搜索
第二章公文写作公务文书：简称公文，是法定的机关与组织在依法履行职能的过程中按照规范体式和处理程序制成的具有现行效用和信息记录功能的书面文件。第一节：公文概述一、公文的性质1、法定效力：公文具有法定约束力，这种约束力的范围和性质等是由公文制发机关的法定权限决定的。2、规范体式：公文的文种、作用、名称、格式、行文规则、收发办理等都有一套相应的操作程序，按照国家统一的规定和规范执行，不得擅自违反。3、来源经验：所有的规定性文字，都是实践经验的总结。二、公务文书的广义和狭义狭义的公务文书指的是国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》中涉及的“公文”，指的是“行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具”，分为13个文种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要狭义的公文也叫“行政公文”广义的公文不限于“行政机关”，社会团体、企事业单位等也可以使用，使用范围更宽，文种更多。命令（令）：适用于依照有关法律公布行政法规和规章，宣布履行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。决定：适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。通报：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属的机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通知：用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属的机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。请示：适用于向上级机关请求指示、批准。批复：适用于答复下级机关的请示事项。意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。函：适用于不相隶属的机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。三、公文的特征1、鲜明的政治性和目的性2、由法定作者制成和发布3、法定权威性和现行效用4、特定体式和处理程序四、公文的分类1、按公文形成和使用范围分:通用公文：通用，指的是使用范围上的广泛和有用。有些公文无论对全国哪个机关、部门、团体都有约束力，这样的公文是通用公文。专用公文：适应各个部门、单位的，不具有通用性的公文。如工业、农业、林业、教育、军事各有不同的约束公文，这些公文属于专用公文。2、按公文的机密程度和阅读范围分：秘密公文：通称密件，内容上涉及党和国家机密的公文，一般来说应当标明密级和保密期限，秘密公文只能在限定的时间、范围内传达和阅办。按密级分为绝密、机密和秘密三个密级，绝密、机密文件应当标明序号和份数。普通公文：通称平件，按阅读范围可分为内部文件和公布文件。内部文件指的是内容不涉及机密，但也不对外公开发布，只在机关内部传递或传阅。大多行政公文属于此类。公布文件指的是向人民群众或国内外公布周知的公文。3、按行文方向划分上行文：向所属上级机关报送的公文。平行文：同级机关或不相隶属机关之间来往的公文。下行文：向所属下级机关发送的公文。4、按公文的性质和作用划分法律性公文：国家权力机关、行政机关制定的法律、法规和规章等。指挥性公文：向所属机关传达、贯彻党和国家的政策、方针，体现上级意图，施事行政指挥的公文。知照性公文：向受文机关通报情况，知照事项，要求遵守或办理的公文。报请性文件：向上级机关报告工作，提出建议，请示问题的公文商洽性公文、证明性公文、记录性公文等5、按对公文处理的时限要求划分紧急程度就是对公文发送和处理的时间要求紧迫和急切的程度。普通公文——平件紧急公文——急件——特急件6、按照公文的来源收来文件（收文）：本机关收进的外单位制发的文件外发文件（发文）：本机关发送给外单位的文件五、公文的格式中华人民共和国国家标准GB/T9704-1999《国家行政机关公文格式》公文格式有三个部分，分别是眉首、主体、版记1．眉首就是常说的“文头”、“版头”，在公文首页的上端，约占首页的1/3，由以下七部分组成。（1）公文份数序号：同一公文印刷若干份时，每份公文的编号，用阿拉伯数字（不少于两位数字）顶格标识在左上角第一行。绝密和机密公文应该标明份数序号，其他公文可不标明。（2）秘密等级和保密期限：秘密等级有绝密、机密和秘密三种级别。用3号黑体字，顶格标识在右上角第一行，两字之间空一字。如果需要写明保密期限，则密级和保密期限之间用★号隔开，密级两字之间不需要空一个字。（3）紧急程度：分“特急”、“急件”两种形式。用3号黑体字，标在秘密等级下方，两字之间空一个字。（4）发文机关标识：由发文机关全称或规范化的简称后面加“文件”组成，某些特定公文可以不加“文件”。联合发文的，主办机关在前，“文件”两个字在发文机关右侧，上下居中排列，如发文机关过多，必须保证首页显示正文。它是眉首的核心部分，居中，占版面的三分之一，一般距离版心上边距为25mm。一般都套红，俗称“红头”。字体为宋体，字号可酌情。（5）发文字号：由发文机关代字、年份、序号三要素组成，位于发文机关下空两行处，3号仿宋，居中。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份要写全，用“﹝﹞”括入；序号不加“第”字。如“京政办发﹝1997﹞10号”（6）签发人：是代表机关核准并签发公文的领导人。上行文应当注明签发人，此时发文字号居左空一格，签发人平行并列于发文字号右侧，居右空一格。（7）红色反线：发文字号下一行，隔开眉首与主体部分，和版心等宽。2．主体主体是每份公文的内容，由以下七部分组成。