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法定語文事務署一九九七年會議文書政府公文寫作手冊版權所有 未經許可 請勿複製Copyrightreserved-reproductionbypermissiononly目 錄目 錄目 錄目 錄頁數緒言1開會通知與議事日程2-3開會通知格式樣本一4開會通知格式樣本二5議事日程格式樣本6-8議事文件9議事文件格式樣本10-11會議記錄12-16會議記錄格式樣本18-25會議記錄詳略寫法26會議文書示例27-80y議會會議文書27-37示例一議程27-28示例二議事文件：載述修訂建議29示例三議事文件：報告前議事項最新發展30示例四會議記錄31-37y法定委員會會議文書38-49示例五開會通知38示例六議事文件：報告前議事項最新情況39示例七議事文件：載述徵求通過的事項40示例八會議記錄41-49y與市民舉行會議的會議文書50-60臨時會議50-54示例九通知開會公函50示例十通知開會便箋51示例十一會議記錄52-54諮詢聯絡會議55-60示例十二通知開會公函55-56示例十三會議記錄57-60y內部會議文書61-72部門協商委員會會議61-66示例十四通知開會便箋：通知暫定開會日期61示例十五通知開會便箋：通知確實開會日期62示例十六會議記錄63-66工作小組第一次會議67-72示例十七通知開會便箋：另附議程67-68示例十八議事文件：載述徵求通過的事項69示例十九會議記錄70-72y會議記錄詳略寫法73-80示例二十決議式會議記錄73-75示例二十一簡錄式會議記錄76-77示例二十二詳記式會議記錄78-80附錄附錄一：會議記錄格式中英對照樣本82-89附錄二：會議文書常見辭彙和用語中英對照表91-101政府公文寫作手冊：會議文書1會議文書會議文書會議文書會議文書緒言緒言緒言緒言1政府在制訂政策和執行公務的過程中，經常召開大小規模的會議。議會、法定委員會等固然需要舉行會議，才能發揮集思廣益的功能，就是政府機關也往往需要與團體和市民會晤交流，或舉行內部會議或跨部門會議，商討種種問題，以利運作。2無論會議性質如何，規模是大是小，開會前大多需要發出通知和準備文件，開會後更要留存記錄，作為執行公務的憑據，方便日後查考。凡與舉行會議有關的公文，統稱會議文書。政府常用的會議文書包括開會通知、議事日程、議事文件和會議記錄幾類。3英文會議文書的格式和寫法在行政署發表的《辦公實務手冊》(ManualofOfficePractice)已略有說明，政府個別部門和機關也曾發出舉要、便覽等，供負責草擬這類公文的公務員參考。不過，實際寫作會議文書時，仍難免格式不一，寫法各異。此外，由於中、英兩種語文行文習慣截然不同，中文會議文書斷不能完全套用英文會議文書的格式和寫法。4為了統一規格，本署特別向各部門搜集了大批會議文書，詳細分析研究，同時與私營機構通用的會議文書互相比對，務求去蕪存菁，取長補短，然後模擬實例，撰寫常見會議文書示例共二十二則，並按會議性質，分為議會會議文書、法定委員會會議文書、與市民開會的會議文書和內部會議文書等四大類，臚列在本分冊內，供撰寫會議文書的人員參考。由於提供資料的部門要求不要原文照錄，分冊內所舉示例全部經過改寫，內容純屬虛構。5最後必須強調一點，廣舉示例的其中一個目的，是要表明在統一規格下，也可酌情改變編排和寫法，並非每類會議文書都必須固守某種特定的模式，一成不變。因此，讀者宜縱觀全書，然後融會貫通，靈活運用。2政府公文寫作手冊：會議文書開會通知與議事日程開會通知與議事日程開會通知與議事日程開會通知與議事日程6開會通知(見本分冊4至5頁的格式樣本)通常由會議主席或秘書發出，作用在於通知與會人士開會的日期、時間、地點。會議如屬突發性質或首次召開，開會通知應由召集人親自或授權他人發出，並說明開會原因或中心議題。假如尚有其他需要注意的事項，例如交通安排等，也應一併清楚說明。首次會議的開會通知一般附有分發名單，讓受文人得知尚有誰人參加會議。