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机关常用的公文：通知、请示、会议纪要、批复、函、报告、通告。通知是用于批下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文、发布规章、传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项、任免和聘用干部的一种公文。通知具有广泛性、周知性、时致性。1.种类（1）指示性通知。用于直接发布行政法规和对下级某项工作的指示、要求。带有强制性、指挥性和决策性。（2）批示性通知，又称转发性通知。领导机关用批转、转发的方式发布某些法规，要求下级贯彻执行。批转下级机关送来的工作报告、建议、计划等，以及沟通情况，指导工作。（3）周知性通知。多用于上级机关向下级机关宣布某些应知事项，不具有强制性。（4）会议通知。用于对上级或平级。（5）任免通知。上级机关对任免的人员用通知的形式告知下级机关。般只写决定任免、聘用的机关、依据，以及任免、聘用人员的具体职务即可。2.内容（1）标题。发文机关名称+事由+文种；事由+文种；文种“通知”作标题。（2）正文。由开头、主体和结尾三部分组成。开头主要交代通知缘由、根据；主体说明通知事项；结尾提出执行要求。在写正文之前，要在标题之下、正文之上顶格写出被通知对象的名称，在名称后加冒号，或将名称以“抄送”形式写于最后一页的最下方。“特此通知。”“特此通知，望……认真执行。”（3）落款。写出发文机关名称和发文时间。如已在标题中写了机关名称和时间，这里可以省略不写。【例文一】批转性通知国务院关于批转国家税务总局关于加强个体私营经济税收征管强化查帐征收工作意见的通知国发〔1997〕12号各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：国务院同意国家税务总局《关于加强个体私营经济税收征管强化查帐征收工作的意见》，现转发给你们，请遵照执行。……本通知的具体实施意见，由国家税务总局会同有关部门制定。本通知的贯彻执行情况，各省、自治区、直辖市和计划单列市人民政府应于七月底前报告国务院，同时抄送国家税务总局。附件：关于加强个体私营经济税收征管理化查帐征收工作的意见（略）国务院一九九七年二月十八日【例文二】事务性通知通知各分公司各厂：为贯彻市政府安全工作会议精神，研究落实我公司安全生产事宜，总公司决定召开xx年度安全生产工作会议，现将有关事项通知如下：1、参加会议人员：各车队队长，修理厂厂长。2、会议时间：x月x日，会期x天。3、报到时间：x月x日至x月x日上午x时前。4、报到地点：第二招待所xxx号房间，联系人：5、各单位报送的经验材料，请打印xx份，于x月x日前报公司技安科。特此通知！××总公司××年××月××日请示是下级机关向上级机关请求决断、指示、批示或批准事项所使用的呈批性公文。请示属于上行公文，其应用范围也比较广泛。1.特点（1）针对性。只有本机关单位权限范围内无法决定的重大事项，如机构设置、人事安排、重要决定、重大决策、项目安排等问题，以及在工作中遇到新问题、新情况或克服不了的困难，才可以用“请示”行文。请示上级机关给予指示、决断或答复、批准。所以请示的行文具有很强的针对性。（2）呈批性。请示是有针对性的上行文，上级机关对呈报的请示事项，无论同意与否，都必须给予明确的“批复”回文。（3）单一性。请示应一文一事，一般只写一个主送机关，即使需要同时送其他机关，也只能用抄送形式。（4）时效性。请示是针对本单位当前工作中出现的情况和问题，求得上级机关指示、批准的公文，如能够及时发出，就会使问题得到及时解决。2.内容（1）标题。发文机关名称+事由+文种构成。如《*县人民政府关于***的请示》；事由+文种构成，如《关于开展春节拥军优属工作的请示》。主送机关。请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关。每件请示只能写一个主送机关，不能多头请示。（2）正文。