机关公文写作与规范化处理

机关公文写作与规范化处理2008年11月一、公文的含义、特征与功能二、公文的文体、格式与稿本三、常用公文的文种及其选用四、公文写作的基本要求五、公文中常见问题分析讲授提纲机关公文写作与处理的主要法律法规依据1．《中国共产党机关公文处理条例》（1996年5月3日发布实施）2．《国家行政机关公文处理办法》（2001年1月1日起施行）3．《关于实施﹙国家行政机关公文处理办法﹚涉及的几个具体问题的处理意见》（国办函〔2001〕1号）4．《中共中央办公厅公文主题词表》5．《国务院公文主题词表》6．《中华人民共和国国家通用语言文字法》一、公文的含义、特点与功能（一）公文的含义与分类公文，是公务文书的简称，是法定机关与社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理而制作的具有法定效用和规范体式的文字材料，是传达贯彻党和国家的路线、方针和政策，发布国家法律、法规及行政规章，颁布行政措施，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告情况，交流经验，联系工作的重要工具。公文分类:1.按公文的形成与使用范围划分：(1)通用文书A、法定公文：如命令、条例、通告、通报、请示、报告、意见等13种或14种；B、事务文书：如计划、总结、调查报告、大事记、简报、开幕词、闭幕词、倡议书、介绍信等等。(2)专用文书财经文书：经济合同、协议书、意向书等司法文书：通辑令、起诉书、公诉书、判决书、辩护词等科技文书：科技合同书、科技项目鉴定书等军事文书：命令、通令、通告等外交文书：公报、声明、条约、协定、照会等2.按公文的作用和行文关系划分:上行文、下行文、平行文。3.按公文涉及国家秘密程度划分：绝密件、机密件、秘密件、内部无秘密件、公开发布件。4.按公文处理时限划分:平件、急件、特急件(电报:特提件)。5.按公文处理方式划分:阅件：即阅知性公文（知道即可）；办件：交有关部门或人员即时办理的公文。6.按公文阅读范围划分:发至省(军、部)级、地（师、司）级、县（团）级以及传达到广大人民群众的普发性公文4类。（二）公文的主要特点1．法定性：公文的制作者具有法定性，是根据有关法律、法规成立，能以自己的名义行使法定权力，并承担一定义务的组织和特定的个人，按照公务管理的需要，在各自的职责和权力范围内制作并发布公文。2．政策性：公文是党政机关进行政治及其他公务活动的工具和载体，是公文制作者意志、意图的体现；公文往往是一种公权力、公信力的象征，代表了发文机关的权威。因而具有政治性或政策性。3．实用性：在实际工作中发挥作用，指导实践，推动工作；是实施规范管理，完成公务活动，实现组织目标的工具。4．时效性：公文具有时限性的要求，尤其是重要的办件都规定了办理完结后汇报结果的时间。5．规范性：公文有着严格、特定的规范化格式，并以此体现出制发文机关的权威性和严肃性。（三）公文的功能1．法规与准则作用2．领导与指导作用3．宣传与教育作用4．信息沟通作用5．依据与凭证作用1、法规与准则作用党政管理需要有各种法规规章来调节各党政主体之间的关系，这些法规都是以文件的形式制发的，都要求下级机关和有关人员遵守执行。2、领导与指导作用公文是传达政令政策的工具，各级党政机关通过制发各种公文来传达党和国家的方针政策，贯彻领导的意图，有针对性地解决实际工作中的问题。3、宣传教育作用党政机关公文，尤其是上级机关制发的指挥性公文，重点是阐明党和国家的方针、政策和措施，以作为下级机关和个人规范；有的还直接表彰奖励先进，批评惩处错误。4、信息沟通作用机关与机关之间、部门与部门之间、上下级之间、非隶属的机关之间，因工作关系经常需要交流信息、互通情况、商洽问题、协调步伐等，这些联系沟通主要依靠公文来实现。5、依据与凭证作用机关公文反映制发机关的意图，具有法定的效力，受文机关都要以此作为处理事务、开展工作、解决问题的依据。二、公文的文体、格式与稿本（一）公文的文体公文的文体是指公文的表达方式。属应用文体，但它又不同于一般的应用文，具有自身的特殊属性，表现为：第一、公文被规定以现代汉语的书面形式（即白话文）作为必须使用的符号系统。第二、公文兼用叙述、说明、议论三种表达方式。1.