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2019/9/121商务公文写作培训主讲人：梁兰凌2008年7月24日商务公文写作一开篇－－商务公文写作的概念商务文书分类•指挥性文书——指示•规范性文书——章程•报请性文书——请示•知照性文书——通知•联络性文书——信函•记录性文书——会议记录•报导性文书——新闻•法律性文书——合同常用公文常用公文类型说明.doc•关于移交东莞香堤水岸公司及东莞铸创公司公章及相关文件的请示•关于售楼处笔记本电脑丢失的报告•关于售楼处笔记本电脑被盗事宜的函•关于开展2006年中层管理人员考核的通知•致市统计局经济统计联络函商务公文写作的特点公文写作贵在精确、简单而直接。白居易离离原上草，一岁一枯荣。野火烧不尽，春风吹又生。富新函2008年04号（修改前）.doc富新函2008年04号（修改后）.doc用语精确•对于项目管理人才的需求每年都在增加。对比这两种说法：•对于项目管理人才的需求以每年20％的速度增长。•你的帐款已经过期了。•你的帐款已经过期45天了。用语精确•XX集团关于电脑问题的通知找问题：•缺少“采购”、“管理”等词语来限制中心词“问题”，造成事由过于笼统不具体、不清楚，不能准确反映表达公文的意图。练习•关于申请拨给灾区贷款专项指标的报告.doc•指出公文中的错误公文写作的特点简明句中无余字，篇内无赘语准确一字入公文，九牛拔不出朴实不拐弯抹角，不可以藻饰庄重用词严肃端庄，不带感情色彩商务文书写作要求•意思明确——明白无误，让人一目了然•文理通顺——即流畅表达，又显示写作水平•观点正确——有道理，不搞歪理•实事求是——真实，不掩饰，不夸张•及时迅速——讲效率，讲效益，不拖拉误事•简明生动——增加可读性，防白话、套话、干巴巴•层次分明——有先有后，段落清晰，不转圈•标点规范——正确运用，防一逗到底•格式适宜——不同文种用不同格式商务公文写作二写作步骤－－如何写出好文章行动目标第一步制定正确的行动目标行动目标部门经理让你通知各部门相关人员参加工程维修专题会议，你确定了时间和地点后发一个邮件给各部门应到会人员。请分析你的行动目标。行动目标行动目标－－的行动“我要通知每个应参加会人员会议的时间和地点。”被动目标－－的意愿“我要在会议前一个星期让每个应参加会议人员确认能否参加。”正式指数第二步决定文章的正式程度正式指数1、你本人很了解对方吗？2、目标读者比你们的层级低吗？3、是好消息吗？正式指数1分10分正式指数•形式•称谓•语气正式程度表现在：•祝酒词.doc正式指数•宣传册•电子邮件•政府公文•行文正式的电子邮件附件•可粘贴便条•手写便笺•带抬头信纸•广告传单指出下列哪些媒介是正式媒介正式指数你是总经理秘书，总经理要组织各部门秘书共进午餐沟通感情，请你代表总经理发邮件给秘书们。案例分析：利用“正式指数”工具分析下面的信件的正式程度。说服矩阵第三步决定文章的总体风格说服矩阵立场一致立场不一致资源不充足资源充足说服矩阵说服矩阵目标读者和你是否同一立场？你的读者认识你吗，喜欢你吗？你喜欢你的读者吗？资源•你要读者做的事在他们能力范围吗？•他们本身面临资源约束吗？•他们占有资源吗？立场说服矩阵立场一致立场不一致资源不充足资源充足一象限简单型二象限说服型四象限解决问题型三象限艰难型说服矩阵说服矩阵立场不一致立场一致资源不充足资源充足一象限简单型•罗列事实•短文即可•通知性质二象限说服型•多次沟通•强调利益所在•较长篇幅四象限解决问题型•有问有答•较长篇幅三象限艰难型•不值得花费精力说服矩阵说服矩阵场景一：总经理让你给公司的新年晚会找一个饭店，预算是五千元。你发现了一个好地方：离公司近饭菜可口，在预算之内。案例分析：利用“说服矩阵”工具分析下面的信件的总体风格。