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一、公文的概念、特点公务文件，简称公文，是法定机关与社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理而制作的具有法定效用和规范体式的书面文字材料；是传达和贯彻党和国家的路线、方针和政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，指示答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。（1）内容的政治性与效能的实用性；（2）作者的法定性与效力的权威性；（3）写作的奉命性与目的的针对性；（4）语言的明快性与用词的庄重性；（5）思维的开阔性与表述的论说性；（6）体式的规范性与阅读的确定性。二、通用公文的主要类别（1）法规类（条例、规定）（2）指挥类（命令、令）（3）决断类（决议、决定）（4）报请类（报告、请求）（5）知明类（公告、通知、公报、通报）（6）批转类（批复、转发）（7）记述类（纪要、纪录、总结）（8）商洽类（公函）（9）计划类（规划、计划、安排）（10）礼仪类（贺信、请柬、讣告、悼词）三、公文的作用（功能）1．决策与领导作用（最主要作用）2．行为规范作用3．依据和凭证作用4．联系沟通与传递信息作用5．宣传与教育作用（需要大家的支持和理解）6．历史文献作用（今天的文件就是明天的档案）四、机关公文处理工作条例（一）新《条例》对原《办法》的调整A.公文种类：B.公文要素：C.行文规则：D.公文拟定程序规范：E.公文办理程序：“发文办理”的环节由8个减少为4个，其中，“起草”、“审核”、“签发”3个环节列入“公文拟制”，“用印”并入“印制”，“分发”改为“核发”。公文稿本和撰制程序（一）稿本1、文稿：1）草稿：初稿、修改、送审、讨论（草案）2）定稿：（一般不能修改，由签发人可改）2、文本：1）正本：依据定稿对外发行，赋予法定效力2）副本：依据正本3）存本：依据定稿并一起存放，不对外发行（二）撰制程序1、起草（拟稿）：1）交拟：领导下任务（交明白、听清楚）2）拟议：考虑如何写（构思）3）撰拟：把领导意图文字化2、审核（把关）：1）到底该不该发文？以什么名义发文？2）文种是否规范?文件是否有操作性？3）与其他是否冲突？文字、数据是否正确？3、签发：1）签发：主要负责人；2）缮校：打印、校对；3）用印：盖印章；4）封发：对外发行。F.管理重在安全保密：G.基本格式和字号：（二）机关公文基本格式A.公文版式：B.公文结构：公文的基本要素1、文头：（1）序号（2）密级等级（3）保密期限（4）紧急程度（5）发文机关（6）发文字号（7）签发人3、文尾（1）附注（2）主题词（3）抄送（报）机关（4）印发机关和印发时间（5）印发人数2、主体：（1）标题：作者+事由+文种（2）主送机关：专称或泛称（3）正文（4）附件（5）发文机关（6）成文时间（7）印章公文版式实例1：公文版式实例2：公文版式实例3：公文版式实例4：公文版式实例5：公文版式实例6：公文版式实例7.1：公文版式实例7.2：公文版式实例8：公文版式实例9：公文版式实例10：公文版式实例11：公文版式实例12：公文版式实例13：公文版式实例14：公文版式实例15：（三）党政机关公文常见错误例1：例2：例3：例4：例5：例6：例7：例8：例9：例10：例11：例12：例13：1、基本原则：（1）遵循方针政策，符合法律法规；（2）遵循制文意图，符合职权责任；（3）遵循客观规律，符合工作实际；（4）遵循写作规范，符合公文体式；（5）遵循行文规则，符合保密制度；（6）遵循语言政策，符合规范要求。五、公文写作的原则和基本要求2、基本要求：言之有据、言之成理、言之有序、言之得体。六、公文正文三要素、类型、语言形式和文字标志由主旨（干什么）+依据（为什么）+分旨（怎么样）构成1、主旨要素：指公文最主要的意义或目的，回答公文要“干什么？”