机关行政公文写作

机关行政公文写作珠海市委党校李静一、国家机关行政公文概论(一)概念国家机关行政公文，又称法定公文，是一种依照法律规定发布的行政方面的规章、法规。主要作用：宣布实施强制性的行政措施、奖惩措施，撤销或维护下级机关的决定等(二)行政法律公文的特点：具有法定的效力。表现在作者是法定的，公文具有法定的权威性。(三)行政公文的作用：交流、指导、引导、宣传、备考(四)行政公文的种类(13种)命令、决定、公告、通告、通报、议案通知、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要二、行政公文的格式国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号）对公文的格式进行了严格的规定公文写作\国家行政机关处理办法.doc(一)版首部分的写作格式包括版首空白、发文机关、秘级、紧急度、发文号和签发人秘密程度分为：绝密、机密、秘密(法定公文格式连接)紧急程度，紧急文件要标明：特急、急件；紧急电报应标明紧急、加急；密级与紧急程度同时存在则先标密级再标紧急程度。版首部分与正文部分中间用一条红色的隔线隔开来区分。（二）正文部分的写作格式包括公文标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注等部分。标题:发文机关+关于+××事因+公文种类注意：标题一般不用标点符号，需要停顿的地方或两个语言结构之间可以用空白隔开，书名号和引号可以使用。主送机关：负责办理和答复公文的受文机关。注意：要写全面，同级同类的机关可以用概括性称呼“部署各司，各事业单位”，不需要一一列出；同级而名称不一样不能统一用简称的，应当另类写出“各大军区，新疆生产建设兵团”等。正文：包括开头、正文主体、结尾三个部分。附件：是附在公文之后的公文的一部分。附件的位置在正文之外，一般另立标题，另起页码，形式有三种：补充正文的表格、数字、材料等等，对正文起补充作用；第二类；转发上级或同级的材料，把材料作为附件是所谓参考资料；第三类附件是真正的公文附属之物。(奖惩名单，地址，相关人员联系电话等)加盖印章联合上报的非法规性文件联合下发的文件印章的位置“齐年盖月”成文时间，用汉字书写附注,解释性提示。“此件传达到级”（三）版尾部分的写作格式包括：主题词、抄送机关、印发机关、时间等主题词，1994年国务院办公厅编制了《国务院公文主题词表》，1997年修订一份文件的标引最多不超过5个主题词先标类别词，再标类属词，再标文种。一份文件如有两个以上的主题内容。《国务院关于加强水土保持工作的通知》，先标类别词“农业”，再标类属词“水土保持”，最后标“通知”。会议纪要《听取全国财政工作会议情况和全国打击走私工作会议准备情况的汇报》，先标类别词“财政”，再标类属词“税务”；然后标第二个内容的类别词“公安”，再标类属词“缉私”，最后标“会议、纪要”。抄送机关，指需要了解文件内容或者需要协助办理有关事项的机关。抄送有几种情况：下行文件，需要上级机关了解的要抄送；受双重领导的一个机关，其中一个领导机关下行文时，应当抄送另一个上级领导机关。如果因为情况特殊紧急，越级上行文时，应同时抄送被越级的上级机关。三、机关行政公文的语言（一）机关公文语言的最大特点是------平实。在通用公文中不排除积极修辞,引用和借代。（二）机关公文语言的要求：简洁、准确、庄重、得体简洁：习惯用语“此报告”“此通知”“函告”等，有时用固定短语。准确：准确是公文的生命。庄重：公文不能口语化，不能使用方言，也不宜使用古文。得体：指运用恰当的口气和词语行文。上行文下行文平行文（三）使用规范用语开头，通用语“根据、为了、依照、据查、鉴于”等，“近接、近悉”。称谓性用语，“贵处、你局、我处”，经办时用“业经、已经”祈请用语“希复、望批复、请遵照”征求对方意见用：“是否可行、当否、请批示、请回复、盼回复”结尾用语：“特此函告、为望、为盼、此函复”“妥否，请批示，此件如无不妥，请批转×执行”结尾用语要分清对象。四、通知的写作标题：通知的标题有两种形式1.发通知单位（可省略）＋介词＋通知内容＋文种2.只写“通知”作为标题通知的标题要简洁，一般不用标点，但需要用书名号的加用书名号。“关于转发、转批《××通知》的通知”通知的正文：第一层写明通知的因由、根据、目的或者意义。依据过渡“现把有关事项通知如下”或“故特作如下通知”。第二层写通知的具体内容。要写明通知的各个事项，在工作性通知中写明具体工作任务、完成任务的保障、时间要求、人力组织要求等。