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行政公文写作（三）卫效中第一讲行政公文种类一、公文种类概述公文种类，是指根据行文目的、行文方向、公文的功能和制作要求等不同特点所划分的相对固定的公文类型的名称。我们把公文类型的名称称作公文种类,通常又称作公文文种。行政公文种类（一）法定行政公文文种和通用公文文种法定行政公文文种，指国务院以法规性文件规定行政机关应该使用的文种。共十三种：上行文：报告、请示、议案、意见。共四个。下行文：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、批复、会议纪要、意见。共九个。平行文：函、意见。共两个。行政公文种类通用公文文种，属于非法定行政公文文种中的一种，是党委、政府、人大、政协、军事机关以及社会组织、社会团体都可以使用、且可以用作公文附件的文种。如：条例、规定、办法、细则，属规范性文件的名称，但“条例”只能由国务院及省级人大使用，其他机关不能使用。又如规划、计划、方案、要点等，属一般通用公文名称，各机关单位都可使用。（二）公文文种的涵义1、不同的文种，反映了不同类型公文不同的行文目的。例如，“通知”是为了把行政管理要求告知下级机关并使其执行、办理或周知，“请示”是为了把有关情况、见解和要求告知上级机关并使其处理。2、不同的文种，反映了不同类型公文不同的行文方向。例如“通知”是下行文种，“报告”是上行文种，“函”是平行文种。（二）公文文种的涵义3、不同的文种，反映了不同类型公文不同的功能。例如“通知”具有领导、指挥、告知的功能，“请示”具有陈述、期请的功能，“函”具有商洽、询问、答复的功能。按功能选择文种就能实现发文者的行文目的。4、不同的文种反映了不同类型公文不同的制作要求。在长期实践中，特定文种的格式、结构、层次、内容、用语等已形成了特定的制作要求。只要掌握了不同文种的不同制作要求，就能按不同要求制作出相应的公文。二、法定行政公文文种的选用原则（一）根据国务院规定选用。法定行政公文只能在国务院规定的十三种法定文种中选用。（二）根据行文目的选用。选用具有相应功能的文种。（三）根据发文机关的职权选用。如命令（令）、公告、议案（四）根据与主送机关的行文关系选用。（五）根据公文内容结合文种自身特点选用。如命令（令）、决定、通报；函、意见三、几个常用文种通知（一）通知的适用范围1.适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文。2.适用于印发本机关重要的规范性文件。3.适用于传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。“有关单位”是指与文件内容有关的下级机关和不相隶属机关。4.适用于任免人员。（二)通知的撰写1.通知的特点（1）告晓性通过发通知把行政管理的情况和决定事项告知行政管理相对人，使上情下达。可以是周知的，也可是非周知的。（2）指挥性受文机关接到通知后，要采取措施办理或执行，这就是通知的指挥功能。行政机关通过下发通知实现对经济社会活动的组织、协调、管理职能。（3）约束性对行政管理机关的通知,受文机关一般都要执行。对不执行的要督查督办、批评、通报以至作出行政处理。（二）通知的撰写2.通知主体的结构。形式上可分为三种：（1）复式结构的通知。即由正文和附件共同构成一个文件的通知。一般由标题、主送机关、正文、落款、附件构成。（2）单一结构的通知。一般由标题、主送机关、正文、落款构成（3）任免通知。一般由标题、主送、正文、落款构成。任免通知的标题只写主要内容和文种(通知)，不标发文机关名称。行政公文的主体结构3.各类通知正文的写作。从内容上可分为指示性通知、批示性通知、告知性通知。（1）指示性通知。用于传达需要下级机关和有关单位执行的有关事项。指示性通知正文的结构一般可分三块：一是要写清事由。事即情况、原因，就是要揭示问题；由即理由、依据，就是要讲清道理，然后提出任务，即要做什么，达到什么目的。