公文处理与写作基本知识

-1-公文处理与写作基本知识（2010年1月）一、公文的定义、特点、作用和分类（一）公文的定义公文是党政机关、社会团体、企事业单位在公务活动中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书。（二）公文的特点1、鲜明的政治性。2、法定的权威性。3、严密的科学性。4、体式的规范性。5、法定的程序性。（三）公文的作用1、法规行政约束作用。2、领导指导作用。3、联系公务作用。4、宣传教育作用。5、沟通信息作用。6、依据凭证作用。（四）公文的分类-2-公文在其长期的发展过程中，适应国家机关各项活动的不同需要，逐步形成了不同的种类。1、公文分类的意义（1）正确区分公文类别，有助于公文撰写的规范化；（2）正确区分公文类别，有助于公文传输的制度化；（3）正确区分公文类别，有助于公文立卷归档的科学化；2、公文分类的标准（1）按法定文件规定，公文可分为法定党政公文和机关常用事务文书。国务院2000年8月24日发布、2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》中规定的13种公文。即：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要；中共中央办公厅1996年5月3日发布的《中国共产党机关公文处理条例》中的14种公文：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。机关事务文书，是指国家机关为处理日常事务而制发的文书。常用的有：计划、总结、简报、章程、办法、调研报告、讲话稿等。（2）按公文的行文方向划分，有上行文、下行文和平行文。上行文，即被领导、指导的下级机关向上级领导、指导机关-3-报送的公文。如:报告、请示。下行文，即上级领导、指导机关向下级被领导、指导的机关发送的公文。如：命令、决定、公告、通知、批复。平行文，即同一组织系统中的同级机关或不相隶属机关之间互相递送的公文。如：函、议案。（3）按公文办理的紧急程度划分，有特急公文（特急）、紧急公文（急件）、常规公文（平件）特急公文：是指事关重大而又十分紧急，要求以最快的速度形成、运转和处理的公文。紧急公文：一般也是涉及重要工作需要急速形成、运转和处理的公文。常规公文：是指可以按正常速度形成、运转和处理的公文。（4）按公文的秘密等急划分，有绝密公文（绝密件）、机密公文（机密件）、秘密公文（秘密件）、内部公文（内部件）、国内公文（国内件）、公开公文（公开件）绝密件：指内容涉及最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重损害的公文。机密件：指内容涉及重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重损害的公文。内部件：指内容不涉及国家秘密，但不宜对社会公开，只限在机关单位或一定范围内部运转的公文。-4-国内件：指内容不涉及国家秘密，但不宜对国外公开发布的公文。公开件，指内容不涉及国家秘密，可直接对国内外公开发布的公文。（5）按公文的用途划分，有正件、附件、承办件、参阅件正件：是正式文件，其主要部分是行文部分。它是处理公务的具体书面工具。没有正件，便不会有附件。附件：是附在正件后边，对正件或正件的部分内容加以补充说明的公文或材料。承办件：是指需要办理、执行的文件。这类文件，一般说来，时间性、政策性、强制性较强。参阅件：是仅供阅读参考的文件。它没有强制执行作用。（6）按公文运转的范围划分，有通用公文和专用文书。（7）按公文的效用程度划分，有草稿、讨论稿、定稿、正本、副本、试行本、修订本。3、公文的常规分类（包含事务文书）（1）报请公文。报请类公文，是下级机关单位向上级领导机关报告工作、反映情况、请求回复的公文。如：报告、请示。（2）指挥类公文。指挥类公文，是由上级领导机关制发，用以指导下级机关工作的公文。如：命令（令）、指示、批复、决定。-5-（3）知照类公文。知照类公文，是各级机关之间或机关内部向一定范围通知事项、通报情况、联系工作、公布要求的公文。如：通知、通报、通告、公告、函、会议纪要。（4）法规类文书。