7議會或法定委員會的開會通知，多以文件或通告等形式發出。與市民舉行會議和政府內部會議的開會通知，一般來說，會分別採用公函和便箋形式撰寫。8假如與會人士已經知悉會議的目的，而議事日程也清楚列明開會的日期、時間、地點，則只需發出議程，不需另發開會通知。反過來說，假如開會通知已附有議事項目，也不必另發議事日程。9議事日程(見本分冊6至8頁的格式樣本)簡稱議程，作用在於依次開列議事項目和程序，讓與會人士事先作好準備。議程項目應以最精簡的語言，點明事項的重心所在。如附有文件，便該註明文件編號和文件是否已經發送。如有需要，也可在有關項目下，註明應邀前來講解或參議的人士。10議程的常見項目依次如下：y標題主要說明是哪個會議的議程。除非會議只舉行一次，否則宜同時註明會次。y開會日期、時間、地點應分行列出。政府公文寫作手冊：會議文書3y通過上次會議記錄除首次召開或只舉行一次的會議外，一般會議在正式議事前，會先討論是否通過上次會議記錄。y報告事項無須討論的報告事項，都應歸入此項。y前議事項前次會議未完的事項，不論是有待跟進還是需要繼續討論，都要一一列舉，並註明前次會議記錄的段號。y新議事項應逐一列舉，重要的在前，次要的在後。y其他事項設立此項是為方便與會者在會上臨時提出來不及列入議程的議題。y下次會議日期如日後還要召開會議，則須設立此項，以便在會上議定下次開會的日期、時間、地點。y發文人簽署該在下款清楚列明發文人的職銜。簽署格式可參照《政府公文寫作手冊y總論》“簽署和蓋章方式”一節所載的方法處理。y部門／組別名稱指負責擬備議程的部門或組別。y發文日期指發出議程的日期。y檔號用以註明議程的存檔編號。4政府公文寫作手冊：會議文書開會通知格式樣本一開會通知格式樣本一開會通知格式樣本一開會通知格式樣本一△△委員會第三次會議開會通知△△委員會第三次會議開會通知△△委員會第三次會議開會通知△△委員會第三次會議開會通知△△委員會定於一九九七年九月十日(星期三)下午三時在△△署總部七樓會議室舉行第三次會議，特此通知。秘書余△△分發名單△△組△△主任△△組△△工程師△△署△△組一九九七年九月一日檔號：OLA4/08簽名----政府公文寫作手冊：會議文書5開會通知格式樣本二開會通知格式樣本二開會通知格式樣本二開會通知格式樣本二△△委員會第三次會議開會通知△△委員會第三次會議開會通知△△委員會第三次會議開會通知△△委員會第三次會議開會通知△△委員會定於一九九七年九月十日(星期三)下午三時在△△署總部七樓會議室舉行第三次會議，議程如下：1.通過上次會議記錄2.報告事項(a)．．．．．．．．．．．．(文件編號：OLA11/97——已於一九九七年八月二十八日發送)(b)．．．．．．．．．．．．3.前議事項(文件編號：OLA12/97——隨本通知付上)(a)．．．．．．．．．．．．(b)．．．．．．．．．．．．4.新議事項(a)．．．．．．．．．．．．(文件編號：OLA13/97——容後付上)(b)．．．．．．．．．．．．(文件編號：OLA14/97——在會上提交)——由△△署△△主任陳△△先生講解5.其他事項6.下次會議日期秘書余△△分發名單△△組△△主任△△組△△工程師△△署△△組一九九七年九月一日檔號：OLA4/08簽名----6政府公文寫作手冊：會議文書議事日程格式樣本議事日程格式樣本議事日程格式樣本議事日程格式樣本△△委員會第三次會議議程△△委員會第三次會議議程△△委員會第三次會議議程△△委員會第三次會議議程日期：一九九七年九月十日(星期三)時間：下午三時正地點：△△署總部七樓會議室1.通過上次會議記錄(1)2.報告事項(1)(a)．．．．．．．．．．．．(文件編號：OLA11/97——已於一九九七年八月二十八日發送)(2)(b)．．．．．．．．．．．．3.前議事項(1)(文件編號：OLA12/97——隨本議程付上)(2)(a)．．．．．．．．．．．．(b)．．．．．．．．．．．．4.新議事項(1)(a)．．．．．．．．．．．．(文件編號：OLA13/97——容後付上)(2)(b)．．．．．．．．．．．．