第七章行政公文写作知识概述

高职应用写作本课程选用全国高职高专教育“十一五”规划教材《高职应用写作》（第二版），该书由杨文丰编著，高等教育出版社出版发行。第一节公文的格式第二节公文行文制度第三节行政公文正文基本内容模块及结构模式第四节公文的特点、作用及用语的要求内容提示：第七章行政公文写作知识概述第一节公文的格式教学目的：通过精讲理论知识和实训，让学生明确公文格式的构成情况，掌握文头、主文和文尾部分的内容，强化对规定内容的记忆，从而建立对公文程式化特征的认识。教学重点：1.《公文格式简图》2.公文文头部分内容3.公文文尾部分内容教学难点：1.对公文格式特征及其作用的理解和认识2.对文头、主文和文尾部分主要内容的记忆公文在以前的学习中，我们已经接触过竞聘辞、求职信、申请书等文种，它们和本模块的行政公文区别较大，在形式上有明显不同。快速浏览教材95页的公文格式简图，思考下列问题：你是否了解公文的含义、种类？从形式上有哪些部分是你在其他应用文体中没有见到过的？公文为什么俗称“红头文件”？你认为党公文的格式规范是如何形成的？简图观摩行政公文的含义行政公文是国家机构及其他社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理、沟通协调而制作形成的文书简称公文。它是国家行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。公文种类《国家行政机关公文处理办法》第二章规定，行政机关公文种类主要有13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。公文格式公文格式是指组成公文的所有符号在载体（纸张等）上排列的规定。《国家行政机关公文处理办法》第三章公文格式第十条规定：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。”第十一条规定：“公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。”现依据《办法》和《国家行政机关公文格式》，将行政公文各要素标识要求简要介绍如下：一、文头格式（一）文件名称文件名称，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”两字组成。（二）发文字号发文字号又称发文号、文号、文件字号；发文字号是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号；发文字号由发文机关代字、年份、序号三部分组成；发文字号中三个部分的书写顺序是：先写发文机关代字，接着是年份，最后是序号。（三）签发人上报的公文需在首页标识签发人姓名；“签发人”是指批准发出公文的机关领导人，标明在发文字号右侧空两字位置处。（四）秘密等级（密级）秘密等级是指公文内容涉及秘密程度的等级；秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级；秘密标志为★。如“机密★5年”。（五）紧急程度（急度）紧急程度是指送达和办理公文的时限要求，分“特急”、“急件”。（六）份号份号，又称份数序号，是指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。份号秘密等级紧急程度文件名称发文字号文件名称发文字号签发人二、主文部分（一）标题公文标题是公文内容和作用的高度概括；完整的公文标题由发文机关名称、公文事由（或公文主题）、公文种类三部分组成；公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号；公文标题的三个组成部分，一般要写完整，也有部分省略的情况；一是单位内部使用的公文，标题可省略发文单位；二是省略事由，如《新大地公司通知》。（二）题注题注即注释、说明标题的文字；一般用来注明法规性文件或经过讨论通过文件的法律程序、会议时间、地点；有的题注用括号括住，有的用破折号标识。（三）主送机关主送机关，是指公文的主要受理机关。又叫“抬头”、“受文机关”或“上款”；主送机关不止一个时的标点用法；同类型、相并列的机关之间用顿号间隔，不同类型、非并列关系的机关之间用逗号间隔，最后用冒号。如：人事部《关于开展国家公务员普通话培训的通知》各省、自治区、直辖市人事（人事劳动）厅（局），教委（教育厅），语委（语言文字工作机构），国务院各部委、各直属机构人事（干部）部门，新疆生产建设兵团人事局：普发性下行文，主送机关较多，一般使用泛称，如“校各直属单位”；上行文的主送机关一般是一个。请示、批复、意见、函的主送机关只能是一个；一些行文方向不定，没有特指主送机关的公布性公文，如公告、通告及一部分通知，则不写主送机关。（四）正文正文表述公文的具体内容，是公文的核心部分；正文内容一般分开头（又称原由或引据）、事项、结尾三部分。（五）发至级限发至级限指文件发至层次；发至级限要用圆括号括上。（六）附件附件是公文正文附属材料的顺序和名称的标注；附件是正文的补充说明或参考材料；附件主要有随文发送的文件、报表、材料等；不是所有公文都需附件，根据需要而定；附件必须写所附内容的标题或名称；附件若不止一件，则应标序号；序号使用阿拉伯数码（如“附件：⒈××××”）；附件名称后不加标点符号；“附件”写在正文下一行，左空两字，加冒号。对于被批转、转发的文件来说，不必再标之为“附件”。—因为作为按语的正文已写清附上这些文件、材料的名称。（七）发文机关发文机关，是公文的作者或发出单位。发文机关要写全称或规范化简称；若是联合行文，主办机关排列在前。（八）签署签署是签发文件的领导人在公文正文落款处的签字或盖章。（九）成文时间一般文件，以领导人签发的日期为准；联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准；会议通过的公文，以通过日期为准；法规性公文，以批准日期为准，或以专门规定的具体生效、开始执行的日期为准；成文时间要用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”。