第七篇常用公文写作

第七篇常用公文写作第一章消防文书写作概述第一节消防文书的概念、种类、特点、作用消防文书是公安消防工作的文字体现，它作为公安文书的重要组成部分，在外延方面与其他公务文书相比有其共性的一面，但在内涵方面又有其个性的一面。因此，从事消防文书写作的人员，在学习研究消防文书写作基础知识和基本规律的同时，仍有必要对消防文书的内涵特性作深层次了解，进一步掌握消防文书的概念、种类、特点和作用，以适应消防文书写作的需要。一、消防文书的概念和种类。(一)消防文书的概念消防文书是公安消防机关及组织在依法实施消防监督管理工作活动中形成和使用的具有特定体式的书面文字材料。消防文书是传达贯彻消防工作路线、方针和政策，上呈下达，沟通情况，交流经验，查调证据材料，联系公务，记载消防监督管理事务活动的重要工具。(二)消防文书的种类消防文书的种类很多，仅就消防工作中常用的文书材料，大体有两种分类方法：1．按照消防文书的性质、特点和作用，可分为以下3类：(1)消防行政文书。消防行政文书是指公安消防机关及组织在实施领导和行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的经国家公文法规确定的通用公文，即国务院办公厅1987年1月18日发布、1993年月21日修订的《国家行政机关公文处理办法》中规定的命令(令)、议案、决定、指示、公告和通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要共12类13种公文。此类文书属于国家行政机关通用文书范畴，列入《公安机关党政文书写作》专册编写，本书不再重复介绍。(2)消防业务文书。消防业务文书是指公安消防机关及组织在依法实施消防监督管理工作中广泛使用的各种业务文字材料。主要包括建筑设计防火审核意见书、火灾隐患整改通知书、火灾扑救情况报告、火灾事故通报、消防处罚审批表等。(3)消防事务文书。消防事务文书是指国家公文法规确定的公文种类之外的，在公安消防机关及组织日常消防事务活动中经常大量使用的文字材料。主宴包括消防工作计划、工作总结、会议材料、工作简报等。2．按照消防业务和事务文书的内容、用途，可具体分为以下6类：(1)防火监督检查类；(2)火灾事故处理类；(3)消防管理处罚类；（4)消防工作计划、总结，简报类；(5)消防工作会议讲话和发言稿类；(6)消防规章制度类。二、消防文书的特点消防工作是公安工作的重要组成部分，消防文书同公安文书是不可分割的有机整体。消防文书同公安文书比较，除具有一般行政文书的特点外，还具有其鲜明的个性。(一)消防文书作者的法定性消防文书虽然也是一种应用文，但它不是谁都可以随便制作的，它是由法定作者在法定范围内行使职权制作的。具体体现在以下四个方面：一是制作者必须是依法成立并能以自己的名义行使权力和担负赋务的特定组织，即公安消防机关及组织。其它任何机关或组织都无权制作消防文书。二是制作的依据是消防法规和有关行政管理规定。也就是说，不但其制作权是由法律规定并赋予的，而且制作时也要严格依照消防法规或行政规定的程序和手续，不能随意制作。三是制作的目的是实施国家的消防法规和政策。可以说，消防文书特别是其中的消防业务文书就是消防法规的具体实施和运用。四是消防文书制发生效后，便具有行政与法律效力。消防文书的制发对象是定向的，从消防文书撰拟之始就明确了发文对象，或者说有了明确的发文对象才能行文，许多消防文书在发文时都进一步规定了阅文范围。(二)消防文书内容的权威性消防文书是由法定的公安消防机关及组织在其职权范围内制发出来的，一般都直接反映制发机关的意图。由于法律已赋予消防文书作者本身权威，其内容不仅具有法定的权威，而且直接体现了国家的意志。消防机关及组织依靠法定的权威和合法地位，通过消防文书对所辖范围内的消防工作实施领导和管理，所辖单位和个人都必须法定地服从，对不执行或违反者将依法追究责任并给以处罚。(三)消防文书效用的现实性消防文书是在消防工作中形成和使用的，具有效用的现实性。