程系ⅹⅹ先生：我院定于二0××年×月×日上午九时在本校体育馆举行建校七十周年校庆纪念日活动。敬请光临。接待地点在本校行政大楼会议室一×室。××学院（公章）×年×月×日联系人：高××请柬（封面是图案）正面反面请柬生命科学与化学工程系（一）计划分为工作计划和活动方案1.工作计划（1）标题：常规是由计划单位名称和计划时间两个要素构成。如：湖南科技学院生命科学与化学工程系学生会2012年下学期工作计划。”（2）正文：前言一般用一两个自然段即可；主体一一列出步骤、方法、措施、要求等；（3）结尾应提出希望，发出号召，也可不写。plan生命科学与化学工程系2.活动方案标题：由活动的名称组成。正文：①活动宗旨、意义、主办单位、活动时间、活动流程；②组织人员的安排；③经费预算；④可加上活动预期效果。生命科学与化学工程系1.基本情况：主要是对工作的主客观条件、有利和不利条件以及工作的