这一块可作序，也可作正文第一条。二是写清通知事项，即要求做什么，怎么做，提出执行的具体措施。通知事项一般以条文形式表达，也可以条块结合的方式表达。三是结尾。提出执行中应注意的问题，或发出号召，提出希望。例文12（指示性通知）国务院办公厅关于坚决制止国内互赠挂历的通知各省、自治区、直辖市人民政府、国务院各部委、各直属机构：国务院早有明文规定，国内各单位不准用公款互赠挂历，但是，近几年来，不少单位无视这一规定，仍然用公款大量印刷并互赠挂历，这不仅浪费了国家紧缺的纸张和资金，也助长了社会上的不良风气。对这个问题，有必要在增产节约、增收节支运动中，采取有效措施，坚决加以纠正。为此，特作如下通知：一、所有行政、事业单位和企业，都不得以任何名义印制和购买挂历赠送国内单位或个人。二、需要对国外赠送挂历的单位，必须把赠送范围和数量报经上级主管领导部门和财务部门批准后，才能印制或购买。印制份数要严格控制，不得内部分发。三、国内市场需要的挂历，由出版部门和商业部门安排印制和销售。四、所有单位都不得到港、澳地区和国外印制挂历。五、各级财务部门要严格把关，对违反上述规定的，其费用一律不准报销。各级审计机关和银行要加强监督检查，发现问题立即纠正，情节严重的要给予纪律处分。各地区、各部门接到本通知后，要立即对所属单位准备印制、赠送１９８８年挂历的情况进行一次认真检查，并于４月底前报告财政部。凡违反上述规定订货或已排版准备印制的，要立即停止。一九八七年三月九日（二）通知的撰写（2）批示性通知。用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，印发本机关审定的公文。批转、转发的公文一般为上级、下级和不相隶属机关的正式公文，文种为法定行政公文文种。本机关审定的公文一般为通用公文，包括规范性文件和其他通用公文,但不能用法定文种印发法定文种。根据附件拟制机关的不同。批示性通知有三种形式，转发性通知、批转性通知、印发性通知。（二）通知的撰写①转发性通知。用于转发上级或不相隶属机关的公文。上级机关或不相隶属机关的来文，如果需要所属下级机关周知、办理或执行的,可以加上批语,以“通知”形式转发。例文13（转发性通知）××市人民政府办公室转发市公安局关于提请批转《××市国家集体财产被盗责任赔偿规定》的请示的通知各县（市、区）人民政府，市人民政府各工作部门、各直属机构：经市人民政府同意，现将《市公安局关于提请批转××市国家集体财产被盗责任赔偿规定的请示》转发你们，请遵照执行。一九九六年十月七日附件略（二）通知的撰写②批转性通知。用于转发下级机关的公文。上级机关认为下级机关上报的“请示”、“报告”、“意见”等具有普遍适用意义，可以加上批语，以“通知”形式批转给所属的下级机关。对被批转的文件，批转机关可以做文字的修改和加工。例文14（批转性通知）××市人民政府批转市财政局关于消化粮食财务挂帐实施方案的请示的通知各县（市、区）人民政府，市人民政府各有关工作部门、有关直属机构：现将《市财政局关于消化粮食财务挂帐实施方案的请示》批转给你们，请结合实际，认真贯彻执行。一九九六年四月二十五日附件略（二）通知的撰写③印发性通知。用于印发本机关制定、批准的规范性文件和其他需要执行的工作计划、规划、方案、要点等文件。例文15（印发性通知）××市人民政府关于印发市人民政府工作规则试行的通知各县（市、区）人民政府，市人民政府各工作部门、各直属机构：《××市人民政府工作规则（试行）》已经市人民政府常务会议讨论通过，现印发给你们，望遵照执行。一九九五年六月八日（二）通知的撰写（3）告知性通知。用于传达需要下级机关和有关单位周知或办理的有关事项。告知性通知需写清通知的事项，如何办理，以及有什么具体要求等。根据告知事项的性质，告知性通知又可分事务性通知、会议通知、任免通知。①事务性通知。用于通知行政事务性事项，如体制调整、机构变动、启用印信、安排假期等事项。例文16（事务性通知）××市人民政府办公室关于市长专线电话办公室对外办公的通知各县（市、区）人民政府，市人民政府各工作部门、各直属机构：为了适应我市改革开放和现代化建设的新形势，进一步加强政府同人民群众的联系，经市人民政府批准，设立市长专线电话办公室，于1996年10月21日正式对外办公。