财务工作标准化手册418

怡城（浙江）物业管理有限公司/财务操作标准化手册0前言本手册参照佳源投资管理总部制定的《2008版管理制度与工作标准化---财务部》内容要点，包括部门（分公司）职能、岗位职责、操作流程、处罚制度、物业早期介入工作标准、相关制度汇编等六部分内容，主要涉及怡城物业总公司及各分公司财务管理的日常操作规范与要求，适用范围是公司所有员工。制定此手册的目的主要是为了进一步加强财务管理，规范财务会计行为，提高财务管理水平。手册发给公司各部门（分公司）及各分公司，请相关人员了解并熟悉其中的内容，并在日常的财务管理工作中实施好，公司财务管理部会定期检查实施情况。员工在阅读、实施本手册的过程中，若有任何疑问，请向公司财务管理部咨询。同时也请大家对本流程内容提出好的建议与意见，以便财务管理部定期进行修改与完善。目录怡城（浙江）物业管理有限公司/财务操作标准化手册11.目的……………………………………………………022.适用范围………………………………………………023.岗位职责………………………………………………024.操作流程………………………………………………054.1财务操作流程…………………………………………054.2资金操作流程…………………………………………134.3财务监控流程…………………………………………144.4其他操作流程…………………………………………154.5物业管理费催/收缴工作程序………………………175.处罚制度………………………………………………396.物业早期介入工作标准………………………………416.1物业费用支付管理……………………………………416.2工程维修管理…………………………………………427.相关制度汇编…………………………………………447.1分公司财务审批及工程维修审批授权范围…………447.2公司员工福利待遇……………………………………467.3养老保险、基本医疗保险及住房公积金实施方案…47怡城（浙江）物业管理有限公司/财务操作标准化手册21.目的制定此手册的目的主要是为了进一步加强财务管理，规范财务会计行为，提高财务管理水平。2.适用范围本手册适用于公司全体员工。3.职责3.1部门职责3.1.1按照国家有关法规和公司对财务管理的要求，建立和健全公司内部各项规章制度，确保各项规章制度的有效落实。3.1.2做好公司财务收支、反映.监督、核算、分析和考核工作，协助公司领导经营管理决策。3.1.3负责审核各类合同（协议）、各类款项的支付，严格执行各项规章制度。3.1.4根据物业早期标准化流程审核成本测算报告。3.1.5做好对分公司培训、指导、检查及监督的工作。3.1.6监督物业管理费的收缴和使用，做好各项应收款项的催缴及核对工作。3.1.7根据发生的各项经济业务进行账务处理，妥善保管财务档案；按时编制各类财务报表，报送相关部门；正确核算和及时申报各项税费和社会保险统筹金。3.1.8负责与总部、总部所属企业、公司所属分公司、税务、银行等对内对外的协调工作。3.1.9负责环境因素和危险源的识别和控制工作。3.1.10负责管理体系运行所需资金的保证工作，包括资金的调度、平衡及对外支付等。怡城（浙江）物业管理有限公司/财务操作标准化手册33.1.11完成领导交办的其他工作。3.2岗位职责3.2.1财务经理（副经理）3.2.1.1建立和健全各项财务管理规章制度，严格财经纪律，定期检查各项财务制度的落实。从财务管理的基础抓起，不断提高业务素质和管理水平。3.2.1.2负责组织、安排本公司财务管理部各岗位具体工作，做好与总部财务部、分公司财务、公司各部门及税务、银行等对内对外的协调工作。3.2.1.3及时上报各项财务报表，对各类财务报表的及时性、准确性负责。并做好财务分析。3.2.1.4审核公司各类款项的支付，严格按费用审批权限操作。3.2.1.5定期对各分公司进行考核，对分公司财务工作进行检查、监督和指导。3.2.1.6负责成本测算报告的审核。