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最新公文格式处理2012年8月一、公文的特点和作用二、公文种类三、公文格式四、行文规则五、公文拟制六、公文办理七、公文管理目录第一部分公文特点和作用“经国之枢机，为政之先要”——梁代·刘勰公文是党和国家机关在治国理政的进程中，用以表达意志、发布号令、传递交流重要信息的最主要载体和工具，是一种具有特定效力和规范格式的文书。公文的质量，直接反映机关的思想深度、政策水平和对社情民意、重大问题分析掌控能力，直接关系党的意志和方针政策的传达贯彻成效，直接体现机关干部的能力素质和工作水准。一是权威性和政策性。二是针对性和指导性。三是规范性和约束性。四是程序性和严密性。五是对应性和定向性。一、公文的特点指导工作，传达意图。（通知）联系工作，交流情况。（函）请示工作，答复问题。（请示、批复）总结工作，推广经验。（通知、决定）记载工作，积累史料。(各文种）二、公文的作用实事求是原则准确规范原则精简高效原则安全保密原则三、公文工作基本原则一要加强组织领导二要强化业务指导三要抓好督促检查四要提高办文能力四、公文工作组织保障第二部分公文种类2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发《党政机关公文处理工作条例》的通知（中办发〔2012〕14号）公文种类主要有（15种）：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。与原《条例》和原《办法》的不同注重继承保留，文种数量相对减少。原《条例》和原《办法》共18个文种；最终《条例》确定党政机关公文主要文种15个，去掉了“指示”、“条例”、“规定”。原则上不区分党政机关文种适用对象。只有命令（令）、议案两个文种例外。15个文种适用范围表述的变化。对决议、决定、命令（令）、公报、通告、通知、通报、报告、纪要等9个文种适用范围作出修改。一、区分公文种类的功用一是体现公文性质。二是反映行文方向。三是表达行文目的。四是揭示公文特点。决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。命令（令）：适用于公布行政法规和规章、宣布实施重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。公报：适用于公布重要决定或者重大事项。二、公文种类公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知事项。意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项，批转、转发公文。通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。二、公文种类报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。请示：适用于向上级机关请求指示、批准。批复：适用于答复下级机关请示事项。议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。二、公文种类函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。二、公文种类党的机关公文国家行政机关公文处理依据中国共产党机关公文处理条例国家行政机关公文处理办法用纸规格A4型A4型种类14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要紧急程度文件：特急、加急，电报：特提、特急、加急、平急文件：特急、急件，电报：特提、特急、加急、平急，标右上角。密级位置份号下方（首页左上角）右上角，信函在武文线下左边。成文日期无规定，多用阿拉伯数字汉字党的机关公文与国家行政机关公文比较（已废除）文种适用范围表述主要变化对照表文种新《条例》旧《条例》旧《办法》决议适用于会议讨论通过的重大决策事项用于会议讨论通过的重要决策事项决定适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项用于对重要事项作出决策和安排适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项文种新《条例》旧《条例》旧《办法》命令（令）适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员公报适用于公布重要决定或者重大事项用于公开发布重要决定或者重大事件文种新《条例》旧《条例》旧《办法》通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员文种新《条例》旧《条例》旧《办法》报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问三、近似文种异同辨析决议与决定：主要区别是是否经过会议集体讨论并表决通过。决定与命令：使用权限、使用和表达上有区别。公告与公报：公告多用于宣布重大消息，内容简要，公报较具体。公告与通告：使用者、发布内容、公布范围上有区别。通知与通告：主要是适用对象有区别。通知与通报：内容的侧重点不同。意见与报告：行文方向和内容有区别。意见与请示：行为方向和内容上有区别。三、近似文种异同辨析请示与报告：对上级要求、行文时间、文种性质和行文目的不同。请示与函：行文时间、方向、功能、结果上有区别。纪要与决定：适用对象、表达等方面有区别。决定、命令（令）通报：适用范围和程度不同。三、近似文种异同辨析一、缺少文种二、使用非法定文种三、文种重叠四、生造文种五、文种作为公文标题六、文种混用七、同类公文使用不同文种八、错用文种四、文种选用常见问题主要表现在报告和请示的错用报告和请示同属上行文，但是性质截然不同的两类文种。1.行文目的不同。报告以陈述情况为主，不要求上级批复；请示以请求指示或批准事项为主，要求上级批复。2.公文内容不同。