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第一章现代秘书基础一、现代秘书的概念秘书概念主要取《辞海》第一种含义，表述为：秘书是社会主义国家工作人员职务名称之一。其职责是协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书、档案、人民来信以及其他行政事务和交办事项。秘书已成了国家公务人员众多职务中的一种，秘书工作则成为了各级领导在进行指挥、管理的过程中必不可少的辅助性工作。真正标志着“秘书”一词意义切底转变的是孙中山领导的中华民国临时政府的建立二、现代秘书的工作内容（一）公文处理1．文字工作，就是各种文稿的记录、撰拟和校核工作。主要包括：第一、文字的记录，即负责会议记录、电话记录、来访记录、领导谈话记录等；第二、文稿的撰拟，及起草各类文书，如：通知、通报、报告、请示、决定、决议、函、会议纪要、计划、总结、简报、合同、讲话稿、述职报告等常用文书；三十文稿的校核，及对文稿内容和格式的审查把关。2．文书工作，及对来往文书的处理工作。它包括两项主要内容：第一、发文处理，即以本机关的名义制发各种文书的过程；第二、收文处理，即办理各种外来文书，如登记、审核、拟办、承办、催办和答复，以及立卷、保管等。（二）信息工作信息工作是一个有机整体，包括信息渠道建立、信息采集与筛选、信息的开发与利用三个环节三、现代秘书的工作性质（一）服务性秘书职业属于第三产业，具有明显的服务性，但又有其自己的特点。因为分工的明确，秘书除了有服务的直接性和稳定性以外，还具有服务的广泛性。（二）政治性任何时期的秘书工作都从属于一定的统治阶级，为一定的集团服务。秘书工作不是纯粹的业务技术部门，是体现、执行、贯彻领导意见的部门，这就是秘书工作政治性的深刻根源。文秘工作的政治性，要求文秘人员要认真学习中国特色社会主义理论以及党和国家的路线、方针、政策，深刻把握科学发展观，理解其深刻内涵实质，不断提高理论水平，增强政治敏锐性和政治鉴别力，把握实际工作中的正确的政治方向，始终在党和国家的大政方针指导下开展工作。（三）辅助性文秘作为领导者的参谋和助手，必须按照领导意图办事，不能自行其是。（四）专业性文秘工作要求文秘人员必须具有较高的政策水平、文字水平和理论水平，有较强的参谋能力、办文办事能力、信息处理能力，熟悉文书、档案、通信、礼仪等方面的知识，会操作现代化办公设备等四、现代秘书的工作特点（一）工作地位的从属性这主要体现在以下三个方面：一是领导与秘书的先后关系。自古到今，都是先有领导后有秘书。秘书的基本任务是为领导服务，辅助领导工作。二是秘书要听领导和雇主的。领导的需要是文秘工作的中心，文秘应该“围”着领导转。在机关、单位内，居于主导地位的是领导、雇主，决策和管理是领导和雇主的基本职能。三是服务对象问题。秘书为领导和雇主服务、为职能部门服务、为群众服务。（二）工作内容的机要性秘书工作的政治性决定了其工作内容的机要性。（三）工作效果的潜隐性秘书工作的辅助性决定了其工作效果的潜隐性。一、现代秘书的思想素养（一）现代秘书的政治素养第一、较高的政治理论水平。第二、较高的政策水平。第三、加强党性素养，坚持正确的政治方向。（二）秘书的思想作风第一、全心全意的服务意识和乐于奉献的精神。第二、强烈的责任意识。第三、密切联系群众。第四、谦虚谨慎。第五、实事求是。第六、严谨细致。第七、讲求实效。第八、开拓创新。二、现代秘书的人文素养人文素养是指在人文科学、人文精神、人文氛围滋养熏陶下而形成的思想观念、价值取向、人格模式、审美情趣、思维方式、学识才华等精神收获的总和。秘书的人文素养主要包括哲学素养、史学素养和艺术素养等方面。（一）秘书的哲学素养秘书人员培养和提高自身的哲学素养有利于树立正确的世界观，改进思想方法和工作方法，从而改造主观世界。秘书人员要树立辩证唯物主义和历史唯物主义世界观，坚持用客观、全面、发展的观点看问题；要用多种思维方法考虑不同问题，培养自己的创新思维和创新能力。