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第二节行政公文的写作南理工泰院范凌飞一、公文的种类和用法决议是指党的领导机关就重要事项，经会议讨论通过其决策，并要求进行贯彻执行的重要指导性公文。适用于会议讨论通过的重大决策事项。如：《关于建国以来党的若干历史问题的决议》（一）决议（二）决定适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。如《中共中央关于建立社会主义市场经济体制若干问题的决定》《国务院关于进一步加强食品安全工作的决定》《国务院关于表彰全国“两基”工作先进单位和先进个人的决定》（三）命令适用于公布重要行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和个人。分为：公布令行政令（通缉令）嘉奖令撤消令特赦令《中华人民共和国国务院令》（第479号）（四）公报公报也称新闻公报，是党政机关和人民团体公开发布重大事件或重要决定事项的报道性公文，是党和国家经常使用的重要文种。1）会议公报2）事项公报3）外交联合公报（五）公告公告是向国内外宣布重大事项或法定事项的公文。主要用于国家机关向人民群众公布政策法令，说明采取重大行动的目的，宣布禁止妨害国家和公共利益的行为的有关规定，以及需要人民群众了解的事项。如：《毛主席宣布中华人民共和国中央人民政府成立的公告》（六）通告适用于公布社会各方面应当遵守或周知事项的公文文种。它是各级机关、团体常用的具有一定约束力和执照性的下行公文。如：《××市人民政府关于禁止营运人力三轮车上路行驶的通告》《2002年度全国职称外语等级考试通告》（七）意见用于对重要问题提出见解和处理办法的指导性公文。可以是上行文，也可为下行文、平行文。分为：建设性意见、指导性意见、参考性意见如：《关于深化科技体制改革加快国家创新体系建设的意见》（八）通知上级机关对下级机关、平行机关及机关内部发布规章、布置工作、传达指示、任免人员等经常使用的一种公文。（九）通报对典型的先进事例、人物进行表彰，对严重的错误予以批评教育，对重要的上级精神或者情况予以传达的一种公文。（十）报告报告是下级机关向上级汇报工作、反映情况、答复上级机关询问的上行文体。（十一）请示下级机关请求上级机关对某项工作或问题作出指示、答复和批准时使用的文种。一般为一事一文，只写一个主送机关。（十二）批复是上级机关答复下级机关请示事项的一种公文。具有一定的指示性和决定性。没有下级机关的请示，则不能发批复。（十三）议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。（十四）函用于不相隶属关系的机关之间相互商洽、询问和答复问题、请求审批事项的一种公文。（十五）纪要记载和传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守和执行的公文；是在会后根据会议的宗旨和要求，对会议的基本情况、讨论的事项和主要结论，加以整理，以通报会议精神、统一认识，指导工作而形成的文件。二、通知（一）通知的分类1）发布性通知用于发布法律法规，要求下级机关遵照执行而制发的通知。如：国务院办公厅关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知2）转发性通知转发上级机关、同级机关或不相隶属机关的文件。3）批转性通知批转下级机关的文件。4）指示性通知上级机关对下级机关的某项工作有所指示，要求办理或执行而根据公文内容又不适宜用命令或指示时，则用指示性通知。5）知照类通知用来向有关单位告知情况，而不作具体要求。如《国务院关于成立经济贸易办公室的通知》6）任免通知《北京市人民政府关于黎晓宏等5名同志职务任免的通知》7）会议通知告知有关单位或个人参加会议的通知。（二）通知的写作1、批转、转发通知标题的写法难点：批转通知标题的拟写转发通知的标题一般由“发文机关＋发布（批转、转发）＋被发布文件标题＋通知”构成。如被转发的文件为法规、规章时，加上书名号。如果已经有“关于”和“通知”字眼，一般保留末次发布文件机关和始发机关，省略多余的“关于”和“通知”。将下列标题省略：××县人民政府关于转发《××市人民政府关于转发〈××省人民政府关于转发人事部关于恢复××同志名誉后享受×级待遇的通知〉的通知》的通知××县人民政府关于转发人事部恢复××同志名誉后享受×级待遇的通知（二）通知正文的结构1、会议性通知：关键要素决定召开会议的机关、会名、会议时间、会议地点、会议内容、参加会议人员、报到时间和地点、联系人与电话等。2、事项性通知正文是通知的主要内容，一般由缘由、事项、执行要求（或结语）三部分组成。（1）导语——通知缘由和目的。（2）通知事项。（3）执行要求。如“请认真贯彻执行”、“自××年×月×日起执行”。三、通报（一）通报的分类1）表彰性通报表扬先进人物、事迹，介绍先进经验，树立典型，起到号召和激励作用。