徐凯桥行政执法文书制作与案卷管理

交通运输行政执法文书制作与案卷管理浙江省交通运输厅政策法规处徐凯桥行政处罚法行政许可法行政强制法行政诉讼法民事诉讼法交通行政处罚程序规定交通行政许可实施程序规定交通行政执法风纪等五个规范一、行政执法文书（一）执法文书的概念及其含义执法文书，是指国家行政机关、法律法规授权的组织或者委托行使行政执法职能的组织，依法制作的处理各类行政管理事务，具有法律效力或法律意义的一系列文书总称。主要包含以下四层含义：一是执法文书制作主体是拥有法定执法权的执法部门。二是执法文书适用范围是具体行政执法活动。它和执法活动是同步进行的。三是执法文书制作必须遵守法律法规规定，不能脱离法律法规的规定自己创设文书种类、形式和内容。四是执法文书必须具有法律效力和法律意义。执法文书一旦制作完成，行政机关必须遵守，不能朝令夕改；对于当事人而言，一旦当事人签收后，执法文书对其就有拘束力，当事人必须履行执法文书规定的法律义务。（二）执法文书的特点与分类1.执法文书的特点。一是制作的合法性。体现在两个方面，即制作主体的合法性和制作文种、要求、时限的合法性。二是体裁格式的规范性。三是适用法律的严肃性。四是语言表述的准确性。五是生效执行的权威性。执法文书一旦制作完毕并送达到当事人，非经法定程序不得变更或撤销；如需改变或撤销，必须由执法机关依照法定程序进行。2.执法文书的分类。（1）按执法文书用途，以分为内部文书和外部文书。内部文书，指在执法活动过程中执法机关为行政管理活动需要而制作的在行政机关内部运转的书面文件，如立案审批表、案件审批表、案件调查终结报告、结案报告等。外部文书，指执法机关在具体执法活动中制作的涉及到当事人权利、义务关系或调查取证过程中有行政机关以外的人员、组织参与的文书，如调查笔录、勘验笔录、行政处罚事先告知书、行政处罚决定书、责令停止违法行为通知书等。相对而言，执法机关对外部文书的重视程度要高于内部文书。（2）按执法文书制作主体，可分为以个人名义制作的文书和以执法机关名义制作的文书。所谓以个人名义制作，指以执法人员个人的名义制作，由执法人员对文书的真实性、准确性负责，如询问笔录、现场检查记录等。所谓以执法机关的名义制作，指执法人员以所在执法机关的名义制作的文书，由该执法机关对文书的真实性、准确性负责，如行政处罚决定书、查封扣押通知书等。在执法实践中，大多数执法文书都是属于以执法机关名义制作的文书。（3）按执法文书作用，可分为执行类、证据类和工作类文书。所谓执行类文书，指执法机关在执法过程中，依照法律规定办理行政案件时操作的法律文书，如决定书、许可证等。所谓证据类文书，指执法机关在执法过程中，依法调查取证时形成的法律文书，如现场检查笔录、调查询问笔录等。所谓工作类文书，指执法机关在执法过程中，为决定适用某种程序、内部请示报告、研究讨论等所形成的执法文书，如行政处罚审批表、重大案件集体讨论记录等。（4）按执法文书形式，可分为填写式、书写式和笔录式文书。填写式执法文书的格式相对固定，如当场处罚决定书等。书写式文书是根据需要来制作的法律文书，如调查终结报告、行政处罚决定书等。笔录式文书主要是详细记录当事人违法的客观事实及执法人员的调查结果，如现场调查笔录、询问笔录等。（三）执法文书制作应注意的问题（1）违法事实描述不清。主要有以下表现：一是描述太简单。对违法事实的描述缺少内容，或者不能全面反映内容。二是使用结论性语言。三是违法事实记载不全面。（2）证据反映不充分。主要有以下表现：一是收集证据的过程是否合法没有反映清楚。二是对所收集到的证据本身的特性没有反映清楚。（3）处罚失当。（4）表述不规范。具体有以下表现：一是语言使用不规范。有的文书在描述时词不达意，甚至引起歧义，有些文书中使用方言。二是出现错别字。三是不签名、代签名或少签名。四是漏填或少填项目。五是字迹潦草。六是日期填写混乱。