(文件編號：OLA14/97——在會上提交)(2)——由△△署△△主任陳△△先生講解(3)政府公文寫作手冊：會議文書7註釋註釋註釋註釋註(1)議程項目可因應會議需要而有所增刪。註(2)議程項目如附有文件，須註明文件編號和文件於何時發送。註(3)如有需要，可在有關項目下，註明應邀前來講解或參議的人士。8政府公文寫作手冊：會議文書5.其他事項(1)6.下次會議日期(1)秘書余△△ 分發名單△△組△△主任△△組△△工程師△△署△△組一九九七年九月一日檔號：OLA4/08簽名----2政府公文寫作手冊：會議文書9議事文件議事文件議事文件議事文件11舉行會議前，假如時間許可，往往都會先行以議事文件(格式樣本見第10頁)的形式，把背景資料、不同方案等送交與會者參考，作為在會上研究和討論的根據。12議事文件的內容有繁有簡，撰寫時該注意通篇的組織，方便讀者理解和思考。加上小標題，可以突出各個環節的重心。文件各頁各段(第一段除外)，宜順序編上號碼。13格式方面，議事文件如屬機密性質，須在文件每頁頂部和底部的中央位置註明。文件編號該放在首頁右上角，其下則註明開會討論日期(為遷就篇幅空位，多用阿拉伯數字書寫)。標題該精簡扼要，召開會議的組織的名稱則印明在標題之上，以資識別。文件末須註明草擬部門的名稱、文件發出日期和檔號。10政府公文寫作手冊：會議文書議事文件格式樣本議事文件格式樣本議事文件格式樣本議事文件格式樣本機密文件編號：OLA11/97(10.9.97)(2)△△委員會△△委員會△△委員會△△委員會標題小標題－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－。2.－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－。小標題3.－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－。(a)－－－－－－－。(b)－－－－－－－。小標題4.－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－。△△署一九九七年八月二十八日(3)檔號：OLA4/08機密(1)(1)政府公文寫作手冊：會議文書11註釋註釋註釋註釋註(1)機密文件須在每頁頂部和底部的中央位置註明。機密等級的劃分辦法，可參閱《政府公文寫作手冊y總論》第6頁。註(2)開會討論日期須在文件編號下註明。為遷就篇幅空位，日期多用阿拉伯數字書寫。註(3)發出文件的日期。12政府公文寫作手冊：會議文書會議記錄會議記錄會議記錄會議記錄14會議記錄的作用，是把會議的資料和會上的發言、報告、研究、討論、決議等內容記錄下來，以備會後跟進或日後參閱查考。15撰寫會議記錄的首要原則，是客觀如實地記述會議的過程和討論結果。記錄人員不可歪曲發言者的意思，也不能任意增刪杜撰，或加入一己的主觀意見。不過，所謂如實、客觀，並不表示不加整理，有聞必錄。說話斷不可能像文章般組織嚴謹，有條不紊，因此，整理會議記錄，應力求條理分明，合乎邏輯，最重要的是以所涉事項為骨幹，按議事日程排先後，扼述討論內容和大會結論。至於說話的先後次序，大可無須嚴格依循，與主題無關的，更可略去不錄。16與會者對議題的看法可能並不一致，記錄時通常只須綜合概述正反雙方的意見，無須逐一交代各人的言論。假如議題事關重大，例如涉及方針、政策等問題，便有必要詳細記錄各人的論據，以備日後參考。假如確有必要記下各人的言論，可採取一人一段的寫法。為使記錄更為清楚，發言者的姓名可加上劃線或用粗體字印寫。17會上議決進行的工作，都須清楚註明由誰人或哪個部門負責執行或跟進，並在正文右側“負責人／負責部門”欄下相應地方加上旁註。即使議決無須採取行動，也須記錄在案。18每條討論事項都應以建議、結論或決議作結，並另段述，讓讀者一目了然。即使未有決定，也得記下“未決，待下次開會再議”之類的字眼。政府公文寫作手冊：會議文書1319會議記錄的常見項目如下