搜索
公文写作技巧主讲人：杨晔商务公文写作基础知识13商务公文写作技巧2商务公文写作规范一、商务公文写作基础知识1.公文的定义2.公文的特点3.公文的种类4.公文常用词汇5.公文结构用语公文定义公文是公务文书的简称，它是党政机关、企事业单位、法定团体等组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的书面材料。实施管理和对外进行公务活动的过程中，所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是贯彻公司发展目标、开展经营业务，颁布规章制度、请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。公文特点权威性首先，由法定的作者制成和发布；其次，无论是事实、数字还是各种意见、结论，一旦进入正式公文，就不能任意更改、解释、否定；第三，公文是机关、团体、组织开展工作的依据。规范性公文的撰写和处理，从起草到成文，到收发、传递、分办、立卷、归档、销毁等等，都有一套规范化的制度。另外，公文具有特定的体式。其文体、结构、用纸的尺寸、文件标记都有统一的规定。工具性公文是各机关、团体、组织在公务管理过程中最经常、最大量使用的一种工具。公务管理的方法很多，而最科学最正规的方法是利用公文。公文种类从行文关系上一般划分有三种。行文是指一个机关给另一机关的发文。下级向它所属的上级领导机关的行文，即自下而上的行文。如报告、请示。上级领导机关给其所属的下级机关的行文，即自上而下的行文。如命令、决定、指示、批复等。同级机关或者互不隶属机关之间的行文。如函是最典型的平行文。下级向它所属的上级领导机关的行文，即自下而上的行文。如报告、请示。上级领导机关给其所属的下级机关的行文，即自上而下的行文。如命令、决定、指示、批复等。同级机关或者互不隶属机关之间的行文。如函是最典型的平行文。上行文下行文平行文公文种类从具体的文种来看，根据2000年8月24日，国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》的规定，有下列13个文种：命令（令）；议案；决定；指示；公告、通告；通知；通报；报告；请示；批复；函；会议纪要。公文种类根据东航股份公司目前涉及到的公文主要有以下几种：1、决定，适用于对重要事项和重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项等。2、意见，适用于对重要问题提出见解和处理方法。3、通知，适用于发布规章制度；转发上级单位和不相隶属单位的公文；批转下级单位的公文；传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免人员。公文种类4、通报，适用于表彰先进，批评错误，传达重要信息或者情况。5、报告，适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级单位的询问。6、请示，适用于向上级单位请求指示、批准的事项。7、批复，适用于答复下级单位请示事项。8、函，不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题等。请求批准和答复审批事项。9、会议纪要，适用于记载和传达会议情况和决定事项。公文格式及常用的词汇发文机关发文字号标题主送机关落款主题词抄送机关发文机关发文字号标题经办单位抄送机关主送机关主题词中国东方航空股份有限公司党委文件东航股党发〔2011〕70号关于做好2011年度基层党组织换届选举和公推直选工作的通知换届选举公推直选集团公司党组党委工作部经办人各大单位党委公文结构用语一是开头用语：用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为（了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉、兹等。二是结尾用语：如：为要（盼）、特此通知（报告、函告）等。三是过渡用语：如：为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。四是经办用语：如：经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。五是称谓用语：有第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称：该；等等。各大单位党委：为进一步加强基层党组织建设，认真贯彻党的民主集中制，保持和发展党的先进性，切实保障党员民主权利，充分发挥基层党组织的政治核心和战斗堡垒作用，夯实和扩大党内民主，推进公司科学和谐持续发展，根据集团党组关于基层党组织换届选举和公推直选工作的有关精神，现就2011年度基层党组织换届选举和公推直选工作提出以下要求：一、按期完成基层党组织换届选举工作二、着力推进基层党支部公推直选工作三、工作要求特此通知二〇一一年四月十二日关于做好2011年度基层党组织换届选举和公推直选工作的通知二、商务公文写作规范1.请示2.报告3.通知4.函5.会议纪要请示的结构、内容和写法标题（机关+事由+文种、事由+文种）如：关于开展上半年产品质量评比工作的请示主送机关（只有一个主送机关，不能多头请示，不要越级请示）正文请示缘由+请示事项（一文一事）结语（妥否，请批示；当否，请批准为核）单位成文时间报告的结构、内容和写法标题（机关+事由+文种、事由+文种）如：××公司上半年各类产品质量评比工作的报告主送机关（可以一个，也可多个）正文开头：（交待缘由、目的、意义、依据）主体：（陈述说明报告事项）结语（特此报告、专此报告、以上报告请审阅）单位成文时间通知的结构、内容和写法标题（机关+事由+文种、事由+文种、文种）如：通知正文（一般写法）通知的缘由、根据＋通知事项＋执行要求结语（特此通知）单位成文时间写通知一般采用条款式行文，可以简明扼要，使被通知者能一目了然，便于遵照执行。通知的结构、内容和写法通知种类印发、批转、转发性通知批示性通知知照性通知事务性通知任免、聘用通知函的结构、内容和写法1、标题：发函用《关于XXXX的函》复函用《关于XXXX的复函》正式公函，应在标题下方标注发文字号。2、主送单位：发函可多头，复函主送来函单位。