内容较多可以分层写，也可以分序号写。按照工作程序，这样符合办事规律。五、报告的写作行政公文写作中的报告指下级向上级报送的一种公文写作文体。是下级向上级使用的专用文体。报告的类型：工作报告；突发事件报告；专题表达意见报告；专门回复上级询问的报告；为了报送其他文种的报告，（调查报告，求职报告，），这类报告肯定会有附件，附件是此材料的主体。××市人事局关于报送2002年年度工作总结的报告××省人事厅；我局2001年度的年度工作总结报告已完成，现送上，请审阅。××市人事局二○○一年十二月五日写作方法：报告标题：“撰写报告单位＋介词＋报告内容＋文种”。《香洲区教育局关于报送本年度工作总结的报告》撰写报告单位介词报告内容文种报告切忌使用单项式，只写文种“报告”两字报告正文写作：主送机关一般只有一个，不能多头主送。开头说明原因报告的主体：最主要的写作方法是叙述，可以有适当地议论，主要阐述对事实的看法，对事态的评价。用第一人称来写。要写清基本事实。工作报告和反映问题的报告结束语：没有严格规定，“特此报告”。五、请示的写作（一）准确把握请示内容，以下事项必须请示：1.超出本机关权力界限，非上级有明确指示不能办理的；2.对一些法律条文在执行中需要进一步细化，明确规定必须由上级机关解释的；3.事关重大，必须向上级报告的；4.平行机关之间发生较大分歧，一时难以处理的；5.临时发生的紧急公务，必须由上级批准后才能进行的；6.因经费不足，非经上级批准不能增加经费的；7.遇到了新情况，自己处理可能产生重大失误和损失的；8.关于外交、民族、宗教政策方面的新问题，难以把握政策界限的；9.重要事项，依照惯例必须经批准后方可实施的；10.虽然是由本单位承办的事项，但需要使用上级名义的。请示后，一定要等待上级指示下来，才可以根据指示进行处理，绝不能一边请示一边处理。开头写请示的因由，可以写向上级提出请示的理论政策依据，也可以用列举事实的方法写清依据。1.要合情合理，与政策相一致；2.要具体理由充分；3.对于要求得到指示的请示，一定要把事项本身写清楚写明白。请示正文需注意三点：1.行文实事求是；2.请示的要求要有可行性；3.在请示中主动提出处理问题的设想或慎重提出执行方案。正文后，“特此请示”“妥否，请批示”“敬请批复”“以上意见如果可行，请批准执行”等。请示的行文规则：1.一般不能越级请示；2.应当一文一事；3.一般只有一个主送机关，不得多头请示；4.请示不得直接写给领导个人，也不得在主送机关之后，再写“并转首长”；5.双重领导的机关，确立主送机关后，可以分为主送和抄送机关；6.请示事项不得夹在报告中。请示与报告的区别：1.报告与请示的写作目的不同。2.二者处理方式不同。3.从上级机关角度来说，报告有时是有约的，而请示则不是有约的。4.报告可以转批，请示一般不会被批转。5.请示具有较强的时间性，报告呈送后，一般不能催阅。请示报告的格式六、函的写作（一）函的概念和作用函是在不同部门之间起相互联系和沟通情况的法定公文文种。主要流通渠道是在不相隶属的机关之间，但有时候也用于上下级之间的问询、答复。类别：商洽（调）函：用于商谈工作，人事调动；询问与回复函：干部政审，入学入党政审使用；求批函和审批函：是下级对上级，类似请示中的请求批准类，上级有责任进行答复告示函：把某些事项告知有关单位，作用相当于告示，不需要对方回复。（二）函的写作：标题：使用“介词＋函件内容＋文种”，一般不在前面加发函单位名，也不能单独使用文种。《关于要求广州市经济技术协作办公室驻海口办事处更名的函》回复性函在标题中一律使用复函，复函可以省略发文机关甚至省略事由。致函在标题中不使用“致函”字样，只使用“函”介词函件内容文种函正文写作：致函的正文开头写明发函的原因依据。复函的正文开头要引叙来文，写明来文日期，标题，文号，然后写上“关于某事，通过研究或根据规定，答复如下”等语，然后叙述回复内容。例文：91页结尾：函不需要对方回复，可以写“特此函告”“特此函达”；需要回复，则用“盼回复”“望复”“请函复”。求批函，请上级回复，则写“请准予为盼”、“请批准为盼”、“敬请同意”等。复函是对致函的回复，平行机关的回复可用“专此复函”“特此函复”；上级对下级的回复用“此复”“此复，望照此执行”。（三）求批函与请示的区别1.主送机关不同；2.答复的文种不同；批复，审批函3.标题拟制不同。《建设部国家文物局关于审批第三批国家历史文化名城和加强保护管理的请示》回复性函在标题中一律使用复函。谢谢大家！