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成都基地行政公文写作商务公文写作步骤决定文章的正式程度设定文章的总体风格选择文章的层次结构列出文章大纲撰写初稿与综合校对修改商务公文写作1—写作步骤制定正确的行动目标步骤一、制定正确的行动目标被动目标：领导交办的任务发出人的意志主动目标：公文对象的实际行动正确的行文目的：将被动目标转化为主动目标我希望对方读完这篇东西后做些什么？【案例】在某公司中，总经理让其秘书组织全公司的秘书开会，要求秘书确定时间和地点后发一个邮件告知所有的秘书。--------分析主动目标与被动目标步骤二、决定文章的正式程度1、你本人很了解对方吗？2、目标读者地位比你低吗？3、是好消息吗？正式程度的判断依据：正式指数（特别了解10分，比较了解7、8分，不了解甚至很不了解1－3分）（下属10分，平级5分，上级1分）（好消息10分，坏消息1分）三个问题的得分之和越低，则相应的商务文书应该越正式。正式程度的三种表现：形式、称谓、语气步骤三、设定文章的总体风格目标读者和你是否同一立场？你的读者认识你吗，喜欢你吗？你喜欢你的读者吗？立场资源你要读者做的事在他们能力范围吗？他们本身面临资源约束吗？他们占有资源吗？关于游说矩阵：同一立场资源充足立场不同资源充足立场不同资源不足立场一致资源不足步骤四、选择文章的层次结构三种主要的结构层次按照事情发展经过和时间顺序。Ω突出事情的发展脉络；Ω浑然贯通，连成一体；Ω程序安装说明，事故调查报告，工程报告。（一）：连贯式Ω便于读者查找信息；Ω天鹅下蛋式；Ω报告、总结、建议书。Ω层次之间是并列关系。（二）：并列式提出问题，分析问题，解决问题。Ω结果（批复、指示、命令）；Ω提出问题，分析问题（情况简报）；Ω提出问题，解决问题（公告，通知）；Ω完整结构（指导性通报，决议）。（三）：分析问题式步骤五、列出文章大纲列出大纲的好处和目的磨刀不误砍柴功“七分想，三分写”确定合理的思维秩序利用大纲有序地组织撰写者思路，可以有以下两种方法：列出大纲提纲法围绕文章主旨按逻辑顺序时间顺序罗列辐射法头脑风暴随性联想穷尽所有想法步骤六、撰写初稿与综合校对修改撰写初稿的注意事项Ω抛砖引玉Ω一鼓作气，如“冲刺”Ω冲出初稿后再修改Ω不要“十步九回头”Ω增加亲和力Ω有效的反馈Ω行文简洁Ω认真校对关于增加亲和力：增加对读者的关注程度。尽量少提及撰写者自身，而应该更多的提到目标读者。关于有效的反馈：多进行正面反馈。要有意识地肯定对方，目标读者做得好的地方。关于行文简洁：不要罗嗦冗长。“简洁不简单”。将大篇幅分成小段，增强可读性。将大篇幅的说明性内容改成附件。关于校对：干净整洁没有差错的文稿，体现细致作风。认真审查校对，尽量不要出现格式和文字错误。商务公文写作2—写作技巧商务公文写作技巧努力做到“读者为尊”保持积极正面的有效反馈增加文章可信度力求行文简洁关于“情感指数”增加商务文书的紧迫性情感指数涵义对读者的关注程度计算文中提到目标读者的次数——文中提到撰稿人自己的次数技巧一、增加情感指数增加文书亲和力“沟通是被读者理解的信息，而不是所发出的信息”，情感指数的高低可以真实地反映出商务文书的撰写者是否站在目标读者的立场上来从事这项工作。正值：以读者为中心负值：以撰稿人自我意愿为中心，难以引起共鸣。技巧一、提升情感指数提升文书亲和力使人感觉亲切03增加读者的姓名02、增加第三人称专有名词01、增加第二人称代词增加情感指数的方法在商务文书中增加“你”、“您”以及“你们”这样的第二人称代词，单数或者复数的都可以。•例如：•“消费者”、•“纳税人”•以及“员工”等祈使句的使用04增加对读者的暗指技巧二、努力做到“读者为尊”“读者为尊”：就是强调商务文书撰写者应该要站在目标读者的角度和立场来看待分析问题。一般的表述：“我很高兴的宣布，我们公司在2010圆满完成了39万辆的整车销售任务。”