第六章计划工作

第六章计划与计划工作第一节计划的概念及其性质1第二节计划的类型2第三节计划编制过程3学习目的与要求•了解计划的具体含义与特征；•熟悉计划的类型与表现形式；•熟悉计划工作的程序；•掌握编制计划的方法。•具备开展计划工作的能力•能制作规范的计划书•凡事预则立，不预则废。•与其让别人掌握你的命运，不如自己来主宰。——杰克.韦尔奇•计划工作是一座桥梁，它把我们所处的这岸和我们要去的对岸连接起来，以克服这一天堑。——哈罗德·孔茨•一年之计在于春，一日之计在于晨•凡事预则立，不预则废•未雨绸缪有备无患•运筹帷幄之中，决胜千里之外•人无远虑，必有近忧•好的开始是成功的一半关于计划的谚语小案例：丁谓建宫丁谓是宋朝初期的宰相。虽然他曾经因为替寇准擦胡子上的米饭而颇受诟病，但几乎所有的人都知道，他是中国历史上少有的管理大师之一。北宋真宗祥符年间，京都汴梁的皇宫内失火，宫殿被焚毁。丁谓受命重建宫室。在交通不便的条件下，要在紧迫时间内完成如此浩大的工程，很不容易。•丁谓考虑到取土路途遥远，先命人在皇宫前的大街上挖凿取土，将挖出来的土烧制成砖瓦。没过几天，大街就被挖成了一条大沟；接着，丁谓又下令把京城附近的汴河掘开，把河水引入沟中，用船把大量的建材直接运到宫前，十分快捷。•等到皇宫建完，又把拆毁的瓦砾灰土等建筑废料，统统填进沟里，水沟又变成了平坦的大街。•这一举动解决了取土、运输和清理废料三个问题，不仅节约了时间，而且省下了费用数以亿万。皇帝大为赞赏，丁谓也更受重用。计划是管理的首要职能首先，计划从明确目标着手为实现组织目标提供了保障。其次，计划还通过优化资源配置保证组织目标的实现。再次，计划通过规划、政策、程序等的制定保证着组织目标的实现。为什么不做计划?•变化太快，计划跟不上变化快；•计划完成不了；•有计划太约束，不自由；•没有时间做计划；•计划没有用；•不知道如何做计划。为什么要做计划？1、因为计划可以为管理者和非管理者指明方向；2、通过计划促使管理者展望未来，预见变化，考虑变化的冲击，以及制定适当的对策，减少变化的冲击；3、计划还可以使浪费性和重叠性减至最少；4、计划设立目标和标准以利于控制。没有计划，就没有控制。案例国外某老生从事的职业是一家飞机制造厂的飞机试飞员。在他60多岁光荣退休之后，报纸、广告、电台等媒体纷纷前往采访。这是一个传奇式的人物，据说跟他一起从事这个行当的伙伴们有的因事故而殉职了，有的由于发生事故而身患残疾，而这位老先生，尽管经历了很多次事故和意外，但都化险为夷。媒体记者问他有什么诀窍比别人做得更好。“为什么别人在各种各样的灾难面前躲不过去，而你却能化险为夷呢？”这位老先生解释道：“我有一个习惯，就是我在每次执行任务之前都会做脑操。我会设想可能出现的各种情况，假如出现某种不测的时候，我应当如何应对，假如发生某种意外的时候，我如何处理才是最佳的选择。每次执行任务之前，我都会闭上眼睛进行这样的冥想。所以在很多次执行任务过程中，尽管碰到了意外，但对我来讲，却是意料之中的事。”曾经有人做过这样一个实验：组织三组人，让他们沿着公路步行，分别向10公里外的三个村子行进。乙组知道去哪个村庄，也知道它有多远，但是路边没有里程碑，人们只能凭经验估计大致要走两小时左右甲组不知道去的村庄叫什么名字，也不知道它有多远，告诉他们跟着向导走就是了丙组最幸运。大家不仅知道所去的是哪个村子，它有多远，而且路边每公里有一块里程碑表现会相同吗甲组刚走了两三公里时就有人叫苦了，走到一半时,有些人几乎愤怒了，他们抱怨为什么要大家走这么远，何时才能走到。有的人甚至坐在路边，不愿再走了。越往后人的情绪越低，七零八落，溃不成军乙组走到一半时才有人叫苦，大多数人想知道他们已经走了多远了，比较有经验的人说：“大概刚刚走了一半的路程。”于是大家又簇拥着向前走。当走到四分之三的路程时，大家又振作起来，加快了脚步丙组一边走一边留心看里程碑。每看到一个里程碑，大家便有一阵小小的快乐。这个组的情绪一直很高涨。