第一章：公文写作概述

公文写作概述方宝结构图公文写作概述公文概述公文种类公文格式、编排与稿本公文概念和特点公文文体公文的分类公文的格式公文书写各部分的编排次序公文的稿本公文结构通用公文的文种公文概述一、公文的概念和特点1、公文：公务文件，是在社会活动中直接形成和使用的具有规范体式和法定效用的信息记录形式；2、目的：满足各类社会组织记载事物、表达意志、交流信息、联系工作、处理事务的需要；3、特点：（1）突出政治性；（2）恪守法定性；（3）保持权威性；（4）注重保密性；（5）讲究规范性；（6）围绕事物性。二、公文文体1、人们使用公文的目的：用书面语言表达用以反映意图和客观情况的公文信息，将其快捷有效的传递出去，并被受文者直接获取和理解，在规定的时空范围内对受文者的认识和行为产生强制性影响。2、目的使公文成为一种以白话文为原则，叙述、议论、说明三种表达方式兼用的应用文；3、公文是一种特殊的应用文，特殊性表现为：（1）被强制性规定采用白话文形式；（2）兼用议论、说明、叙述三种基本表达方式。三、公文结构1、结构特点：（1）规范性；（2）相对确定性。2、公文基本组成部分：标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词；3、公文其他组成部分：文头、发文字号、签发人、保密等级、紧急程度、主送机关、附件及其标记、抄送机关、注释、印发说明。公文种类一、公文的分类1、根据形成和作用的公务活动领域分：通用公文和专用公文通用公文：各类机关使用的文件。如：请示、报告、函等；专用公文：一定专业机关和业务范围内专门使用的文件。如：外交文件、司法文件、军事文件、会计文件等；2、根据内容涉及国家秘密程度分：对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密3、根据行文方向分：上行文、下行文、平行文4、根据处理时限的要求分：平件、急件、特急件5、根据来源分：发文、收文6、根据内容的性质分：（1）规范性公文用强制力推行的用来规定各种行为规范的法规、规章等。（2）领导指导性公文由领导指导机关制发的用于颁布方针政策、法规规章，指导、布置工作，阐明领导指导原则的文件。（3）公布性公文直接向国内外公开发布的文件。(4)陈述呈请性公文用于汇报工作、陈述情况、提出建议、请求指示或批准的文件。(5)商洽性公文指无传递方向限制，用于探讨协商一般事项的函件等。(6)证明性公文用来对某组织、个人使命、身份、经历或某事件提供证据和对有关方面责权利作出规定的文件。二、通用公文的文种1、文种（公文名称）：用以概括表明公文内容、性质、作用及作者权限、制发目的、要求等。2、公文的必要组成部分；3、正确标明文种，有利于维护公文严肃性、权威性、有效性；4、行政机关通用公文，通常称行政公文。（1）命令（令）适用高级别行政机关依法发布行政法规和规章；宣布重大强制性行政措施；奖惩有关人员撤销下级机关不当的决定。（2）决定适用于对重要事项或重大行动作出安排；奖惩有关单位及人员；变更或撤销下级机关不当的决定事项。（3）公告适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。(4)通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。(5)通知适用于发布党内法规、任免、传达上级指示、转发上级和不相隶属机关的公文、批转下级公文、发布要求下级办理和有关单位共同执行或周知的事项。(6)通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况。（7）议案适用各级政府依照法律程序向同级人大或人大常委会提请审议事项。（8）报告适用于向上级汇报工作,反映情况、答复上级机关询问。（9）请示适用于向上级机关请求指示、批准。(10)批复适用于答复下级机关的请示事项。(11)意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。(12)函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（13）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。公文格式、编排和稿本一、公文的格式1、公文格式是组成公文各部分文字符号在载体（纸张）上排列的规定。具有较强的规范性。2、公文格式主要是对载体的规格尺寸、区域划分、组成部分的排列次序与编排式样、文字符号的形体及尺寸的规范。3、通用公文格式（1）国标用16开，国际标准A4型（2）公文纸分图文区和白边区上白边（天头），左白边（订口）分别宽于下白边（地脚），右白边（翻口）（3）文字符号从上至下，自左至右横写横排（少数民族可按习惯），正文行长与图文区宽度相等，左侧装订二、公文的编排次序完整的公文：眉首（1－5）、主体（6－13）、版记（14－16）三部分（一）保密等级1、根据涉密程度，标注密级，并在后加“★”，必要时注明保密期限（如：机密★5年）；2、首页图文区左上角，3号或4号黑体。