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公文写作与处理E-mail：chenchang@xjbt.gov.cn课程结构一、概念与格式二、方法与步骤（一）由来与含义公文，古已有之，历史悠久。公文是基于组织的管理方式。一、概念与格式现场管理是最有效的管理方式（面对面管理）会议的管理既有效又节约资源（受时间、空间等因素的制约）书面、公文的管理（突破时空制约的管理）党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。——《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）（一）由来与含义（二）稿本与体式一、概念与格式1.稿本2.格式稿本1.草稿2.定稿3.正本格式新国标——《党政机关公文格式标准》（GB/T9704—2012,2012年6月29日发布，7月1日起实施，代替GB/T9704—1999）•在字、行、用纸主要技术指标、幅面尺寸方面，新版与旧版相同，只是新版对用纸的纸张白度为85％～90％，比原来要求的80%~90%有所提高。•纸型作了统一。党政机关公文格式（纸张）上中下版头主体版记份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人（6个要素）标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件（9个要素）抄送机关、印发机关和印发日期（2个要素）页码党政机关公文格式（结构）•版头：公文首页红色分隔线（含分隔线）以上的部分。包括：•份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人(6个要素)党政机关公文格式（版头）版头公文文面格式版记主体•1.份号•编排要求：3号阿拉伯数字，左上角，版心第1行•新变化：位数发生变化。涉密公文应当标明份号。6位数7位数党政机关公文格式（版头）•2.密级和保密期限•编排要求：3号黑体，顶格编排，左上角第二行。两字之间空1字。如需同时标识秘级和保密期限，秘级和保密期限之间用“★”隔开，两字之间不空字。•绝密，机密，秘密（两字之间空1字）或•绝密★30年，机密★20年，秘密★10年（两字之间不空字）。•新变化：顶格标识在版心右上角第2行，党政机关公文格式（版头）之前的规定：党政机关公文格式（版头）•现在的规定：党政机关公文格式（版头）•3.紧急程度•编排要求：3号黑体，左上角“密级和保密期限”之下一行，顶格编排。•新变化：紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”；原《办法》要求：“特急”、“急件”。•“特急”、“加急”，中间是否空一个字，与“密级”保持一致。党政机关公文格式（版头）•如需同时标注份号•密级和保密期限•紧急程度•按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。与原来要求的顺序一样。•凡未标明或者未通知保密期限的，其保密期限按照绝密级30年、机密级20年、秘密级10年认定。党政机关公文格式（版头）党政机关公文格式（版头）•4.发文机关标志•编排要求：•由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色。•联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。党政机关公文格式（版头）•主要变化：•以前叫“发文机关标识”；现在叫“发文机关标志”•标志上边缘至版心上边缘为35mm，再加上天头37mm,标志到上页边为72mm，不再区分上行文和平行文、下行文公文机关标识的位置。•字号要求：不大于上级机关字号•上行文标志看“签发人”党政机关公文格式（版头）•5.发文字号（与原要求无变化）•注意3个方面：发文机关代字年份。括号为六角括号〔〕。发文顺序号。不加“第”字。不编虚位。•一般情况下，发文机关标志下空2行，居中。•上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。党政机关公文格式（版头）党政机关公文格式（版头）6.签发人上行文必须要有签发人。注意：字体。•如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次编排，每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。•原来要求为：主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排。每行只排1个。党政机关公文格式（版头）主体：首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分。包括：•标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件（9个要素）党政机关公文格式（主体）主体版记公文文面格式版头1.标题•公文标题由发文机关名称、事由和文种组成。也有例外，“令”只标明发文机关名称和文种，如“自治区人民政府令”；“公告”只标明文种。一般情况下标全。•“关于”的使用。•回行要求。数字、年份不能回行。“的”在上一行。标题排列应当使用梯形或菱形，不用矩形或沙漏形。•公文标题一般不使用标点符号。只限于法规、规章名称(如条例、办法、规定、实施细则，但不包括意见)可标书名号，但不要用引号。引号只用于缩略语，如：“十二五”“十八大”“三个代表”等。•副标题：字体。加开空位。党政机关公文格式（主体）•党政机关公文格式（主体）•2.主送机关。公文的主要受理机关。•主送机关过多（联合发文、特殊地区）如何处理。•回行要求。•排列原则。一是“先外后内”，同是本系统的单位放在前，本机关的职能部门放在后。