法规类文书，是由机关单位或组织团体制定和发布的，要求有关组织和人员强制性贯彻执行的工作或活动的规范与要求的文书。如：章程、条例、规定、办法、细则。（5）计划总结类文书。计划文书，是为实现某一工作目标而制定的有关方法、步骤、措施等的策划性文书。其特点是有较强的指挥性、针对性、激励性。如：计划、总结、调研报告、工作研究、简报、会议纪录。（6）演讲类文书。演讲类文书，是在集会和公众场合发表讲演的文书。（7）常用经济类文书。本来是属于专用文书。但随着机关工作都以经济为中心，因而其中不少文种已经成为国家机关常用的事务文书。如：经济调研预测报告、经济活动分析报告、可行性研究报告、经济合同、产品说明书、经济广告。二、公文的行文规范（一）公文的行文规则1、行文应当确有必要，注重效用。不滥发空文。简化行文手续。-6-2、尊重组织关系，根据机关间的工作关系准确行文原则。3、党政分开的原则。行政机关不能向党的组织发指示性文件，不以行政机关名义向党组织请示问题。党组不向下级行政机关和党的组织行文。行政机关在发文时，如涉及党的工作内容，应与同级党委联合行文。4、精简公文和控制数量原则。不重复行文，不多头行文。5、一般不越级行文的原则。只有上级机关指定直接越级上报的公文，检举、控告直接上级机关的公文才可以越级行文。6、应分清主送机关和抄送机关。不多头主送和忽视抄送，尊重机关职权；7、报刊上发表的文件，视为正式文件。8、机关内部应规定发文权限，部门内设机构除办公厅（室）不得对外正式行文。9、上级机关的公文不能随意翻印、转发。10、行文由办公秘书部门统一处理的原则。11、公文不直接报领导者个人的原则。12、请示不抄下级机关的原则。13、请示只主报一个机关的原则。14、向下级机关和系统的重要行文应该同时抄送直接的上级机关。15、政府各部门除以函的形式商洽工作、询问情况和答复问题、-7-审批事项外，一般不得向下级政府正式行文件。如所发文件内容涉及须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，但文中必须清明“经市或县（区）人民政府同意”字样。（二）公文的行文方式1、逐级行文。逐级行文，是指某级机关向直接的上级机关或所属的直接下一级机关的行文。即按机关层次一级一级地行文。2、多级行文。多级行文，是指向两个或两个以上级别的机关的行文。3、直接行文。直接行文，是指不受组织系统与级别层次的制约而直接向对方机关单位制发公文。4、越级行文。越级行文，是指越过直接的上级或下级机关向更高的上级机关或更低的下级机关行文。越级行文只限于下述情况：一是由于发生了严重的紧急情况，如发生重大的恶性案件、敌人入侵、严重自然灾害等；二是经过请示直接上级领导机关，但长时间得不到解决的问题；三是直接上下级机关之间或有关部门之间有争议而久拖不决的问题；四是上级领导机关直接交办，并指明越级上报的事项；五是对直接上级领导机关进行检举、揭发、控告的问题；需直接询问、答复联系的具体事项，而又与直接上级机关无关的，可越级行文。5、联合行文。对于涉及各机关（部门）之间的事宜，可联合行文。联合行文时，作者应是“同级机关”。-8-三、公文的格式这里所讲的公文格式是国务院2000年8月24日颁布的《国家行政机关公文处理办法》及中国标准出版社出版的《国家行政机关公文格式》（GB/T9704——1999）规定的行政机关公文格式。行政公文由眉首（红色反线以上的部分）、主体（标题至主题词之间的部分）、版记（主题词及其以下各要素）三大要素（部分）构成。下面，讲讲构成行政公文各要素的格式规范，包括不同文种的格式规范。（以上加文本演示说明）具体为：公文用纸和文件头的规范；公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度标识规范；发文字号及签发人标识的规范；标题的规范；主送机关标识的规范；正文的格式规范；附件标识规范；成文日期标识及盖章规范；附注的规范；版记的规范；印刷和页码标识的规范；几种文种格式上应注意的问题。（一）公文的眉首格式置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156㎜）以上的各要素统称眉首。