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1通告作用：「通告」主要用來發布或傳遞消息。政府部門有一些跟政策、措施或重要事項有關的消息要發放，都可以使用「通告」一類的文書。政府部門的「通告」除了用作內部溝通，又可以向市民或外間團體發布消息。寫作要求：由於「通告」以公布事項、傳遞信息為主要目的，對象比較廣泛，因此行文宜簡明清晰，多把資料點列或加入小標題等，以方便閱讀。檔號：□□署總務通告第XX號非吸煙政策[1]眾所周知，不論吸食香煙還是吸入香煙煙霧，均對人體有害。因此，行政署長已於一九九七年七月十五日發出總務通告第35/97號，宣布由一九九七年八月一日起，所有政府辦公地方一律禁止吸煙，以保障僱員健康。[2]非吸煙政策[1]2.為嚮應[3]政府的政策，本署總辦事處和各分區辦事處所有地方[4]，由一九九七年八月一日起，一律列為全日二十四小時禁止吸煙區。[5]3.各辦事處可因應需要，在窗戶可開啟或設有獨立通風系統的地方，或其他適當地方，劃出吸煙區，供吸煙的員工使用。署方會在當眼地方貼上標貼，標明吸煙區的所在及範圍。4.政府人員出席公眾場合、接客或接待市民[6]，均不應吸煙[7]，以貫徹政府的政策。實施要點5.非吸煙政策[1]由各分處主管負責執行。各主管應勸喻屬下員工為他人著想，不要吸煙，並在政策實施前，在禁煙區張貼「請勿吸煙」及「吸煙區」告示[8]。有關標貼可致電XXXXXXXX向總務室△△△小姐索取。6.吸煙的員工不得藉詞前往吸煙區吸煙，乘機偷懶[9]。否則，主管可視為行為不檢事件，按照一般紀律程序處理。7.遇有訪客吸煙，接待員或護衛員應向他們解釋是項政策，並請他們弄熄香煙或帶領他們前往適當的地方吸煙。8.各級人員如對本通告有任何問題，可向所屬分區秘書查詢。分區秘書如有疑問，可撥電XXXXXXXX與△△△先生聯絡。[10]□□署署長(△△△簽名代行)一九九七年七月十日2[1]問題：建議：「非吸煙政策」一語不夠明確，因為通告所涉及的不是全面禁止吸煙，而是在工作間實施非吸煙政策。[詞語運用]標題和內文都應該針對通告內容，寫得比較明確；可考慮把「非吸煙政策」改寫為「非吸煙工作間政策」，使人一看就知道這是在工作間範圍內實施的非吸煙政策。[2]可取：清楚說明政府辦公室非吸煙政策的制訂原因、頒布日期、施行日期、施行範圍，以此作為通告的背景，放在首段，相當合適。[篇章組織][3]問題：建議：「嚮應」的「嚮」是一個別字。[字詞運用]正確的寫法是「響應」。[4]問題：建議：所謂「所有地方」到底包括哪些地方，並不清晰；例如洗手間是不是包括在內？[篇章組織]最好清楚說明「所有地方」包括甚麼地方，例如「包括走廊、茶房、洗手間在內」。[5]可取：問題：建議：實施日期及時間交代得很清楚。[篇章組織]如何確保員工都清楚知道有關政策已開始實施，這裏交代得不夠詳盡。[篇章組織]交代署方的措施，如「署方會在當眼處貼上告示，提醒員工不得在該等地方吸煙。」這樣就會顯得署方在行政安排方面設想周到。[6]問題：建議：「接客」一詞在日常生活中包含負面的引申義，而且口語味道比較濃，不宜在這裏使用。[語體修辭]而「接待」則有招待的意思，公務員為公務而面見市民，不會有招待成分，反而前面說的客人可以用「招待」。[詞語運用]此外，政府人員如果離開了辦公地點，以私人身分出席公眾場合，是否也要受到有關政策的限制？這裏並沒有清楚說明。[篇章組織]可考慮把句子改寫為「政府人員如以公職身分出席公眾場合、接待訪客或面見市民」。[7]問題：建議：公務員出席公眾場合或接待客人，有時候基於應酬需要，可能要吸煙，因此這裏只能用建議、提醒的口吻，希望公務員能在何時何地都貫徹政府的政策，語氣宜婉轉一些。[詞語運用]可考慮寫成「均宜避免吸煙」。[8]問題：建議：有「請勿吸煙」和「吸煙區」字眼的應該是標貼而不是告示。[詞語運用]「告示」一詞應改為「標貼」。3[9]問題：建議：「乘機偷懶」屬於口語表達，不適宜在正式公文中出現。