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高效会议管理班永杰2011.09.01于郑州《甲方乙方》目录1.认识会议2.会议效率不高的原因与解决方案3.开会前的准备工作4.成功会议的五种策略5.会议中的沟通与反馈技巧6.主持人的会议管理技巧7.如何对待会议中的不同类型的发言者8.主持人与参会者的守则与责任9.会议记录10.会后跟进目录1.认识会议2.会议效率不高的原因与解决方案3.开会前的准备工作4.成功会议的五种策略5.会议中的沟通与反馈技巧6.主持人的会议管理技巧7.如何对待会议中的不同类型的发言者8.主持人与参会者的守则与责任9.会议记录10.会后跟进会议需要管理吗？会议管理还需要技巧吗？整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界。会议的正面作用是解决问题，反面作用则是带为难题。因此，会议既需要管理，更不能缺少技巧！会议的意义•会议是一个集思广益的渠道会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。•会议显示一个组织或一个部门的存在会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。•会议是一种群体沟通的方式开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过Ｅ-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。会议好创意新点子甲乙丙想法1想法2想法3组织或部门会议互为前提会议的目的提供信息我们可凭便条、备忘录、甚至正式的书面报告从事信息的交流。这样做，显然要比开会更加经济划算。但值得注意的是，人们对书面的东西有时不一定看，就算看了也不一定能完全理解。从这种意义来说，则开会不失为提供信息的一种明智的举措。在会议中，主持人不但能当面澄清与会者的疑问，而且可借助视听器材，以增进与会者对信息的了解与兴趣。收集信息召集能够提供信息的人开会，是收集信息的一种有效的方法。你可以请求信息提供者，用书面的方式将信息传递给你。如果有必要让其他的人了解这种信息，你也可将它复印后分发出去。另外，可通过个别约见有关人士，当面向他们收集信息，这样做效果极佳。解决问题当一位主管面临问题时，他可当机立断地亲自加以解决，也可将它授权给别人代为解决，而不需付诸于会议。但若问题紧迫度不高，同时主管希望获得集思广益的效果，则最好是能邀请部属开会解决。邀请部属共商问题、解决方案，不但可让部属感受到尊重，而且也能表现出对协商解决的热情。宣传政策当一位主管准备将既定的政策传达给部属的时候，他可以采取三种途径：第一、书面宣传；第二、面对面个别宣传；第三、凭开会宣传。书面宣传虽然最符合经济原则，但却不如面对面个别宣传那样有说服力，因为若采用面对面方式，则主管可根据每位员工特点以调整其宣传方式。至于接受会议形式与否，最主要考虑在：与会者之间的交流是否足以产生良好的说服效果。假如主管认为交流有利于说服效果提高，则采用开会宣传方式；但若主管认为可能导致与会者矛盾，则宁可采用面对面个别宣传或书面宣传方式。培育训练由于人力开发重要性已被企业界所确认，因此员工的培育训练也越来越普遍。激励士气年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心，朝着一个方向共同努力。监督执行协调矛盾许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。会议的种类与频率全体会议•频率：至少每两月一次•注意：利用全体大会通报政策，但不能频繁，否则会给公司造成沉重负担处理突发事件的会议•频率：随时•注意：切忌太频繁，否则会使员工感觉日日在危机。会让公司陷入做事无条理的可怕境地会议的种类与频率一对一会议•频率：按需要•注意：可以按需要天天发生，但是最好不要超过1小时固定部门会议•频率：至少每月一次•注意：不能多于每周一次，否则容易形成拖沓的不良习惯；将会议时间记录在笔记本上，以防因一时疏忽造成工作上的被动会议的成本…会议的时间成本时间成本＝参加会议的人数×（与会者的准备时间+与会者的旅行时间+会议主持者工作时间+会议服务人员工作时间）如果时间成本不太直观，则转换成金钱成本。金钱成本＝开会的时间成本×与会人员平均每小时的薪水直接会议成本直接会议成本＝会议设施租用费+会议场地费+旅费+住宿费+文件准备费+……效率损失成本开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，这有可能造成公司整体管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的损失，就是效率损失成本。效率损失成本包括以下3种情况：因不及时接听重要客户的电话面呈损失一大笔生意不能及时处理客户的投诉而得最一批客户不能及时解决自己管辖范围内的突发事件而停工停产目录1.认识会议2.会议效率不高的原因与解决方案3.开会前的准备工作4.成功会议的五种策略5.会议中的沟通与反馈技巧6.主持人的会议管理技巧7.如何对待会议中的不同类型的发言者8.主持人与参会者的守则与责任9.会议记录10.会后跟进会议的通病——效率不高•小王是一家公司的职员，他对公司会议有自己的一些想法，他的想法反映了许多公司会议的某些现状，值得我们思考。•很多公司往往由于以下原因，开会效率低下：–公司的主管都不知道何时是开会的最好时机。许多重要的会都安排在周五下午开，或非要安排在事务繁忙的周一开。–许多主管对于何时开会几乎都不征询员工的意见。这使得员工疲于奔命，甚至得延后或放弃参加其他会议。–有些“必须到会”的员工，因为已经与重要客户或政府官员有约在先，根本不能出席，这使得会议讨论很难进行。而到场的人往往并非与议题关系最密切的人，所以准备不充分或者根本来不及准备。我敢说，大多数公司决议都是有问题的，甚至是错误的！其根本原因在于：大多数公司的会议效率都很低下！