叙述：陈述事物发生、发展和变化过程或人物活动、经历等的表达方法，在公文写作中使用最广泛。基本要求是线索清楚、详略得到、中心突出。时间、地点、人物、事件、原因、结果等要素均应交待清楚，但力求简炼。2.说明:用简要的文字解说事物、阐明事理，即对事物的形态、成因、性质、种类、功能，或对事物的概念、特点、来源、演变等作明白的介绍、解说的表达方法。基本要求要客观、准确（按事物的本来面目作介绍）。3.议论:即议事说理，对客观事物或问题进行分析、评论，提出看法和措施，表明观点和态度的表达方法。主要说明“为什么”，阐明立场观点、政策原则和决策主张时使用；配合叙述、说明两种文体使用，从叙到议，要做到从事实中直接作出符合逻辑的结论。（二）公文的格式1．公文格式的组成公文格式的组成要素包括：（1）发文机关标识（版头、红头）（2）公文份数序号（3）密级（4）发文字号（5）签发人（主要用于请示）（6）标题（7）主送机关（内发可省略）（8）正文（9）附件（10）发文机关署名（11）成文日期（12）印章（13）附注（此件发至XX级）（14）主题词（15）抄送单位（16）印刷机关和印刷时间2．发文字号编写发文字号原则：包括机关代字、年份、序号。如：三峡大校﹝2008﹞10号、三峡大党﹝2008﹞3号。注意：年份不能省略，两边用六角括号；序号不编虚位，不加第。3．公文标题标准式：发文机关+发文事由+文种凡是有红色版头的文件，因已标明发文机关名称，故发文机关名称可省略。特殊形式：（1）发文机关+文种。如：《中华人民共和国主席令》；（2）发文机关+转发文件名+文种，也称转文式标题，用于转发文件。如：《中共三峡大学委员会关于转发中共教育部党组关于加强普通高等学校基层党组织建设的意见的通知》4．成文日期成文日期确定原则：（1）会议通过的决定、决议以会议通过日期为准。（2）领导签发的公文，以签发日期为准。（3）联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准。（4）法规性文件以文件批准日期为准。（5）一般信函、电文以实际发出日期为准。成文日期必须写年月日，且要用汉字。如：二00八年十一月四日（不能写成：2008年11月4日）5．用印一般的用印方法是：骑年压月，上大下小。国标《国家行政机关公文格式》规定：单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标成文时间。当印章下弧无文字时，仅以下弧压在成文时间上，当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。6．主题词上报的文件应当按照上级的要求和《公文主题词表》标注主题词。一份公文标引的主题词，除类别词外，最多不超过五个。主题词应用三号黑体字标示。标引主题词的顺序为先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映公文内容的词，最后标反映公文形式的词。如《上海市人民政府关于做好本市农村扶贫工作的通知》，先标类别词“农业”，再标反映公文内容的类属词“扶贫”，最后标反映公文形式的类属词“通知”。7．公文中图文的颜色图文的颜色均为黑色。8．排版规格与印制装订要求（1）排版规格：文字符号从上至下、自左而右依次横写横排。正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。（2）制版要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。9.印刷用纸和技术要求：用A4型纸（297X210mm），正文用3号仿宋体，每页22行，每行28个字。（三）公文的稿本文稿与文本合称稿本。文稿即起草文件过程中形成的历次稿子，包括草稿和定稿。草稿按形成的先后顺序分为初稿、二稿、三稿等；按用途分为修改稿、修正稿、讨论稿、征求意见稿、送审稿、报批稿等。定稿又称正稿、原稿、底稿。它是印刷文件的标准依据，也是日后工作查考凭证。文本可分为正本、副本、存本、暂行本（也叫试行本）、各种文字文本。三、常用公文文种及其选用公文文种即公文的名称，用以表明公文的性质、适用范围和作者职能权限以及制发公文的目的要求等。