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三、公文办理程序（一）公文办理程序概述公文办理程序：就是指公文在机关内部形成到运转处理所必须经过的一系列环节。包括收文办理和发文办理。见下表（二）通用公文的发文程序发文：是指机关文书部门根据机关的工作需要向外发出文件材料，包括本机关制发、转发、翻印、复印的文件材料等。发文办理：就是指文件从拟稿到印制发出的整个运转过程。发文办理程序由拟稿、审核、签发、复核、缮印、校对、用印、登记、分发等八个环节组成。1、拟稿（草拟）公文拟稿是公文承办人员根据领导交拟或批办的意见草拟文稿的过程。草拟的具体要求：（见讲义P22）2、审核（审稿）审核是指在机关领导人审批签发之前之前，由办公室文秘人员对文稿所进行的全面审阅、检查与修改工作。文稿审核的重点主要有以下五点：（1）是否有行文的必要。（2）是否符合行文方式。（3）文稿内容是否符合要求。（4）查公文格式是否符合规定。（5）查要求和措施是否明确具体，切实可行。3、签发签发是指发文机关领导人对经过发文审核的文稿进行最后的审定并签署印发。公文签发的主要原则：（1）不得越级签发。（2）必须先核后签。4、复核复核是发文机关的文秘部门在公文正是印制前对经负责人签发的文稿进行的全面检查并补齐格式项目的工作。复核的重点主要有四（讲义P23）5、缮印缮印包括印制和校对。（1）对已签发的公文定稿进行印制。（2）将公文的誊写稿、打印稿清样与经领导签发的原稿核对校正，以修改和稍除书写、排字上的错误。校对工作要求是：（讲义P24）6、用印用印是发文机关在印制的公文正本上加盖印章，以示对公文的认可与负责。7、发文登记发文登记，即发文机关的办公部门把拟发出公文的专指性信息（公文标题、发文字号等）和公文的发送范围及对象予以记录以备日后查考的工作环节。附：发文登记簿：8、分发公文分发，即发文机关的办公部门采取相应方式向收文机关传递公文的工作。（1）注意事项：（2）行政公文的传递方式（主要有五种）（讲义P24）（三）收文办理程序收文：是指机关文书部门收进外单位发来的文件材料。收文办理：是指文书部门收到文件材料后，在机关内部及时运转直到阅办完毕的全过程。组成这一过程的一系列相互衔接的环节称之为收文办理程序。收文办理过程包括：签收、拆封、核对、登记、分发、传阅、拟办、批办、承办、催办、查办、注办。分述如下：1、签收签收，是收文机关的收发人员清点检查来自各个渠道的公文，并在送文人员的送文薄或投递回执单上签字，以明交换负责的工作环节。签收之前对照公文投递单或送文登记簿认真清点，做到四查清：（1）查清信封或封筒上的收文机关名称，是否确属本机关的收文，以防错投、错收；（2）查清文件号码与递送人在签收登记上所登的号码是否一致；（3）查清文件封口是否破损，包装是否牢固，如发现有散包、破封、密封条被拆等情况，应及时追查原因；（4）查清文件的登记件数与实有件数是否相符。2、拆封来文均由文件专管人员拆封，（1）对于写明某某领“亲收”、“亲启”的封件，则由领导人本人拆封或由其委托的人代拆。（2）密件则应交机要文书或机要室拆封。3、核对文件拆封后，要对照发文通知单核对文件种类和份数。4、登记登记是将收到的党内文件先按来文机关或部门进行分类按收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、密级、文件标题、份数、书皮编号等逐项进行登记。登记的主要主要作用有：（1）便于管理和保护文件，防止积压和丢失；（2）便于检查和检索文件；（3）便于文件的统计和催办工作；（4）作为核对与交接文件的凭据。当然不是所有文件。公文登记的具体范围：（1）上下级机关文件。包括指导性、参阅性和需要办理的文件；（2）下级机关文件。包括请示、报告性文件；（3）重要的带有密级的刊物、资料；（4）其他机关商洽问题和需要答复的文件；（5）上级机关召开会议印发的会议文件材料。不必登记的材料和文件：（1）各种公开的和内部不保密的出版物；（2）一般的公开信和不应拆的私人信件；（3）已被综合性文件包括的文件材料；（4）行政事务性的通知、便函、介绍信和请柬等；（5）领导“亲收”、“亲启”件，这类信件应由收件人本人或其委托人收阅后，认为须交机关存查或处理的，再行登记，并交有关部门处理。5、分发和传阅（1）、分发。亦称分办，是指文书人员在文件拆封登记以后，按照文件的内容、性质和办理要求，及时、准确地将收来文件分送给有关领导、有关部门和承办人员阅办。（2）传阅传阅是指单份或份数很少的文件以及一些非承办性文件，需要经机关各们领导人和许多部门阅知时，由文书人员组织在他们中间传递和阅读。属于传阅件之列的主要包括：（1）上级机关的指导性文件或重要会议文件；（2）需要几位领导共同批办的文件，包括上级机关和有关部门的专项业务文凭，下级机关的请示，以及本机关制发的需要会签的文件等；（3）机关领导在文件上有重要批示，需其他领导同志和部门阅知阅办的文件。传阅文件应当注意的问题：（1）传阅的顺序，一般应先送给机关的主要领导、主管负责人和主管业务部门阅读，然后送其他有关需要阅知的对象；（2）传阅文件应以文书人员为中心进行传递，这种传阅文件的方法称为“轮辐式传阅”；（3）在传阅过程中或传阅完毕后，文书人员要及时对文件进行检查，发现有领导批示时，要按批示意见进行处理；（4）每份传阅文件，都应由文书部门在文件首页附上《文件传阅单》。文件阅毕后，阅读人员要在《文件传阅单》上签注姓名和日期。6、拟办拟办，是收文机关文秘部门的负责人或相关人员进行收文登记后，就来文如何处理提出建议性意见（拟办意见），以供关领导人批办文件时参考的工作环节。拟办意见，例如“请某某同志阅示”、“拟请某某处研究办理”、“建议此件交某某负责办理”、“拟请某某局牵头办理”。7、批办批办是收文机关领导人对送批文件如何办理提出决定性意见的工作环节。8、承办承办单位接到需办文件后，要认真及时办理，急件随到随办。需两个以上单位承办的文件，主办单位要主动会同有关单位协商办理，并负责回复办理结果。承办的形式有两种（讲义P26）一种是办文；一种是办事。9、催办催办是指那些必须办理答复的文件，根据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进行督促和检查。催办的目的：是为了避免办理拖沓，文件积压，加速文件运转，提高机关办事效率的重要措施。10、查办公文查办是指核查重要公文执行情况，督促并协助承办单位全面、具体地落实公文精神，解决有关问题的活动。11、注办文件办理完毕,应在《收文登记簿》或公文处理单上注结，注明办理日期，并简要写明办理结果。注办的主要作用是备忘待查，为日后查考提供依据。注办一般包括以下内容：（1）一般的传阅文件，在有关人员传阅完毕后，文书人员应注明阅毕的日期。（2）需要办理复文的文件，办理后要注明“已复文”，并注上复日的日期和文号。（3）用口头或电话答复的要注明时间、地点、接谈或接电话有、主要内容等，并由承办人签字。（4）不需复文的文件要注明“已阅”、“已办”、“已摘记”等字样。谢谢大家！