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三〝?〞一、为什么要懂公文？（秘书为什么要懂公文写作）二、要学些什么公文？（常用公文写作基本知识）三、应如何写好公文？（常用公文写作几个要领）秘书的状况秘书的概念秘书有九大任务秘书怎样写好文章秘书的六个要素一、为什么要懂公文？一工作开展需要1、工作联系2、信息联络3、公务往来一、为什么要懂公文？二服务上下需要1、为上级服务2、为横向服务3、为下级服务一、为什么要懂公文？三提高自身需要1、可以获得信息2、可以锻炼能力3、可以增加知识二、要学些什么公文?（一）公文的概念主体――国家机关及其他社会组织条件――行使职权和实施管理（公务管理需要）要求――有规定格式（不能自己想怎么写就怎么写的）二、要学些什么公文?（二）公文的分类（总的类型分“上平下”。常用的也有十几种。其中各文种中还有细分类。1、指挥类――命令、指令、指示、决定、决议、计划、布告2、报请类――报告、请示3、批转类――批复、批转、转发二、要学些什么公文?4、知照类――公告、通告、通报、通知5、记述类――会议记录、会议记要、总结、大事记6、联系类――函、介绍信7、规范类――章程、规定、条例、办法、规则三、应如何写好公文？（一）借用四个要领一是要设计方案二是要选好材料三是要重视施工四是要严格装修三、应如何写好公文？（二）掌握五个要点1、真实2、准确3、精练4、简明5、规范三、应如何写好公文？（三）注意六个毛病1、文种错误2、语言毛病3、发文对象错误4、内容不全面5、主题不突出6、抄袭明显三、应如何写好公文？总结七点体会一是借意要精二是选话要活三是取样要准四是填框要实五是修补要细六是储存要多七是练习要勤“三字”目标―――知（懂得公文重要性）―――会（一般公文都会写）―――精（公文写作文字精）第一章秘书公文写作概述公文的基本知识写作目的与步骤写作要求一、公文的概念及作用（一）公文的概念公文是各级各类机关、企事业单位、社会团体实施管理、组织运行的基本工具和基本手段。•（二）公文的作用1.规制令使作用2.明事通情作用3.参谋决策作用4.宣传舆论作用5.商洽联络作用6.存储凭证作用国家对行政公文的有关文件第一、1981年——《暂行办法》；第二、1987年——《办法》；第三、从1994年开始施行，1999年发布的《办法》。（前三个版本的《暂行办法》和《办法》都是国务院发布的，具有行政规章性质）第四、2000年8月24日，国务院以国发［2000］23号文件——《国家行政机关公文处理办法》。（它是以国务院文件发布的，是迄今为止法律效力和权威性最高的一个《办法》，具有行政法规性质。）新的《国家行政机关公文处理办法》中的新规定1.新《办法》的法律效力和权威性得到了提升。2.在行政机关公文办理中强调加大职能部门的责任。3.突出强调加强公文的审核把关。送领导签发前要审核。公文正式印制前文秘部门要复核。收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。4.在行政规则中对部门行文和部门内设机构行文问题专门作了规定，从制度上、源头上彻底制止滥发文电。5.对公文处理的规范问题有一些新的更加严格的要求。6.专门强调了公文管理问题。7.公文种类中取消了“指示”，增加了“意见”。8.在公文格式与公文用纸方面也有一些新的要求。二、公文的分类规范1.比较通行的分类方法，是以中共中央办公厅1996年印发的《中国共产党机关公文处理条例》中所列14种文种和国务院2000年发布的新《国家行政机关公文处理办法》所列的13种文种为依据，把《条例》和《办法》所共有的18种公文作为通用公文18种公文以外的机关公文列为常用公文常用公文以外的列为专用公文通用公文党的机关正式文件的种类：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、请示、报告、批复、条例、规定、会议纪要、函等14种。