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常用公文写作知识叶春生叶春生，男，中山大学中国非物质文化遗产研究中心教授、博士生导师，中山大学民俗研究中心主任，广东省民间文化遗产抢救工程专家委员会主任，中国民俗学会副理事长，国际民间叙事文学研究会（ISFNR）会员。主要致力于区域民俗与传统文化、区域民俗与地域群体、本土民俗文化与经济发展、新都市民俗与大众民俗心理、科学精神与神秘文化等问题的探索和研究。世事洞明皆学问，人情炼达即文章。文章本天成，功夫在文外。公文也可出传世佳作，诸葛亮的《出师表》、李密的《陈情表》、李斯的《谏逐客书》即古代公文，亦历代散文范本。主要讲四个问题：一、公文的概念、特征及现行种类公文即公务文书，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。它具有以下特征：1、鲜明的政治性和政策性公文是国家进行管理的工具，负有传达党和国家的方针政策、处理机关行政公务的重要职能，具有鲜明的政治色彩；2、法定的权威性和行政的约束力公文是由党和国家机关、团体、企事业单位，为了特定的目的而制作和颁布的，代表机关单位的意志，具有法定的权威和行政的约束力。3、特定的作者与体式公文的作者即是发文机关。发布公文的机关单位是依据法律、条例、章程而建立的，它们可以根据自己的职能和权限范围制发公文。至于作为机关内部工作分工的某一文件的起草者，不能视为公文的法定作者，这一点与报刊杂志上发表的个人署名文章相比较，作者的概念是不同的。公文有特定的体式。公文的名称、体载和行文关系，由国家统一规定，不能滥用。公文的文面格式由文头、正文、文尾三个部分组成。每个部分的组成，都有大致的规范，内容结构包括标题、发文字号、受文机关、正文、发文机关、日期、印章等，有的还有附件。根据国务院2000年8月24日发布、2001年1月1日施行的《国家行政机关公文处理办法》规定，我国现行的行政机关公文种类有13种。1、命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关人员。2、决定适用于对有重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。3、公告适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。4、通告通告是在一定范围内公布，社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。5、通知适用于传达批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项，传达任免人员。与其他公文文种比较，通知的使用范围广、使用频率高。上至中央、国家机关，下至各企事业单位及基层组织，都可以使用。6、通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。7、议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。8、报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。9、请示适用于向上级机关请求指示、批准。报告与请示是两种不同文种的公文，在实际工作中应注意区别使用，不要混淆。10、批复适用于答复下级机关请示事项。语义要明确，“火鸡学孔雀，退！”之类的不能用。11、意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。“意见”是2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》中规定的新的公文文种。12、函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项，用批答函。13、会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要大体可分为三种类型：一是情况型；二是议决型；三是消息型。