市长专线电话办公室是承办人民群众与市人民政府领导同志直接通话、反映情况、解决问题的工作机构。主要任务是：承办人民群众通过电话反映政府在贯彻执行党和国家的路线、方针、政策、法律、法规，以及在管理全市政治、经济、文化、教育和群众生产生活中的意见、建议和批评。对群众通过电话反映的各类问题，将依其内容的性质、类别进行整理摘报，分别呈送主管秘书长和市政府领导同志，根据领导同志指示精神，按照“分级负责，归口办理”的原则，及时转交有关部门处理，并督促检查报告处理结果。同时开展社情民意调查，进行信息分析和综合研究。专线电话办公室刻制“××市人民政府市长专线电话办公室”印章，直接对外办公，在市政府领导下，由市信访局管理，科级建制。办公室设在市政府一号办公楼。属于各县（市、区）、各部门、各单位向市政府就日常工作进行请示和业务联系的，仍按正常渠道和有关规定办理。该办公室不直接接待上访群众。专线电话号码为：×××××××一九九六年十月九日（二）通知的撰写②会议通知。用于通知会议。会议通知须交代清会议的名称、内容、起止时间、参加人员、会议地点、报到地点、时间，以及其他有关事宜。必要时，报名时间、开会时间要具体到时、分，报名地点要具体到房间。会议通知一般有三种：一是一般会议使用印有“×××（机关名称）会议通知”的专用纸印发。不挂文号，不要版记，但要加盖印章。例文18（一般性会议通知）××市人民政府办公室会议通知各县（市、区）人民政府，市人民政府各有关工作部门、直属机构：为了进一步贯彻落实省政府定点屠宰工作会议精神，全面促进我市生猪定点屠宰工作，市人民政府决定召开全市生猪定点屠宰工作座谈会议。现就有关事项通知如下：一、会议内容：１、传达省政府定点屠宰工作会议精神。２、座谈我市生猪定点屠宰工作情况。３、安排当前生猪定点屠宰工作。二、会议时间、地点：１１月７日上午９时半在××县政府招待所报到，１０时准时开会，会期１天。三、参加人员：各县（市、区）主管定点屠宰工作的县（市、区）长、定点屠宰办公室主任；市商务局、农牧局、卫生局、工商局、技术监督局、地税局主管局长。一九九六年十一月四日二是例会通知。包括机关的全体会议、常务会议、办公会议、专项问题会议等。如《渭南市人民政府常务会议通知》、《渭南市人民政府市长办公会议通知》、《渭南市人民政府专项问题会议通知》等。分别使用专用纸印制。例文19（市人民政府常务会议通知）××市人民政府常务会议通知（第三次）一九九五年时间：一九九五年×月××日上午八时半。地点：市政府×号办公楼×楼会议室。议题：一、××××××；（参加单位：×××、×××、×××……）二、××××××；（参加单位：×××、×××、×××……）三、××××××。（参加单位：×××、×××、×××……）一九九五年×月×日三是重要的需提前作好准备的会议。如《××市人民政府办公室关于召开中西部经贸洽谈会预备工作情况汇报会的通知》，以通知机关的正式文件发出。③任免通知。用于行政机关任免下级机关的领导人，或者公布上级机关的有关任免事项时使用任免通知。任免通知写法比较简单，一般只须写明决定任免的时间、依据文件以及被任免人员姓名、职务、排列等即可。可以同时任免，也可以只任命或免除。标题不写发文机关名称。主送机关为被任命人所在机关，其他机关列入抄送。例文20（任免干部通知）关于×××等同志职务任免的通知××局：经研究，决定任命：×××为××市××局副局长。×××为××市××局副局长。决定免去：×××××市××局副局长职务。一九九×年×月××日（二）通知的撰写4.写作通知应注意的事项（1）非普发性通知的主送机关。非普发性通知的主送机关按要求都应在主送位置写清。如受文单位过多，但又不是普发性通知时可用“各有关县（市、区）”、“各有关工作部门、直属机构”等统称，同时起草人要详细列出需送达机关的名单，附送公文办理机构照单发文，以免漏发。（二）通知的撰写（2）批示性通知中几个技术性问题的处理。①转发性文件