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行政部工作手册目录行政部工作职责行政部岗位职责办公室管理制度会议管理规定文件档案管理规定文书管理规定印章管理规定信件管理规定传真、打印、复印管理规定电话管理规定办公室物资管理规定环境卫生管理规定车辆管理规定安全和消防管理规定内务部工作制度一、组织结构图二、流程图监控程序图内务部监控程序图三、部门职责四、岗位职责五、内务部监察制度部门工作职责一、办公室1、组织汇总公司年度综合性资料、草拟公司年度总结、工作计划和其它综合性文稿，及时草拟并审核以公司名义发表的文稿，严格按行文程序办理，保证文稿质量；2、组织收集和了解各部门的工作动态，协助公司领导协调各部门之间相关的业务工作，掌握公司主要活动情况，为公司领导决策提供意见和建议，负责编写公司年度大事记；3、负责召集公司办公会议，检查督促公司领导布置的各项工作的落实情况；4、负责监督、管理公司印章的使用；5、参与公司发展规划和年度经营计划的编制的讨论；6、负责组织公司通用管理标准及规章制度的拟定、修改和编写工作，协助参与专用管理标准及管理制度的拟定和修改工作；7、负责公司日常法务工作；8、负责组织办公用品的登记、采购、发放以及控制办公成本费用等工作；9、负责召集公司全体员工大会，开展年度总结评比和表彰工作；10、作好公司来宾的接待工作或代表公司与政府对口部门和有关团体、机构联络；二、人事部1、根据公司经营状况和发展战略，制定公司人力资源规划2、负责公司人事制度的编写、实施和修订3、协助各个部门的人员招聘、录用和辞退4、负责公司人事档案的建立、保管和完善5、负责公司各项保险、福利制度的建立和办理6、协助各个部门办理公司职员的任免、晋升、调动、奖惩等人事手续。7、负责公司培训体系的建立和管理8、组织各个部门进行职务分析、职务说明书的编定9、负责劳动合同的签定和劳工关系的处理10、负责薪资方案的制定、实施和修订11、组织公司平时的考核和年终考核工作。行政部岗位职责一、岗位名称：行政部主任直接上级：执行总裁直接下属：办公室主任人事部部长工作职责：公司日常行政及人事事务A、行政工作1、负责日常行政工作的管理和指导2、组织汇总公司年度综合性资料、草拟公司年度总结、工作计划和其它综合性文稿，及时草拟并审核以公司名义发表的文稿，严格按行文程序办理，保证文稿质量；3、负责召集公司办公会议，检查督促公司领导布置的各项工作的落实情况；4、参与公司发展规划和年度经营计划的编制的讨论；5、负责召集公司全体员工大会，开展年度总结评比和表彰工作；6、负责向直属领导提议下属人选，并对其工作进行考核评价；B、人事部工作部分1、根据公司经营需要，提交年度人力资源规划报告；2、根据业务需要，适时开展职务分析和职务设计工作，以提高公司整体效率；3、根据规划报告和经营情况，做好公司招聘、选拔、储备人才的工作；4、结合公司战略规划和实际业务需要作好员工培训工作；5、建立并维护员工绩效考评体系；6、建立并维护员工薪酬、福利体系；7、根据公司的战略目标和实际经营情况，建设企业文化，做好员工激励工作；8、根据国家相关法律法规，妥善处理各种劳动纠纷和改善劳动关系。二、岗位名称办公室主任直接上级行政部主任直接下级前台接待司机工作职责1、日常行政工作的处理2、固定资产和办公用品的管理3、部门费用预算的制定4、会议程序的控制5、负责日常来人接待的安排工作6、车辆的控制和管理三、岗位名称：前台接待直接上级：办公室主任直接下属：无工作职责：1、负责前台话务、接待工作的管理；2、负责文件、报刊、杂志等的收发管理；3、负责办公用品的登记、采购、发放管理；4、负责公司图书、资料、合同等文档的管理；5、负责制作及复印以公司名义对外发布的文档；6、定期将自己的各项工作以书面形式向行政主管报告；7、根据领导指示通知会议时间，准备会议材料并做好会议记录；8、负责监督公共区域的卫生清洁工作（包括员工及清洁公司），保持办公环境整洁、优美；9、负责与物业公司保持良好联系，及时处理公司日常物业事务。10、做好公司临时分派的其它工作。