简单型说服矩阵场景三：你向老板建议组织员工去听新年音乐会，不再开新年晚会。费用也在预算之内。说服型场景二：你找到了一个地方：各方面都合适，只是报价超过预算五百元。解决问题型层次结构第四步选择文章的层次结构层次结构•连贯式•并列式•分析问题式•问答式•行动结果式公文的“五”大主要层次：层次结构•突出事情的脉络；•浑然贯通，连成一体；•程序安装说明，事故调查报告，工程报告。（一）式按照事情发展经过和时间顺序。层次结构•便于读者信息；•报告、总结、建议书。（二）式层次之间是并列关系。层次结构•结果（批复、指示、命令）；•提出问题，分析问题（情况简报）；•提出问题，解决问题（公告，通知）；•完整结构（指导性通报，决议）。（三）式提出问题，分析问题，解决问题。层次结构•设计问题，突出利益；•突出避免不良后果的方法；•业务通讯，操作程序指南。（四）式用问答来组织全篇。层次结构•突出结果；•问题也是机会；•推荐信，推销信。（五）式直指事情的结果。列大纲第五步列出文章的大纲列大纲•七分想，三分写•磨刀不误砍柴工•提炼想法，有了骨头不愁肉•建立合理次序列出大纲的目的：列大纲利用大纲来有序的组织思路提纲法辐射法列大纲练习写一份搬迁办公楼的请示•关于搬迁办公楼的请示.doc撰写初稿第六步撰写初稿层次结构•一鼓作气，如“冲刺”•冲出初稿后再修改•不要“十步九回头”写初稿的注意事项：商务公文写作三写作技巧－－如何使文章生动有效情感指数技巧一情感指数情感指数提到的次数提到自己或公司的次数计算情感指数减对读者的关注程度情感指数•第二人称代词•第三人称专有词•读者姓名•对读者的暗指增加情感指数：读者为尊技巧二读者为尊读者为尊•非常感谢各位的努力工作，我们公司在05年度超过了预期的目标。比较以下两种说法：•我很高兴地宣布，我们公司在05年度超过了预期的目标。有效的反馈技巧三有效的反馈有效的反馈正面反馈反馈负面的反馈没有反馈反馈的定义：——沟通中，信息接收者向信息发出者作出回应的行为。增加紧迫性技巧四增加紧迫性增加紧迫性增强紧迫感激发读者采取行动专业性商业化时间敏感性“今天下班前······”“1小时之内······”“今天下午3点是最后的提交时间。”“明天见面之前······”“2005年12月31日之前······”“合同生效之前······”时间敏感性句法时间敏感性•避免使用时间代词，如“昨天”、“今天”，“本月”。•重要会议记录、紧急文电，注明时分。•年份一律用公元全称，不得省略。如“二○○八年”不能省称“○八年”。•公元以外的纪年，应加注公立年份，如“民国十六年（公元1927年）”•尽量避免使用农历日期，如非用不可时，则须使用汉字，如“腊月十五”，不能写成“腊月15”•星期几用汉字，如“星期五”，不能写成“星期5”。使用时间应注意的问题增加可信度技巧五增加可信度增加可信度•我们在努力爱护环境。•我们在回收塑料、玻璃、铝材和纸张，尽最大努力去爱护环境。概括性－实用有效的信息简洁技巧六使行文简洁简洁•修改前：“考虑了景观和工程因素之后，我们将建筑位置定在离河最远的地方，或者如果这个位置不能够为大家所接受，我们将会聘请调查员考察一下其他可选的建筑地点。”•修改后：“考虑了景观和工程因素之后，我们将建筑位置定在离河最远的地方。如果这个位置不能够为大家所接受，我们将会聘请调查员考察一下其他可选的建筑地点。”变复合句为独立句：•关于公司网络整体改造的报告.doc•一事一文.doc简洁简洁淘汰层层套话多用陈述性，少用描写性适当运用缩略语（三个代表）商务公文写作四注意事项－－如何使文章更加规范数字的使用请找出下面的句子中的表达上的错误：•本月氯化钾产量为300吨，增加了8％•大专文化程度的由过去的54％上升到78％，大本文化程度的由过去的29％上升到53％。