实用公文写作

1外来文件收文登记（09年）收文号收文日期来文机关文件标题外来文件传阅表时间文件名称（号）传阅人备注2文件承办笺年月日收文第号来文单位字第号年月日标题份数阅者签字日月拟办：批示：结果：第二节会议场合礼仪一、会议场合概述（一）含义会议，是指在遵循一定的会议规则的前提下，围绕一定的议题，三个人以上（包括三个人）在一起共同商讨（商议）问题（议题），以便达到互通情况、交流思想，或得出结论，或达成协议（决定）等3有目的、有组织、有领导的集会。会议有六个方面的特征：①会议的召开必须合乎一定的会议规则；②会议必须有一定的议题；③会议必须有一个最低人数线；④与会人员有平等地发表意见的集会；⑤会议是有目的的（有多种目的）；⑥要有组织、有领导地据行会议。以上几个方面正是会议的基本特征或基本特点，只有符合上述六大特征的集会才能称为会议。广义的会议是指在实际工作中具有上述会议概念某些特征的集会。如各种总结会、报告会、传达会、动员会、表彰会，等等，习惯上也称之为会议。这些会议大多是只“会”而不“议”（不商议、商谈问题）。会议有六个基本构成要素，即与会者、会议主持人、会议议题、会议名称、会议时间、会议地点。（二）分类会议可以按照不同标准、实用性标准、形式等进行分类。二、会议礼仪（一）概述1、含义会议礼仪，是参会人员在召开会议前、会议中、会议后皆应注意的事项，是从组织者、主持人到参加者都要共同遵守的固定程式和行为规范。2、分类会议礼仪包括会议的组织礼仪、会议的主持礼仪、会议的出席礼仪。3、原则规范着装的原则。会议着装的色彩与图案力求素雅、简洁，尤其是会议的主持人、报告人及主席台上就座者，在着装的规范化方面必须带头。严守时间的原则。必须准时参加会议。所谓准时到会，并非正点抵达，而是应有一定提前量。在本地参加会议，应提前5分钟以上到4达会场，以便有充裕的时间签名、领取材料，并找到就座之处。去异地参加会议，最好是提前一天报到，争取一定的时间，以熟悉有关情况。正点开会。正式的会议都有起始时间，时间一到，会议就应当立即开始，不得以任何借口延迟。提倡限时发言，这是从宏观上控制时间的一个好办法。正点散会。会议的全部议程都应在规定时间之内完成，不提倡轻易延长会议时间。维护秩序的原则。在会议举行期间，与会的任何人都要以自己的实际行动来维护正常的会议秩序，不得随意走动、说话，这是遵守会议纪律的最重要的体现。专心听讲的原则。出席会议时，所有与会人员应当专心听讲，并且记好笔记，以便全面掌握、理解会议精神。在他人发言时，专心听讲也是尊敬对方的一种表现。在主席台上就座者要为人表率，不要在他人发言时摇头晃脑，指指点点，大打哈欠，反复看表，读书看报等。（二）规范1、会议的组织许多会议常常因为没有组织好或毫无组织而被搞得一团糟，如没有充分考虑出席对象情况、没有安排好会议日程、会议宗旨不明确等。会前计划是会议成功的基础。会议的组织程式如下。（1）确立会议议题、中心每一个会议都有其目的、重点，小到班组学习座谈会，达到国家人民代表大会，都必须在会前明确议题，否则，目的不明、可开可不开的会议还是不开的好。（2）拟发会议通知，确定会议议程要及早通知参加会议的时间、地点，会议的主题和议程，以及参加会议者的食宿、应准备的发言材料、学习资料等事项。整个会议议程要事先拟定，以使整个会议能够有条不紊地进行。（3）安排布置好会场要根据会议的规模来选择会场的档次、大小。会场布置也要和会5议内容相统一，主席台上方要挂书写会议名称的横幅，会场中要有宣传会议的标语、主席台人员的名牌、参加会议代表团的标牌、指示路线的路标及表示欢迎的室外标语等。还要事先装配、调试会场灯光、音响设备，准备会场茶水、饮料等，一些大型会议还得配备保安、医务人员及有关设施。（4）做好迎接接待工作大型、中型会议一定要安排好与会者的迎送接待工作，不然，与会者不知如何报到，不知食宿及回程如何安排，容易延误会议，对客人来说也是十分不礼貌的。