11、配合行政主管做好日常行政工作四、岗位名称司机直接上级办公室主任直接下级无工作职责1、负责公司车辆的使用和维护2、负责公司车辆的控制和管理3、保证公司公务用车的安全和及时4、负责公司车辆使用手续的办理和交纳五、岗位名称人事部部长直接上级行政部主任直接下级人事专员和培训专员工作职责1、根据公司经营状况和发展战略，制定公司人力资源规划2、负责公司人事制度的编写、实施和修订3、依据公司经营计划，配合公司总目标，拟订出本部门的目标和工作计划4、依据本部门的工作计划，编制本单位年度预算，并加以控制5、设计、推行及改进人事管理制度极其作业流程，并确保其有效性6、组织公司平时的考核和年终考核工作六、岗位名称人事专员：直接上级人事部部长直接下级无工作职责1、协助各个部门的人员招聘、录用和辞退2、负责公司人事档案的建立、保管和完善3、负责劳动合同的签定和劳工关系的处理4、组织公司平时的考核和年终考核工作5、协助各个部门办理公司职员的任免、晋升、调动、奖惩等人事手续6、负责公司的薪酬和考核7、负责公司的福利发放8、定期向行政部主任汇报工作.七、岗位名称培训专员直接上级人事部部长直接下级无工作职责1、负责年度培训计划的制定2、负责年度培训费用的计划和控制3、负责培训项目的组织和实施4、负责培训效果的评估和考核5、负责培训档案的建立和完善办公室工作制度会会议议管管理理制制度度一、会议流程会议申请会议审批会议通知会务安排会务落实会议总结会议纪要会议记录结束是否二、会议的原则1、公司如开会议应根据实际需要，拟定明确议题。2、开会部门或主管部门负责具体筹备工作，包括费用预算，会议议程安培，议题收集，资料准备，人员通知等。3、会议结束后，主办部门应于24小时内写出会议纪要，并发给相关人员，会议所有资料交由办公室一份存档。三、会议类型1、每日例会：日清日结会时间：每个工作日的早上8：20和下午的4：30。参加人员：公司领导及员工。主持人：部门负责人会议内容：当天工作计划及工作完成情况。2、每周例会每周六上午为周清周结时间，为参加人员：部门所有员工主持人：权限主管会议内容：员工和部门负责人的沟通交流时间3、总裁办公会时间；不定时参加人员：总裁办公会成员支持人：总裁内容：就公司经营和发展的重要事情进行讨论四、会议管理1、控制出席人数，与会无关者不得参加。2、每次会议须明确主体，精制漫无边际的泛泛而谈。3、对重大或有分歧的议题，有关人员在会前单独联络、沟通，而在会议上争执不下时，主持人应及时制止且搁置该问题，会后再议。4、会议发言应言简意赅，相对控制每位发言者时间，对发言精彩者可适时岩石，对发言罗嗦或情绪不稳定应艺术、巧妙的处理。5、会议主持人应提前到会场，举止得当，温文尔雅，讲话声音清晰洪亮，体现领导气质和感染力。6、会议主持人要善于控制会场气氛，对不同发言风格的人员合理安排发言次序，形成一个个生动、活泼、气氛轻松的大小高潮。7、会议主持人自身不应过多发言，除注意发言者外，还要观察听众的反映。8、参会者与会原则：实现仔细阅读奋发会议资料，如有疑问可咨询主办人。细心准备自己的发言提纲，突出重点，留有弹性，并根据会议实现调整，补充。发言或演讲时尽量使用投影、幻灯、录像等设备和图表、报表工具。发言不要过分激动，要有幽默感，对提问不能敷衍或强词夺理，有些问题可会后切磋学会敏锐的倾听各种发言意见、兼收并蓄。不要做出敲笔、剪指、挖耳等小动作。正式会议上衣着打扮不能过随便。视会场气氛可直截了当或委婉提问。不急于发言表现自己，不妨让别人发表意见，然后整合后提出看法或补充遗漏之处开会时候主要不要迟到，并且要把受机调制震动或者是关机。五、落实1、凡会议一定事项设计到部门、部门负责人要认真组织落实，并注意向主管领导汇报落实情况。2、在落实决议过程中如遇到新的问题和情况，使决议无法或难以全面执行时，应及时反映，提交有关会议复议。3、会议责任部分要注意监督、检查会议一定事项的落实情况，督促承办部门的落实进度。4、与会人员遵守会议纪律，注意保守机密。文件档案管理制度前言为加强公司文件档案管理，根据《中华人民共和国档案法》和有关法律、法规，并结合公司的实际，制定本制度。