第五章行政公文写作

案例导入放假通知中秋写成端午四川巴中市政府3官员免职（2008年）$教学目的与要求：使学生深入了解公文的基本知识，熟练掌握常用公文的写作方法。教学重点与难点：公文的种类、格式、起草要求、常用公文的写法。教学方法：讲练第五章行政公文写作1行政公文概述2行政公文的行文规则3行政公文的格式4行政公文写作应注意的问题5行政公文文种写作公文有广义和狭义之分。广义的公文，指一切用于公务活动的文字材料。狭义的公文，指行政公文。《国家行政机关公文处理办法》规定：“行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”概述一、行政公文的涵义二、行政公文的特点三、行政公文的特点四、行政公文的作用第一节行政公文概述内容上——公务形式上——公认——规范性使用者——公家——特定性属性——公有——约束力“公”文内涵文件、公务文书、文书三者之间的关系文书公文文件文书、公文、文件三者辨析文书是公文、书信、契约的统称，外延最大；公文是公务文书的统称，外延较文书小；文件是具有特定版头的公文，外延小于公文。三者关系如左图。根据文书的作用范围，一般分类如下：概述一、行政公文的含义二、行政公文的特点三、行政公文的分类四、行政公文的作用第一节行政公文概述1权威性2规范性3时效性4保密性5定向性根据国务院2000年8月24日发布、自2001年1月1日起执行的《国家行政机关公文处理办法》第九条规定，我国现行行政公文主要有13种。命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要概说一、行政公文的涵义二、行政公文的特点三、行政公文的分类四、行政公文的作用第一节行政公文概述按来源分自制公文外来公文按行文方向分上行文平行文下行文123按行文方向分上行文1平行文下行文23下级机关向上级机关呈送的公文，包括：报告、请示、意见三种。按行文方向分平行文2上行文1下行文3不相隶属机关之间发送的公文，包括：函、议案和意见三种。按行文方向分平行文2上行文1下行文3上级机关向下级机关发送的公文，包括：命令、决定、公告、通告、通知、通报、批复、会议纪要、意见九种。特急公文立即传递和处理平件公文按工作常规传递、处理急件公文优先传递和处理按紧急程度划分按保密处理分12机密件普通件指令类公文知照类公文报请类公文批答类公文奖惩类公文按性质作用划分第二节行政公文的行文规则OneTwoThree行文规则主要是指行文关系的准则。为了保证公文迅速、准确地运作发送,提高工作效率,国务院在《办法》中对行文规则作了明确的规定。遵守行文规则有利于公文传递方向正确、线路短捷有效，避免公文旅行，阻止部分公文进入不必要的流通过程，抑制无价值公文的产生。第二节行政公文的行文规则行文规则行文关系行文方向与方式行文规则行文关系1公文的行文关系是指发文机关与收文机关之间的公文往来关系。它是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围所确定的机关之间的文件受授关系。机关与机关之间的行文，是根据组织系统和本机关的职权、所处的地位及与其他机关之间的工作关系而进行的，主要是以机关或部门为单位的立体交叉的行文关系。行文关系具有双向特点。具有行文关系的双方，一般都可以互相行文。团体机关实体机关我国社会组织管理机关政权机关行政机关体系立法机关体系司法机关体系政权机关其他政治团体中国共产党机关体系群众性团体团体机关企业单位机关事业单位机关其他实体机关实体机关同一系统的机关业务上指导与被指导领导与被领导平行关系1.2.3.非同一系统的机关4.不相隶属关系上级机关下级机关同级机关同级机关此机关彼机关下级业务主管机关上级业务主管机关行文关系综合部门派出机构派驻机构具有监督职能的机关专业部门当地党委政府被监督对象其它关系属地管理中的统管与被统管关系监督与被监督的关系归口管理与被管理的关系ABDC123A、C：上下级关系A、D：隶属关系C、3：非隶属关系B、C：平级关系国家教育部各省、自治区、直辖市教育厅各地市教育局各县教育局山东省教育厅淄博市政府北京大学山东大学各院部各处室请以山东理工大学为例，理解这几种工作关系。行文方式21.下行文：上级领导机关或者业务主管部门对所属下级机关行文。山东省人民政府山东省交通厅XX市交通局济南市交通局XX市交通局（1）逐级行文（即采取逐级下达的方式或只对直属的下一级机关行文）国务院各省、自治区、直辖市人民政府所属各市、区、县人民政府（2）多级行文（即上级机关根据需要同时向所属的几级机关行文）国务院各省、自治区、直辖市人民政府其他所有地方政府各市、区、县人民政府（3）直达行文（上级机关直接向基层组织行文。此类行文多是无需保密的普通文书。）最高行政领导机关基层行政组织、人民群众（1）逐级上行文：最基本、最常用下级机关直接上级领导机关更高一级的上级领导机关2.上行文（2）多级上行文（此方式只在个别特殊情况下如遇重大问题时才可使用）下级机关直接上级领导机关更高一级的上级领导机关（3）越级上行文下级机关直接上级领导机关更高一级的上级领导机关这种方式只能在下列特殊情况下才能使用：1由于发生特殊紧急情况，如严重自然灾害等，逐级上报会延误时机，造成更大损失的问题2向具有隶属关系的上一级机关请示多次，长期未解决的问题3456隶属下级机关与上级机关之间有争议而无法解决的问题上级机关交办的，并指定越级上报的事情对上一级机关进行检举、揭发的问题询问与请示极个别的、必要的具体问题等3.平行文：主要指函、知照性通知同级机关同级机关不相隶属机关不相隶属机关1.2.3.无领导与指导关系的机关、部门、单位之间行文规则3行文规则是指各级机关公文往来时需要共同遵守的制度和原则。1.注重实效，坚持少而精公文不能随意发出，要讲究实效，这样才能保证发文机关的权威性，以免造成文牍主义，产生官僚主义。“好啊，我们马上开会研究一下，发个文件下去。”“现在干部、群众反映：会议、文件太多，是否可以想办法少开、少发一些？”机关之间的行文必须严格根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文，尤其不得越级请示和报告。2、明确行文关系，不越权越级（1）政府各部门一般不得向下一级政府正式行文。（2）政府各部门可以向下一级政府相应的主管部门行文。