行政机关公文的种类：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种。两者相加，共计有18种公文。这些就是我们学习和了解的重点。2.按机关种类分类:党务机关公文行政机关公文司法机关公文军事机关公文企事业单位公文社会团体公文……3.按公文行文方向分类：上行公文下行公文平行公文上行公文——是指下级机关向上级机关报送的公文，如请示、报告等。下行公文——是指上级机关向所属下级机关的行文，如决定、指示、公告、通知、通知、通报等。平行公文——指同级机关或不同隶属机关之间的行文，如函等。通知、公文纪要有时也可作为平行公文。4.按照公文的机密程度分类：绝密公文机密公文秘密公文内部材料普通公文5.按照公文的时限要求分类：特提公文特急公文加急公文平急公文普通公文6.按照使用范围分类：通用公文专用公文7行政机关公文的种类：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要•行政机关中的其他公文：调查报告计划工作总结简报等9.按照规范性与否分类:规范性公文非规范性公文•计划的特点1.预想性。制定计划要有科学的预见，根据对客观现实的清醒认识，对未来一定时期的工作活动作出预想性安排。2.可行性。没有可行性就不能称其为计划。3.可变性。执行中允许有所变通、调整和修改。4.约束性。计划一旦通过、下达，就要遵照执行。计划的分类（按性质分）1.生产计划。为生产而制定的计划。2.工作计划。机关、团体、学校等部门或单位为进行工作而制定的计划。3.学习计划。单位或班组为进行学习而制定的计划。4.文体计划。是单位为开展或进行文化娱乐和体育等活动而制定的计划。计划的分类（按范围分）1.个人计划。2.部门计划。计划的分类（按时间分）1.年度计划。2.季度计划。3.月份计划。计划的分类（按时间性分）1.短期计划。2.长期计划。（凡是三年以上的计划，都叫长期计划）•计划的写作方法计划的写作格式1.条文式。把计划分成若干条款或部分，通过文字叙述，逐一阐明内容。2.表格式。用表格的形式来表达计划的内容。这种格式适用于时间较短，内容较为单一的具体安排。3.综合式。既有文字叙述，又有表格。•计划的具体写法1.标题。写明单位名称、时间期限、计划种类。写明单位名称、内容范围、计划种类。有些标题还包含计划本身的成熟程度。（初稿、讨论稿…）2.正文。公文式计划至少要包含前言与主体两部分，不少计划还有一个结尾部分。与计划有关的一些材料，如果在计划里一条条地列出不方便的时候，还可以在最后附表或附图。前言。用简练的文字说明制定这份计划的依据和总的目标任务。这是计划的总纲，用来统帅全文，虽短，但很重要。主体。这是计划的基本内容，开头和中间既要写明制定计划的依据，也要写明在计划期限内完成的具体任务和应达到的具体目标，还要写明完成任务、实现具体目标的措施。落款与日期。落款写在正文之后的右下方，日期写在落款的下面。如果上报或下发，还要按照公文的格式要求去做。附录。一些工作计划、财务计划还要把指标和数字列表附在文后。（二）会议记录会议记录的含义会议记录，是在有组织有领导地商议事情的集会上，把听到的话或发生的事写下来的公文。也就是开会时把会议的基本情况和会上的报告、讨论的问题、发言和决议等内容记录下来的书面材料。会议记录是会议情况和内容的实录，具有重要文件的性质。会议记录的作用1.史料作用。重要的会议记录一定要归入档案，以备查考。2.素材作用。会议记录是形成会议纪要、会议简报的重要素材。3.文件作用。会议记录可以作为传达、执行会议决议和贯彻会议精神的依据，也可以作为总结工作、检查决议执行情况、向上级汇报的依据。•会议记录的特点会议记录的特点主要是实录性、具体性。即凡是需要记录下来的会议内容、过程、有关的人和事、问题等，都要记全，如实反映，保持本来面目，客观准确。会议记录的要求1.要记得全面。2.要记得准确。