管理文秘5公文写作

《应用写作》——认知类文体•杜丽（语文教研室）•[e-mail]认知类文体概述——概念认知类文体（实用文体或者应用文体）：是国家机关、企事业单位、社会团体以及人民群众在日常工作、生产和生活中处理公务和个人事务时，所使用的具有直接使用价值和某种惯用格式的文体。(p169)认知类文体概述——范围公文类、事务类、个人类文书、经济类应用文、法规类应用文、新闻传播类文体公文：报告、请示、通知、通报、函、会议纪要事务文书：计划、总结、调查报告专用文书：（财经文书）经济合同，（法规文书）条例、规定个人文书：日记、申请书、求职信、述职报告、读书笔记传播类应用文：消息、通讯、广告和广告文案认知类文体概述——社会功能传递信息，告诉人们知道认知类文体概述——基本特点内容的实用真实格式的固定规范语言的平实准确文质和文面（内容和形式）方面的特点认知类文体概述——逻辑特点科学实证逻辑，遵循客观可验证性，定型定量的准确性认知类文体——语体风格(3)庄重典雅平实缜密精炼简约如何达到这种语体风格？避“虚”就“实”，切忌使用文学语言使用书面语言使用标准语言语言实在，言之有物少用“特大调”认知类文体概述——表达方式以叙述、说明为主，辅以少量的议论•“七·一建党85周年纪念日就要到了，局党委决定，在咱们局的全体党员中评选优秀共产党员、模范党务工作者、优秀党支部，进行表彰奖励”，“优秀共产党员、模范党务工作者应当是03年以前入党的”，“各支部要快点上报推荐名单”（某局党委《关于庆祝建党85周年评选先、优、模的通知》）•“七·一建党85周年纪念日在即，局党委决定，在全局党员中评选优秀共产党员、模范党务工作者、优秀党支部，进行表彰奖励”，“优秀共产党员、模范党务工作者应当是2003年以前入党的”，“各支部要从速上报推荐名单”•“为了加大煤矿安全管理，严厉打击煤矿违法生产活动，市政府组织专家研究制定了《关于严厉打击煤矿违法生产的有关规定》，初稿形成后，经过三次征求意见会议，形成了讨论稿，××年×月×日，市政府常务会议讨论一致通过，现在印发给各单位，各单位要认真组织学习，领会精神实质，把握操作标准，严格执行，今后不得再出现违反本《规定》的行为。”（某市政府《关于印发〈关于严厉打击煤矿违法生产的有关规定〉的通知》）“《关于严厉打击煤矿违法生产的有关规定》，业经××年×月×日，市政府常务会议讨论通过，现印发给你们，请严格遵照执行。”公文概述何谓公文?p177广义的公文：泛指一切公务文书。即所有反映公务内容，在公务活动中发挥作用的文书。狭义的公文：法定公文。指国家机关，企事业单位公务活动的体式完整、规范、固定的应用文书。专指《国家行政机关公文处理办法》中所列的种类。特点：政治性、权威性、实用性、规范性一、公文文种二、公文构成及基本格式一、公文文种一、公文的文种2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》把公文规范为13种。命令（令）决定公告通告通知通报议案报告请示批复意见函会议记要一、公文的文种按照行文关系和行文方向的不同上行文：请示、报告等平行文：函下行文：通报、通知、命令等命令：适用于发布重要行政法规和规章，采取重大的强制性行政措施，任免、嘉奖有关人员。公布令：行政令：任免令、嘉奖令、特赦令、戒严令和通令。一、公文的文种决定：适用于安排重要事项或者重大行动，奖惩有关单位和人员，变更和撤销下级机关不恰当的决定事项。《中共中央、国务院、中央军委关于授予杨利伟同志：“航天英雄”荣誉称号并颁发“航天功勋”奖章的决定》、《中共中央关于完善社会主义市场经济体制若干问题的决定》一、公文的文种公告：（下行文）党和国家机关向国内外宣布重要事项或法定事项。多与政治有关，国家较高领导机关（如国务院、全国人大及其授权机关）才能制发，一般机关和基层机关不可以制发。《全国人民代表大会常务委员会关于撤销成克杰第九届常务委员会委员长职务的公告》、《中华人民共和国外交部公告》一、公文的文种通告（下行文）用于在一定的范围内，公布应当遵守或者需要周知的事项。《关于好运北京综合测试赛环境交通保障测试期间采取临时交通管理措施的通告》北京市发展改革委、交通委、财政局、运输管理局公布了《关于轨道交通路网票制票价的通告》。一、公文的文种通知（下行文）批转下级机关，同级机关和不相率隶属机关的公文传达上级机关的指示，要求下级机关办理和需要周知或者执行的事项。任免人员《关于组织2008级本科新生入学教育考试的通知》一、公文的文种通报（下行文）用于表彰先进、批评错误、传达重要的精神或者情况。《国务院办公厅关于表彰奖励中国女子足球队的通报》一、公文的文种议案（上行文）适用于各级人民政府按照法律程序，向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。《国务院关于提请审议兴建长江三峡工程的议案》一、公文的文种报告（上行文）用于向上级机关汇报工作、反映情况，或答复上级机关询问。一、公文的文种请示：党政机关使用的上行文的一种。用于向上级机关请求指示、批准。批复：党政机关使用的下行文的一种。用于答复下级机关的请示事项。一、公文的文种意见：党政机关中既含上行又具有下行意义的一种公文，用于对重要问题提出解决和处理办法。国家体育总局、中央编办等六部委《关于进一步做好退役运动员就业安置工作的意见》（体人字〔2002〕411号）一、公文的文种函：党政机关公文中惟一的一个平行文。适用于不相隶属机关之间洽谈工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。《国务院办公厅关于2007年第六届全国城市运动会承办地点的函》会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。一、公文的文种相近文种的区分：通知通报命令决定公告通告通知二、公文构成及基本格式二、公文构成及基本格式是指公文的外形规格及样式。