数字的使用•真实、准确；•各个分数之和要与总数相等；•统计口径一致；•计量单位一致；•列举数字有可比性；•“以上”“以下”，按惯例，包括本数在内使用数字时应注意的问题：数字的使用•“增加”、“上升”、“提高”、“扩大”、“增长”等词后面附带“到”、“至”、“为”－－加上增加数的和数。•“增加”、“上升”、“提高”、“扩大”、“增长”等词后面附带“了”或不带“了”字，则不包括本数。•减少时，如“减少”、“降低”、“缩小”后附带“到”、“至”、“为”，是用以说明原数减去减少数后的差数。•带或不带“了”字，则不包括本数在内。倍数关系：数字的使用汉字和阿拉伯数字要统一；公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。使用数字时应注意的问题：层次序数下面的数字有什么问题：外贸局：本市的犀角有以下来源：一、首饰公司在外省收购。二、工艺品公司出口旧工艺品。三、文物部门的残坏犀角制品。鉴于此，为支援中药生产，经研究特提出如下意见：（一）协助同以上单位联系收购；（二）可否按外汇价格结算。土产进出口公司2001年3月20日层次序数公文的层次序数：第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。不要越级套用，限制在四层以内。一般不用“第一”，“第二”，“第三”，“首先”，“其次”，“再次”计量单位•质量（重量）单位千克、公斤、斤、两•长度单位公里、米、尺、公分•功率单位千瓦、马力•功、热单位焦耳、千卡•体积单位毫升、公升、立升•电量单位千瓦时、度•土地面积单位公顷、平方米、亩、平方丈判断题“等”，“等等”的用法下面的句子有问题吗:•林区职工、机关、学校、企业等等单位，都要节约能源。•陈XX等竟然置党纪国法于不顾，公然收取贿赂。•长江、黄河、海河、松花江等等大江河的洪水灾害得到初步控制。•中小学校要充分利用多种形式经常向中小学生进行交通安全常识的教育，如广播、图片、展览、文艺，等。“等”，“等等”的用法•表示列举未尽，且后面再无其他词语时，既可用“等”，也可用“等等”；而当后面有其他词语时，只能用“等”。•无论“等”还是“等等”，其前面所列举的名词或词组一般都不得少于两项。但是，如果“等”字前面为指人的名词或人称代词时，其所列举的内容可是一项，“等等”没有这种用法。•表示列举未尽，且系指人的名词和专有名词时，一般只能使用“等”。•“等”与其前面所列举的名词或词组之间不能出现停顿，而“等等”与前面的词语之间可以用逗号隔开。标点符号请说出下面的标点符号错在哪里:•严禁中外记者利用采访，进行挑唆，煽动性宣传报道。•“一、二十字”、“二、三十年代”、“七、八十岁”•经营项目：馄饨、饺子、面条······等等。•通过这件事，我们深刻体会到：依靠群众，坚持调查研究的重要性。标点符号问：反问句是用叹号还是用问号？“仙桃应当无破损，腐烂。”错在哪里？点号：点断，停顿−句末点号：句号、问号、叹号（停顿和语气）−句内点号：逗号、顿号、分号、冒号（句内停顿）标号：标明语句的性质和作用−九种：引号、括号、破折号、省略号、着重号、连接号、间隔号、书名号、专名号标点符号引号：非法规性的文件，用引号加以强调，而不用书名号。《转发XX省XX厅“关于人文函大招生问题”的通知》特定称谓：《关于“渤海2号”钻井船翻沉事故的检讨报告》缩略语，具特殊含义：《关于“农转非”户口审批制度改革情况的报告》农业户口转为非农业户口：“农转非”需要着重论述的对象，用引号标示。“有物”就是要有内容，“有序”就是要有条理。标点符号括号：在公文标题中，对文件内容的成熟程度予以说明《XX市人民政府住房公积金管理办法（试行）》省略号•引文的省略•列举的省略•说话断断续续•不要与“等”、“等等”一起用标点符号标点符号的点放位置•点号可以放在一行的末尾，但