如立案日期在调查取证之后，处罚决定书时间与处罚事先告知书时间同一天，送达文书回证时间在文书制作时间之前等。（5）随意简化或者不按规定使用文书。2.几种重要执法文书常见问题。（1）证据先行登记保存文书。错误主要表现在:一是超过法定期限实施证据登记保存。《行政处罚法》明确规定，实施证据先行登记保存，应当在七日内及时作出处理决定。也就是说，如果行政机关在七日内不能做出处理决定的，就应该将登记保存的证据发还给所有人。二是任意扩大证据登记保存范围。实行证据先行登记保存，必须是在特殊、紧急情况下，如证据有可能灭失、时过境迁后将难以取得等，行政执法机关才能实施。如果对没有必要进行证据登记保存，或通过询问笔录、证人证言、现场笔录等其他证据就能够确定行政相对人违法事实的，就不能采取这项措施。三是需要保存的证据不登记或登记不规范。四是实施先行登记保存的物品与被处罚行为没有关联性。先行登记保存的物品作为证明案件真实情况的证据，必须具有客观性、关联性和合法性三个基本特征，它必须与违法行为有直接必然联系的。五是未经行政机关负责人的批准实施登记保存。（2）重大案件集体讨论文书。错误主要表现在：一是讨论无记录。二是记录无实质内容。（3）案件调查终结报告。错误主要表现在:一是无制作案件调查终结报告。二是内容过于简单，未对案情进行叙述、未列举证据，填写随意。三是不写处罚建议。（4）行政处罚事先告知文书。错误主要表现在:一是违法事实叙述不清楚，相关证据不列举。二是拟处罚的种类和幅度告知不具体。应告知当事人拟处罚的具体种类和幅度，因为:①处罚种类、罚款数额不确定，将无法确定听证程序是否适用。②处罚种类、罚款数额不确定，将对当事人会产生截然不同的反应。③处罚种类、罚款数额不确定，将很容易孽生执法腐败的现象。三是处罚事先告知书当事人陈述申辩权利时间与处罚决定时间有冲突。（5）处罚决定审批文书。错误主要表现在：一是未制作报批审查文书。二是未经法制审查。（6）行政处罚决定文书。错误主要表现：一是文号编写不规范。二是证据列举不详细。三是政处种类填写错误。四是救济途径、期限交待不全或错误。（7）送达文书。错误主要表现在：一是送达时间不合规定。二是送达回执签收不合规定。3.对说理式行政处罚文书制作的几点建议。推行说理式执法文书，主要就是推行说理式行政处罚文书。说理式处罚文书的制作，应注意以下问题：一是行政处罚决定作出前的查处程序要有所交代，不能重实体轻程序。二是行政处罚文书中法律适用的理由要全面表述，避免说理不清或说理不透。三是说理式处罚文书要能反映依法查实的违法事实和确凿的证据。行政违法行为认定：（一）行为人必须具有相应的行为能力（二）行为人必须有实施违法行为的主观上的故意或过失（三）行为人必须已经实施了违法行为（四）违法行为必须违反行政法律规范行政处罚责任主体(行政处罚适用对象)1.行政处罚责任主体是行政违法者；2.行政处罚责任主体是实施了违反行政法律规范的行为，并且具有一定行政责任能力的公民、法人或者其它组织。行政责任能力：是指公民、法人或者其它组织对自己实施的违法行为有独立地承担法律后果的能力。行政处罚责任主体（受罚主体）＜违法主体行政处罚责任只能由违反行政法的义务人承担责任主体是实施行政处罚的前题与基础适用法律规范法律关系主体违法行为模式法律后果行政相对人1.公民2.法人企业法人机关法人事业单位法人社团法人3.其它组织公民：是指具有一个国家的国籍、根据该国的法律享有权利和承担义务的自然人。所谓自然人，则是指一切具有自然生命形式的人。我国《民法通则》将“公民”与“自然人”并用，该法第8条第2款明确规定：“本法关于公民的规定，适用于在中华人民共和国领域内的外国人、无国籍人，法律另有规定的除外。”民事行为能力完全民事行为能力18周岁以上精神状况正常16周岁以上自食其力限制民事行为能力10周岁以上—未成年不能完全辩认自己行为的精神病人无民事行为能力不满10周岁不能辩认自己行为的精神病人行政责任能力第二十五条不满十四周岁的人有违法行为的，不予行政处罚，责令监护人加以管教；已满十四周岁不满十八周岁的人有违法行为的，从轻或者减轻行政处罚。