文秘人员只有具备高素质的哲学素养和文化知识，才能使自己拟写的文案方向正确、思想和认识深刻，才能在工作中充满激情，发挥自己的创造力，实现自己的价值。（二）秘书的史学素养首先，秘书人员应在马克思主义思想的指导下，认真学习历史，树立正确的历史观。秘书工作人员也得坚持历史的观点来看待、分析周围的事物和本单位的多项工作，只能这样，才能形成正确的观点，作出切实的评价。其次，秘书人员应该熟悉一些历史知识和资料。文秘人员掌握和熟悉历史材料，学会从历史中总结经验教训，以史为鉴，使今天的工作更加科学，减少失误。再次，秘书人员应学会从历史中继承发扬中华民族的传统美德，培养高尚的道德情操。（三）秘书的艺术素养所谓艺术素养是指一个人所具有的艺术感知、理解、想象、创造诸多能力所形成的稳定的审美心理特征，实际上就是一个人艺术欣赏和艺术表现能力的综合反映。艺术素养是人们在艺术创作和艺术欣赏中进行的努力锻炼，以及经过长期实践所达到的艺术知识及艺术鉴赏能力的状况与水平。1．秘书的文学素养秘书的文学素养是指文秘人员在长期的阅读和写作实践中所形成的文学涵养和水平。加强文学素养对于培养秘书人员的审美能力、口头和书面表达能力等起着重要的作用。第一、加强文学修养有利于文秘人员丰富完善自己的知识体系第二、加强文学修养有助于文秘人员提高自己的思维能力第三、加强文学修养有利于秘书写作水平的提高秘书人员的文学素养包括文学欣赏和文学创作两个方面。秘书人员首先应该养成良好的阅读习惯，具备一定的文学欣赏能力和欣赏水平。经常地进行文学创作实践是秘书工作者提高文字运用能力，加强文学素养的一个重要方面2．书画艺术素养首先，学习书法能提高秘书工作者的服务水平。其次，学习书法能提高秘书人员的文化素养。第三，学习书法能提高秘书人员的品格修养。3．影视艺术素养影视艺术是现代科学技术的产物，是综合艺术的结晶。影视既是艺术又是特殊形态的商品。秘书人员应培养正确的观看习惯和影视艺术鉴赏能力，进行审美情趣的熏陶，提高艺术素养，以及借助影像进行思想教育，培养良好的人生观与道德观。提高影视艺术修养还能通过对影视创作的社会文化批评、媒介批评和审美鉴赏，能够提高秘书人员的认知水平和思维能力，通过艺术自身对社会生活的观照，增强分析和处理问题的能力。4．音乐艺术修养秘书人员具备一定的音乐知识和技能，提高音乐修养，对于综合文化素质的形成和文化水平的提高具有重要作用。音乐可以帮助秘书人员提高审美能力和陶冶情操。音乐通过听觉作用于人的心灵而实现对人的心灵和智慧的净化和升华，虽然是一个潜移默化的过程，但它对人生所起到的非常重要的作用确是其他方式不可替代的。三、现代秘书的职业道德职业道德是指从事一定职业的人们在履行职责范围内所遵守的道德原则和行为规范的总和。它是社会道德在职业活动中的具体表现，是人们在从事职业活动的过程中形成的一种内在的、非强制性的约束机制。（一）秘书职业道德的含义和内容秘书职业道德是文秘人员职业活动过程中的行为规范和行动指南，主要包括职业责任、职业纪律、职业情感和职业能力素养几个方面。由劳动和社会保障部制订的文秘职业国家标准将其内容确定为：第一、忠于职守，自觉履行各项职责；第二、办事公道，热情服务；第三、兢兢业业，甘当无名英雄；第四、服从领导，当好参谋；第五、实事求是，讲究实效；第六、奉公守法，不假借领导名义以权谋私；第七、遵守纪律，保守国家机密；第八、谦虚谨慎，文明礼貌；第九、刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质；第十、钻研业务，掌握文秘工作各项技能。（二）秘书职业道德的基本要求秘书相对于其他职业而言，职业道德尤其重要，其原因主要就在于这个职业最接近决策层、领导层、甚至直接参与其中，知密多，知密早，知密深。如果一旦道德沦丧，造成的伤害将无法估量。文秘应当遵守一些基本的职业道德规范。第一、爱岗敬业，忠于职守。第二、甘于平凡，乐于奉献。第三、遵纪守法，廉洁奉公。第四、恪守信用，严守机密。第五、文明礼貌，谦虚谨慎。第六、严于律己，善于合作。