3.2.1.7做好年度财务预算的培训指导、审核工作，每月完成财务指标的通报。3.2.1.8负责资金的运用及管理。3.2.1.9完成总经理交办的其他工作。3.2.2会计岗位职责3.2.2.1负责日常会计核算工作，编制各项财务报表，进行核算管理。3.2.2.2负责物业费等数据的统计工作，并定期与物业部核对。3.2.2.3负责公司资产的管理和监督，包括资产台账的登记、盘点等。3.2.2.4监督出纳进行现金、银行存款和其他货币资金的核对管理。3.2.2.5根据员工出勤统计和本公司工资发放标准，核算员工工资，编制工资发放表。3.2.2.6负责办理员工招工录用登记手续和员工社会保险，按时申报社会保险统筹金。3.2.2.7负责按时完成纳税申报、汇算清缴、年检及统计等部门的数据统计、怡城（浙江）物业管理有限公司/财务操作标准化手册4上报工作。3.2.2.8负责会计档案整理、装订、归类和保管。3.2.2.9做好对下属分公司会计人员的监督、指导等管理工作。3.2.2.10完成经理交办的其他工作。3.2.3出纳岗位职责3.2.3.1严格遵守财务制度和财经纪律，杜绝违规收支和收付差错。妥善保管银行印鉴、网银USBKEY、密码、现金和银行支票等。3.2.3.2严格执行公司各项费用报销规定，工资发放规定，按要求复核各类收付凭证额是否确、票据是否相符、手续是否齐全等，及时、准确办理现金收付和银行结算业务。3.2.3.3及时编制记账凭证，做到日清月结。定期盘点库存现金、核对银行存款余额，做到账实相符、账账相符。3.2.3.4复核分公司上报的资金日报表，做好日报表、资金平衡表的合并及上报工作。3.2.3.5掌据公司物业收费标准和办法，审核缴款凭证，督促、指导各物业部规范合理收费。3.2.3.6及时清理借出现金、支票和应收账款，督促责任人按时报账结算，核对往来账，及时结算往来应收应付账款。3.2.3.7按发票管理制度做好各类发票、收据的购买、领用、和保管。3.2.3.8做好对下属分公司出纳人员的监督、指导等管理工作。3.2.3.9完成经理交办的其他工作。怡城（浙江）物业管理有限公司/财务操作标准化手册54.操作流程4.1财务操作流程4.1.1账务处理4.1.11会计科目设置按总部规定执行,财务部可根据具体情况增设或细化会计科目,并报总部备案。会计科目明细参阅会计科目表。4.1.1.2对当天发生的原始凭证须在当天填制记账凭证,每月末须把当月发生业务结清，做到日清月结,账款相符、账账相符。4.1.1.3对不能按时取得业务原始票据的支出款项,应暂以领款人名义挂账,并催促尽快取得票据,特殊情况可协同领款人寻求解决方案并报总部。4.1.1.4记账凭证的填制必须具备：凭证日期、凭证编号、经济业务摘要(每行摘要都须填列)、会计科目、金额、所附原始凭证张数、制单人员、审核人员、过账人员等。4.1.1.5除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外,其他记账凭证必须附有原始凭证。当月凭证更证错误须直接更正原记账凭证，不做调整凭证。4.1.1.6会计必须根据审核无误的记账凭证进行过账、结账。4.1.1.7对由各所属公司代为核算的各类收支，各所属公司和实际收支发生方须分别登记内部核算台账并进行核对。4.1.2支付审批4.1.2.1一般费用报销流程a)经办人填写单据(以下简称报销单),注明支出事由、支出金额、票据张数、经办部门（分公司）及报销日期等事项,并在报销单上签名；有证明人或验收人的经济业务需附相关人员的签名，有合同的经济业务需附上相关合同。b)经办人所属部门（分公司）负责人对报销单所列内容，重点对支出事由及支出金额予以复核,并签署书面意见。怡城（浙江）物业管理有限公司/财务操作标准化手册6c)分管领导签署书面复核意见。d)财务部负责人（或分公司会计）对报销单所列内容及部门（分公司）负责人复核意见予以审核,对报销票据依据相关财经法规及内部制度进行审核,并签署书面意见。e)公司负责人签署书面审批意见。