从每一份具体的消防文书来说，都代表着制发机关赋予它的具体使命。譬如：一项“消防规章制度”公布后，辖区内的单位和公民应认真贯彻；一项“责令停产整顿通知书”发出后，受文单位应立即照办；一项“消防处罚裁决书”送达后，受处罚的单位和个人必须依照执行等。此外，消防文书的效用还受一定的时间限制。随着形势的发展、情况的变化以及制发机关本身的变革，制定的原消防文书将被新的文书所代替。从消防文书的现实效用看，各类文书时效长短不等，没有统一固定的期限。有的消防文书时效长些，如法规性、消防工作规划及火灾结论性文书等；有的消防文书时效短些，如消防工作简报、情况通报、停止施工通知书等。随着文书内容的办理、贯彻执行，文书的效用也随之结柬。其中那些反映公安消防机关及组织主要职能活动的文书，将转化成为档案材料永久的保存下去。(四)消防文书体式的规范性为了维护消防文书的严肃性，保证它的效用和方便文书处理工作，撰写消防文书必须按照严格规范的体式进行。消防文书体式的要求主要包括三个方面：一是文体方面的要求。强调消防文书的语言体例除运用一般文书经常使用的“根据”、“据了解”、“特此通知”等语体外，还要使用大量的消防专业术语，如：“火险隐患”、“经检查”、“立即整改”、“经审核”等。二是结构方面的要求。强调结构安排要有特定的程式，文书的开头、主体和结尾必须按严格的规范要求去撰写，不能标新立异，自搞一套。三是格式方面的要求。即对消防文书结构的各个部分在载体纸张上所处的位置和纸张页面的安排的统一规定，特别是消防业务文书多为表格化，使消防文书的格式更加规范化。(五)消防文书处理程序的固定化消防文书处理有其特定程序和统一要求，这是与其它公务文书又一明显区别。例如消防文书发文的处理，须经过起草、核稿、签发或会议通过和批准，再经缮印、校对和盖章等，有些事关重要的文书还要呈报上级主管机关审批。收文的处理一般要经过登记、签收、拟办、批办等程序，任何人不得擅自处理。又如报刊所载的文章，作者对其拟稿、定稿、发表有很大的随意性，没有固定程序和统一要求。消防文书则不同，它是实麓消防监督管理的重要工具，代表着制发机关的法定权威，因此它的制发和收办不能凭个人的意愿去处理，一切都要从公安消防机关及组织所担负的责任出发，按规定程序处理，以确保文书内容有效落实。(六)消防文书执行的强制性消防文书是依据国家行政和消防法规制作的，直接体现国家的意志，因此文书生效执行时必然具有行政和法律的强制性。消防文书的强制性包括两层意思：一是行政的强制性。这种强制性主要由公安消防机关及组织的行政文书来体现。二是法律的强制性。种强制性主要由公安消防机关及组织在消防工作中依法实施监督管理制发的文书来体现。公安消防机关及组织制发的消防业务和事务文书一旦生效，辖区内任何单位和个人都必须遵照执行，不得违反和抵触。如消防规章制度、建筑设计防火审核意见书、重大火险隐患通知书以及消防处罚裁决书等文书，一经公布或发出，受文单位或个人要立即照办。否则，制发文书的机关将用国家赋予的权力强制实施和执行。三、消防文书的作用消防文书作为传达贯彻党和国家消防工作路线、方针、政策，联系和处理消防业务及事务工作的一种重要工具，具体说来有以下几方面作用。(一)领导和指导作用公安消防机关及组织为保证消防工作活动达到预定的目标，经常通过发文来传达工作部署、意见和决策，使自己的意图在辖区内各个方面得以贯彻执行，如下发消防工作计划、安排，召开消防工作会议，通报火灾情况，实施消防监督管理等形式的文书，不同程度地发挥着领导和指导消防工作的作用。特别是消防机关制发的消防业务和事务性文书，其领导和指导作用尤为突出。由此可见，消防文书固有的法定权威性是消防文书发挥领导和指导作用的根本保证，任何其它文书均不能代替。(二)宣传和教育作用消防文书是公安消防机关及组织进行消防工作路线、方针、政策和法制宣传教育的重要工具。为了更有效地发挥消防文书的效能和作用，达到宣传和教育的目的，公安消防机关及组织在制文时，就耍注重自己的主张和章图在宣传教育作用方面的发挥，使发文对象不断提高对消防工作重要性的认识和执行消防文书事项的自觉性。