第二章公文写作基础知识

第二章公文写作基础知识第一节公文概述第二节公文规范第三节公文格式第二章公文写作基础知识第一节公文概述所谓公文，指的是在公务活动过程中形成的体式完整、内容系统、并有严格处理程序的文书材料。就我国现阶段而言，公文主要包括：中国共产党机关公文——中共中央办公厅于1996年5月3日发布的《中国共产党机关公文处理条例》（以下简称《条例》）第二章第一节国家行政机关公文公文——国务院2000年一月一日宣布实施的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）中国人民解放军机关公文司法机关公文等等第二章第一节一、公文的定义公文的定义有广义和狭义之分：广义公文的定义即公务文书，泛指各单位在一切公务活动中形成和使用的各类应用文书。狭义公文的定义特指《条例》和《办法》规定使用的相关文书。亦称“法定公文”、“党政公文”和“通用公文”。第二章第一节在《条例》中，中共中央办公厅将党的机关的公文定义为：“是党的机关实施领导，处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。”在《办法》中，国务院将行政机关的公文定义为：“是行政机关在行政管理活动中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”第二章第一节二、公文的特点（一）法定性1、作者的法定性2、效用的法定性3、制发程序的法定性（二）工具性（三）规范性（四）时效性第二章第一节三、公文的作用1、指挥和指导作用2、规范行为作用3、联系协调作用4、宣传教育作用5、凭据记载作用第二章第一节四、公文的分类（一）按使用范围分1、通用公文即《办法》、《条例》中规定的公文。又称为“一般公文”、“法定公文”。2、专用公文专门机关、专业部门、专门行业的特殊需要而使用的公文。第二章第一节（二）按发文机关所属组织系统分1、党的机关公文《条例》规定的公文文种14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要2、行政机关公文《办法》规定的公文文种13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要第二章第一节行文方向上行下行平行泛行（三）按行文方向分1、上行文报告、请示。部分意见可以上行。2、下行文命令、决定、指示、通知、决议、条例、规定、批复、通告、公告、会议纪要。部分意见可以下行。3、平行文函、议案。部分意见、通知、会议纪要可以平行。★（意见、部分通知、部分会议纪要，行文方向有特殊之处）第二章第一节（四）按涉密程度分普通公文、秘密公文、机密公文、绝密公文对外公开件、国内公开件、内部使用件等（五）按处理时限分平件、急件、特急件等第二章第一节（六）根据来源，在一个机关内部可将公文分为收文、发文两类。（七）根据内容的性质，公文可分为规范性、指挥性、公布性、报请性、商洽性、记录性公文。行政机关的通用公文文种（13种）1、指挥性文件（六种）：命令、决定、意见、批复、通知、通报2、公布性文件（二种）：公告、通告3、报请性文件（三种）：议案、请示、报告4、商洽性文件（一种）：函5、记录性文件（一种）：会议纪要党的机关的通用公文文种（14种）1、规范性文件(两种)：条例、规定2、指挥性文件(七种)：决议、决定、指示、意见、批复、通知、通报3、公布性文件（一种）：公报4、报请性文件（两种）：报告、请示5、商洽性工作（一种）：函6、记录性文件（一种）：会议纪要第二章公文写作基础知识第二节公文规范具体地讲，我国现阶段的公文的规范，主要是指的《条例》和《办法》中有关公文的若干标准以及由国家技术监督局制定的《国家行政机关公文格式》中的有关标准；再加上长期社会实践，探索和总结的一些已经被公认的原则和规律。以上这些，构成了我国现代公文应遵循的规范。第二章第二节实现公文规范化的意义：1、保证质量2、提高效率3、维护权威性第二章第二节一、公文文种的规范（一）文种选用的原则1、按组织系统的职能范围选用文种2、按组织的级别权限选用文种3、按组织之间的工作关系选用文种4、按公文的适用范围选用文种第二章第二节1、公报——适用于公开发布重要决定或者重大事件。2、决议——适用于经会议讨论通过的重要决策事项。3、指示——适用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。4、条例——适用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。5、规定——适用于对特定范围内的工作和事务制定带有约束力的行为规范。第二章第二节6、命令（令）——适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布实施重大强制性行政措施；嘉奖有关单位和人员。7、议案——适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。8、公告——适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。9、通告——适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。第二章第二节10、通知——适用于批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文；转达上级机关的指示；发布规章；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。11、通报——适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。12、决定——适用于对重大事项或者重大行动作出安排，嘉奖有关单位和人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。第二章第二节13、报告——适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。14、请示——适用于向上级机关请求指示、批准。15、批复——适用于答复下级机关请示事项。第二章第二节16、意见——适用于对重要问题提出见解和处理办法。17、函——适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题；请求批准和答复审批事项。