如果对方是德高望重的领导、权威或老弱病残，还应该安排车辆、人员前往机场、车站接送，会议期间的食宿起居应安排专职人员服务。筹划会议应遵循如下步骤：1）确定会议宗旨——确认这些宗旨，并能在制定的时间内实现。2）准备会议内容和议程——会议内容按逻辑顺序排列，每项议程都标上名称和时间。3）选择出席对象——确定出席会议的对象。4）环境布置和设备安排——对会场环境布置提出要求，确认并准备好会场必要的设备。5）制定基本准则——对会议的效率、纪律和秩序，包括服装等提出要求。6）发出通知或邀请——让人们知道会议的召开，与会人员按时间做好准备。2、会议的主持召开会议就像是一次演出——每个人都要扮演一个角色；议程好比剧本，讨论则是必要的即兴发挥。表4-1为会议角色表，列出了会议主持人和参加者各自的职责。若要使会议圆满成功，重要的是大家都清楚所担任的角色，并恰如其分地完成。表4-1会议角色表会组织者参加者6议前确定开会目的考虑是否参会确定参加者进一步确认是否出席与参加者初步接触，以确证他们能否参加明确自己的份内工作确定、安排会议室了解会议主持人准备设备和茶水等明确需要做些什么准备议程表提出还应出席会议的其他参加者分配工作了解会议目的制定会场规则了解什么时候、在哪儿开会邀请参加者、分发议程表和补充材料做一些必要的准备工作联系参加者落实会议室会议中准时开会按时到会阐述会议宗旨倾听按议程表行事积极参与掌握时间克制或避免会内闲谈和分散注意力促进讨论提出问题，确保理解各方面的意见对付棘手的与会者理解并记录需要采取的行动帮助解决争端允许提问明确将采取的行动总结会议后将房间恢复原样并归还设备对会议作出评价对会议及组织者的表现作出评价回顾会议情况发放会议纪要向有关人士简要通报落实要采取的行动落实要采取的行动开始计划下一次会议主持人通常坐在象征权力的主座——离门最远的地方。紧靠主持人右边的座位通常安排给尊贵的客人或高级管理人员。7为了显示平等，鼓励与会者积极参与，主持人也可坐在中间，这表明他不想显示自己的权力。（1）准时开会准时出席应成为一条会议的规则。时间一到，不管是否所有人都已到场，应在5分钟内开始开会（这段时间用于缓冲，解决各人手表误差导致的到会时间不一致问题）。（2）阐述会议宗旨让参加者了解会议的宗旨，并力求达成共识。必要时，可对宗旨的重要性作出解释或重新予以强调，以确保会议围绕原定主题进行。（3）遵守议程表作为会议组织者应遵守议程表的安排，不可随意改变议程。（4）掌握时间主持人应当把握好会议时间，及时提醒发言人不要延误时间，保证会议按议程正常进行。（5）促进讨论会议讨论时组织者应引导并加以控制，使大家既积极参与讨论，又不偏离主题。（6）允许提问提问和回答问题有助于达到会议目的，为了取得最佳效果，组织者应当；让与会者事先知道何时回答问题；预先设想对方会提出什么问题，以便准备答复；事先准备一些问题，以防别人不提问题而冷场；回答要简短；始终要从正面回答；对提问和回答作出总结。（7）明确将采取的行动（8）作出会议总结主持人在会议结束时应留出适当时间进行总结，同时感谢各位与8会者。3、会议的出席（1）准时到达会场，按照会场的指定座位或区域落座。（2）会议正式开始以后，尽量避免频繁进出会场。（3）进出会场或上下电梯时要遵循女士优先的原则。（4）会议期间关闭手机或将手机调到静音状态，不在会场大声喧哗，不在开会期间大声接听电话。（5）无论主席台上，还是在台下，坐姿要端正。（6）出席正式会议要穿正装。（三）提示1、对付棘手的与会者对主导一切者，要表示承认讲话者对论题的了解及其作出的建设性贡献。当有人进行个人攻击时，可部分重复刚才他所讲的内容，并向大家或另外某个人询问对他的话持何看法，同时声明要从其他与会者那里听取意见。对漫无边际者，趁到休息时间或此人讲话停顿时打断他。中断漫无边际的讲话对他个人来说也许是无礼的。组织者表示了解所述事情，再次说明会议宗旨以及时间限制，并将问题引向另一个人或者全体与会者。要求漫无边际者作出总结，当他略作停顿时就打断他的话，并控制他的反应。