机关公文写作基础知识

机关公文写作基础知识公文的重要性•邓小平说：拿笔杆是实行领导的主要方法。第一节：公文的概念、种类及分类一、公文的概念（一）起源我国现存最早的公文是殷商时代的甲骨文卜辞。西周时期出现了“誓”、“诰”、“盟书”、“谱牒”、“政典”等公文形式。秦汉时期产生了“制”、“诏”、“敕”、“策”、“章”、“奏”、“表”、“议”等。唐宋后，又出现了“戕”、“符”、“露布”、“公移”、“判”、“国书”、“谕”、“疏”、“剳”等公文样式。明清公文在沿袭唐宋体制的基础上，又产生了“题本”、“奏本”、“照会”、“堂谕”等公文样式。（二）释义广义的公文，是指机关、团体、企事业单位在公务活动中所使用的书面材料的总称。次广义公文，特指法定公文，即由我国的党、政、军等首脑机关以“公文处理办法”的形式规定的，用于各自行使职能的过程中必不可少的书面材料，因此，有党的公文、行政公文、军用公文之分。狭义的公文，仅指法定公文中的党政机关公文。党政机关公文：是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。公文的特点（1）法定的权威性（2）明确的效用性（3）体式的规范性（4）作者的特定性（三）相关行政法规•2000年8月24日，国务院以国发〔2000〕23号印发《国家行政机关公文处理办法》。共9章57条，自2001年1月1日起施行。•2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）。该《条例》第42条决定，本条例自2012年7月1日起施行。1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》和2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》停止执行。二、公文的种类（一）种类1.决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。2.决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。例：《中共麻阳苗族自治县委关于表彰2013年度十佳村（社区）党支部书记的决定》3.命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。4.公报。适用于公布重要决定或者重大事项。5.公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。6.通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。例：《X市人民政府关于禁止销售和使用含磷洗涤剂的通告》7.意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。8.通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。例：《中共麻阳苗族自治县委关于认真学习《科学发展观学习纲要》的通知》9.通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。例：《中共麻阳苗族自治县委办公室麻阳苗族自治县人民政府办公室关于2013年度全县安全生产工作考核结果的通报》10.报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。11.请示。适用于向上级机关请求指示、批准。例：《X乡人民政府关于申请解决办公楼维修所需资金的请示》12.批复。适用于答复下级机关请示事项。13.议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。14.函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。15.纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。•1、要对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项，选择《决定》文种。例：《中共麻阳苗族自治县委关于表彰2013年度十佳村（社区）党支部书记的决定》•2、要向社会公众或者广大行政管理相对人宣布重要事项或决定，适用公告。比如，要在县城取缔三轮车、或者实行三轮车分单双号进城运营，这涉及到广大三轮车从业人员的切身利益，我们就要事先以各种方式（三）正确使用文体发出公告，告知社会各界。要公布社会各有关方面应该遵守或者周知的事项，比如停水停电，适宜采用通告文种。•3、我们要将上级的文件批转给下级执行，或者要求下级从哪些方面作好哪件工作时，一般印发《通知》。•4、向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问时，选用报告类文种，如工作报告、情况汇报等等。•5、向上级机关反映并请求帮助解决困难和问题，选用《请示》。•6、答复下级机关的请求事项，用《批复》。•7、我们要对某项重要工作或者某个重要问题提出见解和处理办法，一般选用《意见》。•8、不相隶属的机关之间，也就是说不存在直接的行政管理关系的机关之间，一般用《函》。比如麻阳苗族自治县与与市财政、审计、国土等市政府部门，商洽问题、询问或答复问题，则用《函》。•9、明确通过会议形式决定的事项、记录会议精神，选用《纪要》。•10、还有一种《命令》文种，主要适用于依照有关法律公布行政法规和规章（国务院令），或宣布施行重大强制性行政措施（如通缉令）。（以上所讲为一般原则，具体采用哪类文种，要根据具体情况来确定）（二）公文种类的新旧对比与1996年中共中央办公厅印发的《中国共产党机关公文处理条例》（以下简称原《条例》）和2000年国务院印发的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称原《办法》）相对比，主要有以下特点：•1.减少了3个文种原《条例》规定的公文共有14个文种，原《办法》规定的公文共有13个文种。“决定”、“意见”、“通知”、“通报”、“报告”、“请示”、“批复”、“函”、“会议纪要”这9个文种，党的机关和行政机关都使用；“决议”、“指示”、“公报”、“条例”、“规定”这5个文种，只有党的机关使用，行政机关不使用；“命令（令）”、“公告”、“通告”、“议案”这4个文种，只有行政机关使用，党的机关不使用。《条例》对原来党政机关使用的18个文种进行了整合，保留使用15个文种，不再使用“指示”、“条例”、“规定”这3个文种。将原《条例》印发以来从来没有使用过的“指示”文种去掉，“条例”、“规定”2个文种今后一般使用“通知”来印发。•2.改变了1个文种的名称原来使用的“会议纪要”文种，《条例》称为“纪要”。需要注意的是，新旧文种仅仅只是名称上进行了简化，使用方面没有实质性的变化，仍然适用于记载会议主要情况和议定事项，一般标题仍然为《×××××会议纪要》。•3.对部分文种的适用范围进行了调整原《条例》和原《办法》对以前共用的几个文种适用范围的界定和表述略有差别，《条例》进行了相应的调整和整合，总体来看绝大部分规定都属于沿用。三、机关公文分类1.按行文方向分：上行文：下级机关、部门向所属上级领导机关或指导机关、部门报送的公文。如请示、报告，部分意见等。下行文：上级机关、部门向所属被领导机关或被指导机关、部门发送的公文。如命令（令）、决定、条例、决议、规定、批复，多数通知、会议纪要、通告、公告和部分意见和函等。平行文：向平级或不相隶属机关传递的公文。如函、议案（议案在行文程序、性质方面具有上行文特征），部分通知、意见、会议纪要。2.按使用领域分：通用公文：法定党政公文\事务性文书。专用公文：外交、司法、军事、经济等文书。3.按公文的性质与作用分指挥性公文：命令（令）、意见、决定、通知、批复公布性公文：公告、通告报请性公文：报告、请示、议案知照性公文：公告、函、通报记录性公文：会议纪要第二节：公文的格式《党政机关公文处理工作条例》第三章第九条：公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。第十条：公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。第十一条：公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。民族自治地方的公文，可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。第十二条：公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。公文的文面公文的文面由眉首、主体、版记三部分组成。眉首包括：份号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号和签发人6要素。主体包括：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件9要素。版记包括：抄送机关、印发机关、印发日期、页码4要素。公文版心：一张A4纸是297*210，除去左边距28，右边距26，上边距37，下边距35即225*156的区域就是公文版心。发文机关标志例：中共麻阳苗族自治县委文件发文字号例：麻委〔2014〕1号份号密级和保密期限紧急程度眉首部分：（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。如：000001（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。如：绝密★5年错：秘密3年（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，例：中共麻阳苗族自治县委文件。也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，例：《中共麻阳苗族自治县委办公室麻阳苗族自治县人民政府办公室关于2013年度全县安全生产工作考核结果的通报》也可以单独用主办机关名称。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。例：麻委〔2014〕1号错：麻办（2014）01（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。眉首部分：签发人版头中的分隔线主体部分：标题主送机关正文（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。例：《××市公安局关于收缴武器和严禁打架斗殴的通告》主体部分：（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主