行政机关的13种主要公文：（一）命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。类别有：公布令、任免令、授勋令、嘉奖令、指挥令、否决令、通缉令、特赦令、戒严令、动员令、通令、手令等。（二）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。决定可以分为：法则性决定、重大事项决定、机构、人事决定、具体工作决定。（三）公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。发文机关级别较高（多为省、部级以上机关）。发布的方式一般不张贴，而是通过通讯社、电台、报刊等进行发布。如：中华人民共和国国家发展和改革委员会公告2004年第5号（四）通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。注意不要把通告写成通知或公告。通告的范围比公告小，各种机关单位都可以发布通告，内容有时具有专门性（如银行、交通、法院等），事项可以一般化。发布方式多种多样，可张贴，也可以报刊、电台发布。（五）通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等。通知属发布、知照文告，针对的对象有特定范围，一般是限于有关单位有关人员，所以叫它“限知性”公文。它的发布方式，多是内部印发张贴，有的也可以公开张贴或公开发表于电台、报刊。（六）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者重要情况。通报多限在机关或单位内部使用，属于限知性公文。通报根据其内容性质和写作目的可分三类：1．表彰性通报。表扬好人好事的，正文应包括事实、意义、表彰决定、希望与要求等内容；表扬先进典型、介绍先进经验的，正文应包括事迹、经验、决定等内容。如：XXX省人民政府关于表彰全省村民自治模范县（市、区）的通报。2．批评性通报。批评事故，正文要包括事实经过、原因、责任人的处理、吸取教训及防止办法等。批评坏典型的通报，要有清楚的情况介绍、合理的因果分析和正确的指示决定。一般要有附件。如：国务院办公厅关于XX省XX县“3·11”特大爆炸事故情况的通报；XX大学关于对杨XX等四位同志的批评通报。3．情况通报。传达重要情况和要求各机关知道的事项。以情况为主，可以有分析、提要求等。如：XX省人民政府关于人大代表建议政协提案办理情况的通报（包括提案总体情况、已办情况、未办的怎么办等）。（七）议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。是一种特殊的公文。格式包括标题（发文机关、事由、文种都不能省略）、原由、事项、结语（用“提请审议”字样结尾）。如：国务院关于提请审议兴建长江三峡工程的议案。（八）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。包括情况报告、工作报告、答复报告。格式包括标题、原由、事项、结语（用“特此报告”、“专此报告”字样结尾）。如：关于农村中小学教育收费专项检查情况的报告。（九）请示适用于向上级机关请求指示、批准。写作请示必须符合的规则：一文一事、单头请示、事先请示、不得越级请示、不得抄送下级机关、不得用“请示报告”字眼作标题。请示的格式包括标题、原由、事项、要求（结尾）。标题一般由事由和文种构成。原由应有理有据、具体明白。事项应具体，如需要多少钱、多少人等。结尾应写上“以上请示，请批复”、“以上请示，请审批”等专用公文术语。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。（十）批复适用于答复下级机关的请示事项。批复必须针对请示予以答复。格式要求：1．标题。写成“关于×××的批复”或者“×××关于×××的批复”。如：国务院关于同意XX省设立XX市XX区的批复（国函〔2001〕11号）2．原由。类似“你省《关于XX市设置XX区的请示》（粤府〔2000〕38号）收悉”、“你局《关于上报XX市第三中学扩建项目可行性研究报告的请示》（信计字〔2003〕132号）收悉”作为原由。3．批复事项。表明批复的态度与意见。（十一）意见适用