•会议记录的写法主要分为两部分，一部分是会议组织情况，另一部分是会议内容。组织情况的记录标题、召集部门、开会时间、会议地点、出席人、缺席人、主持人、记录人。这些情况要在会议主持人宣布开会前写好。•会议内容的记录会议上的报告、发言及决议事项都是会议记录的内容。记录时应写上发言人的姓名和发言内容。记录这些内容一般有两种记录方法，一种是简要地记录，一种是详细的记录。除重要会议要把每个人的发言作出详细记录外，一般会议要有详有略。如果讨论的是关键性的问题，特别是意见不一致的时候，一定要详细的记下来。如果有讨论决议的事项，要记清表决情况。总之，要力求做到不遗漏，不歪曲，尽量准确完整。（三）简报简报的含义简报是内容比较简略的报道。它是机关、单位、团体用来汇报工作，反映情况，传递信息，交流经验的一种公文。简报是新中国成立以后发展起来的一种机关事务文书，随着社会进步而不断发展，简报的应用范围越来越广泛，逐渐成为一种独立的文体。•简报的作用反映情况。通过简报，可以将工作进展情况以及工作中出现的新情况、新问题、新经验，及时反映给领导机关，便于领导机关了解下情，指导工作。同时也可以为领导机关制定政策提供参考。交流经验。发挥对工作的指导和推动作用。传播信息。人们从中了解情况，吸取经验，学习先进，借以改进工作。•简报的种类综合情况类简报。主要向上级机关及时反映工作情况和问题，以供上级研究和参考。专项工作简报。配合某项中心工作所编发。会议简报。是在大型会议或研究重要议题的会议期间办的简报。主要反映会议情况、进程和重点内容。经验类简报。主要用于交流经验。社会动态简报。反映对国内外重大事件的看法、评价、认识等。•简报的特点简报的主要特点是针对性、简明性、新闻性、及时性。简报是一种应用文体，其基本功能是汇报情况、反映问题。因此，简报的内容必须真实、具体，又要简明扼要，有针对性，所报道的事情都是新近发生的，同时具有很强的时间要求。•简报的编写方法1.报头[密级]工作简报第3期××区广播电视局编印二00九年五月四日××××××××正文2.标题概括式标题。准确、简要地概括出文章的基本内容。形象化标题。形象生动，引起读者注意。提问式标题。简明醒目，具有一定的尖锐性。正副式标题。副标题对正标题有补充说明作用。警句式标题。用简练而含义深刻的句子作标题，引起人们的注意和关心。对比式标题。在对比中引起注意。引用式标题。引用名人名言起到警示作用。3.正文的写法简报的正文，没有固定的写法，总的要求是观点鲜明、材料精当、条理清晰、语言简洁。通常采用的方法有下面的一些形式：条款并列式。把选用的材料分条分款地写出来。消息报道式。采用新闻报道的写作方法。讲话、发言摘要式。列小标题式。围绕中心，把材料分成几个部分来写。集锦、动态式。围绕一个中心，选取一些典型事例，突出情况、工作进展的一个断面，分别写成几则“动态”、“简讯”，从不同侧面反映同一个主题。简要通讯式。采用通讯或新闻小故事的写法。数据、图表分析式。通过数字的统计、比较和分析，客观全面地反映情况，说明问题。4.报尾报送单位：××××校对：×××送至单位：××××联系电话：3365872（共印342份）统计工作简报（第3期）××区广播电视局编二00九年五月四日（四）调查报告调查报告的含义调查报告是对某一单位、某项工作、某个问题或某一事件进行调查研究后，加以分析综合，将获得的事实材料和结论加以整理，而写成的书面报告的公文。调查报告在各项公务活动中使用非常广泛，它的作用有：可以弄清事实真相；可以为领导决策提供依据；可以传播推广先进经验；可以揭露事实真相，回答社会问题；培养实事求是的精神。•调查报告的种类1.按调查报告的内容范围分综合性调查报告。专题性调查报告。2.按调查报告的作用性质分总结经验的调查报告。揭露问题的调查报告。反映情况的调查报告。考察历史事实的调查报告。•调查报告的特点1.明确的目的性，强烈的针对性。2.尊重客观事实，凭借事实说话。3.揭示事物的本质和规律。4.体现时代精神，有较强的时间性。调查报告