不能用阿拉伯数字书写。（十）印章公文，除会议纪要和以电报形式发出的以外，都应加盖印章；印章要盖得端正、合乎规范；上不压正文，下要压年、月、日；联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章。三、文尾部分（一）主题词主题词，是指标识公文主题、文件类别的并经过规范化处理的名词或名词性词组；标引主题词必须使用有关主题词表（如《国务院主题词表》、《教育类公文主题词表》等）；一份文件选用2至3个主题词，最多不超过5个；词与词之间，不写标点，空1个字的间距。（二）抄送单位（抄送机关）指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关；应当使用全称或规范化简称、统称；公文如需抄送，则在主题词下一行写明抄送单位；抄送机关之间用逗号隔开。（三）印发机关、印发日期和印数印发机关，即印发公文的机关，要写全称；印发日期，以公文付印的日期为准；印数，是指公文的实际印制份数。（四）附注附注用于说明其他项目不便说明的事项；如说明有关引文的出处；解释有关名词术语；发至级限，有时也以附注的形式来说明；“请示”应当在附注处注明联系人姓名和电话。（五）页码页码，即公文的页码顺序，在一页公文的最下端。（六）书写与用纸文字从左至右横写、横排；公文用纸一般采用国际标准A4型纸（210mm×297mm），左侧装订。公文用纸(国际标准A4型纸)附注主题词抄送单位印发机关印发日期印数实训指导一、判断题1.对上级、下级、平级及不相隶属的机关均可用函行文联系公务。（）答案：错2.某单位要将意见告诉上级，可以用“报告”，不能用“通知”（）答案：对3.议案、通报、会议纪要、意见都是行政公文。（）答案：对4.请示和报告都必须一文一事。（）答案：错5.公告、通告等公布性公文可不注明主送机关。答案：对6.收到下级上报的“请示”或“报告”后，上级都应当作出答复。（）答案：错7.公告不注明秘密等级。（）答案：对8.“请示”、“汇报”都是现行的国家行政机关公文的文种。（）答案：错9.公文在领导签发后、正式印制前，还应当由文秘部门进行复核。（）答案：错二、阅读分析题试指出以下的公文格式和文字的毛病。（答案）机密（紧急）××市府公文（06）××市府发24号---------------------------------------------××市人民政府严厉打击非法出版活动的通知当前，我市一些地方非法出版活动十分猖獗，传播有害书刊和音像制品。这类出版物内容腐朽，大量宣传凶杀、色情和迷信，对群众特别是青少年的身心健康危害极大，严重地影响了社会主义精神文明的建设，破坏了社会安定，已成为社会一大公害。对此，各级政策应采取有力措施，严厉打击非法出版活动。现将有关事项通知如下。（以下略）附件：如文××市人民政府主题词：出版，通知2005年×月×日---------------------------------------------报：（单位略）送：（单位略）---------------------------------------------二○○五年×月×日×市人民政府办公厅印（共印400份）格式上的错误有：左上角缺少文件编号，秘密等级位置错放左上角；发文字号的顺序错误；没有主送单位；主题词的位置错误；印发机关的印发日期的位置颠倒；印刷份数的位置错误。文中的错误（及改法）：“××市府公文”改为“××市人民政府文件”；发文字号改为“××市府发[2006]24号”；标题改为“××市人民政府关于严厉打击非法出版活动通知”；用词含糊不清，如“一些地方”，应避免使用；“内容腐朽，”与“大量宣传凶杀、色情和迷信，”位置颠倒；发文日期改为“二OO六年×月×日”；主题词不能用标点，应改为“新闻出版非法活动通知”。第二节公文行文制度教学目的：通过精讲理论知识和实训，让学生熟悉公文行文方向，明确公文行文方式，掌握公文行文规则。教学重点：1.公文行文方向2.公文行文规则教学难点：部分行文规则（行文根据规则、政府各部门行文规则、联合行文规则）一、行文关系行文关系，是行文时发文单位与受文单位之间的关系。当今社会上的机关单位大致可分为三大类型：一是国家政权机关，包括国家立法机关、行政机关、司法机关、军事机关等；二是政党、团体和各种社会组织的机关，如共产党、共青团、工会、妇联等社会组织所设立的机关；三是企业、事业实体单位所设立的机关，如厂矿、公司和文化教育等单位所设立的机关。这些机关的组织关系，主要表现为以下几种：1、上下级关系，即领导和被领导关系。如我国行政管理系统的国务院和省政府、市政府、县政府、乡(镇)政府之间，省政府内一个厅内部厅和处、科之间，都是领导和被领导的关系。2、平级关系，即同等级别的关系。如省政府与省政府之间，市政府与市政府之间，县政府与县政府之间，省政府下属的各个厅之间，厅所属的各个处之间，处所属的各个科之间。3、隶属关系，指同一垂直组织系统中存在直接职能往来的上下级机关之间的关系。如政府和它管辖范围内的市政府、县政府、乡(镇)政府之间，市政府、县政府、乡(镇)政府是隶属于省政府的，省政府则隶属市政府、县政府和乡(镇)政府。省政府内的一个厅内的厅和处、科之间，处、科是隶属于厅的，厅则隶属处、科。4、非隶属关系，指不是同一垂直组织系统不发生直接职能往来的机关之间的关系。这些机关包括平级机关或不同级别的机关。如省政府下属的各个厅所隶属的处、科之间；同一级别的各高等学校下属的各处、系之间，都属于非隶属关系。二、行文方向按行文方向分，有四种类型：上行文—下级机关对上级领导机关的行文，如请示、报告等；平行文—平级机关或不相隶属机关之间的行文，如函、平行性通知、议案等；下行文—上级机关向属下的机关行文，如命令（令）、决定、通报、批复等；泛行文—既向发文机关的上级、下级、平行单位行文，也向不相隶属的单位行文，行文面广泛，方向不定，如公告等。三、行文方式（一）按受文机关或行文对象的范围分类逐级行文发文机关向自己的直接上级上行公文或向直接下级下行公文。越级行文发文机关越过自己的直接上级或直接下级，向非直接上级或非直接下级行文。多级行文发文机关向直接上级并向非直接上级或者向直接下级并向非直接下级的一次