3、正文：开头—发函说明缘由、目的，商洽工作、情况交代清；复函引述来函日期、发文号做起首语，表明收到函。主体---发函写清商洽、询问、请求的事项，明确具体；复函要针对来函事项逐一郑重作答，不能回避不答。结尾---发函用“盼复”、“请回复”、“专此函达”复函用“特此复函”、“此复”4、发文单位和日期：同公文，有的加盖公章，有的写明抄送单位。请示和函的区别请示和函都有请求批准的功能，但由于行文方向不同，则要使用不同的文种。请示：则用于有隶属关系的上下级机关之间，下级机关用请示向上级机关行文请求指示批准重要事项。函：主要用于平级单位之间、不相隶属单位之间以及有业务上的主管和被主管关系的单位之间的工作往来。如：关于购置**设备的请示**公司关于与**单位建立合作关系的函会议纪要的结构、内容和写法会议纪要的特点：1、会议纪要属于会议文件它需记录会议情况和议定事项，凡不属于会议内容不能写入会议纪要。撰写人要根据会议客观实际行文，不可以擅自增删会议内容。2、会议纪要与会议记录的区别第一，性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。第二，功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。会议纪要的结构、内容和写法会议纪要正文的结构由前言、主体和结尾三部分组成。1、前言。首先概括交代会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式以及会议主要的成果，然后用“现将这次会议研究的几个问题纪要如下：”或“现将会议主要精神纪要如下：”等语句转入下文。这项内容主要用以简述会议基本情况，所以文字必须十分简练。2、主体。是会议纪要的核心内容，主要记载会议情况和会议结果。写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议，准确地表达清楚。对于会议上有争议的问题和不同意见，必须如实予以反映。会议纪要的结构、内容和写法3、结尾。属于选择性项目。一般是向受文单位提出希望和要求。有的则没有这部分，主体内容写完，全文即告结束。另外，在具体写法上，不同类型的会议纪要，写法也有不同。决议型纪要，主要根据中心议题，着重把会议形成的决定、决议的具体内容一一表述清楚。综合性纪要，主体内容则侧重于突击会议的指导思想，全面介绍会议的基本情况。三、商务公文写作技巧1.商务信函格式与写作要求（英文）2.工作公文写作要求“7C原则”，即清楚、简洁、正确、具体、礼貌、体谅和完整。1.清楚（Clarity）商务信函应使读者一目了然，没有艰涩难懂或产生误会之处。SevenGuidelinesofWritingEnglishBusinessLetters（英文商务信函写作七原则）2.简洁（Conciseness）言简意赅地表达所需表达的意思，同时又无损于书信的完整和礼貌。3.正确（Correctness）正确的商务信函不仅表现为语法恰当，标点符号和词汇拼写正确，还要求叙述正确、提供的事实和数字无误、写作格式规范、技巧运用恰当以及商业术语正确。4.具体（Concreteness）商务信函必须避免采用模糊、大概和抽象的词语和语句，应尽量运用具体的事实和数字，一般使用主动语态来陈述内容。5.礼貌（Courtesy）在商务信函的写作过程中，及时是礼貌之首。此外，应避免使用可能激怒、伤害对方的言辞或语气，语调上要尽可能站在客户的立场上做到互惠互利。6.体谅（Consideration）发信人应尽可能从收信人的立场来考虑问题，在分析对方会如何理解信息的基础上，提供其所需要的信息。7.完整（Completeness）商务信函必须力求完整，要包括写信人希望收信人做出积极反应的一切情况，或是回答来信所提出的全部问题和要求。信函的开头应该直入主题，要避免空洞。根据书写商务信函的目的不同，开头一般分为两大类：一是回复信件；二是主动与对方联系。对于回复信件，可采用以下方式开头。1.英文商务信函的开头TheOpeningandConclusionofEnglishBusinessLetters（英文商务信函的开头和结尾）（1）感谢对方的来信Wethankyouforyourletter(inquiry,telex,e-mail,faxetc.)of…ThankyouforWeappreciateWewerepleasedtoreceivePleaseacceptourthanksfor（2）对来信进行回复Wearepleasedtoreplytoyourletter(inquiry,telex,e-mail,faxetc.)of…InanswertoInresponsetoInreplyto（3）回复来信中的有关问题Withreferencetoyourletter(inquiry,telex,e-mail,faxetc.)of…InreferencetoReferringtoWereferto（4）回复来信中提出的要求或指示Asrequestedinyourletterof…AsrequiredAsinstructedAccordingtotherequest/instructionInaccordancewithIncompliancewithInconformitywith（5）表达满意和欣喜Weweregratifiedtolearnfromyourletterof…thatWeweregladItwasapleasure（6）表达遗憾和惊讶Weregrettolearnfromyourletterof…thatWeweresorryWeweresurprised对于主动和对方联系的商务信函，可以用以下方式开头。Yourcompanyhasbeenrecommendedtousby…Wehavelearntfrom…that…Thenameofyourreputablefirmhascometousthrough…Wehavehadyournameandaddressgiventousby…（1）通过别人的介绍了解到对方（2）对以前信函的补充或确认Furthertoourletterof…对我方某月某日的信函补充如下Withfurtherreferencetoourletterof…Confirmingourletter/conversationo