第二十六条精神病人在不能辨认或者不能控制自己行为时有违法行为的，不予行政处罚，但应当责令其监护人严加看管和治疗。间歇性精神病人在精神正常时有违法行为的，应当给予行政处罚。不满十四周岁不予行政处罚已满十四周岁不满十八周岁从轻或者减轻行政处罚十八周岁以上依法予以行政处罚不能辨认或者不能控制自己行为时精神病人不予行政处罚法人我国《民法通则》第36条规定：“法人是具有民事权利能力和民事行为能力，依法独立享有民事权利和承担民事义务的组织。”企业法人机关法人事业单位法人社团法人法人当事人主体资格认定其它组织：民事诉讼法第四十九条规定的其它组织是指合法成立、有一定的组织机构和财产，但又不具备法人资格的组织。“最高人民法院关于适用《中华人民共和国民事诉讼法》若干问题的意见”第四十条其它组织其它组织：（1）依法登记领取营业执照的私营独资企业、合伙组织；（2）依法登记领取营业执照的合伙型联营企业；（3）依法登记领取我国营业执照的中外合作经营企业、外资企业；（4）经民政部核准登记领取社会团体登记证的社会团体；其它组织（5）法人依法设立并领取营业执照的分支机构；（6）中国人民银行、各专业银行在各地的分支机构；（7）中国人民保险公司设在各地的分支机构；（8）经核准登记领取营业执照的乡镇、街道、村办企业；（9）符合本条规定条件的其他组织。交通管理部门在作出行政处罚决定时，应当做到：（一）事实清楚，证据确凿，适用法律准确；（二）正确行使自由裁量权，不得作出显失公正的具体行政行为；（三）严格履行程序规定，不得违反法定程序；（四）适用并规范填制规定的文书；（五）坚持处罚与教育相结合的原则，注重执法效果，既要对违法行为人依法进行处罚，也要纠正违法行为，不得以罚代管；（六）依法维护当事人享有的合法权利，不得拒绝当事人行使合法权利的请求。交通行政处罚总体要求现场检查及行政处罚使用文书种类一、现场检查1.《询问通知书》2.《询问笔录》3.《勘验笔录》4.《抽样取证凭证》5.《现场检查记录》6.《现场处理措施决定书》7.《责令限期改正指令书》8.《整改复查意见书》9.《强制措施决定书》10.《鉴定委托书》11.《先行登记保存证据审批表》12.《先行登记保存证据通知书》13.《先行登记保存证据处理审批表》14.《先行登记保存证据处理决定书》15.《案件移送审批表》16.《案件移送书》17.《文书送达回执》二、行政处罚（一）简易程序1.《行政（当场）处罚决定书》（单位）2.《行政（当场）处罚决定书》（个人）（二）一般程序1.《立案审批表》2.《案件处理呈批表》3.《行政处罚告知书》4.《当事人陈述申辩笔录》5.《听证告知书》6.《听证会通知书》7.《听证笔录》8.《听证会报告书》9.《行政处罚集体讨论记录》10《行政处罚决定书》（单位）11.《行政处罚决定书》（个人）12.《文书送达回执》13.《结案审批表》三、执行1.《罚款催缴通知书》2.《延期（分期）缴纳罚款审批表》3.《延期（分期）缴纳罚款批准书》4.《强制执行申请书》5.《文书送达回执》四、制作卷宗1.《案卷首页》2.《卷内目录》简易程序：上路检查→告知当事人违法事实、理由、依据及相应的权利→对当事人提出的意见进行审查→作出处罚决定→送达处罚文书→执行处罚→备案。交通行政处罚简易程序执法人员作出当场处罚决定之日起五日内，应当将《行政（当场）处罚决定书》副本向所属交通管理部门备案。交通行政处罚简易程序（一）向当事人出示交通行政执法证并查明对方身份；（二）制作检查、询问笔录，收集必要的证据；（三）告知当事人违法事实、处罚理由和依据；（四）告知当事人享有的权利与义务；（五）听取当事人的陈述和申辩并进行复核，当事人提出的事实、理由和证据成立的，应当采