对闲谈者，组织者停顿下来并直视说话者，转向他们询问他们是否有什么问题。重新说明会议宗旨的重要性，并指出如果每次只有一个人发言，那么大家的收获会更多。每次只有一个人讲话应成为会场规则。对不发言者，找出他们沉默的原因，通过小组交流使他们加入讨论。对唱反调者，了解这种反对情绪究竟有多大影响，可以让反对者帮助做些事情，如担任记录员等。在休息时主动与他交谈。2、帮助解决争端9主持人要充当调停人，鼓励对立双方自己解决争端。要不偏不倚、客观公正地听取各方的意见，承认每一方的立场。如一时无法解决可先搁置该问题，继续进行下面的议程。如果气氛过于激烈，可安排一次休息。实用公文写作讲课提纲主讲：张艳俐序言机关各处室在指导、部署和商谈工作中需借助各种公文来传达和贯彻公司的各项方针政策，发布指令，完成各种工作。（介绍08年公司办理公文的数量统计情况）因此，机关工作人员必须要掌握并会运用各类公文的写作方法和写作技巧，提高写作水平。本讲主要围绕日常办公的使用公文写作，结合具体的工作实际进行较为详尽的介绍。希望对处室工作人员有所借鉴。本次讲座分成两部分：第一部分：介绍实用公文的分类。第二部分：公文写作的基本原理第三部分：介绍常用的公文写作方法。第一部分实用公文的分类一、机关类公文写作分类（一）指挥性公文对指挥性公文概念的理解：指挥性公文，体现着一个指挥集团对人们思想、社会行为的指导，是管理职权的基本手段，具有特殊的法定效力。包括：1、命令；2、指令；3、决定；4决议；5、指示；6批10复。（二）知照性公文对知照性公文概念的理解：知照性公文是指发文机关依法令职权，直接公开公布有关事项时所使用的一种公文。它的内容不涉及国家机密，可以直接广泛的范围公开。包括：1、公告；2、布告；3、通告；4、通知；5、通报；6、公报；7、函；8、意见。（三）呈请性公文对呈请性公文概念的理解：用于向上级机关请求指示、批准。是相关广泛应用的一种上行公文。包括：1、报告；2、议案；3、请示；4、简报；5、调查报告；6、总结。（四）规范性公文（规范性公文是指在一定范围内，对人们的行为规范和准则作出规定而带有强制性和约束力的文书。包括：1、章程；2、条例；3、规定；4、办法；5、细则；6、规则；7、守则；8、制度；9、公约。（五）计划类公文（五计划类公文是用来解决工作活动中准备做什么和打算怎么做事宜的公文。包括：1、计划；2、规划；3、安排；4、要点；5、方案。（六）记录性公文记录性公文是指在公务活动中记载有关事项情况的实录性公文。包括：1、会议记录；2、会议纪要；3、大事记。（七）讲话类公文主要包括：1、报告稿；2、讲话稿；3、开幕词、闭幕词；4、主持11词；5、欢迎词、欢送词、答谢词；6、祝贺词；7、悼词。（八）日常事务类公文机关工作人员在处理日常事务过程中，经常要接触各类材料，诸如表扬信、介绍信、请柬、聘书、贺贴等等。掌握这类公文的知识与写作，能够顺利地处理日常繁多的事务。主要包括：1、汇报提纲；2、启事；3、海报；4、请柬；5、邀请书；6、电报；7、感谢信；8、慰问信；9、贺信；10、表扬信。第二部分公文写作基础原理（一）公文概述。1、公文的基本含义：办理公务的文书，企业开展工作的种种方法、措施，要靠公文进行布置、安排。（通知、会议纪要、活动安排）。2、公文的基本性质：一是直接效用性。二是体式的规范性。定义：公文是单位在行使管理职权，处理日常工作时使用的，具有直接效用和规范体式的文书。（二）公文的特点。1、政策性：充分权威性，观点鲜明。2、实用性：3、可靠性4、定向性5、时间性6、规范性（三）公文的作用。1、颁布法规。2、指挥管理。3、文流信息。124、宣传教育。5、商洽协调。6、凭证依据。（四）公文作者的角色意识。1、公文作者的代言身份。2、公文写作群体化写作。（五）法定作者与执笔人的关系。（六）公文语言的基本特征。1、实用性。2、规范性。3、模式性。（七）公文结构的含义和要求。1、公文结构的含义。序：公文在有了观点，有了材料之后，必须按照一