文件档案管理的基本原则：集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主，即公司文件档案由行政部集中统一管理，各部门管理本部门的相关文件档案，以便及时利用，维护文件档案的完整与安全。第一条归档资料的范围：1．公司与有关单位的来往信件、各种协议、合同；2．公司会议记录、纪要、决定、及其通知；3．公司制订的计划、统计、预算、决算、工作总结；4．会议形成的领导讲话文件；5．公司对外交流的文件、协议、报告等；6．公司各部门的发文；7．其它具有保存价值的文件、材料；8．外单位发给各部门的抄送信件、文件和公文；9．公司营业执照、税务登记证等重要文件；10．重要的科技文件、技术资料、方案等。第二条各部门应指定资料员负责公司(本部门)文件档案的收集、整理、登记、保管、鉴定、统计等工作，并建立文件档案的收发登记簿。第三条公司与外部来往的文件的行文、收发、归档由行政部统一办理，行政部文件管理人员负责往来文件的打印、复制、收发、登记、分类、校对、监印、销毁、更换、归档管理。第四条归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存，文件材料整理符合规范。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。第五条公司各相应责任部门应采取有效措施，对档案进行安全保管，并切实加强，对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理。第六条所有失效作废文件由相关部门资料员及时从所有发放或使用场所撤出，加盖“作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用。第七条为某种原因需保留的任何已作废的文件，都应进行适当的标识，对要销毁的作废文件，由其主管部门填写《文件销毁申请》，经部门经理批准后销毁。第八条借阅、复印公司内部文件或档案要履行相关手续，依次填写《借阅、复制审批表》和《文件借阅复制记录》；。第九条借阅人要注意安全和保密，不得私自转借、拆卸、调换、污损；所借文件档案，不得在上面圈点、画线、涂改，未经允许不得复印。第十条档案管理人员应定期对档案进行鉴定，对超过保管期限和无保存价值的档案，应登记造册及时销毁。销毁公司级档案，须经主管领导审核，总裁批准；销毁部门管理的档案，须经部门领导审核批准。第十一条对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成文件档案丢失或损坏的直接责任者，公司将依法进行处理。第十二条文件的编写、审核、批准、发放。1．各部门工作文件由各部门编写、汇总，部门负责人审核，总裁办公会批准，文件管理员负责登记，发放。2．应确保文件使用的场所应得到的相关文件，文件发放、回收要填写《文件发放、回收记录》。第十四条文件的更改1．公司文件由公司组织更改，填写《文件更改申请》，经董事会审核，上报总裁批准后更改，由文件管理员发放。文件管理员应保留文件更改内容的记录。2．其他文件的更改由各相应主管部门填写《文件更改申请》，经部门组织审批，再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。3．所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。第十五条文件的领用1．文件领用者应填写《文件发放、回收记录》；2．因破损而重新领用的新文件，要收回相应的旧文件，因丢失而补发文件，要登记入册并做好相应发放签收记录。第十六条外来文件的控制1．收到外来文件的部门，需识别其适用性，并控制分发以确保其有效。2．负责收集相关国家、行业、国际标准的最新版本的人员，要统一编号，分发到相关部门使用，并把旧标准收回。第十七条文件档案管理应纳入公司办公现代化、系统化、微机化的轨道，不断提高科学管理水平。文书管理规定第一章总则第一条为制度化，规范化文书管理体系，特制定本办法。第二章文件流转细则第二条分类须登记的文书范围：结合《档案管理规定》的要求外来文件：公文（命令、指令、决议、指示、通知、通报、报告、请示、批复、涵、会议纪要）、电报