第一章公文写作与处理

绪论：公文概述一、公文的含义即办理公务的文书，是党政机关、社会团体和企事业单位在行使管理职权、处理日常工作时使用的书面文字工具，它是各类社会组织用以表达意志、传达指令的方式和手段。公文是一种应用文，兼有记叙文、说明文、议论文的特点。公文语言要求：严谨（不出错、无歧义）、简洁（简短、朴实）、得体（因文种而异）、实事求是。公文作者的法定性公文效用的现实性公文作用的权威性公文处理的程序性公文体式的规范性《周书》：“慎乃出令，令出唯行。”二、公文的特点作者、读者法定;适用范围法定；发文权限法定。“中华人民共和国国家标准”——《党政机关公文格式》(GB/T9704-2012国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会于2012年6月29日发布，7月1日起实施)，具体可参见课文330页附录二。公文体式的规范性公文处理的程序性三、公文的类型与文种公文的分类就是按照公文外延所覆盖的不同，把公文分为不同的类型。不同类型的公文具有不同的性质、作用和适用范围，其格式、写法与处理均有不同要求。常见分类方法：按公文来源、按行文方向、按涉密程度、按紧急程度、按公文内容性质和作用等。•按公文来源：发文、收文。•按公文行文方向：上行文、平收文、下行文。•按公文涉密程度：保密公文、普通公文。保密公文分三个级别：绝密、机密、秘密•按公文紧急程度：特级公文、加急公文、常规。•按公文内容性质和作用：决策指挥类（决议、决定、命令），指导类（批复、意见、通知），规约类（法律、条例、规定），晓谕类（公报、公告、通告、通报），报请类（请示、报告、议案），商洽、纪要类（函、会议纪要），日常事务类（计划、总结、讲话稿、会议记录）某省人民政府某省交通厅某市交通局无领导与指导关系的机关、部门、单位之间同级机关同级机关不相隶属机关不相隶属机关政府系统的同级机关；党的系统的同级机关某省人民政府某省交通厅某市交通局•人们为每一种常用的公文都赋予了一个能概括表明其性质、用途的统一规范的称谓，这个称谓就叫文种。简而言之，公文的名称即公文的文种。•《党政机关公文处理条例》中规定使用的主要文种有15种（P-12）：•决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、会议纪要公文的格式是指公文各要素在公文文面上所处的位置和排列顺序，他是公文的形式上区别于一般文章的重要标志。公文的格式包括：公文用纸格式公文印装格式公文内容格式四、公文的格式公文用纸纸张定量为60-80g/㎡的A4（尺寸为210mm×297mm）纸张，纸张白度为80-90%，横向耐折度为≥15次，不透明度为85%，PH值为7.5-9.5。公文的用纸格式公文的印装格式35±1mm地脚26±1mm翻口28±1mm订口版心尺寸156mm×225mm排满22行28字。根据《格式》规定，将版心内公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文的内容格式000001机密★×年特急××××文件×发〔××××〕×号××关于××××工作的通知×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1．×××××2．×××××××××（发文机关名称）2×××年×年×日（印章）（附注：×××××）抄送：×××××，×××××。×××××（印发单位）2×××年×年×日印发（一）版头：包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等。公文的版头1.公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。3号黑体字。000001机密★×年特急××××文件×发〔××××〕×号××关于××××工作的通知×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1．×××××2．×××××××××（发文机关名称）2×××年×年×日（印章）（附注：×××××）抄送：×××××，×××××。×××××（印发单位）2×××年×年×日印发公文的版头2.秘密等级和保密期限，表明“绝密”、“机密”和“秘密”。3号黑体字。000001机密★×年特急××××文件×发〔××××〕×号××关于××××工作的通知×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1．×××××2．×××××××××（发文机关名称）2×××年×年×日（印章）（附注：×××××）抄送：×××××，×××××。×××××（印发单位）2×××年×年×日印发公文的版头3.紧急程度，标明“特急”、“加急”。3号黑体字。000001机密★×年特急××××文件×发〔××××〕×号××关于××××工作的通知×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1．×××××2．×××××××××（发文机关名称）2×××年×年×日（印章）（附注：×××××）抄送：×××××，×××××。×××××（印发单位）2×××年×年×日印发公文的版头4．发文机关标志，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。最大不超过22mm×15mm，但又不能大于上级机关。000001机密★×年特急××××文件×发〔××××〕×号××关于××××工作的通知×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1．×××××2．×××××××××（发文机关名称）2×××年×年×日（印章）（附注：×××××）抄送：×××××，×××××。