；“读者为尊”的表述：“非常感谢在座各位的努力，由于你们的努力，我们公司在2010年完成了我们39万辆的整车销售任务”。“最先提及读者而非自己”的原则与情感指数是计算在商务文书中谈到读者的次数多还是提及撰写者自己的次数多不同，这个原则主要是强调应该在表述的时候首先提到目标读者，而后再继续其它的内容。【练习】张良的推荐信以下是一封以推荐张良为主要内容的推荐信的部分内容：“……我非常高兴推荐张良加入对方的战略团队，其财务技能可以帮助团队计算投资收益率和盈亏平衡点，同时其乐观向上的个性也会使团队中的每个人都笑口常开。……”按照“最先提及读者而非自己”的原则，尝试对该文进行改写。技巧三、进行有效反馈在商务文书的写作中，一定要注意就目标读者的良好表现进行正面反馈，对其的缺点和不足予以修正性反馈或者负面反馈，但千万不能听之任之而没有反馈。正面反馈修正性反馈所谓“正面反馈”，就是指对别人的一种认可。在文书中撰写者应该有意识地多用一些正面的反馈去称赞目标读者做得好的地方，多给与对方一些关怀。目标读者提出相应问题及其建议的同时，最大限度地给与目标读者体贴温暖的感觉。技巧四、增加商务文书的时间紧迫性增加时间紧迫性的作用：激发目标读者能够在最短的时间内采取我们所希望的行动。增加紧迫性的方法：在文书中加入体现时间敏感性的句子，注意限定事情的最后期限。时间的规范性主要是指应该要避免使用昨天、今天、明天、今年等时间约束不明确的时间代词，时间的精确性其次，在会议记录或者电报等商务文书中则更加要把握时间的精确性，应该在其中注明几月、几日、几时、几分甚至还有几秒等精确的时间，并且越精确越好。时间的通用性最后，就是要特别注意时间使用的通用性，具体的要求范例包括：①商务文书中一律要使用公元的全称，例如2003年不能缩写为03年，也不要称之为民国92年；②在商务文书落款成文日期的部分，年度要采用中文的形式，例如“二○○六年”；③尽量不要用农历；④注意汉字和阿拉伯数字之间的搭配使用规则，不能出现“腊月15”以及“星期3”等错误情况。技巧五、增加商务文书的可信度所谓“可信度”，就是让自己的文书在目标读者那里看起来非常的值得相信；而要做到这一点，就必须在商务文书的撰写过程中做到言之有物，将撰写者自己实际经历的东西表达出来。“我们在努力的爱护环境”“我们通过回收塑料、玻璃、铝材和纸张的方式，尽最大努力地去爱护环境”。【练习】：请对以下的内容进行修改以增加其可信度：“每个员工的绩效考评将根据每个人的全面成长来计算，公司将会用几个标准来进行综合评分，希望每个员工重视个人的全面发展”。技巧六、力求行文简洁在日常商务环境中，目标读者并一定总是有时间来阅读并分析商务文书；因此，商务文书的撰写在意思鲜明的基础上，一定要做到尽量简单，不要罗嗦冗长。要做到行文简洁可以采用以下的方式：1.采用电报文体就是在这种文体中一个字就有很多的意义，这就需要撰写者对文章中的每一个字都要进行斟酌，做到惜字如金。2.另加附件如果在商务文书中实在有太多需要说明的内容，那么为了达到行文简洁的目的，则可以将冗长的内容部分以附件的形式与正文分开。3.词句力求简单精炼尽量选用简单的词，避免采用比较晦涩的词。“一式一文主旨明确”，4.多用主动语式在中文的语言环境中，主动语式更加符合读者的阅读习惯。因此，商务文书写作也应该尽量采用主动语式。5.适当运用缩略语“三个代表”、“八荣八耻”等；在商务文书中适当地运用缩略语可以使整个文章显得简洁流畅。商务公文写作3—规范化写作商务公文规范化写作结构层次的规范化计量单位的使用规范词语的使用规范数字使用的规范化标点符号的使用规范一、数字使用的规范化【案例】商务公文中数字运用不规范的表现在以下列示的内容中，数字的使用都存在不规范的问题：1、“对于项目管理人才的需求每年都在增加”2、“您的账款已经过期了”3、“本月氯化钾产量为300吨，增加了8%”4、“本公司大专文化程度的员工由过去的54%上升到78%，大本文化程度的员工由过去的29%上升到53%”。