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人文系学生骨干培训之公文写作培训主讲人：顾元兵2012年10月31日培训前的话•学生骨干的素质培养知识素质业务素质（工作能力素质）心理素质集体素质（团队协作素质）思想政治素质组织能力表达能力处理问题能力创新能力培训内容公文写作的概述典型规范性公文的写作典型非规范性公文的写作公文写作的注意事项公文写作的概述公文的定义公文，是公务活动中所形成和使用的文字材料，是方针、政策、法规、政令和信息、情况的表现者、运载者，是机关实施管理的基本手段和重要工具，发挥着上令下达、下情上报和信息沟通的重要作用。公文写作的概述学生干部常用的公文按照规范性和颁发程序的规范程度、行政约束力的强弱划分：规范性公文和非规范性公文。常见的学生干部公文包括工作计划、工作总结、活动方案、新闻稿、通知、邀请函、借条、请假条等。公文写作的概述公文写作的基本要求1.主题明确2.内容真实3.结构清晰4.写作规范5.语言精炼公文写作的概述公文写作的一般方法1.确定主题公文主题的提炼标准，就是集中单一、鲜明显露2.确定正文框架工作计划、工作总结、活动方案的基本框架3.组织材料材料来源：参考之前的同类材料，查找同期的相关材料，搜索网络资料4.开始写作5.公文排版关键在于格式、字体、段落、页面等排版6.检查错漏检查错别字、错用符号、错用称号等学生干部常用规范性公文规范性公文通知请假条借条邀请函规范性公文——通知•通知的用途•通知适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；•发布规章；•传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；•任免或聘用干部。通知大多属下行公文。规范性公文——通知•通知的分类•1、印发、批转、转发性通知•2、批示性通知•3、知照性通知•4、事务性通知通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。会议通知也属事务性通知的一种，但写法又与一般事务性通知有所不同。会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目的、名称，通知对象，会议的时间、地点，需准确的材料等。•5、任免、聘用通知规范性公文——通知•常用事务性通知的格式•事务类通知的格式，包括标题、称呼、正文、落款。•①标题：有完全式和省略式两种。写在第一行正中。可只写“通知”二字，如果事情重要或紧急，也可写“重要通知”或“紧急通知”，以引起注意。有的在“通知”前面写上发通知的单位名称，还有的写上通知的主要内容。•②称呼：写被通知者的姓名或职称或单位名称。在第二行顶格写。(有时，因通知事项简短，内容单一，书写时略去称呼，直起正文。)•③正文：另起一行，空两格写正文。正文因内容而异。开会的通知要写清开会的时间、地点、参加会议的对象以及开什么会，还要写清要求。布置工作的通知，要写清所通知事件的目的、意义以及具体要求和作法。•④落款：分两行写在正文右下方，一行署名，一行写日期。写通知一般采用条款式行文，可以简明扼要，使被通知者能一目了然，便于遵照执行。范例范例•通知•各班班长：•请于2012年10月7日19:00-21:00到系团委办公室（A3-105室）交各班返校情况，逾期不交责任自负。•人文系团委•2012年9月28日•手机短信的通知From:1323867××××通知：原定今日下午进行的趣味运动会因雨改期，具体比赛日期经系团委研究后，另行通知。另，午后的体育活动改为文艺活动，由各单位按预案组织实施。人文学工办，×月×日。规范性公文——请假条•1、标题（居中）：请假条•上款（顶格写名称）：某某老师•正文（请假缘由、起止日期及天数）•署名及日期•注意：请假的时间要写清楚，从什么时候至什么时候，一共几天；要写明请假期间安全责任自负，注明所在班级。规范性公文——请假条范例：请假条××老师：我因患急性阑尾炎，需请假手术治疗，请假时间为2012年9月1日至2012年9月5共5天，恳请老师批准，请假期间安全责任自负。请假人：xxx2012年8月31日规范性公文——借条•借条是人们彼此之间为处理财务、物资或事务来往，写给对方作为凭据或有所说明的条据。••规范性公文——借条•借条的格式•1、标题：借条•2、上款：顶格写单位名称或老师名字【尊敬的校团委老师，或者尊敬的团总支老师】3、正文：写明事由或事实【因什么原因向谁借什么东西，何时归还要写清楚】•4、署名和日期：规范性公文——借条•范例借条尊敬的院团委老师：人文系团委学生会文艺部因举办迎新晚会，特借旗袍贰件，晚礼服壹件，并于2012年10月30日归还，【望批准/恳请老师支持】。人文系文艺部****2012年10月20日规范性公文——邀请函什么是邀请函?因公务发出邀请的函件,就是邀请函。它是为郑重邀请有关人员参加重大会议、重要仪典及纪念性活动而发出的书面通知。又称邀请书、邀请信。邀请函使用的情形大致有:邀请参加会议及仪典,如一些纪念性庆祝大会、典礼、仪式等。