XXXX协同管理平台项目启动会议

XXXX有限公司协同办公管理平台项目启动会议汇报单位：微宏软件技术（杭州）有限公司汇报时间：XXXX年XX月XX日公司网址：大纲微宏项目组织结构、人员分配及各机构的职能介绍沟通与反馈机制三项目工作计划二项目组织结构及人员分配一下一步工作安排四项目经理产品研发组技术支持组实施咨询组质量控制组项目团队结构项目团队ProjectTeamStructure1项目经理P.M.负责制定和管理项目实施方案和计划，管理项目成员，监控项目关键节点，协调解决重大项目事件。项目经理对项目整体进度、质量、客户满意度和成本负责。2实施顾问I.C.按照项目进度计划，负责客户需求调研、现场支持、需求变更、工作汇报、计划调整、用户培训、过程文档撰写和其他用户协调工作3软件开发S.E.根据合同约定，负责系统集成和二次开发需求分析、详细设计、程序编码、修改及测试等工作，并负责相关技术文档的编写;4质量管理Q.A.负责系统的整体测试工作，对实施工作和过程文档进行质量跟踪检查，并适当参与需求调研和用户培训。5技术支持T.S.环境配置、系统安装、调试工作，，并适当参与需求调研和用户培训大纲XXXX项目详细实施计划，实施思路及在过程中需要各部门配合的工作。下一步工作安排四项目工作计划二项目组织结构及人员分配一沟通与反馈机制三项目主要阶段一览表项目阶段主要工作事项项目主要阶段项目启动会议项目启动会议系统建设基础平台部署流程调研与确认文档调研与确认角色权限调研与确认流程中心建设知识文档建设其他模块建设用户培训用户培训上线验收系统上线系统验收第一阶段：项目启动第一阶段：项目启动会议参与人员微宏项目经理及项目团队主要成员XXXX公司高层尽可能参加，XXXXOA项目组，各部门和项目公司关键用户实施内容1.微宏介绍项目背景、团队、进度安排；2.布置调研任务，讲解调研表格的填写方法领导讲话，动员各部门全力配合，明确任务，落实责任；3.成立XXXX协同办公OA项目小组。实现目标1.统一思想，全体动员，要求各部门全力配合；2.落实下一步需求调研任务：组织结构、人事信息、工作流程、知识文档等；支持文档《XXXX协同办公平台项目启动会议.ppt》，《XXXX协同办公平台项目实施计划书》，《组织架构和人事信息需求调研表》，《流程分类调研表》，《流程需求明细表》，《知识文档需求调研表(样例)》，《XXXX协同办公平台项目组成员通讯录》准备工作和项目负责人确定项目进度计划；确定服务器和网络配置方案；确定双方项目团队并建立通讯录；项目启动会议内容，重点介绍项目进度计划、可能会遇到的问题及建议，调研模版的填写和样例讲解。第二阶段：系统建设第一部分：需求调研参与人员微宏项目经理和实施顾问XXXX各部门实施内容1.核心流程调研；2.知识管理应用调研；3.权限体系调研实现目标1.收集并确认的工作流、知识文档和其他模块需求、系统权限体系等项目相关的所有需求；支持文档《流程需求明细表》（经KeyUser和部门领导确认）《知识文档管理需求调研表》（经KeyUser和部门领导确认）《XXXX协同办公平台需求说明书》（经XXXX相关部门和公司领导确认）基础平台部署（xx月xx日-xx月xx日）完成组织机构人员信息调研，建立组织结构和人员信息完成系统用户账号分配，所有用户均可登陆系统；微宏负责搭建系统运行环境，包括协同办公平台安装，网络环境部署；各功能模块详细调研（xx月xx日-xx月xx日）培训各部门梳理流程，收集确认流程（xx月xx日-xx月xx日）培训各部门梳理知识文档体系，收集确认（xx月xx日-xx月xx日）调研系统角色权限体系（xx月xx日-xx月xx日）需求调研工作确认截止（xx月xx日）需求调研（XX月XX日—XX月XX日）基础平台搭建准备工作组织结构和人员信息落实并由微宏完成初始化；XXXXVI提交，并完成系统界面设计工作；测试服务器到位；作用：梳理实施公司的具体分类，并确认签字流程管理调研模版作用：流程需求调研的例子，说明部门提交的流程模板需要如何规范的填写流程管理调研模版作用：培训客户方流程管理员如何操作流程管理员操作手册作用：知识文档需求调研表，包括权限分配等，并且确认签字。