f)财务部（或分公司财务）在款项支付前对报销事项依据总部确定的授权审批额度审核,授权额度内的可直接支付，超过授权额度的,须报请总公司或总部批准方可支付。g)为便于分公司考核和审批,不同项目费用分列报销，当月账当月清；单笔业务不得分拆报销，对因同一业务活动而发生的多项费用，在发生前须有费用预算清单，并报总部相关管理部门审批。h)业务招待费报销须另附单据(注明发生时间、地点、招待方式、招待事由等)，办公用品(含低值易耗品)报销须附清单。i)坚持谁开支谁报销的原则，不能委托、代办报销。4.1.2.2差旅费报销流程差旅费报销须填写《差旅费报销审批单》，报销流程同一般费用报销流程。有预借款的，应于出差返回后一周内办理报销还款手续。怡城（浙江）物业管理有限公司/财务操作标准化手册7一般费用报销流程图4.1.2.3工资支付流程a)由分公司负责人根据总公司授权来确定员工（财务人员除外）的工资定级标准。b)每月根据工资定级标准和考勤纪录编制工资发放表,编制人员签章，经财务部负责人审核，报公司负责人审批后发放。c)每月10日为工资发放日,如遇节假日须提前发放,当月发放上月工资,工资发放采取银行代发形式。d)工资发放须按总公司核定的人员编制发放；未经总公司审批同意录用的超编人员，一律不得发放工资。原始单据经办人填写报销单部门（分公司）负责人复核财务部负责人审核公司负责人审批1.经手人(证明人)在原始单据上署名2.按业务内容分类整理3.工整粘贴1.审核业务发生的必要性2.核准报销金额1.报销单据的合法性2.核定报销金额3.复核经济业务真实性4、坚持谁开支谁报销的原则，不能委托报销详细填写用途及金额财务付款根据授权委托书的权限额度进行审核，额度内付款，超过额度的报总公司或总部审批同意后再予支付分管领导复核怡城（浙江）物业管理有限公司/财务操作标准化手册8工资发放流程图4.1.2.4预借款(备用金)支付流程a)因工作需要,员工在经过相关审批程序后可向财务部借款。b)单笔预借款金额在分公司负责授权额度内的由分公司负责人审批，财务负责人审核后办理，超过分公司负责人授权额度的报公司总经理审批；单笔预借款金额超过5000元的须报总部审批。c)个人累计借款超过10000元需再借支的,须先结清旧款方可再借支。d)预借款须在借款业务完成当月办理清账还款手续。e）员工因个人原因需要向公司借款的,须经总部审批同意后方可向财务部借款。财务部负责人复核公司负责人批准1.核实工资定级标准、考勤纪录2.核实业务提成、奖励、补贴、扣款3.核定发放金额财务发放工资编制工资发放表怡城（浙江）物业管理有限公司/财务操作标准化手册9预借款支付流程图4.1.2.5各项税费申报、支付流程a)各所属分公司的税费支付，以总公司授权委托书中的单笔费用报销权限为准。授权额度内的可直接申报支付，超过授权额度的，须报总公司或总部批准方可申报支付。b)在税务部门规定的截止申报期前5个工作日，由会计填写付款审批单，并附各项税费计算方法明细表，经财务部负责人审核，公司负责人复核后报总部财务管理部审批。C）经总公司或总部批准方可申报缴纳。填写借款单部门（分公司）负责人复核财务部负责人审核公司负责人审批注明业务内容、所需金额、预计还款日期1.核实前款是否已清或累计超1万元；2.单笔借支超5000元报总部审批；3.核定支付金额。财务部付款怡城（浙江）物业管理有限公司/财务操作标准化手册10税费申报支付流程图4.1.3收款管理4.1.3.1所有收到的款项必须开具收款收据或发票，严禁使用白条。4.1.3.2款项的收取方式主要分为卡扣、现金、POS系统刷卡三种a)卡扣方式收取：1.各分公司做好与业主的委托卡扣协议的签订工作。2.卡扣的账号必须是唯一的，严禁一户多账号。3.有卡扣发生的，分公司内勤必须编制卡扣清单并到银行办理卡扣。4.卡扣成功后将物业费发票、收费明细表、卡扣清单交财务部。b)现金方式收取：1.以现金方式收款的，应由分公司内勤收取并当场开具收款收据、发票。收到款项2000元以上必须当天缴存公司