走了七、八公里以后，大家确实都有些累了，但他们不仅不叫苦，反而开始大声唱歌、说笑，以消除疲劳。最后的两三公里，他们越走情绪越高，速度反而加快了。因为他们知道，要去的村子就在眼前了启示启示要带领大家共同完成某项工作，首先要有明确的目标（做什么？）路线可行途径计划方案确定目标及计划行动方案是计划职能的核心任务。一、计划的概念计划的含义:计划是对未来行动的说明。名词意义上——用文字和指标等形式所表述的，在未来一定时期内组织以及组织内不同部门和不同成员，关于行动方向、内容和方式安排的管理文件。（做什么？）动词意义上——为了实现决策所确定的目标，预先进行的行动安排。（怎么做？）14理解计划的含义应把握四点：•计划是预先制定的行动方案•计划是一个连续的行为过程•计划是控制的基础和前提•计划需要修正和调整（一）如何理解计划的含义计划工作计划工作的含义：为实现未来预期目标而预先进行的行动安排。广义：指制定计划、执行计划和检查计划执行情况的工作过程。狭义：指制定计划。即根据组织内外实际情况，通过科学预测、权衡客观需要和主观可能，提出在未来一定时期内要达到的目标及实现目标的途径。计划工作的概念•计划工作由三部分组成：编制计划执行计划检查计划(二)计划工作1.计划工作:包含定义组织的目标，制定全局战略以实现目标，以及开发一组广泛的相关计划以整合和协调组织的工作。2.作用：计划工作给组织提供了通向未来目标的明确道路，给组织、领导和控制等一系列管理工作提供了基础。3.非正式的计划-不把事情写下来(1)很少或者几乎不与组织的其他成员讨论目标(2)通常缺乏连续性正式的计划–以书面形式表达的(1)明确定义了目标(2)明确规定通过什么途径以达到目的©PrenticeHall,2002（三)为什么管理者要制定计划1、计划的目的(1)计划是管理的首要功能，他为所有管理行为奠定了基础(2)计划建立了协调(3)计划能够降低不确定性(3)计划减少活动的重叠和浪费(4)计划设定目标和标准用于控制©PrenticeHall,2002（四）计划的内容5W1H何地做Where？•计划实施的地点•了解环境条件和限制•合理安排实施空间谁去做Who？•负责实施计划的部门和人员做什么What？•所要进行的活动内容和活动要求怎么做How？•制定措施/政策/规则•合理分配/集中使用资源•平衡生产能力•平衡派生计划为什么做Why？•计划的原因和目的•论证可行性何时做When？•工作开始和完成时间进行有效控制•对能力及资源进行平衡1、计划明确了组织成员行动的方向和方式，从而成为协调组织各方面行动的有力工具。2、计划工作的开展迫使各级主管人员花时间和精力去思考未来的各种情况，从而促发了各种沟通、思考、预测等行为。3、计划工作能促使人们改善组织运行的效率。4、计划工作还为组织内部各层次管理人员的日常考核和控制工作提供最基本的依据。（五）计划的作用二、计划与决策区别：两项工作需要解决的问题不同决策是对组织活动方向、内容以及方式的选择。计划则是对组织内部不同部门和不同成员在一定时期内的行动任务的具体安排，它详细规定了不同部门和成员在该时期内从事的活动的具体内容和要求。联系：决策是计划的前提，计划是决策的逻辑延续。在实际工作中，决策与计划是相互渗透的。计划的编制过程，既是决策的组织落实过程，也是对决策更为详细的检查和修订过程。目标和计划在计划工作中的作用(1)目标:A.定义:期望的产出(成果)B.作用:(1)提供所有管理决策的方向(2)构成了衡量标准，参照这种标准就可以度量实际工作的完成情况(2)计划:规定了怎么实现目标–英国谚语:计划写在沙滩上,目标刻在石头上©PrenticeHall,2002目标计划案例：10分钟提高效率美国某钢铁公司总裁舒瓦普向一位效率专家利请教：“如何更好地执行计划的方法？”。利声称可以给舒瓦普一样东西，在10分钟内能把他公司业绩提高50%。接着，利递给舒瓦普一张白纸，说：“请在这张纸上写下你明天要做的6件最重要的事。”