其结构一般由开头、主体和结语等部分组成。开头。主要交代请示的缘由。它是请示事项能否成立的前提条件，也是上级机关批复的根据。原因讲的客观、具体，理由讲的合理、充分、上级机关才好及时决断，予以有针对性的批复。主体。主要说明请求事项。它是向上级机关提出的具体请求，也是陈述缘由的目的所在。这部分内容要单一，只宜请求一件事。另外请示事项要写的具体、明确、条项清楚，以便上级机关给予明确批复。结语。应另起段，习惯用语一般有“当否，请批示”，“妥否，请批复”，“以上请示，请予审批”或“以上请示如无不妥，请批转各地区、各部门研究执行”等。落款。一般包括署名和成文时间两个项目内容。标题写明发文机关的，这里可不再署名，但需加盖单位公章，成文时间**年*月*日。3.撰写请示应注意的问题请示的写作首先要和“报告”文种相区别。在这个前提下，一要遵守“一文一事”的原则，主旨鲜明集中。二要做到材料真实，不要为了让上级领导批准而虚构情况，也不要因为没能认真调查而片面地摆情况，提问题；三要理由要充分，请示事项要明确、具体；四要语气要平实，恳切，以期引起上级的重视，既不能出言生硬，也不要低声下气，客客套套。【例文】请求批准性请示关于建立中国工程院有关问题的请示国务院：近年来，我国科学家、工程技术专家和有关人士，曾多次提出建立中国工程院问题。全国政协七届五次会议和中国科学院第六次学部委员大会期间，不少政协委员、学部委员和工程技术专家，又先后提出提案和建议。党中央和国务院领导同志十分重视这一建议。曾就建立中国工程院问题，多次作过批示。根据党中央和国务院领导同志的批示精神，组成了专家研究小组，经过广泛调查研究，听取各方面人士和有关产业部门的意见，进行反复酝酿和讨论，形成工程院的初步方案。现就建立中国工程院的有关问题报告如下。……以上请示当否，请批示。附件：中国工程院筹备领导小组名单。国家科委（盖章）中国科学院（盖章）一九九三年十一月十二日会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。会议纪要不同于会议记录。会议纪要对企事业单位、机关团体都适用。一、标题会议纪要的标题1.会议名称加纪要，也就是在“纪要”两个字前写上会议名称。如，全国财贸工会工作会议纪要；又如，吉林省工商行政管理局长会议纪要。会议名称可以写简称，也可以用开会地点做为会议名称。如，京、津、沪、穗、汉五大城市治安座谈会纪要，又如，郑州会议纪要。2.把会议的主要内容在标题里揭示出来，类似文件标题式的。如，关于加强纪检工作座谈会纪要；又如，关于落实省委领导同志批示保护省级文物七级浮屠塔问题的会议纪要。二、开头部分（简要介绍会议概况）(1)会议召开的形势和背景；(2)会议的指导思想和目的要求；(3)会议的名称、时间、地点、与会人员、主持者；(4)会议的主要议题或解决什么问题；(5)对会议的评价。三、文号、制文时间文号写在标题的正下方，由年份、序号组成，用阿拉伯数字全称标出，并用“【】”括入，如：【2004】67号。办公会议纪要对文号一般不做必须的要求，但是在办公例会中一般要有文号，如“第XX期”、“第XX次”，写在标题的正下方。会议纪要的时间可以写在标题的下方，也可以写在正文的右下方、主办单位的下面，要用汉字写明年、月、日，如“二〇〇二年八月十六日”。四、正文部分它是纪要的主体部分，是对会议的主要内容、主要精神、主要原则以及基本结论和今后任务等进行具体的综合和阐述。(1)要从会议的客观实际出发，从会议的具体内容出发，抓中心，抓要点。抓中心就是抓住会议中心思想、中心问题、中心工作；所谓要点，就是会议主要内容。要对此进行条理化的纪要。(2)会议纪要是以整个会议的名义表述的，因此，必须概括会议的共同决定，反映会议的全貌。凡没有形成一致意见的问题，则需要分别论述并写明分歧之所在。(3)要掌握并运用马列主义的基本理论与党的方针、政策对会议进行概括与总结。它是贯穿在纪要始终的一条红线。(4)为了叙述方便，眉目清楚，常用“会议认为”、“会议指出”、“会议强调”、“与会人员一致表示”等词语，做为段落的开头语。也有用在段中的，仍起强调的作用。