。分“目的”和“意图”两类。语言形式有“标题”、“主旨句”等。目的文字标志有“为”、“为了”。意图文字标志有：“决定”、“必须”、“应当”、“要”、“望”、“批准”、“同意”、“答复”（下行文）；“拟”、“需”、“报”、“建议”（上行文）；“现”、“请”（通用）。2、依据要素：指公文主旨成立的理由或者根据，回答公文中“为什么？”。分“理论依据”（包括政策法规、文件会议精神、领导指示以及发文主体自发的议论四种形态）和“事实依据”（包括现实状况以及过去事实等两种形态）两类。语言形式有：“依据句”、“依据段”等。理论依据文字标志有“根据”、“遵照”等。事实依据文字标志有“目前”、“当前”、“随着”、“近来”、“以来”、“经”、“已经”、“业经”、“由于”、“鉴于”、“收悉”等。3、分旨要素：指公文为实现主旨而制定的具体办法或补充详述的具体事项，回答公文中“怎么样？”。分“办法”（包括为实现主旨的“祈使性”而制定的时间地点、人员范围、目标步骤、措施方式、具体要求等）和“事项”（包括为体现主旨的“告知性”而展开详述的具体情况或结果等）两大类。语言形式有“分旨句”、“分旨段”、“分条列项”等。典型文字标志则有“序号”和“过渡句”。1、部分公文常见开头与结尾（１）开头（2）结尾2、部分公文常用语123456781、总述分承式（“天鹅下蛋”式）所谓“天鹅下蛋”是指主旨要素单独或与依据要素合并为开头一段，作为分旨要素产生的根源，如同一只“天鹅”母体；用一个段落容纳不下的诸多分旨要素则作为这只“天鹅”下出的“蛋”，逐一分条列项而出。此格式可为绝大多数公文特别是“指挥性”文种采用，是一种最常用的基本公文格式类型。标准格式见下：目前□□□，…（事实依据）；根据□□□，…（理论依据）；为了□□□，…（目的主旨）；现决定□□□，…（意图主旨）。具体□□如下（过渡语）：一、□□□□□□，……；二、□□□□□□，……；三、□□□□□□，……；……（分旨）七、公文正文结构的常见形式例：各县、区人民政府，市政府各部门、各直属机构：目前，我市各单位普遍存在会议数量多、名目杂、与会人员过多、经费支出大而实际效果差的问题（事实依据），根据××总理在第七届全国人民代表大会第五次会议上所作《政府工作报告》的精神（理论依据），为适应改革开放形势发展的需要，进一步提高行政效率（目的主旨），必须在全市范围内进一步有效控制会议数量，提高会议效果（意图主旨）。为此，特做如下通知（过渡语）：一、□□□□□□，……；二、□□□□□□，……；三、□□□□□□，……。（分旨略）（印章）2002年2月22日2、卒章显志式（“图穷匕见”式）所谓“图穷匕见”是指请示性公文开头先将申请的理由和依据层层叠出，如同打开一幅幅“图卷”，直到文章最后方才推出点睛之笔——申请的主旨所在，好似“匕首”，故名之。标准格式如下：近年来，□□□，……（事实依据）；根据□□□，……（理论依据）；为了□□，……（目的主旨）；现拟□□□，……（意图主旨）；□□□由□□□，……（分旨）妥否请批复（意图主旨）3、主辅段式(“子母剑”式)所谓“子母剑”是指分旨要素变得复杂后，公文正文可以在独段式的基础上，开出一个新段落来承载新增加的内容。新段落与原段落两个段落一“主”一“辅”，类似一“母”一“子”，故名之。此格式多为批复、批转（转发）性的公文采用，标准格式见下：你□□□《关于□□□的请示》（□□发〔2002〕□□号）收悉。经□□□研究（依据），同意□□□，……（主旨）。……（分旨）。例：×市人民政府关于同意在全市施行《×市公有房屋租赁管理办法》的批复×市房管局：你局《关于在全市施行〈×市公有房屋租赁管理办法〉的请示》（×房发〔2002〕5号）收悉。经研究（依据），同意自××××年××月××日起在全市施行《×市公有房屋租赁管理办法》（主旨）。你局要抓紧制定具体实施细则，并注意及时总结经验，发现并纠正有关问题，使该方面制度不断完善（分旨）。（印章）2002年3月12日八、公文写作中常见的错误1.