舒瓦普用了约5分钟时间写完。利接着说：“现在用数字标明每件事情对于你和公司的重要性次序。”舒瓦普又花了约5分钟做完。利说：“好了，现在这张纸就是我要给你的。2510分钟提高效率明天早上第一件事是把纸条拿出来，做第一项最重要的。不看其它的，只做第一项，直到完成为止。然后用同样办法对待第2项、第3项……直到下班为止。即使只做完一件事，那也不要紧，因为你总在做最重要的事。你可以试着每天这样做，直到你相信这个方法有价值时，请将你认为的价值给我寄支票。”一个月后，舒瓦普给利寄去一张2.5万美元的支票，并在他的员工中普及这种方法。5年后，当年这个不为人知的小钢铁公司成为世界最大钢铁公司之一。2610分钟提高效率【思考】1.为什么总裁舒瓦普有计划却难以执行？效率专家利的方法的关键在哪里？2.效率专家利认为“即使只做完一件事，那也不要紧，因为你总在做最重要的事”。你认为制定计划光是做最重要的事够吗？3.效率专家利执行计划的方法使这个不为人知的小钢铁公司成为世界最大钢铁公司之一。为什么计划能有这么大的作用？271、计划工作的内容不仅要制定目标，还包括原因、人员、时间、地点、手段等。总裁舒瓦普没有列出执行计划的具体时间、地点等，当然难以执行，而效率专家利恰恰抓住了这些关键，即即时、即地要实现的目标是什么，马上完成这些紧急计划。2、效率专家利的做法说明制定计划应遵循重点原则，切忌眉毛胡子一把抓，否则难以有效地制定、执行计划。除重点原则外，我们在制定计划时还应遵循统筹、连锁、发展、便于控制和经济原则。如果一味地强调重要，就一直盯着做，而事实上难以完成或荒废了太多时间与精力，则得不偿失。3、计划作为管理的首要职能，是组织实施的纲要，为控制提供标准，领导在计划实施中确保计划取得成功。计划的作用主要表现在：弥补不确定性和变化带来的问题；有利于管理人员把注意力集中于目标；有利于提高组织的工作效率；有利于有效地进行控制。三、计划的性质•目标性•首位性•普遍性•秩序性•效率性（1）目标性（目的性）：•组织通过精心安排来实现目标而得以生存和发展。计划工作为实现组织目标服务,旨在促使组织目标的实现。计划工作是对决策工作在时间和空间两个维度上进一步展开和细化。时间维度：计划工作把决策所确立的组织目标及其行动方式分解为不同时间段（长期、中期、短期）的目标和行动安排。空间维度：计划工作把决策所确立的组织目标及其行动方式分解为组织内不同层次（高层、中层、低层）不同部门、不同成员的目标和行动安排。（2）首位性：•计划工作是管理活动的桥梁，是组织、领导和控制等管理活动的基础。•计划工作须在组织工作、人员配备、指导与领导和控制之前进行，是进行其它各项管理工作的基础，并贯穿于整个管理过程。计划的首位性计划工作的作用：计划是管理的首要职能，是一切工作的基础。人们常把计划比喻成管理的宪法，可见计划的重要性。一方面，计划工作是决策的逻辑延续，为决策所选择的目标活动的实施提供了组织实施保证另一方面，计划工作又是组织、领导、控制和创新等管理活动的基础，是组织内不同部门、不同成员行动的依据。32计划的首位性为什么计划是管理的首要职能?33计划目标与达成方式组织结构如何最有效地领导员工提供控制活动的标准需要何种资源，何时需要帮助我们知道为了确保计划的成功影响领导方式（3）普遍性：•计划工作是全体管理人员的一个基本职能，具有普遍性。•各级管理人员所制定的计划的范围、内容不同而已。高层管理人员制定组织的总体计划，把握全局方向和目标；中层管理人员制定部门计划，诸如财务计划、市场计划、人事计划等，确定在整体目标实现过程中，各部门自身的具体目标；而基层管理人员则要制定具体的作业计划，以配合生产计划的最终实现。（4）秩序性：•计划工作蕴含一定的秩序。最主要的秩序表现为计划工作的纵向层次性和横向协作性。•一般来说，高级管理人员计划组织的总方向，各层级管理人员再据此制定相互协作的计划，从而保证实现组织的总目标。（5）效率性：•计划工作要追求效率。