根据党和国家公文法规以及《国家行政机关公文格式》（中华人民共和国国家标准GB/T9704—1999）制定，公文格式要素一般由版头、发文字号、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、抄送机关、秘密等级、紧急程度、主题词、印制版记等组成。35mm3737mm28mm35mm26mm—1—7mmA4型纸（297mm×210mm）版心（图文区）225mm×156mm上白边：37mm下白边：35mm左白边：28mm右白边：26mm二、公文构成及基本格式公文结构三要素：文头、行文、文尾公文首页红色反线（含）以上各要素称文头红色反线以下（不含）至主题词（不含）之间各要素通称行文；主题词以下各要素称文尾。二、公文构成及基本格式1.份号（印制编号）版心左上角第一行定格标识;最少2位,最多不超过6位;保密文件必须表明顺序号.5份:01~0515份:01~15150份:001~1501500份:0001~1500文头部分000001××××文件×发〔200×〕××号关于××××××××××××，×××：×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。固定标识（除请示、报告外）公文首页版式25mm×密（*2年）二、公文构成及基本格式2.秘密等级（不是所有公文都有密级标记）密级分为绝密、机密、秘密。文头部分000001××××文件×发〔200×〕××号关于××××××××××××，×××：×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。固定标识（除请示、报告外）公文首页版式25mm×密（*2年）二、公文构成及基本格式3.公文版头（文件名称）发文机关名称＋“文件”正式文件都有这一要素。文头部分北京体育大学文件发文机关使用全程或规范化简称000001北京体育大学文件×发〔200×〕××号关于××××××××××××，×××：×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。固定标识（除请示、报告外）公文首页版式25mm×密（*2年）二、公文构成及基本格式4.发文字号（文号，公文编号）同一年度公文排列的顺序号。发文机关代字＋年份（全称）＋序号。《关于中华人民共和国第四届农民运动会情况的报告》农发〔2000〕166号发文数量较多的较大机关文件，还可以在发文字号中加一个反映文件业务内容的类别或者归属标志。发文字号是正式文件的必备要素。湘正药〔2002〕28号文头部分000001北京体育大学文件校办发〔2007〕53号关于××××××××××××，×××：×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。固定标识（除请示、报告外）公文首页版式25mm×密二、公文构成及基本格式5.紧急程度特急、急文头部分000001××××文件×发〔200×〕××号关于××××××××××××，×××：×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。固定标识（除请示、报告外）公文首页版式25mm×密特急二、公文构成及基本格式6.签发人上行文中，通常要写明核准并签发文件的机关领导人的姓名。文头部分000001××××文件×发〔200×〕××号关于××××××××××××，×××：×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。请示、报告公文首页版式25mm×密特急签发人：×××二、公文构成及基本格式1.标题公文的“眉目”和“眼睛”，是公文必备的一个格式要素。三要素：发文机关名称＋发文事由＋文种名称完全式标题：国家体育总局对××中心违反比赛规定处理的通知省略式标题：关于××大学申请扩建运动场的批复简单式标题：通知行文部分000001××××文件×发〔200×〕××号关于××××××××××××，×××：×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。请示、报告公文首页版式25mm×密特急签发人：×××二、公文构成及基本格式2.主送机关：是负有贯彻实施公文责任的受文机关。（顶格书写）行文部分000001××××文件×发〔200×〕××号关于××××××××××××：×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。请示、报告公文首页版式25mm×密特急签发人：×××二、公文构成及基本格式3.正文开头、主体、结尾(风头、猪肚、豹尾)行文部分二、公文构成及基本格式4.附件附在正文之后，对文件内容起说明和补充作用的文词材料，应注明标题和件数。正文末尾空一行，左空两字标识“附件”字样，后标全角冒号。行文部分××××××××××××××二00×年×月×日附件：1.×××××××××××2.××××××××××××××××附件说明页板式二、公文构成及基本格式5.发文机关名称（公文的法定作者）。法定作者是指依法成立的机关、团体、企事业单位。行文部分××××××××××××××二00×年×月×日附件：1.×××××××××××2.×××××××××××附件说明页板式附注：二、公文构成及基本格式6.机关印章：权力的象征、效力和信用的凭证。（公文最后生效的标志，上不压正文，压在日期上，骑年盖月，要清晰、端正）行文部分二、公文构成及基本格式7.成文日期（公文发出和生效的日期）原则上以领导人签发的时间为准。必须写明年月日，要用汉字数字。（注意）行文部分二、公文构成及基本格式8.附注用以写明在公文其他部分不便说明的各种事项。行文部分××××××××××××××二○○六年八月三十一日附件：1.×××××××××××2.×××××××××××附件说明页板式附注：二、公文构成及基本格式1.主题词标识公文内容和归属类别的关键性词语。应该根据其涵义由大到小、从内容到形式依次排列，一份公文的主题词最多不得超过七个，一般以三到五个为宜。《国家行政机关公文处理办法》文秘工作、