（一）基础知识基础知识是现代秘书从事文秘职业所必须具备的最基本的素质要素，它是秘书从业的立身之本，它构成了秘书知识结构中的基石部分，处于基础地位。基础知识其内容主要以人文社会科学知识为主，包括文学、历史、政治、哲学、法律、美学等，另外还应该具备一定的自然科学常识，如数学基础、经济基础、现代传播、网络知识等。第一、文化基础知识第二、社会科学基础知识秘书职业所需要的社会科学基础理论最核心的主要包括马克思主义理论、社会学和语言逻辑学等第三、自然科学基础知识（二）专业知识第一、秘书基础理论主要包括文秘学、文书学、写作学、档案管理学、公共关系学、礼仪学、秘书心理学等理论知识。第二、秘书实务知识主要包括文书处理、会议管理、事务处理、时间管理、办公自动化和商务活动策划与组织等操作性知识。第三、行业业务知识行业业务知识是指秘书人员服务的机构所从事的有关行业的具体业务知识,如商务、司法、金融、贸易等等，其中每一个不同的行业都有其特定的业务内容和性质,因此也有其特定的业务知识。这是在具体行业从事工作的文秘的职业依托。（三）相关知识任何学科的知识都不是绝对孤立的，它相互交叉，相互渗透，相互影响，相互促进。文秘应尽可能多掌握一些既独立于专业知识之外，又与专业知识密切关联的知识。二、秘书的能力结构根据当代秘书的职业特点，我们把秘书的能力分为基本能力和职业能力两大方面。（一）基本能力秘书的基本能力，主要是指秘书人员的智力在秘书的能力结构体系中，基本能力是赖以吸收外界信息、知识的能力，也是构建其他能力的基础。第一、观察能力观察是指有目的、有计划、有思维参加的持久的知觉。观察力是人们有意识地对事物进行知觉感受的能力，是人们认识事物的必要前提。第二、记忆能力记忆是人脑对过去感知过、经历过的事物的反映。文秘工作内容多、范围广、头绪纷繁，需要掌握多方面的情况，因此秘书人员必须具备良好的记忆能力第三、想象能力象是在人脑中对已有表象进行加工改造而创造新形象的心理过程丰富的想象力是秘书人员进行创造性工作的基础第四、思维能力思维是人脑对客观现实的概括的间接的反应。（二）职业能力第一、沟通能力。沟通能力是指秘书通过信息传递、相互交流等手段联络各方、凝聚各方力量并使之成为本组织发展的有利因素的能力第二、执行能力。秘书应懂得正确领会领导的意图，并能将其很好地贯彻执行第三、文字表达能力。文字表达能力主要是指应用文体的写作能力，包括公文和各种事务文书的写作能力。它是秘书特别是文字秘书的基本功。第四、口语表达能力。秘书在各种场合都要用到口头表达能力，即运用语言或借助于通信工具把思维内容加以表达的能力，包括对上汇报工作、请示问题、提出见解；对下传达指令，沟通情况，组织协调，对外的公关活动等第五、操作能力。秘书工作是一种务实的工作，实际动手操作的能力是做好文秘工作的一个重要能力第六、合作能力。第七、应变能力。第八、管理能力。秘书在某种意义上也属于管理者，承担一定意义的管理职能三、秘书的人际关系秘书机构是单位的窗口和枢纽，文秘的办事过程就是与人交往的过程秘书人员理顺各方面的关系，建立良好的人际脉络资源体现着畅通的办事渠道，决定着办事的高成功率，保证着工作的顺利进行。（一）秘书建立良好人际关系的原则第一、平等相待第二、尊重对方。第三、真诚热情第四、换位思考。（二）秘书与上司的关系处理上司是秘书人员工作的重点对象，秘书工作就是为领导服务的。秘书的特殊地位和特定工作内容使得其人际交往显得特别复杂。在秘书的交际范围中，与领导的交际是最重要、最复杂、最微妙的一种。秘书人员要处理好与上司的关系，应重点注意以下方面：第一、深入了解上司。第二、维护上司的威信。第三、主动配合适应。第四、细致周全服务第五、灵活变通处理。（三）秘书与同级的关系处理第一、处理好与同事的关系。做到尊重同事、客观公正、待人真诚、团结合作。努力实现团结和谐、活泼有序，配合默契，奋进舒畅，具有凝聚力、战斗力、创造力的最佳团队关系状态。第二、处理好与各职能部门人员的关系。做到摆正位置、相互协作、服务积极。（四）秘书与下级的关系处理文秘人员处理好与人民群众的关系主要应做好以下方面：第一、与群众平等相处。第二、获取群