（二）紧急程度1、这是表明对公文送达和办理的时间要求的标志，用“特急、急”表示；2、首页文头右上角或左上角（密级标志下方），可加盖印戳或直接印上，有时可在标题中标明，如“紧急通知”等；3、紧急程度的标志，引起注意并为催办提供依据，确保优先、避免延误；（三）文头1、位于首页上端，约占图文区的1/3弱；2、大号黑体、黑变体字或标准体、宋体字套色（一般红色），居中排一行；3、联合行文时，一个作者占一行，主办单位排列在前。（四）发文字号1、公文的代号，发文机关统一编排，含发文机关代字、年份和序号；如：国务院2003年第一件发文：“国发[2003]001号”2、一件公文只有一个发文字号，联合行文时只注主办机关的发文字号；3、位于首页文头以下，居中，如有签发人，居左，两者排一行；4、采用3号或4号仿宋体；5、发文字号下应居中印一条细实线。（五）签发人1、位于发文字号同一行，居右；2、与发文字号相同字体；3、签发人用3号仿宋体，后面全角冒号，后用3号楷体字标识签发人姓名；（六）公文标题1、一般由发文机关、事由、文种3部分组成；2、标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号，转发的公文标题也不加书名号；3、位于红色反线下空2行，用2号小标宋字；4、可一行或多行、居中排布。（七）主送机关1、从左至右顶格排列，回行继续顶格；2、多个主送机关，依次排列，用顿号、逗号分隔；3、3号仿宋体。（八）正文1、公文核心；2、数字、年份不能回行；3、3号仿宋体。（九）附件1、空2格标出“附：”，再分别标出附件序号（一件不标）、标题、份数，每件一行；2、3号仿宋体；（十）作者（不是个人，而是一个组织、团体、机关）1、正文右下方；2、一个机关占一行，联合行文时主办机关在前；3、3号或4号楷体字（十一）印章或签署1、印章在右下方，上不压正文，下压日期；2、签署位于正本末页，先排出机关名称，签署者职务，空2格领导签字。（十二）成文日期1、年月日齐全，汉字书写；2、3号仿宋体；3、法规性公文产生日期用圆括号括入，标注在标题正下方，称为“题注”。（十三）注释（附注）1、末页左下方；2、每项说明（名词数语、事项）为一个自然段，附注有多条需有序号；3、小于正文的4号或小4号仿宋体；（十四）主题词1、末页附注之下，排一行，空2格标注“主题词”；2、空1格填主题词、词间空1格，不加标点；3、与正文字号相同，黑体（十五）抄送机关1、主题词之下，所占区域用两条与图文区宽度相等长度的平行细线作为界线，形成“抄送栏”；2、空2格标出“抄送：”，如有抄报，先标出“抄报：”，在下一行的同等位置再标“抄送：”；3、按机关性质级别依次排列抄报抄送机关名称，顿号或逗号分开；4、抄送机关一行写不下，另起一行时应与第一行抄送机关平头；5、与正文的字体字号相同。（十六）印发说明1、在抄送栏下划一条与抄送栏等长的细实线，形成“印发说明栏”；2、左边标注印发机关，右边标注“年月日印发”，此时间为送往文印室的时间；3、在印发说明栏线下的右侧，用小于正文的5号或小5号仿宋印“共印X份”。二、公文的稿本公文稿本是公文的文稿和文本的总称。公文在草拟、修改、审核、签发和印刷过程中，会产生各种稿本，产生的背景不同，含义、性质、作用也不同。（一）草稿1、原始的非正式文稿，内容未正式确定，不具备正式公文效用；2、外观特点是没有生效标志（签发、用印等）；3、常见“讨论稿”、“征求意见稿”、“送审稿”、“草案”、“初稿”、“二稿”、“三稿”等标记，标记大都位于标题下方或右侧加括号；4、供讨论、征求意见、修改审核、审批用。（二）定稿1、经机关领导人审核并批准发出的稿本；2、草稿履行法定生效程序（签发）后，就成了定稿；3、定稿是印制公文的标准依据。（三）正本1、根据定稿按正规格式印制的供向外发出适用的正式文本；2、有标准的格式，如：红色版头、发文字号、印章（签署）等；3、代表制文机关法定权威，有法定效力和凭证作用，受文单位办事依据。（四）副本1、再现正本内容及全部或部分外形特征的公文复制本或正本的副份；2、作为正本复份（与正本同时印刷）的副本，与正本外形上没有任何区别，只在送达对象和使用目的上与正本不同，正本送主送机关，供对方直接办理，副本送抄送机关了解内容，或本机关留存备查、归档，效用方面均具备正式公文的法定效用；3、作为复制件的公文副本（抄本、复印本）因不能再现公文全部特征，真实性无保障，不具备正式公文法定效用，只能参考、备查，常加注“副本”字样。（五）存本1、发文机关留底存档的文本；2、不对外发送，可不必盖印和签署；3、主要用于存档，且可以用它与定稿、发出的文件进行对照检查，查清问题源头；（六）试行本1、规范性公文正本的一种特殊形式，即试验推行本，在规定的试验期具有正式公文的法定效用；2、外形特征是标题中加注稿本标记，在文种后加括号注明“试行”字样。（七）暂行本1、法规性文件正本的一种特殊形式，在暂时推行期内有法定效用；2、在文种前有“暂行”字样，如《X市鼓励外商在XX工业开发区投资若干政策暂行规定》。（八）修订本1、规范性公文正本的另一特殊形式，是已生效的公文，经实践检验重新修订后在发布的文本；2、自修订本生效之日起，原文本即行废止；3、要作出稿本标记，可在标题结尾处标作“（修订本）”，也可在标题下题注，在圆括号内注明“年月修订”。（九）各种文字文本1、同一份公文用不同民族或不同国家文字印制而成的文本；2、在我国少数民族地区，一份文件的汉字文本和少数民族文字文本，具有同等效力，均为正本；3、外事活动中，中文文本和外文文本，以何国文字的文本为准或同等生效，需在制定文件时商定并在文件中注明。