2）批评性通报对重大责任事故的处理、对违纪案件处分决定的公布，要求被通报者和公众吸取教训，起到警戒作用。3）情况通报对新出现的问题和情况进行通报。（二）通报的写法1、批评性通报的写法1）缘由：写通报事由和发文机关的态度。2）事项：概要写出所批评对象的错误事实。3）分析与决定：阐述分析批评事项的性质，并作出处罚决定。4）要求：提出切实可行的意见、措施和办法，从而起到警戒作用。2、表彰性通报的写法由缘由+事项＋决定＋号召组成1）缘由和事项：概括地叙述先进事迹或先进经验。2）表彰决定：撰写经过研究，对先进集体或个人作出的表彰决定。3）号召：起到鼓舞和激励作用。3、情况通报的写法1）事项概括地陈述所通报的事情2）现况写事情发生后的临时处理情况3）要求为防止不良事件的发生，提出具体的意见四、请示与批复的写法（一）请示的分类1）求示性请示请求上级给予指示、裁决的请示。内容包括工作中遇到的不好解决的关键问题，无章可循的新问题或因意见分歧而无法统一执行的问题等。2）求助性请示请求上级予以支持、帮助的请示。内容包括请求增补经费、增加设备，为某项事情拨款、拨指标等。3）求准性请示请求上级批准、允许的请示。内容包括超出本机关、本单位处理范围的事项，或因情况特殊需要变通处理的事项及按照上级规定应当请示的事项。（二）请示的结构构成：请示缘由＋请示事项＋请示要求三部分。1）缘由：写明所遇到的新情况、新问题，或自身没有能力解决的困难，要写得充分恰当、言之有据。如：我厂正处在发展的关键时期，为了革新产品，适应世界市场的需求，提高我厂产品的竞争能力，开辟新的产品市场，急需充足的资金支持，因此……”2）具体事项及意见：具体可行。写清要求上级结构予以指示、审核、批准的具体问题和事项，这是请示的实质内容，是请示最核心、最重要的部分。3）要求:用“当否，请指示”、“以上意见当否，请批复。”、“以上请示如无不妥，请批转有关部门执行”等结束语收尾即可。1、表态性批复上级机关对下级机关的请示，根据有关的方针、政策、法令、规定和请示的实际情况，给予明确的答复，只用“同意”、“不同意”等词语表明态度，而不提出批复要求的批复。（三）批复的分类2、指示性批复上级机关对下级机关的请示事项在表明态度的基础上给予适当的原则性指示，并提出明确要求的批复。（四）批复的写法1、批复的标题批复的标题一般采用公文常规模式写法，即发文机关＋事由＋文种。此外还有两种附加式的写法。（1）“对于”或“关于同意”＋请示内容如《国务院关于同意丹江口库区及上游水污染防治和水土保持规划的批复》。（2）“对于”或“关于同意”＋请示内容＋“给”＋请示单位名称如《国务院关于同意河北省设立廊坊市给河北省人民政府的批复》。五、函与复函的写作（一）函的分类主要用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题、请求审批事项的一种公文，包括商洽函、问答函、求准函等，具有灵活简便、篇幅短小和往来性的特点。（二）函的写作结构1、标题。文种写“函”或者“复函”。2、正文的结构（1）发文缘由写明发函的原因。如果是复函则要先引用对方来函的日期、标题和发文字号，并表示收到和进行了研究处理。“贵处4月7日《关于在建项目资产核查的函》（××〔2009〕13号）收悉。（2）发文事项即要商洽、询问、答复和请求批准的事项。如果是去函，要陈述己方的要求，写明要对方协办的事项，或把信息告知对方。复杂的分条叙述。如果是复函则应明确自己的态度。（3）结语根据不通情况有所区别。“特此函告”“盼复”“特此函告，请复”“特此函复”“此复”等六、各类文种的区别（一）通报与通知的区别从通报与通知的特点和作用，可以看出它们的主要区别有：1、内容范围不同两者虽然都有告知的作用，但通知告知的主要是工作的情况，以及共同遵守执行的事项；通报则是告知正反面典型，或有关重要的精神或情况。2、目的要求不同通知的目的是告知事项，布置工作，部署行动，有严格的约束力，要求遵照执行。通报的目的主要是或交流、了解情况，或通过正反面的典型去教育人们。3、行文时间不同通知是事前；通报是事后。如《××市人民政府关于不要层层召开表彰大会的通报》（三）请示与函的区别1）行文关系不一样当函用于求准时，主送机关与发文机关没有隶属关系，是平行关系；而在请示中两者具有隶属关系，是上下级关系。2）回复的文种不一样回复函用复函，回复请示则用批复，且批复更具权威性。（四）请示与报告的区别1）行文目的不一样请示的目的是请求上级机关给予指示、批准；报告的目的是下情上达，让上级机关掌握、了解情况。2）行文时间不同请示必须在事前行文，决不允许先斩后奏，这是组织原则；报告一般是在事后行文3）内容含量不同请示必须坚持一文一事，才能保证工作效率；报告可以是一文数事。4）公文处理方式不同上级机关对报告可以不予回答，如果答复也只需以批转或转发的形式行文；而请示则必须尽快予以答复，均需以批复的形式行文。5）主送机关不一样请示只能一头主送；报告可以多头主送。关于进一步加强森林防火工作的报告××县农科所关于请求支援种苗的批复××县教育局关于××化工厂聘请教师的批复关于拆除东湖周边违章建筑的请示函