3.政府部门行文规则国家财政部山东省财政厅淄博市财政局（3）属于上级政府主管部门职权范围内的具体问题，应直接报送上级主管部门处理。3.政府部门行文规则（4）政府各部门依据职权，可以相互行文或向下一级业务部门行文，除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。3.政府部门行文规则病例财政部文件各省、自治区、直辖市人民政府：xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx财预〔2004〕1号关于印发《政府采购招标投标管理暂行办法》的通知财政部文件各省、自治区、直辖市人民政府财政厅（局）：xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx财预〔2004〕1号关于印发《政府采购招标投标管理暂行办法》的通知3.政府部门行文规则(6)如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。(5)部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。街道办事处的治安科，负责治安管理工作，为了搞好本街道的治安工作，该科制发了一份公文——关于做好治安防火的通知，直接发给各个生活小区、本街道的大商场等。有的还张贴在街市上。4、部门内设机构除办公厅(室)外，不得对外正式行文。部门内设机构不可以制发公文!5.联合行文的规则（1）同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；（2）政府与同级党委机关或军队机关可以联合行文。中共广东省委办公厅广东省人民政府办公厅文件粤办发〔1998〕6号中共广东省委办公厅、广东省人民政府办公厅关于开展增创广东发展新优势调研活动的通知各市、县党委和人民政府，省直各局以上单位：xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx（3）政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。5.联合行文的规则全国妇联国家体育总局文件妇发〔2003〕xx号关于在全国开展“亿万妇女健身活动”的通知各省、自治区、直辖市妇联、体委：为更好地实施《全民健身计划纲要入开展全民健身活动。丰富妇女群众的文化体育5.联合行文的规则联合行文时注意几个平行部门联合行文与以上级机关名义行文，在效用上基本是一样的。属于联合行文的公文名称，多系“通知”、“决定”和“报告”。联合行文的文稿需经各方的领导同志签署意见并签字。几个平行部门联合向上级机关或下级相应部门行文时，应将相对应的各部门都列为主送机关，以便于共同处理或贯彻执行。联合行文的各单位必须是同级的，级别低的不能与级别高的联合行文，比如县政府与县交警大队、区政府与区人民武装部联合行文就是不正确的。（1）向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。6.抄送规则例如：山东理工大学向学校各学院、系部等单位下发关于2011年招生工作的通知，需抄送山东省教育厅。《医疗事故处理办法》是国家卫生部发布的一份文件，山东省卫生厅对部分条款感到难以把握，有些问题在实际执行中不好操作，请问该如何解决这一问题。请思考：（2）属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。6.抄送规则（3）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报请“请示”、“意见”和“报告”。抄送规则（4）受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一级机关。抄送规则（1）一般不得越级请示。（2）“请示”应当一文一事；（3）一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。（4）不得抄送其下级机关。7、请示规则8.“报告”不得夹带请示事项思考练习某学校《校园生活》某期有这样一则新闻标题：“马来西亚教育部将率团访问我校”，您知道这一句话背后隐藏着多少公文吗？中国驻马大使馆马来西亚教育部线路如下：内部明电公函通知ⅩⅩ省教育厅文件Ⅹ教〔2004〕5号通知第三节行政公文的格式第三节行政公文的格式行政公文的格式就是它们的外观样式,即行政公文用纸、印装的规格和其需要标识的各要素所构成的外部形态。格式是行政公文具有法定的权威性和组织约束力在形式上的表现，是区别公文与一般文章的重要标志，也是保证公文的质量和提高办事效率的重要手段。第三节行政公文的格式为了保证行政公文的法定性、严肃性、准确性、完整性和统一性,在国家质量技术监督局1999年12月27日批准、2000年1月1日实施的《国家行政机关公文格式》中,对组成公文的各格式要素的正确标法及其应标位置都作了严格的规定,写作时应按规定标识得准确规范。第三节行政公文的格式格式用纸格式印装格式文面格式第三节行政公文的格式一、用纸格式公文用纸一般采用国际标准A4型10mm×297mm）。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。（党的公文用纸可采用16开[184mm×260mm]，也可采用A4型。）公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）。-1-7mm156mm210mm37mm±1mm天头28mm±1mm订口210mm225mm297mmA4型公文用纸页边及版心尺寸-1-7mm156mm××市人民政府文件××〔2007〕3号平行、下行公文，至版心上边缘25mm机密特急眉首机密特急××市××局××市××局文件××市××局□××〔2007〕1号上行文至版心上边缘为80mm。×××□眉首签发人：×××□第三节行政公文的格式二、印装格式文字从左至右横写、横排，少数民族文字按其习惯书写、排版。一般每面排22行,每行排28个字。装订时，宜天宽地窄。印刷文件时，左边订口要留出2～2.5cm的装订线。公文一律左侧装订。