如：“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”。二是依党政军群之先后顺序。党的文件中体现最明显。如：“各省、自治区、直辖市党委和人民政府，中央和国家机关各部委，解放军各总部，各人民团体”。•某些不具特指性，而具有广泛的公告性、知照性公文，如“公告”、“通告”，可不写主送机关。党政机关公文格式（主体）•3.正文：表述公文的内容。•结构层次：第一层黑体字一、第二层楷体字（一）第三层仿宋体字1.第四层：仿宋体字（1）。如层次较少，实际工作中，经常也将第三层做第二层使用。一、1.•注意：断尾单字不成行年份、数字不折行。党政机关公文格式（主体）•4.附件说明：与原来要求一致•正文下空一行，3号仿宋体。•“附件：”前空2个字，后接排附件名称，名称后不加标点符号。•有两个以上附件时，应注明顺序并分别标注于各附件首页的左上方。•附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。•附件说明处的标题与附件本身的标题要一致。党政机关公文格式（主体）•5.发文机关署名、成文日期、印章•这3个要素变化较大，分两类连在一起作讲解。加盖印章的公文不加盖印章的公文党政机关公文格式（主体）•加盖印章的公文•原来要求是：单一机关制发的行政机关公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm～4mm，端正、居中下压成文时间。•当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。•当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。党政机关公文格式（主体）•当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。党政机关公文格式（主体）党政机关公文格式（主体）党政机关公文格式（主体）单一机关行文：两个机关联合行文：党政机关公文格式（主体）两个以上机关联合行文：党政机关公文格式（主体）•现在要求为：•（1）成文日期一般右空四字编排，印章用红色。•（2）单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期。印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。党政机关公文格式（主体）•（3）联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。（骑年盖月不压正文）党政机关公文格式（主体）•党政机关公文格式（主体）•体会：•（1）成文日期右空4字，发文机关署名在其上一行居中编排，两者必须同时具备，缺一不可；•（2）最后一个印章压成文日期；•（3）以成文日期“月”的数字为居中加盖印章。•不规范现象：距离、歪、交、随意排列、不清晰、错党政机关公文格式（主体）（此页无正文）•不加盖印章的公文：•单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。•联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。党政机关公文格式（主体）正常情况下特殊情况下党政机关公文格式（主体）•不加盖印章的公文，目前主要涉及传真电报以及有特定发文机关标志的普法性通知•翻印的公文不加盖印章自治区和兵团要求：除以上特殊情况外，统一都必须用印，尤其是上行文。党政机关公文格式（主体）•与加盖印章不同之处在于：•一是只空1行；•二是发文机关署名右空二字编排；•三是成文日期首字比发文机关署名首字右移2字；•四是特殊情况下：成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数党政机关公文格式（主体）正常情况下特殊情况下党政机关公文格式（主体）•加盖签名章的公文：•如命令（令）、议案等文种涉及这种情况，原公文格式对此未作要求，新格式的专门作了要求。•单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务（后不用冒号），以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。•联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。党政机关公文格式（主体）空2行左空2个字，职务居中排布右空4个字空1行党政机关公文格式（主体）•成文日期：•全统一为阿拉伯数字将年、月、日标全，不编虚位（即1不编为01）。•原来要求为汉字。党政机关公文格式（主体）•注意：•成文日期以机关负责人签发的日期为准。•联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。•经会议批准的公文以会议通过日期为准（比如任职类公文）。•法规性公文以通过或者批准日期为准。•电报以发出日期为准。党政机关公文格式（主体）•6.附注：公文需要说明的其他事项。发布层级公开形式联系人和电话•居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行（兵团和新国标要求不空1行。自治区要求是空1行）。•请示、报告、函等上行文必须标注附注，其他文种视情况而定。党政机关公文格式（主体）•7.附件：公文正文的说明、补充、参考资料。•在版记之前，与正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。序号后不不加冒号。•如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。•被批转的下级机关公文或被转发的上级、同级机关公文、本级机关印发的公文，不属于公文的附件，应在批转、转发、印发“通知”之后另页排印。（正文部分字体变化）•附件格式要求同正文。党