知识管理调研模版作用：培训客户知识文档管理员知识管理员操作手册作用：培训客户方系统管理员权限分配体系调研及说明可能存在的问题及解决方案牵头部门和责任部门的关系：微宏建议：OA系统的需求调研是全员参与的工作，每个部门都有责任负责将本部门的需求落实，切不可认为OA实施仅仅是个别人或个别部门的工作。业务部门需求无从提起：微宏建议：微宏首先会引导业务部门从关注自身业务重点的角度进行梳理，同时，提供微宏自身积累的实施经验，供各个业务部门参考，如职能部门流程清单，由业务部门做“选择题”，并在“经验”的基础上根据XXXX的情况进行完善。可能存在的问题及解决方案各部门关键用户：微宏建议：各部门确定关键用户（KeyUser），参与项目启动会议，并配合后续的需求调研和其他项目实施工作。业务部门不知如何提交需求：微宏建议：微宏实施顾问会全程参与，指导业务部门如何按照微宏的标准调研模版及提供的调研样本案例进行填写，同时也可通过会谈形式进行交流，由微宏总结。业务部门提交不及时导致项目拖延：微宏建议：业务部门若遇到困难可及时和微宏沟通，尽量在约定的时间提交调研成果，若与工作冲突，可和项目组协调后批量提交调研内容。第二阶段：系统建设第二部分：系统建设参与人员微宏项目团队XXXX各部门实施内容1.核心流程建设；2.文档中心建设；3.其他功能模块建设开发；实现目标1.各功能模块按照XXXX的要求完成建设和开发，并可给用户提供一个开放的试运行环境；支持文档《项目会谈纪要》《项目周报》、《项目月报》流程中心建设（xx月xx日-xx月xx日）完成表单流程搭建及权限分配（xx月xx日-xx月xx日）关键用户签字确认流程（xx月xx日-xx月xx日）知识文档建设（xx月xx日-xx月xx日）完成知识文档目录体系建设及权限分配（xx月xx日-xx月xx日）关键用户签字确认知识文档目录体系（xx月xx日-xx月xx日）其他模块建设（xx月xx日-xx月xx日）开放其他模块功能（xx月xx日-xx月xx日）关键用户确认其他模块功能并进行确认（xx月xx日-xx月xx日）系统建设阶段工作确认（xx月xx日-xx月xx日）系统建设（XX月XX日—XX月XX日）可能存在的问题及解决方案需求频繁变更：微宏建议：业务部门提交的调研成果，必须相对确定，同时，XXXX所有调研成果，尤其涉及到审批权限，须由公司高层讨论确定并签字；需求模糊并无限蔓延：微宏建议：业务部门的需求调研往往不分管理软件的应用领域，仅仅从解决问题的角度出发，而项目小组在梳理需求过程中，必须讨论明确哪些工作由OA系统完成，而哪些工作是由其他系统完成，避免边界模糊导致项目无法成功上线；第三阶段：试运行及用户培训第四阶段：试运行及用户培训参与人员微宏项目团队，以项目经理和行政支援组为主实施培训XXXX全体成员实施内容1.系统管理员培训：负责对XXXX协同办公平台系统管理员进行表单、流程设置，基础权限，基础数据以及其他常见系统管理和维护的培训；2.普通用户操作培训；3.特定权限用户培训：对系统中有特定操作权限的用户进行单独培训；4.集团领导培训：针对领导使用习惯和关注问题，进行专门培训。实现目标1.