(5)属于介绍性文字，笔者可以灵活自由叙述，但属于引用性文字，必须忠实于发言原意，不能篡改，也不可强加于人。(6)小型会议，侧重于综合会议发言和讨论情况，并要列出决议的事项。大型会议内容较多，正文可以分几部分来写。常见的有三种：一是概括叙述式；二是分列标题式；三是发言记录式。五、结尾部分一般写法是提出号召和希望。但要根据会议的内容和纪要的要求，有的是以会议名义向本地区或本系统发出号召，要求广大干部认真贯彻执行会议精神，夺取新的胜利；有的是突出强调贯彻落实会议精神的关键问题，指出核心问题；有的是对会议做出简要评价，结合提出希望要求。【范例】关于协调解决沙面大街56号首层房屋使用权问题的会议纪要第XX号xx年2月2日上午，市政府办公厅xxx主任主持召开会议，协调解决沙面大街56号首层房屋使用权问题。参加会议的有省政府办公厅交际处、广东胜利宾馆、市商委、市国土房管局、二商局、市外轮供应公司等有关部门的负责同志。会议认为，沙面大街56号首层房屋使用权的问题，是在过去计划经济和行政决定下形成的历史遗留问题。早几年曾多次协调，虽有进展，但未有结果。最近，按照省、市领导同志向前看、了却这笔历史旧账的批示精神，在办公厅的协调下，双方本着尊重历史，面对现实，互谅互让的原则，合情合理地提出解决这宗矛盾的方案。经过协商、讨论，双方达成了一致的认识。会议决定如下事项：……会议强调，双方在房屋使用权移交中要各自做好本单位干部群众的工作，团结协作，增进友谊，保证移交工作顺利进行。XX市政府办公厅XX年X月X日[3]批复是一种下行文，是上级机关答复下级机关某一请示时使用的公文。批复一般是专门就某一事、某一问题的答复，内容都比较单一，而且是先有来自下级的请示，才有上级的批复。1.标题批复机关+批复事项+批复文种，如《宏大公司对〈燕奇国际文化交流公司举办燕奇杯书法大赛的请示〉的批复》。批复事项+文种两部分，如《关于建立东风电机厂工会委员会的批复》。2.主送单位即来文请示的单位。其位置在标题之下，正文之上。批复是有针对性的，所以不可缺少主送单位。3.正文（1）开头，一般注明批复的依据，用以说明是针对哪个请示所作的批复，要求写得严谨、明确。如《燕奇国际文化交流公司关于举办'燕奇杯'书法大赛的请示》(燕奇字[1994]14号)收悉，然后，一般写如经董事会研究，现批复如下、经研究，批复如下等。注意不可简单写成×年×月×日来文收悉，许多来文，究竟是哪份，很不清楚。请示的内容决定批复的写法。下级机关只就某个具体事项请示，批复的内容亦简单明了，可直接表态，同意的就写肯定意见，不可意的要提出有根据的、有针对性的缘由。有的批复原则性地提出希望。如希望在弘扬民族文化、促进民族文化与国际文化交流方面，在发扬我公司的企业文化传统方面，作出努力。对请示的批复一般分三种意见：完全同意，不完全同意、完全不同意。意见不同写法也不同。完全同意的批复可以不写同意的理由，只明确表态。如：你部银水字[1994]4号请示收悉，经董事会研究，同意银水湖旅游度假村提前开工(日期为1994年6月6日)。不能得到完全同意的批复，在写此类不完全同意批复时先说明同意部分，再讲清不同意部分及其原因。如：你部公关字[1994]12号请示收悉，经研究同意购制'486'电脑一台，但囿于经费所限，暂不同意购制轻型印刷设备。完全不同意的批复，一定要讲明不同意的理由和根据。因为对下级的请示有完全不同的理解，所以要在周密的思考和研究后，清楚、肯定、有针对性地答复下级请示，不能使用有歧义的词语。也可在发文之前，先向下级单位讲明理由和依据。（2）批复的结尾，多用此复、特此批复等习惯用语。（3）落款，发文机关、发文日期也是不可遗漏和忽视的部分，并且要书写完整。【例文】××市××区人民政府关于组建××集团的请示的批复×政批[1998]第3号××实业总公司：你公司××[1998]1号文收悉，经区政府研究，同意你公司组建××集团，特此批复。××市××区人民政府一九九八年六月二十九日主题词：机构组建批复送：区财贸部、区经委××市××区人民政府办公室一九××年六月二十九日印发共印9份函即信，公函即公务信件。它是高低级和平行机关或不相附属机关之间