标题制作方面：公文标题不可张冠李戴公文标题不可乱抬身价公文标题不可文种并用、错用公文标题不可随意不用或错用介词“关于”2.行文及表述方面：用词不当，不符合语法，口语化文种使用不当格式不规范行文规则混乱提法不当名称表述混乱时间表述含糊3.影响公文写作质量的八种表现形式1、层次紊乱2、冗长芜杂3、用语模糊4、词语欠妥5、格式错误6、文字差错7、文面欠佳8、装订差错以书面语为主：商量--研究答应--批准发给--颁发打发--委派合伙--共同马上--立即夸奖--表彰见面--会见吩咐--命令赶快--迅速尽量--力求比方--例如不要--不得打算--拟定等等。（一）决定1、与决议的区别：（1）从议决程序与发布单位看：决议必须是委员制会议；（2）从适用范围看：决议适用范围小；（3）从内容上看：决议涉及范围大；（4）从实际效果看：决定强调结论，决议强调执行。2、特点与分类：（1）特点：规定性、指导性、稳定性。（2）分类：指挥性决定、知照性决定、奖惩性决定。3、写作结构：缘由+根据+决定事项+执行要求（奖励决定要有奖励事项、分析评价、奖励决定、学习号召；处分决定要有被处分人自然情况、错误事实、分析评价、认错态度、处分决定。）九、常用公文写作技法例文：国务院关于修改《国务院关于职工工作时间的规定》的决定国务院令第174号（1995年3月25日）国务院决定对《国务院关于职工工作时间的规定》作如下修改：一、第三条修改为：“职工每日工作8小时，每周工作40小时。”二、第五条修改为：“因工作性质或者生产特点的限制，不能实行每日工作8小时、每周工作40小时标准工时制度的，按照国家有关规定，可以实行其他工作和休息办法。”三、第七条修改为：“国家机关、事业单位实行统一的工作时间，星期六和星期日为周休息日。”“企业和不能施行前款规定的统一工作时间的事业单位，可以根据实际情况灵活安排周休息日。”四、第九条修改为：“本规定自1995年5月1日起施行。1995年5月1日施行有困难的企业、事业单位，可以适当延期；但是，事业单位最迟应当自1996年5月1日起施行，企业最迟应当自1997年5月1日起施行。”《国务院关于职工工作时间的规定》根据本决定作相应的修正，重新发布。本决定施行前，国务院1994年2月3日发布，，自1994年3月1日起施行的《国务院关于职工工作时间的规定》继续有效。（二）通报1、与公告的区别：（1）范围不同：公告对外，通报对内。通报知悉范围小于通告、大于通知，发给限定范围的单位。（2）特点不同：公告具有发布范围的广泛性;发布事项的重要性;发布机关的限定性。通报具有周知性、教育性、针对性（引导性、规范性强，其中教育性是最重要的目的。）2、分类：典型通报（表扬性、批评性）、情况通报3、结构：（1）通报事实（实）+原因分析（虚）+决定+要求（希望）（2）事由（对象、理由，即对象做了什么）+评议（性质、程度、意义、成因）+决定+要求。例文：国务院办公厅关于表彰奖励中国女子足球队的通报国办发〔1999〕61号各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：中国女子足球队是我国体育战线上的一支优秀队伍，长期以来，刻苦训练，锐意进取，在历次重大比赛中都获得了好的成绩，为我国体育事业的发展做出了贡献。中国女子足球队在第三届世界杯女子足球赛中，发扬为国争光、不畏强手、团结协作、顽强拼搏的精神，荣获亚军，为祖国赢得了荣誉，受到全国人民的称赞。为此，国务院决定对中国女子足球队给予表彰并予奖励。各地区、各单位要认真学习中国女子足球队热爱祖国、无私奉献、坚韧不拔、团结拼搏的优秀品质和高尚情操，更紧密地团结在以江总同志为核心的党中央周围，高举邓小平理论伟大旗帜，振奋精神、开拓进取、立足本职、扎实工作，为把建设有中国特色社会主义伟大事业全面推向21世纪而努力奋斗。国务院办公厅一九九九年七月十二日（三）通告1、基本特点：制发不受级别限制，受文对象有明显限制，公开发布的形式有一定约束力。2、主要分类：法规性通告、周知性通告。3、标题形式：（1）完整式：发文机关+事由+文种；（2）省略式：事由+文