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常用公文写作2015年4月一、公文的特点和作用二、公文种类三、公司常用公文类别四、几种常用公文五、公文常见错误六、政治家与公文目录第一部分公文特点和作用“经国之枢机，为政之先要”——梁代刘勰公文是党和国家机关在治国理政的进程中，用以表达意志、发布号令、传递交流重要信息的最主要载体和工具，是一种具有特定效力和规范格式的文书。公文的质量，直接反映机关的思想深度、政策水平和对社情民意、重大问题分析掌控能力，直接关系党的意志和方针政策的传达贯彻成效，直接体现机关干部的能力素质和工作水准。4一、公文的特点鲜明的政策性法定的权威性体式的规范性限定的时效性语言的平实性指导工作，传达意图。（通知）联系工作，交流情况。（函）请示工作，答复问题。（请示、批复）总结工作，推广经验。（通知、决定）记载工作，积累史料。(各文种）二、公文的作用实事求是原则准确规范原则精简高效原则安全保密原则三、公文工作基本原则四、企业公文企业公文是在生产经营和行政管理等过程中形成的具有强制执行效力和规范体式的公务文书。是传达贯彻党和国家的方针、政策，贯彻落实企业战略部署、经营方针，发布规章制度，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况和进行经营活动等的重要工具和历史资料。第二部分公文种类2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发《党政机关公文处理工作条例》的通知（中办发〔2012〕14号）公文种类主要有（15种）：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。与原《条例》和原《办法》的不同注重继承保留，文种数量相对减少。原《条例》和原《办法》共18个文种；最终《条例》确定党政机关公文主要文种15个，去掉了“指示”、“条例”、“规定”。原则上不区分党政机关文种适用对象。只有命令（令）、议案两个文种例外。15个文种适用范围表述的变化。对决议、决定、命令（令）、公报、通告、通知、通报、报告、纪要等9个文种适用范围作出修改。一、区分公文种类的功用一是体现公文性质。二是反映行文方向。（上行文、平行文、下行文）三是表达行文目的。四是揭示公文特点。公文的结构，总的来看包括以下两个部分：公文的外部形式：——格式，即国家标准规定的固定格式。公文的内部组织：——内容，即公文的主体部分。二、公文格式依据：1、中共中央办公厅、国务院办公厅《关于印发〈党政机关公文处理工作条例〉的通知》（中办发〔2012〕14号）；2、中华人民共和国国家标准《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012），2012年6月29日发布，2012年7月1日实施。格式要素《条例》份号涉密公文应当标注份号。密级和保密期限涉密公文应当分别标注密级与保密期限。紧急程度紧急公文分别标注“特急”“加急”，电报分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”发文机关标志一种是发文机关全称或者规范化简称加“文件”；一种是使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文，可并用联合发文机关名称，也可单独使用主办机关名称。发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文使用主办机关的发文字号。签发人上行文应当标签发人姓名。标题由发文机关名称、事由和文种组成。主送机关公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。格式要素《条例》正文公文的主体，用来表述公文的内容附件说明公文附件的顺序号和名称。发文机关署名署发文机关全称或者规范化简称。成文日期署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期印章公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。附注公文印发传达范围等需要说明的事项。抄送机关除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关的统称。印发机关和印发日期公文的送印机关和送印日期。页码公文页数顺序号。主题词取消。（一）公文格式要素划分版头：公文首页红色分隔线以上的部分。包括：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线（一）公文格式要素划分主体：首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分。包括：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件版记：首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分。包括：版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期页码（一）公文格式要素划分1.发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前。（二）行文格式几大常识2.标题一般由发文机关全称或规范化简称、公文主题和文种组成，位于红色分隔线下空二行位置。多行标题排列为梯形或菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏型。多个发文机关名称之间用空格分开，不加顿号，换行时省略。（二）行文格式几大常识梯形标题3.主送机关主要受理公文的机关。主送机关名称应用全称或规范化简称或同类型机关统称；向下普发的公文主送机关名称应规范、稳定。有多个主送机关的，各机关名称之间用顿号隔开，最后一个主送机关名称后标全角冒号。（二）行文格式几大常识4、正文中的层次序数第一层“一、”第二层“（一）”第三层“1.”第四层“（1）”排版：数字、年份不能回行。（二）行文格式几大常识5.成文日期•一般署会议通过日期或领导同志签发日期。两位以上领导人审签，署最后一位的签发日期；联合行文，署最后签发机关领导同志的签发日期。6、加盖印章的公文联合行文时，将发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，印章下压发文机关署名。