会议效率不高的种种原因会议前欠缺目标目标不明确欠缺议程与会人选不当(与会者太多或与会者太少)会议时间不当开会通知时间不当(太早通知开会或太晚通知开会)开会通知内容欠周详会议地点不当会议场地设备欠佳与会者无准备而来未订明会议终止时间或每一议案时间分配不当会议不能准时开始会议太多，致使与会者一听说要开会，无不感觉厌烦向来很少开会，致使每次会议议案堆积过多会议后欠缺会议记录不能对决议事项进行追踪不能对会议成败得失进行检讨不能及时解散已实现任务的临时性委员会或工作小组与会者对会议感到不满会议中从事交谊活动外界干扰与会者发言离题主持人出难题让没有必要留在会场的人员留在会场犹豫不决资料不充足，却贸然决策少数人垄断会议与会者之间交头接耳与会者不表明真正感受或意见与会者之间争论与会者与主持人争论视听器材发生故障与会者欠缺热心会议超出预定时间主扶未能总结会议成果会议效率不高的原因归类会议效率不高通常由以下7类原因造成。在这7类原因中，有3类原因是会议的“致命伤”，需要格外警惕。这3类原因是：主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作。项次原因具体表现1时间会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。2地点会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。3开会对象的选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。4主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。5参会者的技能参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。6会议的准备工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。7开会的原因、目的和结果开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。会议效率不高的原因及具体表现预防性管理所谓预防性管理，其实就是防患于未然，将祸患扼杀于摇篮之中。对于会议来说，做预防性管理，实际上就是在开会之前，针对可能导致会议效率低下的各种原因，一一做好预防工作，从而保证会议的高效进行。以会议为例，为了预防出现效率不高的情况，下面针对7类致使会议效率低下的原因，做一个全面的预防性管理。会议效率不高的原因预防性管理措施时间会议一般应安排在周二至周四上午或者下午两点半以后，避免安排在周一或周五。地点地点尽量设置在一个封闭的会议室内，而且最好围着圆桌进行。开会对象的选择事先通知必须出席会议的人，将出席会议的人分为必须参加者、可以旁观着和可选择参加者几类。主持人的技能选择具有亲和力、影响力的人担当主持人一职。参会者的技能参会者一定要具有倾听能力。会议的准备工作一定要提前做好具体的准备工作。开会的原因、目的和结果在会议举行之前将开会的原因、目的和结果通知所有的参会者。高效会议的八大特征与低效率会议相对的就是高效会议，高效会议充分克服了致使会议效率不高的种种不利因素。高效会议具有8大特征。建议在正式召开会议之前，将高效会议的8大特征一一列出，并随时检验，充分做好预防性管理，使即将召开的会议能够成为真正意义上的高效会议。高效会议的八大特征1.只在必要时才召开5.一切按部就班3.拟定和分发了议程表7.做出了评论的归纳6.请了最有经验的和有才能的人出席4.遵守时间8.记录所有决定、建议和负责人2.好好策划过会议规范——会议时间的安排会议规范包含3个部分：会议时间安排的规范、固定的会议流程规范以及会议规范本身。上午8-9点之间，正是员工从家到公司，准备开始一天工作的时候。这个时候的员工，心绪尚且混乱，还需一段时间才能进入工作状态。因此，试图在这一时间段举行会议、试图让员工回应会议提议或进行业务分析，从人的生理和心理角度来看，是不现实的。上午9-10点之间，员工已经开始进入工作状态。在这个时间段最适合进行一对一的会谈，同样也是进行业务会谈的最佳时机。上午10-12点或下午1-3点之间，最适合调动员工集思广益。大家利用头脑风暴，不断想出新点子、新方法。下午3-5点之间，最好不要安排会议。这个时段的员工开始进入一天当中的倦怠期，人人希望马上回家，在这个时段举行会议往往会事倍功半。上午8-9点之间，发言的欲望没被唤醒，不宜让与会者对提议有太多回应或进行业务分析。上午9-10点之间，适合做1对1会谈，也是进行业务会议的最佳时机。上午10-12点或下午1-3点之间，适合集思广益。下午3-5点之间，最好不要安排会议。会议规范——会议规范本身会议规范是指大家达成共识的会议守则。会议规范主要包括以下条款：–所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有参会人的开会时间。–超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。–所有与会者都要准备在会上发言。–准时开始，准时结束。–各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。–所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规则最重要，需特别注意。–意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮“黑脸”。–会议结束2-3天后，所有与会者应拿到会议记录。–所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。–必要时请第三方监控，以保证会议质量。会议规范——固定的会议流程固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点。•一个中心是指整个会议的议程。一个中心包括：–会议的开始，具体包括：致欢迎词；阐明会议目的；交流会议议程；介绍时间安排、相关规章制度；指定会议记录人。–进行会议讨论，可以分为不同的议程，比如议程一、议程二、议程三等。具体包括：分享话题和目标；交流信息；产生主意、做决定、确认行动；总结。–结束会议，具体包括：总结；安排下次会议。•两个基本点两个基本点是指会议的一头一尾，即会议开始前的准备和会议结束后的跟踪，这两个基本点是最容易被忽视的。但是，它们却是保证会议成败的关键。所以，一个规范的会议流程必须包含会前的准备工作与会后的跟踪