18、会议纪要——适用于记载、传达会议情况和议定事项。第二章第二节（二）避免文种混乱现象1、混用公文文种公告-通告、请示-报告、请示-函决议-决定、条例-规定2、生造公文文种思路-意见、请求-请示、汇报-报告3、误用公文文种要点、打算、小结、体会第二章第二节行文规则是指各级机关公文往来时需要共同遵守的制度和原则。制定行文规则有利于公文传递方向正确、线路短捷有效，避免公文旅行，阻止部分公文进入不必要的流通过程,抑制无价值公文的产生。二、公文的行文规则公文行文的规则（一）行文精简的规则（二）按权限行文的规则（三）职能部门行文的规则在具体行文中，有以下几种关系：1、上下级关系2、平级关系3、隶属关系4、不相隶属关系第二章第二节注重实效，坚持少而精。公文不能随意发出，一定要讲究实效，这样才能保证发文机关的权威性，以免造成文牍主义，产生官僚主义。“好啊，我们马上开会研究一下，发个文件下去。”“现在干部、群众反映：会议、文件太多，是否可以想办法少开、少发一些？”思考练习1《中山大学校报》某期有这样一则新闻标题：“马来西亚教育部将率团访问我校”，您知道这一句话背后隐藏着多少公文吗？中国驻马大使馆马来西亚教育部线路如下：内部明电公函通知广东省教育厅文件粤教〔2004〕5号通知1、人事处部署本年度学校各类人员的考核工作。2、某学生多次殴打同学，学校对其进行处分。3、中秋节当天，下午班车时间提前半小时。4、学校组织学生参加英语二级考试。5、经管学院王立老师生病住院，其担任的课程暂由李吾老师代替。思考练习2下列事项是否都需制发公文？机关之间的行文必须严格根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文，尤其不得越级请示和报告。明确行文关系，不越权越级请以深职院为例，理解这几种工作关系。广东省教育厅深圳大学各系部、各处室北京大学深圳市政府深圳职业技术学院（1）政府各部门一般不得向下一级政府正式行文。（2）政府各部门可以向下一级政府相应的主管部门行文。政府部门行文规则国家财政部广东省财政厅韶关市财政局（3）属于上级政府主管部门职权范围内的具体问题，应直接报送上级主管部门处理。（4）政府各部门依据职权，可以相互行文或向下一级业务部门行文，除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。财政部文件各省、自治区、直辖市人民政府：xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx财预〔2004〕1号关于印发《政府采购招标投标管理暂行办法》的通知病例财政部文件各省、自治区、直辖市人民政府财政厅（局）：xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx财预〔2004〕1号关于印发《政府采购招标投标管理暂行办法》的通知街道办事处的治安科，负责治安管理工作，为了搞好本街道的治安工作，该科制发了一份公文——关于做好治安防火的通知，直接发给各个生活小区、本街道的大商场等。有的还张贴在街市上。部门内设机构除办公厅(室)外，不得对外正式行文。部门内设机构不可以制发公文!行文关系机关单位•国家政权机关•政党、团体和各种社会组织的机关•企、事业单位所设立的机关机关之间的几种关系（1）处于同一组织系统的上级机关与下级机关存在领导与被领导的关系。（2）处于同一专业系统的上级主管业务部门与下级主管业务部门之间存在指导与被指导关系。国家教育部各省、自治区、直辖市教育厅各地市教育局各县教育局(3)处于同一组织系统或专业系统的同级机关之间的平行关系。(4)非同一组织系统、专业系统的机关之间，无论级别高低，均为不相隶属关系。如军事机关与各级政府机关。国务院各部委外交部公安部铁道部文化部建设部卫生部农业部司法部民政部科学技术部财政部人事部审计署教育部商务部交通部国土资源部发展和改革委员会劳动和社会保障部信息产业部人口和计划生育委员会国防科学技术工业委员会民族事务委员会中国人民银行水利部国务院直属机构新闻出版署统计局广播电影电视总局环境保护总局民用航空总局工商行政管理局税务总局机关事务管理局安全生产管理监督局煤矿安全监察局人口和计划生育委员会质量监督检验检疫总局食品药品监督管理局体育总局旅游局海关总署版权局林业局知识产权局（四）联合行文的规则1、同级政府可以联合行文。如：省政府与省政府之间；市政府与市政府之间2、同级政府各部门之间可以联合行文。如：省政府所属各厅、局级之间3、上级政府部门可以和下一级人民政府联合行文。如：国务院各部委与同一行政级别的省政府之间第二章第二节4、政府与同级党委、军事机关可以联合行文。5、上级政府部门与下一级党委、军事机关如处于同一行政级别，可以联合行文。6、政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位可以联合行文。如：政协、工会、等等第二章第二节联合行文的规则（1）同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；例文（2）政府与同级党委机关或军队机关可以联合行文。中共广东省委办公厅广东省人民政府办公厅文件粤办发〔1998〕6号中共广东省委办公厅、广东省人民政府办公厅关于开展增创广东发展新优势调研活动的通知各市、县党委和人民政府，省直各局以上单位：xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx例（3）政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。全国妇联国家体育总局文件妇发〔2003〕xx号关于在全国开展“亿万妇女健身活动”的通知各省、自治区、直辖市妇联、体委：为更好地实施《全民健身计划纲要入开展全民健身活动。丰富妇女群众的文化体育例联合行文的规则（五）文件抄送的规则（六）协商一致的规则（七）向上机请示的规则（八）报刊发布公文的规则（九）文件退回的规则第二章第二节如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。（1）向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。文件报送、抄送规则例如：重庆工商大学向学校各学院、系部等单位下发关于2011年招生工作的通知，需抄报重庆市教委。（2）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报请“请示”、“