×××××（印发单位）2×××年×年×日印发公文的版头例如：联合发文：5.发文字号，由发文机关代字、年份和序号组成。000001机密★×年特急××××文件×发〔××××〕×号××关于××××工作的通知×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1．×××××2．×××××××××（发文机关名称）2×××年×年×日（印章）（附注：×××××）抄送：×××××，×××××。×××××（印发单位）2×××年×年×日印发公文的版头例如：鲁办〔2015〕20号国发〔2012〕1号机关代字年号序号机关代字年号序号我校发文字号：6.上报的公文需标识签发人姓名。此时发文字号居左侧。000001机密★×年特急××××文件×发〔××××〕×号签发人：XX××关于××××的请示×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1．×××××2．×××××××××（发文机关名称）2×××年×年×日（印章）（附注：×××××）抄送：×××××，×××××。×××××（印发单位）2×××年×年×日印发公文的版头7.红色反线。000001机密★×年特急××××文件×发〔××××〕×号××关于××××工作的通知×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1．×××××2．×××××××××（发文机关名称）2×××年×年×日（印章）（附注：×××××）抄送：×××××，×××××。×××××（印发单位）2×××年×年×日印发公文的版头公文的版头包含要素：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、红色反线。（二）主体包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关、成文日期、印章、附注、附件。000001机密★×年特急××××文件×发〔××××〕×号××关于××××工作的通知×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1．×××××2．×××××××××（发文机关名称）2×××年×年×日（印章）（附注：×××××）抄送：×××××，×××××。×××××（印发单位）2×××年×年×日印发公文的主体1.标题：由发文机关名称+关于+事项+的+文种构成。发文机关、主要内容、公文种类称为公文标题三要素。000001机密★×年特急××××文件×发〔××××〕×号××关于××××工作的通知×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1．×××××2．×××××××××（发文机关名称）2×××年×年×日（印章）（附注：×××××）抄送：×××××，×××××。×××××（印发单位）2×××年×年×日印发公文的主体例如：桂林医学院关于2015年国庆放假安排的通知发文机关主要内容文种关于召开教师节表彰大会的通知省略发文机关通告省略发文机关、主要内容省略发文机关名称的几种情况一是由于文件版头上印有发文机关名称，省略标题中的发文机关名称不会产生歧义；二是由机关负责人个人名义签署的公文，也可以省略发文机关名称。省略事由的几种原因命令、公告、通告等正文极短的公文，可以省略事由：一方面是因为正文内容很短，省去事由，不影响表达的明确性；另一方面，如果加上事由，标题过长，就会显得头重脚轻。如果正文内容较长，则必须在标题中标明事由。标题常见的病例八方面：一、要素不全二、乱用文种三、隶属不清四、提炼不精五、题不达义六、标题不规范×××部、×××部、×××部优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知介词“关于”应用未用。以标题中四个机关联合发文，其办文意图应是面向全国各单位的，但也可理解为只是面向本系统，易产生歧义，其原因是在发文机关与理由之间缺少了介词“关于”，应补上。其一，要素不全：其二，乱用文种：×××关于购买办公设备的请示报告改为：XXX关于购买办公设备的请示×××关于要求解决项目前期费用的报告改为：XXX关于要求解决项目前期费用的请示其三，隶属不清：×县关于印发×市人民政府加强基层民兵工作的意见的通知中共×区委办公室关于批转×市×书记在×会议上讲话的通知改为：×县关于转发×市人民政府加强基层民兵工作的意见的通知中共×区委办公室关于印发×市×书记在×会议上讲话的通知如：xxx关于招收退休退职职工子女就业，进行合理安排，确保社会稳定的通知改为:XXX关于妥善安排退休退职职工子女就业的通知或:XXX关于妥善安排退休退职职工子女就业有关问题的通知其四，提炼不精：从下面这句话中概括可以作为标题的主要内容（概括事由）：概括为：废止部分规范性文件某市人民政府对历年来制定的规范性文件进行清理，应予废止的共有几十件。一是事由偏跑–如《XXX关于草原灭鼠的请示》，从题意上看，是请示开展灭鼠运动，而此文实际上是请求上级给予解决“灭鼠经费”的请示，应改写为《XXX关于要求解决草原灭鼠经费的请示》。二是题大义小–如《关于企业技术、人才开发的若干规定》，若文件内容中未作详细、具体的规定，则标题“帽子”显得太大，使题文不完全相符。其五，题不达意：三是题小义多–如《XX关于做好争创人民满意基层站所活动筹备工作的通知》，标题的事由主旨是“筹备”二字，而正文中不仅详细介绍了“争创活动”的意义、内容、方法，还谈到了组织领导、活动步骤、管理制度等，显然，标题题义过小难于表达和带动正文。此标题可改写为《XX关于开展争创人民满意的基层站所活动的通知》。四是题义不清–如《XX县人民政府关于粮食问题的通知》，其中就缺少“价格”、“收购”等词语来限制中心词“问题”造成事由过于笼统不具体、不清楚，不能准确反映公文的主要内容。词组重复等