请示可围绕请求事项反映情况，说明理由，不排除含有一定的情况汇报，但报告中不能夹杂请示事项。目前，这两种文种的滥用主要表现在两个方面：a.请示、报告混用如《关于请市领导出席XXXX活动的报告》《关于申请XXXXXXXXXXXXXXXX的请示》《关于上报XXXXXXXXXXXXXXXX的报告》b.请示、报告并用如《关于召开第XX届党代会的请示报告》公文的结构，总的来看包括以下两个部分：公文的外部形式：——格式，即国家标准规定的固定格式。公文的内部组织：——内容，即公文的主体部分。第三部分公文格式依据：1、中共中央办公厅、国务院办公厅《关于印发〈党政机关公文处理工作条例〉的通知》（中办发〔2012〕14号）；2、中华人民共和国国家标准《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012），2012年6月29日发布，2012年7月1日实施。格式要素《条例》原《条例》原《办法》份号涉密公文应当标注份号。有定义。秘密公文应当标明份号。标注于版心左上角。无定义。“绝密”、“机密”级公文标明份数序号。标注于版心左上角。密级和保密期限涉密公文应当分别标注密级与保密期限。定义和要求基本一致，标注于版心左上角，份号下。定义和要求基本一致。标注于版心右上角。紧急程度紧急公文分别标注“特急”“加急”，电报分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”紧急公文分别标注“特急”“加急”，电报分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”紧急公文分别标注“特急”“急件”，电报分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”格式要素《条例》原《条例》原《办法》发文机关标志一种是发文机关全称或者规范化简称加“文件”；一种是使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文，可并用联合发文机关名称，也可单独使用主办机关名称。一种是发文机关全称或者规范简称加“文件”；一种是发文机关全称或者规范化简称加括号标明文种。联合行文，可用主办机关名称，也可并用联署机关名称。使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文使用主办机关的发文字号。定义和要求基本一致。定义和要求基本一致。签发人上行文应当标签发人姓名。定义和要求基本一致。定义和要求基本一致。标题由发文机关名称、事由和文种组成。定义和要求基本一致。定义和要求基本一致。格式要素《条例》原《条例》原《办法》主送机关公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。定义和要求基本一致。定义和要求基本一致。正文公文的主体，用来表述公文的内容定义和要求基本一致。定义和要求基本一致。附件说明公文附件的顺序号和名称。无定义，但要求基本一致。与《条例》定义和要求基本一致。发文机关署名署发文机关全称或者规范化简称。与《条例》定义和要求基本一致。无要求。格式要素《条例》原《条例》原《办法》成文日期署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期与《条例》定义和要求基本一致。用阿拉伯数字标注。与2012年《条例》定义和要求基本一致。用汉字标注。印章公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。除会议纪要和印制的有特定版头的普发性公文外，公文应当加盖发文机关印章。除会议纪要和以电报形式发出的以外，应当加盖印章，联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。附注公文印发传达范围等需要说明的事项。称为“印发传达范围”。与《条例》定义和要求基本一致。格式要素《条例》原《条例》原《办法》抄送机关除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关的统称。定义和要求基本一致。定义和要求基本一致。印发机关和印发日期公文的送印机关和送印日期。称为“印制版记”，由公文印发机关名称、印发日期和份数组成。与《条例》要求基本一致。页码公文页数顺序号。无要求。无要求。主题词取消。按照上级机关的要求和《公文主题词表》标注。公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。一、公文格式要素划分版头：公文首页红色分隔线以上的部分。包括：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线一、公文格式要素划分主体：首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分。包括：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件一、公文格式要素划分版记：首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分。包括：版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期页码1.发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。（一）版头部分1.发文机关标志大版头××机关全称或规范性简称文件中版头（废止）××机关（文种）小版头××机关全称或规范性简称首页必须显示正文。（一）版头部分2.份号如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字。如“№000015”。3.密级和保密期限如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行。绝密★30年，机密★20年，秘密★10年。（一）版头部分4.紧急程度一般用