尤其在传达贯彻有关消防工作方针、政策和各种消防工作会议文件时，更要把对广大人民群众的宣传和教育落到实处。消防文书这一作用，除表现在上级机关对下级机关的行文上以外，更多地体现在消防业务和事务文书上。(三)依据和凭证作用消防文书是公安消防机关及组织日常消防业务和事务活动的文字记录，是制发机关意图的直接反映。它不仅传达了自身负载的消防工作内容，而且是收文单位及个人据此作为处理工作和解决问题的依据，同时，也是证实各种消防工作事项情况和责任的凭证。诸如：防火监督检查记录单、建筑设计防火审核意见书以及消防管理处罚等重要原始文书材料具有凭证作用。消防工作总结、简报等文书反映了一个时期的工作情况，也可作为检查考核工作的根据。计划类文书是对未来一定时间内的消防工作、活动作出的安排，可以此为依据按部就班地实现目标。此外，消防文书还是消防机关业务档案的主要来源，现行消防文书在办理完毕以后，要立卷归档，作为档案保管起来以备以后工作查考。特别是一些消防工作结论性的重要文书，在失去现实效用后，便成为历史记录，具有水久性的凭证作用。(四)联系和执照作用进行公务联系是消防文书的主要作用之一。公安消防机关及组织在辖区内进行工作部署、交流经验、实施消防监督管理、处理火灾事故以及上下级之间、平行机关之间不相隶属机关之间互相沟通商洽工作等都需要消防文书来完成。可见，在实际工作中，消防文书发挥了重要的桥梁和纽带作用。除此之外，消防文书还具有执照作用。公安消防机关及组织在消防监督管理业务和事务中，依据国家法律规定办理准许或不准许单位或个人从事某项消防工作的凭证，如建筑施工消防许可证、消防产品合格证、停止施工通知书等。第二节消防文书写作消防文书写作指的是消防文书的起草和修改工作，它作为记录、传递、贮存消防工作信息的手段和工具只有写得准确规范、言简意明、文字流畅，才能有效地发挥文书作用。因此，消防文书作者应加深对消防文书写作重要性的认识，认真学习消防文书写作知识，掌握消防文书写作的基本要求、步骤和方法，培养消防文书写作的能力，为做好本职工作打下良好基础。一、消防文书写作的重要性学习消防文书写作是时代发展和社会的需要，对做好消防工作，保卫社会主义现代化建设有着极其重要的作用。(一)消防文书写作是文书处理工作中的重要环节，也是一项政策性、思想性、业务性很强的工作。因为公安消防机关及组织在消防工作活动中，经常需要利用文件进行消防业务联系和事务处理。无论是传达贯彻消防工作路线、方针和政策，落实上级领导机关有关消防工作意图，还是传递、沟通消防工作情况，依法实施消防监督管理，都要首先进行消防文书的撰写工作，这是消防文书处理工作中很重要的一个环节。而且这项工作，比较文书处理的其它工作环节，诸如打印、，核对、装订等工作来说，往往要花费更多的时间，经过周密慎重的思考和反复修改才能成文，尤其是起草某些重要的领导指导性和方针政策法：规性的文书，更是一种艰苦细致的脑力劳动。此外，消防文书的效用如何，与写作质量有着密切的关系。消防文书的写作质量，不仅在于文字表达上是否条理清楚、观点明确，还在于文书的思想内容上是否正确。文书内容直接反映制文机关对消防工作问题的处理意见，这些处理会意见是通过对问题的分析研究和科学决策，然后再经过文字起草和反复修改后形成的，带有很强的政策性、业务性。消防文书写作构思的过程，也就是对于问题进行调查研究、作出处理的决策性意见的过程。所以说，消防文写作不仅是一项非常严肃，细致的文字工作，而且是一项政策性、思想性、业务性很强的工作。(二)消防文书写作是文秘人员日常的重要工作，也是领导工作的重要组成部分撰写消防文书不仅是消防文秘人员日常要做的经常性工作，同样审核文稿和对某些重要文件的起草，也是公安消防机关及组织领导工作的重要组成部分。日常工作中，消防机关及组织要宣传贯彻党和国家的方针政策，必须通过消防文书这一喉舌对外传达消防工作要求、意见和决策，因此，消防文书内容质量如何，直接反映制文机关的政策水平、业务水平、领导艺术和工作作风。一