二、当前公文写作存在的主要问题1、文种把握不好：①请示报告混为一谈，如《关于成立广东省高等教育自学考试指导委员会的请示报告》。报告是上行文，是下级机关向上级机关陈述情况的公文，其主送机关是有隶属关系的直接上级，一般不越级报告，特殊情况下越级报告，必须同时向直接上级报告；报告主要用于下情上达，为上级机关了解下情、决非策和指导工作提供依据，不要求上级机关批复。请示是下级机关主动征求领导意见的一种手段，目的在于得到上级机关的支持和批准。报告一般是在事后行文，请示必须事前行文，不允许先斩后奏。②滥用“通知”：不分上下左右乱发，甚至发给自己的上级机关要对方“遵照办理”；有的超越自己的职范围要人家汇报；混淆“周知性”通知与告示、启事的区别，随便在报刊上登通知。③批复与函使用不当：批复与通知、意见有所不同，通知、意见是上级机关主动下发的，批复则是根据下级机关的请示而发的。业务主管机关回答平级机关或不相隶属机关询问的问题，或是领导机关转来处理的请示件，不宜使用批复，可用复函。2、常用套语使用不当。以下供辨析参考：①、为荷与为盼：“为”在这里是“是”的意思；“荷”乃“承受恩泽”：“盼”表示“殷切地期望”。为荷：是所恩惠的。为盼：是所盼望的。更不能把“为荷”写成“为何”。②、公布与颁布：都有“公开发布，使大家知道”的意思，但“颁布”带有庄重的感情色彩，多用于国家发布重文件；一般机关团体通行事宜，多用“公布”。③、制定与制订：“制”是“拟定”、“规定”；“定”即“决定、确定”；“订”是经过研究商讨或预先约定而立下的意思，所以一般的拟定、规定用“制定”，创造性或经反复商讨的用“制订”。④、启事与启示：“启”原意为“打开”，引申为“开导”，陈述缘由，“启事”即“陈述事情”；“示”是给人看，“启示”即开导、启发，使人有所领悟。⑤、违反与违犯：都是动词，都有“不相容、不遵守”的意思。“违反”表示所抵触的对象轻微；“违犯”，是较严重。⑥、意见与建议。“意见”：对事情的一定看法或想法，虽无指令性，但作为一种郑重提出的主张，比“建议”言重；“建议”：个别人提出的不很成熟的主张，谦语。⑦、以至与以致：两个都是虚词，有关联作用。“以至”表示时间、程度、范围上的递长或递降，有“直到”的意思；“以致”表示事物发展的结果，有“因而造成”的意思。⑧、协定与协议：同指国家、集团间经过协商达成共识的文件。不同的是“协定”多指书面条款，较为庄重；“协议”泛指取得的一致意见，不限于书面条款，亦不一不定带庄重色彩。⑨、择要与摘要：意为“挑选主要的东西”，不同的是，“摘要”专指摘录文章、文件或讲话要点；“择要”则泛指挑选主要的。另，二者普通话读音不同，“择要”念（折要），“摘要”（斋要）。⑩、撤消与取消：意为“废除、去掉”。撤消多用于上级对下级，对象常是机构、职务、处分等；取消不限于上级对下级，对象多为制度、资格、权力等；色彩不如“撤消”郑重。○11、考查与考察：即用一定标准、手段来了解对方。但考查侧重检查、衡量，目的是评审，对象可以是历史、文物和人们的所作所为，考察侧重观察、研究，目的是弄清事物的本质，对象多半是地质、工程、运动等。3、篇幅冗长，表述不清，半文半白朱元章令：订立上书陈事格式，繁文违式者罪之。毛泽东《关于建立报告制度》：报告文字每次一千字左右为限，至多不超过两千字。现在不少公文洋洋洒洒，有的甚至超过一万字，重重复复，文山会海，禁而不止，却无人治罪；一些文章概念含糊，表述不清，半文半白，不知所云。三、几种常用文体的基本格式1、通知通知是向特定受文对象通报、传达有关事项，让对象知道或执行的文件。有原发性的、转发性的、任免性的、周知性的。其基格式是：标题：多采用“发文单位+事由+文种”或“事由+文种”两种形式，如《中共中央关于同国民党进行和平谈判的通知》、《关于加强中小学收费管理工作的通知》。受文单位：分类分层排列，如国发文件：各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构。正文：①简要说明发此通知的因由；②通知的具体事项，分条行文，以数目字标明段落，每条加个提示语；③结束语。落款：发布单位和发文日期总体要求：明确具体，考虑周全，文字简要，通俗明白。2、函“绒封之书谓之函”，可见其非一般之书信。函即信件，是机关用来处理公务的信件。函的适用范围比较广，主要是：①用于机关之间商洽工作、询问和答复问题。