（1）标题：就是公文名称，在红色反线之下空两行，可分一行或多行居中排列，回行时要注意词义完整，2号宋体字。公文标题除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点。公文的标题一般采用“发文机关名称+事由+文种”三要素组成，多为三项式标题，如：“国务院关于加强水土保持工作的通知”如果正文比较简短，内容一目了然，则标题可以省略事由，成为两项式标题，如：“北京市人民政府通告”如果是某机关、团体、单位的内部公文，或者内容不太重要的非行政公文，可以省略发文机关。凡是重要官文，为体现郑重性和权威性，一般不省略发文机关。如：“关于白条不得报销入账的通知”“关于开展青年志愿者活动情况的报告”（2）主送机关：是指公文的受理机关，顶格写在标题之下，字体与正文同。如果是周知性公文，则可以没有主送机关。（3）正文：总体要求观点鲜明、条理清楚、文字简练、内容准确。（4）附件：随正文发送的其他材料，在正文后下一行左空2字用3号仿宋字标识“附件”二字，后有冒号和名称。名称后不加标点。如：附件：1.……2.……附件在主件之后，一起装订，并在附件左上角顶格标明“附件”“附件一”等字样。（5）成文日期：用汉字将年、月、日标全（不用阿拉伯数字，“零”写成“○”，不要写成0），具体日期以领导人签发的日期为准；成文日期一般右空四字。（6）生效标识：包括发文机关的印章或签署人姓名。公章一般上距正文2-4mm，居中下压成文日期。如果成文日期上有发文机关名称，则公章应在发文机关名称中间。印章务必和正文在同一页，不能采用“此页无正文”的形式标注。（7）附注：对正文的某些内容或或有关事项、要求的说明。用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。3．版记公文末页的下方是版记部分。（1）主题词：是揭示公文主要内容并经规范化处理的词或词组，只能从上级机关制发的公文主题词表中选择，最少2个，一般不超过5个，最多7个。各主题词之间空1字格，不写标点符号。“主题词”用3号黑体居左顶格，词目用3号宋体。（2）抄送机关：主题词下一行，左空1字用3号仿宋体标识“抄送”后用冒号。多个抄送机关用用顿号或逗号隔开，最后一个抄送机关后标句号。上下用与版心等宽的反线隔开，形成一个栏。（3）印发机关：位于抄送机关下，左空一字占一行位置，3号仿宋。印发机关不是发文机关，多是发文机关印制公文的主管部门，一般是该机关的办公厅（室）或文秘部门。（4）印发日期：送印刷厂付印日期。和印发机关同行，右空一字。之下也加反线。版记的最后一项应该在最后一行。4、其他规定（1）公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），一般上边距为37mm，左边距为28mm；一律从左而右横排（民族自治区域可以用汉字和通用的少数民族文字共同书写，可按照少数民族的习惯排版）；（2）正文用3号仿宋字，每面排22行，每行排28个字；（3）公文规定在左侧装订，双面印刷。（4）页码用4号半角阿拉伯数字，左右各有一条一字线。如“-1-”，单页码居右空一字，双页码居左空一字。（5）公文不同的文种，具体的格式有所不同。请根据公文构成要素与书面格式规范，指出公文中的错误并加以辨析。（2004年全国自考《公文写作与处理》试题）滨海县人民政府文件滨发(97)02号关于做好春耕生产的通报各乡镇党委、人民政府、县政府各部门：为了切实做好今年的春耕生产，现将有关事项通知如下：…………滨海县人民政府1997.2.26(盖章)主题词：春耕生产通报抄送：…………滨海县人民政府1997年2月28日印发共印80份六、公文写作要求1、公文写作要严格符合政策法令公文带有鲜明的政治性和政策性，所表达的观点和意图，提出的意见和措施等都必须符合国家的方针、政策。否则，上级有权撤销或改变。但公文也不能一味地成为上级的传声筒，而要结合具体的实践情况，使之具体化。2、突出正文、抓住中心A：注意回答三个问题，即why（为什么写）、what（要求什么）、how（怎么做）B：直笔表述，实事求是。叙事要概括，一般用顺叙而不用倒叙、插叙等，不作铺陈和细节描绘，议论精当，不要旁征博引，用语简洁明白，不用曲笔，要直言不讳，不要委婉曲折，追求所谓“言有尽而意无穷”。态度鲜明，不能含混不清。C：一文一事。一个公文只提出或解决一个方面的问题，便于处理、归档、检索。3、注意主项，讲究结构公文的行文要严谨周密，脉络清晰。公文正文的结构，一般分为开头、主项和结尾三个部分。A：正文开头开头要求开宗明义，开门见山，通常由3种写法。（1）引据式：开头先引用法令规定，或政策指示，或事实道理等，增强说服力。（2）目的式：直接说明行文的目的和意义，一些内容简单的公文常这样开头。（3）综合式：（1）（2）并用。B：主项主项是公文的核心，是主要内容。（1）并列式结构：把所提出的意见、要求等分条列项予以说明。（2）递进式结构：按照时间顺序、事物发展的顺序，逻辑顺序，层层深入，逐步推进。（3）总分式结构：先提出统领全文的观点，然后再具体详细阐述。（4）因果式结构：基本结构是前因后果，按照“制文缘由”“施办事项”“办文要求”的结构来处理。C：结尾结尾主要表述发文机关对文件实施和办理的要求，或者要求执行，或者请求批复，或者提出希望等。有些公文习惯上的结尾用语，如“以上意见，如无不当，请批转各部门执行”“特此函告”“以上通知，请研究执行”等等。4、注意语言规范公文的语体风格色彩是庄重、准确、简明的，在语言上有自己特殊的要求。（1）使用规范的书面语言公文要用合乎普通话语法规范的书面语，不用口语、方言、俗语等，如贸易-生意，盈利-赚钱，资金-老本，粗枝大叶-马马虎虎，敏捷-麻利等。为了庄重典雅的风格，可以使用一些成语或文言色彩浓厚的词语，如“引咎辞职”“者”“其”“三令五申”等。在句式使用上，多用严谨的结构复杂的长句，而少用口语中的短语。（2）广泛使用公文用语有一些词语长期在公文中使用，成了公