[語體修辭]可考慮把「乘機偷懶」改為「擅離職守」。[10]可取：問題：建議：清楚交代多種查詢渠道和層次。[篇章組織]沒有說明分區秘書所找的△△△先生是甚麼身分，不方便聯絡溝通。[篇章組織]最好說明△△△先生的職位，如「非吸煙工作間政策部門協調人員助理主任秘書△△△先生」。4便箋作用：便箋是政府內部使用的簡短文件，主要用來作為內部洽談公事、處理事務、互通消息之用。寫作要求：便箋行文宜簡明扼要，客套的話語、不必要的信息及祝頌語等都可以省略。格式方面，則與英文Memo相若；由於發文者和受文者的資料都在便箋箋頭標明，因此內文不需要上款，但需要由發文者在信末簽署作實，因此會有下款；這是跟一般書信不同的地方。便箋發文人：□□處處長檔號：AB1234電話：1234-7896傳真：2345-8965總頁數：１日期：XXXX年X月X日受文人：□□處處長來文檔號：日期：傳真：總頁數：舉行傑出增值人員頒獎典禮[1]為配合政府今年年初制定的資源增值計劃，本處已於本年X月設立傑出增值獎，以鼓勵本處人員積極自強，提升工作效率。[2]2.本處將於X月XX日（星期六）上午九時至中午一時舉行傑出增值人員頒獎典禮，[3]以表揚在資源增值方面有傑出表現的人員。本處估計，當日出席典禮的嘉賓和領受獎狀人員約有二百五十人，再加上傳媒記者則達三百人。[4]由於人數眾多，本處會議室恐怕[5]不能容納[6]，謹向貴處商借轄下XX區禮堂以應付當日舉行頒獎典禮之用。[7]3.如蒙答允，[8]本處行政主任程小明先生將於稍後與貴處聯絡，洽談與商借禮堂有關的各項細節。[9]順頌文祺[10]□□處處長(李△△簽名代行)副本送：□□處行政主任程小明先生5[1]問題：建議：標題未能直接說明便箋主題，關鍵詞語有誤導成分，不利分類存檔。[篇章組織]可考慮把標題改為「商借禮堂」。[2]問題：建議：背景資料與借用禮堂事宜(便箋主題)無關。[篇章組織]刪去此段；首句直接入題：說明舉行典禮的日期和時間。[3]可取：清楚說明活動性質、日期和時間。[篇章組織][4]問題：建議：說明過於冗長，含不必要信息。[語句結構]可考慮改為：「出席典禮的嘉賓、領受獎狀人員和傳媒記者將達三百多人。」[5]問題：建議：自己辦事處的會議室可以容納多少人，自己應該很清楚，但用了含有推測意味的「恐怕」一詞，卻使人覺得語氣不肯定，借用禮堂變得不一定必要。[詞語運用]可刪去「恐怕」一詞。[6]問題：建議：「容納」屬及物動詞，後面必須帶賓語。[詞語運用]可考慮改為：「本處會議室無法容納眾多賓客」。[7]問題：建議：語句冗長。[語句結構]可考慮改為：「謹向貴處商借轄下XX區禮堂，舉行頒獎典禮。」[8]可取：給予對方答應與否的回旋餘地，尤其因為有求於人，更需表現出應有的禮貌。[語體修辭][9]問題：建議：語句冗贅。[語句結構]可考慮改為：「本處行政主任程小明先生將於稍後與貴處聯絡，洽談借用禮堂的細節。」或「有關借用禮堂事宜，本處行政主任程小明先生將於稍後與貴處聯絡。」[10]問題：建議：便箋不需要寫祝頌語。[篇章組織]建議：刪去祝頌語。6公函作用：公函用途廣泛，不論公務人員與市民或社團聯絡，或是政府部門間的溝通，用以處理公務問題，皆可使用。此外，政府內部一些較為個人的事情，例如個別員工的遷升調配，只要與部門工作有關，也可以採用公函。寫作要求：一般而言，政府公函都用比較淺白通暢的白話文書寫。當然，視乎場合和需要，有時候也可以酌量採用一些淺白的文言，以達到得體的目的。樣本分析一：（部門信箋）本署檔號：(19)inTD/Insp/01本函檔號：九龍明儀街□□號大時代車廠廠長張□□先生張先生[1]：十月二十日[2]走訪[3]貴車廠，被[4]您[5]們[6]盛情接待，親自引領參觀各組，[7]實地講解各個修車工序，使我眼界大開，增益[8]不少。這次訪問，有勞刻意[9]安排和招待，感激之餘，刻意修函[10]多謝[11]，並請代我向貴廠全體員工們[12]致意。□□署工程組工程師曹□□二零零一年十月二十四日7[1]問題：上款稱謂未能完全清楚表達對方身份。