邀请参加大型文体活动,如运动会、文艺晚会、联欢会等。邀请参加各类学术性、专业性会议,如学术研讨会、座谈会等。邀请参加各类社交性活动,如茶话会等。附注：邀请函通常用来邀请上级领导、兄弟单位及外来嘉宾。礼遇较高的邀请,则用印制精美的标准请柬,以示礼貌和庄重。单位系统内部有时为了表示尊重,也可以自行印制较为简单的请柬。规范性公文——邀请函•邀请函的格式•邀请函包括标题、称谓、正文、敬语及落款几个部分。•1、标题。一般只写“邀请函”,字号比通常标题要略大一些。有时也可以加“事由”,如“关于参加第二届经典诵读大赛的邀请函”。2、称谓。是对邀请对象的称呼,写明对方姓名、职务、职称、学衔。也可以用“同志”、“先生”、“女士”、“小姐”称呼。有时还可以加上“尊敬的”之类定语。3、正文。邀请函的主体,写明邀请的主要内容,包括参加或活动的时间、地点及简单提示。有较为详细出席说明的,通常要另纸说明,避免邀请函写得过长。4、敬语。末尾用“敬请光临”、“敬请光临指导”、“请届时出席”之类的敬语。有些邀请函可以用“此致敬礼”、“顺致节日问候”等敬语。落款。落款写明发文单位及时间。正式邀请函要加盖公章,以示庄重。规范性公文——邀请函范例邀请函尊敬的×××院长：根据学院08级考试安排，经学工部研究，08级班级毕业照将于6月22日中午13：00，地点定于图书馆大楼前，真诚邀请各位领导、老师届时光临，共留美好记忆。人文系学生工作办公室2012年6月20日学生干部常用非规范性公文规典型非范性公文工作计划工作及活动总结活动策划及方案工作计划的格式（一）标题正副标题型样式：正标题用一主题型语句概括，使用小二号宋体，副标题为四号宋体，并注明部门、时间，均加粗、居中。（二）正文正文使用小四号宋体，1.5倍行距，正文中的小标题可加粗。（三）落款正文右下方，包括署名和计划制定的日期，日期用中文，四号宋体。（四）页眉与页码应插入页眉与页码，页眉一般是副标题的内容，居中。页码居中。规范性公文——工作计划规范性公文——工作计划•工作计划的正文部分：•1.前言：简明扼要表达出制定计划的背景、根据、目的、意义、指导思想等。•2.主体：按实际情况分几个小标题写，如部门计划可以分为常规工作、特色工作和其他工作；机构计划如团委学期计划可分为思想建设、组织建设、社会实践、学术科技和校园文化建设等五个方面。•3.结语：该部分可以补充说明有关问题，也可以立信心，表决心。规范性公文——工作及活动总结工作总结是学生干部在工作进行一段时间后，为了发扬成绩、总结经验，对工作的完成情况进行系统性地深入分析，并指出指导性意见的书面材料。根据时间划分，可分为年度总结、学期总结等；根据范围，可划分为部门总结、活动总结等。非规范性公文——工作及活动总结工作总结的格式（一）标题一般由单位名称、时间、主要内容、文种组成。（二）正文1.前言：是总结的开头，主要用来说明基本情况。包括单位名称、工作性质、主要任务、总结目的、主要内容等，文字尽量精简。2.主体：主要包括工作开展情况、经验总结、今后工作的设想和努力方向等内容。在该部分可以插入相关图片。3.结语：是总结的升华部分，展望未来。（三）落款：署名及总结完成的日期。（四）页眉与页码应插入页眉与页码，页眉一般是副标题的内容，居中。页码居中。非规范性公文——工作及活动总结学生活动总结的步骤•首先，介绍活动的基本情况是怎样的。将活动的准备过程及具体的实施过程描述清楚。•其次，本次活动主要针对目标或结果实行了怎样的措施。•第三，说成效。组办了本次活动取得了怎样的成效。是否达到预期效果,效果如何。•第四，活动的特别之处。与其他活动，或者往次活动的不同之处。有何特点。•第五，总结活动中存在的问题和不足。筹备中、或组织上、或举办的过程中有任何的不足之处、不完善之处。•第六，下一步如何打算，或者在以后的活动中，打算怎样更好的组织。按这样的步骤，基本上一个全面的活动总结就出来了。根据活动的主题或者内容不同，也可以有相应的变化，增减。非规范性公文——活动方案及策划•活动方案是在活动开展前，为了明确任务、提高质量，对将要举行的活动总体安排的书面材料。•活动方案及策划的格式•（一）标题：标题要清晰明显，避免过于笼统。•（二）正文•（三）落款与日期活动方案及策划的正文部分撰写1.活动背景、目的2.活动主题3.活动时间、地点4.活动对象5.活动组织单位（主办单位、承办单位、协办单位）6.活动形式7.活动开展（包括活动流程安排、奖项设置、时间设定等，涉及到奖项评定标准、活动规则的内容可选择以附录的形式出现）8.宣传方式9.经费预算10.注意事项（包括应急预案等）11.活动后期非规范性公文——活动方案及策划学生干部公文写作中的常见错误：1.字体、字号、颜色不统一2.符号、编号错误3.段落格式不一4.称谓错误5.字写有误6.时间有误公文写作的注意事项——常见错误公文写作的注意事项——一些建议♫保存和收集一些材料，以备不时之需♫利用网络资源，提高写作水准♫多看相关的公文，善于借鉴和模仿♫掌握公文写作的基本要求，多写无妨♫不必墨守成规，创新思维自成风格♫用心写，耐心修改，细心检查感谢聆听！Thanksforyourattention!