确保各类角色用户能正常、顺利使用系统；支持文档《XXXX协同办公平台项目培训计划》《XXXX协同办公平台用户操作手册》客户名称用户数并发数现场培训对象培训方式娃哈哈3268800左右集团各部门部长外地各分公司OA负责人在杭各分公司OA负责人现场集中培训集团项目管理组成员公文、指令发布人员特定岗位专场培训各分公司需要培训的用户现场操作培训东芝1685500左右IS部项目组成员管理员专场培训各部门IS担当专场培训各部门用户6场选修课自由课(现场集中培训)绿城集团约120003000左右集团公司各部门经理及各项目公司OA负责人现场集中培训···············丰富的培训经验丰富的培训经验培训教材集中培训召集用户，集中现场培训；专场培训根据我司实际情况，安排对各部门、特定工作操作人员的专场培训；任务式培训对参加培训的用户提出一定的操作要求，促进用户的实际操作；培训教材我们将编写详细、通俗的用户操作手册，为用户的日常操作提供指导；客服热线设立服务专线，用户可随时电话咨询系统操作；培训方式可能存在的问题及解决方案试运行过程中问题的及时反馈与调整：微宏建议：在试运行过程中遇到的任何问题，项目小组必须集中反映到XXXXOA项目负责人，在排除操作原因的情况下，由微宏及时跟进落实，并和业务部门确定调整后的需求。培训人员的组织和协调：微宏建议：在培训计划中，微宏会根据XXXX培训对象，进行针对性的培训安排，同时，对于特定权限人员进行单独培训，对于异地项目，可进行视频培训，必要的情况下可到异地现场培训。第四阶段：运维验收第五阶段：上线推广参与人员微宏项目经理及项目团队XXXX所有成员实施内容1.根据合同内容对项目进行验收；2.微宏负责上线后的应用跟进。实现目标1.确定项目各功能符合XXXX要求并完成验收；2.确保系统上线后用户正常使用，系统顺利推广；支持文档《XXXX协同办公项目验收报告》作用：验收项目，并作为后续付款条件。系统验收单及验收报告可能存在的问题及解决方案上线应用问题的及时解决：微宏建议：微宏实施顾问在现场及时解决使用过程中用户遇到的各类问题，本地服务优势。用户操作不习惯：微宏建议：微宏协同管理平台在易用性上经过客户验证，有上网基础即可轻松操作平台，确定上线后一定能顺利推广。工作习惯的调整和改变：微宏建议：根据XXXX的实际情况，可采用两种方式，若应用基础和执行效果较强，可直接拒绝纸质办公，或者采用纸质和系统并行两周的方式。大纲微宏为XXXX提供紧密的沟通机制。项目工作计划二组织结构及人员分配一沟通与反馈机制三下一步工作安排四项目汇报机制项目周报：微宏每周将整理《项目进度周报》，说明本周具体工作内容、项目进度现状、本周存在的问题、下周工作计划以及其他相关说明，便于双方整理把握项目情况；项目月报：微宏每月将整理《项目进度月报》，说明本月具体工作内容及成果、项目进度现状、当月存在的问题、下月工作计划以及其他相关说明，便于双方整理把握项目情况。项目周报和月报项目会议项目例会制：安排每周固定时间为项目例会，双方主要项目团队成员均参加，确定工作成果、当前问题及下一阶段明确的工作计划；项目专题会议：根据项目需要，随时开展会议讨论，尤其是项目前期需求调研阶段和确认反馈阶段；项目会谈纪要：对于所有沟通会议，微宏将会对结果以会谈纪要、设计方案等书面形式进行交流，整理沟通内容，并发予XXXX相关人员确认。其他沟通载体通过双方项目团队通讯录，在项目实施开展过程中，随时通过电话、即时通讯、邮件等方式进行沟通。建立项目监理机制，项目监理和XXXX直接沟通，了解项目当前的主要问题。项目沟通机制项目会谈纪要项目列表项目卡片通过项目卡片可以直观的了解项目的各项基本信息，包括最新信息、流程、文档、最新事件等内容；项目团队管理，清晰的查看项目执行过程中所有的人员信息以及具体的工作角色。根据项目的实际情况对项目执行过程中的人员做好安排。项目团队记录和项目有关的所有事件，包括联系事件、拜访事件、内部讨论事件等等内容，以便可以快速的了解到项目各项事宜；项目事件通过添加项目里程碑，项目阶段以及项目进度检查的内容以便实时掌控项目的进度，进行有效地推进项目进度；进度管理的目的就是协调项目进度，帮助对整个项目的工作时间进行估算和调整做出进度安排，从而确保项目在规定的时间内实现；项目进度通过项目进度的甘特图管理方式，有效制定当前项目的计划进度，同时可以与项目的实际完成情况进行对比，发现当前项目存在的缺陷和问题，防患于未然