【解答】1、分析：句子中提到了数量的增加，则应该加入确定的数值以明确相应的增幅，这个句子可以改为：“对于项目管理人才的需求以每年20%的速度在增加”。2、分析：仅仅提到“账款过期”的这个事实对于客户而言是没有任何实际意义的，应该在其中明确具体的过期时间，这个句子可以改为：“您的账款已经过期40天了”。3、分析：很明显这个句子中缺乏产量增加的比较基准期，可以改为：“本月氯化钾产量为300吨，相比去年同期增加了8%”。4、分析：该公司总人数的比例应该是100%，而两类文化程度不同的员工比重之和在增长之后却达到了131%（78%＋53%），这显然是不合逻辑的。这个句子应该改为：“本公司大专文化程度的员工由过去占总人数的54%上升到78%，大本文化程度的员工由过去占总人数的29%上升到53%”。对商务文书写作规范性的要求首先表现在所应用的数字上。对于在商务文书中应用的数字，有以下的使用规范和要求：一、数字使用的规范化真实准确各个分数之和与总数相等统计口径一致规范化原则列举数字有可比性注意倍数关系汉字与数字的适用场合年代与日期百分数和小数表示数值范围应分别表示数值单位二、结构层次的规范化结构层次的第一层，其层次编号用“一”、“二”、“三”……来表示；结构层次的第二层，其层次编号用“（一）”、“（二）”、“（三）”……来表示；结构层次的第三层，其层次编号可以用阿拉伯数字1、2、3、……来表示；结构层次的第四层，其层次编号可以用“（1）”、“（2）”、“（3）”……来表示。所谓的“部分结构层次叙述”，就是对商务文书中的几级嵌套的分层次编号。在这个方面，国家标准规范的具体要求为：与此同时，国家标准规范还要求商务文书的结构层次最好不要多于四级，否则逻辑关系的复杂会给读者带来极大的不便；另外，还应该注意不要越级使用各个层次的编号。三、计量单位的使用规范计量单位正确使用错误使用长度单位公里、千米、米、分米、厘米公分、尺功率单位千瓦、瓦马力质量重量单位千克、公斤、吨、克、毫克斤、两热能单位焦耳千卡体积单位升、毫升公升、立升土地面积单位公顷、平方米亩、平方丈四、标点符号的使用规范【案例】1、常见的标点符号使用错误“一、二十字，二、三十年代，七、八十岁”“经营项目有馄钝、饺子、面条……等等”；“通过这件事我们深刻体会到：依靠群众、坚持调查研究的重要性”。请对如上四个标点符号使用有误的句子进行修改。23四、标点符号的使用规范标点符号的点放位置关于标点符号的点放位置，需要注意以下几点：点号可以放在一行文字的末尾，但是不可以放在一行文字的开头；换而言之，点号应该要紧跟前面意思的文字，而不要把它单独放到下一个行。标号中的引号、括号和书名号，前半个不能放在一行文字的末尾，而后半个则不能放在一行的开头；标号中的省略号和破折号，不可以一半在前一行文字中同时另一半在后一行文字中；引文结尾处的句号和引号，如果引用语是作为一个独立整体存在，则句号在先；反之，则句号在后。等”和“等等”这两个词的用法表示列举未尽且后面再无其他词语的时候，“等”和“等等”都可以使用，而当后面有其他词语的时候则只能用“等”；无论是“等”还是“等等”，其前面所列举的名词或词组一般都不得少于两项，但其中有一个特例，即当前面这个词是一个专有名词或者人名时，可以只列举一个后面用“等”概括；表示列举未尽且细指人的名词和专有名词的时候，一般只能用“等”；“等”与其前面所列举的名词或词组之间不能出现停顿，而“等等”与前面的词语之间则可以用逗号隔开。五、词语的使用规范【练习】请判断以下的用法是否正确：（1）林区的职工、机关、学校企业等等单位，都要节约能源；（2）陈某某等竟然至党纪国法于不顾，公然收取贿赂；（3）长江黄河海河松花江等大江河的洪水灾害已得到初步的控制；（4）中小学校要充分利用多种形势经常向中小学生进行交通安全常识的教育，如广播、图片、展览、文艺，等。__________________________________________________________________