建議：可使用具職銜的稱謂，如「張廠長」。〔語體修辭〕[2]可取：開始時能清楚交代背景時間，令對方容易跟進。〔篇章組織〕[3]問題：「走訪」有較為匆忙之意，與下文所述情況未合。建議：可改為「訪問」或「造訪」。〔詞語運用〕[4]問題：「被」字使用有欠準確，且帶貶義。建議：可改為「獲」或「得到」。〔詞語運用〕[5]可取：稱呼對方時使用有「心」字的「您」，較「你」更為親切。〔詞語運用〕[6]問題：「您」字之後不可加上「們」字。建議：可改為「貴廠」、「閣下」、「您」或直接說「獲得盛情接待」，則可避免歐化或用詞不當的毛病。〔詞語運用〕[7]問題：上句與下句之間因有並列類同的關係，其間不宜使用逗號。建議：可使用頓號「、」。〔標點運用〕[8]問題：「增益」就是「增加」的意思，用語不當。建議：應改為「獲益」或「受益」。〔詞語運用〕[9]問題：「修函」的「修」是文言成分較重的詞語，跟文中白話文用語並不協調。建議：可改為「來函」。〔風格特點〕[10]問題：「刻意」一詞在使用習慣上略帶負面意義，宜改。建議：可改為「特別」或「特意」。〔詞語運用〕[11]問題：「多謝」一詞的口語成分較重，宜改。建議：可改為「致謝」。〔語體修辭〕[12]問題：「們」代表眾數，但前面已使用「全體」字眼。建議：可刪除「們」字。〔語法問題〕8樣本分析二：（部門信箋）本署檔號：(133)inTB/SOC/01本函檔號：88EXHI/ART01新界葵涌葵花籽路377號□樓香港文化促進協會會長胡□□先生會長先生[1]：來函[2]收悉，[3]承蒙邀請為名為[4]“獅子山下的好時光照片展覽”剪綵，謹此致謝。適逢[5]舉行儀式當日本人因事[6]不能[7]來到[8]，十分抱歉。至於撰寫獻辭一事，已照准[9]貴會要求，擬就短文一篇，供展覽紀念特刊登載。最後僅[10]祝貴會的這次展覽取得圓滿[11]成績[12]。□□處□□主任蔣□□附件：獻辭一篇二零零二年七月二十日9[1]可取：上款稱謂可於職銜之後加上敬稱，以示尊重；也可稱為「胡會長」。〔語體修辭〕[2]問題：「來函」之前可加入發文日子，則更清晰。建議：如加上「四月十三日」等字樣。〔篇章組織〕[3]問題：句子意思完整或完結，可以自成一句，在標點運用方面加以顯示。建議：「收悉」後可用句號。〔語句結構〕[4]問題：「名」就是「稱為」的意思，句中用此詞，作用不大，且有疏離的感覺。建議：可刪去「名為」。〔詞語運用〕[5]問題：「適逢」帶正面的含義，屬褒義詞，與句子表達的意思不合。建議：改為「可惜」等詞語。〔詞語運用〕[6]問題：不能出席而只使用「因事」，解釋稍嫌簡略。建議：宜列明其事的大概或性質，拒絕之餘也較易使人明白其緣由。〔篇章組織〕[7]問題：使用「不」字，比較決絕。建議：用「未能」，語氣則較舒緩。〔語體修辭〕[8]問題：「來到」一詞，口語成分較重，可改。建議：可使用「出席」或「蒞臨」。〔語體修辭〕[9]問題：「照准」有「照例批准」之意，意義不確。建議：可改用「依照」、「按照」以至「遵照」。〔詞語運用〕[10]問題：「僅」就是「只」的意思，與句子意義不合。建議：應如上文使用「謹」字，「謹」有「敬」的含義。〔詞語運用〕[11]問題：「圓滿成果」多用於已成之事。建議：依句意當使用「美滿」。〔詞語運用〕[12]可取：由於未能出席及親身向對方道賀，末尾宜加祝賀用語，以示誠懇及歉意。〔篇章組織〕10演講辭作用：演講是面對群眾公開講話，是講話者與聽眾之間的一種口頭溝通。演講大致可以分為兩大類：一類是配合各種活動或典禮的禮儀性演講，如開幕辭、歡迎辭、訓勉辭、答謝辭等；一類是為了傳遞特定信息的專題演講，通常對某個課題有比較深入的論述。寫作要求：演講辭是演講內容的文字紀錄，主要的作用是提示講者講話內容，又或供刊登之用。就結構而言，主要可分為稱呼、導言(開場白)、正文、總結和禮貌結語五部分。公務員對外的演講，以配合典禮活動的居多，往往需要注重客氣得體的應酬用語，例如對主人的邀請致謝，或對主辦機構有恰當的褒揚、祝願。此外，不少政府人員也會在扣緊