②用于向无隶属关系的有关主管部门请求批准。函在格式与写法上，与一般书信相当，但作为处理公务的公函要有标题，常用的形式是“发文单位+事由+文种”，也可用“事由+文种”、“发文单位+文种”、“发文单位+事由+行文对象+文种”等形式。文种名称用“函”，如果是答复函，也可以用“复函”。函的正文由原由、事项、结语三部分组成。原由：扼要说明为什么要写这封信；事项：具体讲明要办什么事，内容要专一；结语：根据内容的不同，分别用“此复”、“特此函达”、“敬请函复”等。末了也不必加祝颂语，开头也不用问候，但言词要恳切，即使是发给下级单位的函件，也不要盛气凌人。3、请示请示是下级机关向上级机关请求指示、批准的文件，属上行公文。根据写作目的的不同，请示可分为两类：（1）请准类。即请求批准办某件事。多半是在下级认为办事条件已经成熟而批准权在上级手中的情况下，向上级请求准予办这件事。（2）请帮类。即请求给予思相上或物质上的帮助。请示与报告虽然都是上行公文，其实区别是很明显的：请示必须在事前，报告一般在事后；请示侧重说明理由与要求，报告侧重陈述情况与意见；请示要求上级给予答复，报告一般不要求答复。“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关；除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导者个人。一般不越级请示。因特殊情况必须越级请示时，应当抄报被越过的上级机关。受双重领导的机关向上级机关请示，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。正文一般由请示理由、请示事项、结束语三部分构成，多半是先写请示理由，再写请示事项，最后是结束语。为了眉目清晰，请示理由和请示事项应分点列出。结束语根据请示内容的不同有不同写法，常用的有“可否，请批示”、“当否，请指示”、“以上请示如无不当，请批转有关单位贯彻执行”等。请示是请求上级办事，因而行文语气要委婉，要体现出对上级的尊重，尽量用商量的口吻提出看法和要求。4、报告报告是向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关询问的文件，属上行公文。报告按内容的性质可分为两类：①综合报告。根据自己的职责范围，对一段时间的工作加以综合考察，找出优缺点，分出主次，然后向上级报告。如季度报告、年度报告等。②专项报告。不是常规的综合工作汇报，而是就某件事或某个问题专门写的报告，多半是不定时的，根据实际情况的需要撰写的。报告以陈述事实为主，陈述要清楚完整，有头有尾、脉络清晰，把来龙去脉交代清楚，即把事情的起因、经过、结果和影响都讲清楚。还要突出重点，抓住特点，不要贪大求全，面面俱到。报告是写给上级看的，一般性的道理不必多讲，也不要加入请示事项，以便处理。除例行公事的综合报告外，应着重写好专项报告，偏重于经验与做法的，更容易引想上级的注意；对一些敏感的话题，还可写“情况反映”（俗称“小报告”），供各级内参使用。这类报告不单事实要准确，还要捉摸当时的政治气候，谨慎为之。5、总结与讲话稿这两种文体一般不作“红头文件”，有人称之为“白头文件”，写作上与“报告”有些相通，也有冠以“总结报告”上报或给领导作讲话稿的，把握不好，也出了一些问题。总结旨在回顾某一阶段或某项的工作，从中得出经验教训，用以指导今后的工作，从内容上看，也有综合总结与专题总结之分，作为给上级汇报工作的材料也未免不可，但它与正式的“报告”行文关系不同，口气也不一样；写作方法也不同，报告重情况和问题的陈述；总结重经验和教训的分析，报告是给上级看的，总结主要是本单位使用。总结的基本格式一般包括标题、导言、主体和结尾几部分。标题可用公文式的《某某单位某年度工作总结》，也可用一般文章式的，如《我们是如何指导横向经济联合的》，导言简要介绍基本情况，主要成绩和经验，主体可分层列写，标明纲目，也可一气哈成。注意观点材料的统一，选好用好典型材料。结尾可自然收束，也可点题作结。总结报告还可用作讲话稿，但必须注意其口语性（万年松、万年虫）、面对性、感召性、严肃性的特点，以人为本，以情动人，还要照顾到讲演者的身份，文化程度，语言习惯等方面，语态庄重，感情真挚，生