最后一个印章下压发文机关署名和成文日期。（骑年盖月）印章之间排列整齐，互不相交或相切。（二）行文格式几大常识包括版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等内容的规定。（三）文尾部分7.抄送机关•指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和无隶属关系的机关。三、公司常用公文类别公司党委、行政公文，主要有9个文种：决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。30（一）决定用于在公司职权范围内，对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。◆如：《关于彭灿锋等同志职务任免的决定》《关于表彰2014年度优秀领导班子和优秀中层管理人员的决定》◆三大特点：重大性、决策性、具体性◆正文由原因和事项两部分组成。31（二）通知用于传达上级指示，批转下级公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，印发公司规章制度，任免人员。◆如：《关于下发建筑安装工程税款代征办法的通知》《关于成立档案工作领导小组的通知》《关于五一节放假及调整作息时间的通知》◆五大特点：多功能性、发布性、指示性、中转性、周知性◆由标题、通知缘由、通知事项三部分组成。32（三）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。◆如：《关于2011年“管理年”项目评比结果的通报》《关于对TRT主厂房桩基施工合同拖延事件的处理通报》《关于能源中心江边水站泵房被淹事故的处理通报》◆五大特点：提倡和褒奖作用、告诫和教育作用、提醒和启示作用、知照性、指导性◆由标题，缘由，事项，处理意见，原因分析，希望或要求等几部分组成。33（四）报告适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。（五）请示适用于向上级单位请求指示、批准。34（六）批复适用于答复下级单位请示事项。◆如：《关于同意召开共青团阳春新钢铁有限责任公司第一次团员代表大会的批复》（七）意见用于对重要问题提出见解和处理办法。◆如：《2015年公司党委工作安排意见》35（八）函适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（九）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。36第三部分几种常用公文1.报告2.请示3.函4.会议纪要37报告报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。报告只向本机关的直接上级发出。“直接上级”既指直接隶属的领导机关，又指主管的职能指导机关。38一、行文的单向性：上行文二、表达的陈述性：大都采用叙述和说明这两种表达方式。三、沟通性:下情上传报告的特点39报告的分类一、根据性质：综合报告、专题报告二、根据要求分：呈报报告，呈转报告三、根据内容分：工作报告、情况报告、答复报告、报送报告、建议报告40按内容划分的几种报告一、工作报告是向上级机关或重要会议汇报工作情况的报告。它主要用以总结工作，反映某一阶段、某个方面贯彻落实政策、法令、批示的情况。如：公司第一次党代会《工作报告》41二、情况报告是指用于向上级反映工作中的重大情况、特殊情况和新动态等的报告。这种报告便于上级和机关根据下级情况，及时采取措施，指导工作。如：《关于高炉使用含钛烧结矿的情况报告》《班子民主生活会报告》《关于尽快解决企业用地相关问题的报告》三、答复报告是针对上级机关向下级机关提出询问或要求，经过调查研究后所作的陈述情况或者回答问题的报告42四、建议报告是指根据工作中的情况动向和存在问题向上级机关提出具体建议、办法、方案的报告。五、报送报告（递送报告）是以报告的形式，向上级呈报其他文件、物件的说明性公文。43报告的格式和写法◆两大特点：陈述性、汇报性◆报告一般由标题、主送机关、正文、发文机关和日期组成首部：标题、主送机关正文尾部：发文机关、日期组成44首部标题报告的标题常见的形式有两种，一种是由发文机关、事由和文种构成，如《××关于××铁路建设情况的报告》；另一种是由事由和文种构成，如《公司行政工作报告》。主送机关报告的主送机关可以是一个，也可以是几个。一般是直属上级机关和业务部门。45正文报告正文的结构一般由开头（报告缘由）、主体（报告事项）和结语三部分组成情况—做法—问题（意见）；情况—原因—责任或处理意见；情况—问题—建议等46尾部落款发文机关和日期一般情况下，要求在右下方署上机关单位或主要负责人姓名。之后，于其下写日期，并加盖单位公章或主要负责人印章。47报告的写作要求（1）叙述事实，简明扼要；概述。叙述的条理性；点面结合。（2）重点突出，中心明确；（3）反映情况，实事求是。（不规范的报告：《报告》）48请示涵义：请示是下级机关向上级机关请求决断、指示、批示或批准事项所使用的呈批性公文。（上行文）49请示请示是呈请性、期复性公文，不同于报告的呈报性、陈述性。呈请是对上级有所请求，期复是期待上级答复。所以请示是双向性公文，下级有请求，上级必有答复。它与同为上行文的单向性报告不一样。50请示的分类1、请求指示性请示；2、请求批准性请示；3、请示批转性请示。51请示的特点针对性只有本机关单位权限范围内无法决定的重大事项，如机构设置、重大决策、项目安排等问题，以及在工作中遇到新问题、新情况或克服不了的困难，才可用“请示”行文。请示上级机关给予指示、决断或答复、批准。呈批性单一性“一文一事”“一事一请”。时效性事前行文，及时发出。52首部标题：请示的标题一般有两种构成形式：一种是由发文机关名称、事由和文种构成。如《××厂关于××××××的请示》；另一种是由事和文种构成，如《关于XX厂机构调整的请示》。签发人：在发文字号右侧标注签发人主送机关：请示“一般只写一个主送机关，除领导直接交办的事情外,‘请示’不得直接送领导者个人。”注意事项标题一般写明发文单位+事由+文种，写标题要注意，不能将“请示”写成“报告”或“请示报告”，缘由中也不要重复出现“申请”，“请求”，“关于XXX的请示报告”之类的词语。不规范的请示，如：《关于请求解决施工用地的请示》、《关于申请设置专职仓库材料会计的报告》54正文其结构一般由开头、主体和结语等部分组成