它们包括公文份数序号、秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。（二）公文的主体格式置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间各要素统-9-称主体。公文的主体格式由公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注组成。（三）公文的版记格式置于公文主题词以下的各要素统称版记。公文的版记格式，由主题词、抄送机关、印发机关、印发时间、版记中的反线等构成。四、公文文种及写作规范要求（一）通知通知是上级机关向下级机关传达指示、部署工作，批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文，布置工作与周知事项时所用的一种下行公文，有时也是告知有关单位需要周知或共同执行的事项的平行文种。通知用得最为广泛，因而使用频率很高。A：主要类型有：1.部署工作性通知。2.贯彻指示性通知（指示性通知）。3.管理措施性通知。4.会议、培训通知。5.任免聘用干部通知。6.事务性通知。-10-7.交流信息类的通知。8.印发类通知（发布性通知）。9．转发类通知。1０.批转类通知。批转、转发和印发有区别。批转是上级对下级的文件，加批语以“通知”向下转发；“转发”适用于转发上级机关和不相隶属机关的文件；印发适用于本县（区）、本部门印发法规、规章性公文、讲话、工作意见、要点、实施方案、计划、规划等。B：通知的规范要求：1.通知是下行文。2.通知可以联合行文。3.工作部署性通知，一般分根据、事由和工作要求3部分，4.通知内容广泛、形式多样。5.通知是格式要素较为齐备的一种公文，一般只是没有“签发人”栏。6.所有转发、批转、印发的对象都是公文的主件的一部分，不作“附件”看待。（二）报告“报告”是下级机关向上级领导机关，业务机关向指导机关，执行机关向权力机关汇报工作、反映情况、提出意见建议、答复询问所使用的陈述性上行公文。“下情上达”是制发“报告”-11-的目的。所以报告的内容要求以摆事实为主，表达方式以概括叙述为主，要客观地向上级反映具体情况，不要过多地采用议论和说明。语气要求委婉、谦和，不宜用指令性的语言。A：报告的特点，概括有四：一是报告的行文目的是向上级汇报本机关的工作、情况、建议、答复等，它不直接请求上级机关正面回答报告中的问题，所以不带请示事项，这也是它与请示区别的重要区别之一。二是报告中一般不提出建议或意见。否则就要采用“意见”这一文种。如果确需在某一领域或某些部门贯彻报告中提出的建议或意见，可建议上级机关批转到有关部门贯彻执行，报告一经批准，便作为批转文件的内容的一部分下发，其权威性依赖或附属于批转机关，不能作为“附件”。三是报告在内容上不象请示那样有“一文一事”的要求，它可以在一件公文中综合报告几件事情，层次结构也比较复杂。四是报告广泛使用于下级机关向上级机关反馈信息，是沟通上下级机关纵向联系的一种重要形式。向上级及时汇报工作、反映问题、提出建议，也是下级机关必须履行的一项工作制度。B：报告的主要类型。报告是向上级机关汇报工作、反映情况，提意见或建议，答复询问使用的文种。分5种类型：1、正常工作报告；-12-2、情况报告；3、回复性报告；4、文件备案报告；5、意见建议性报告（一般应以“意见”上报）。（三）请示下级机关在工作中发生的不能自行决定的重大问题，不属本机关权限审批的事项，需要上级帮助解决的重大事项，以及对上级指示要求中不明确的问题等，向上级请求批准、指示时使用的公文文种。A：请示通常分类四类：1.请求审批事项请示。2.请求解决问题的请示。**以上两类请示件，结束语用“当否，请示。”、“特此请示，请审示。”字样。3.建议性请示。**此类请示件，结束语用“妥否，请批示。”字样。少部分需要批转执行的，结束语用“以上请示，如无不妥，请批转有关部门执行”的字样。4.请求指示、答复问题的请示。**此类请示件，结束语用“以上请示当否，请指示。”字样。B：请示的规范要求-13-1.不越级请示，不横向请示。2.请示不能多头主送。3.请示公文一文一事。4.请示件要有上报机关明确而具体的意见。5.请示件不下发。6.紧急请示事