会议与商务活动

会议与商务活动會議的含義會議﹕就是聚眾議事﹐即眾多的人員聚集起來一起商討問題。會議組織結構會前准備。會間工作。會後工作。第一节会议筹备技能要求拟定会议议程、日程正确选择会址，安排与会人员的食宿和交通知识要求会议议程、日程的区别会址选择的方法會前准備確定會議名稱。制定會議議程和日程。會場的布置。確定與會者。制發會議通知。1.確定會議名稱會議名稱的組成﹕會議主辦瓣名稱會議的主題會議的類型例如：河职院关于秘书考证的专家研讨会2.制定會議議程和日程擬定會議議程会议议程是对会议所要通过的文件、所须解决的问题的概略安排，并以序号将其清晰的表达出来，会前发给与会者。會議議程的制作格式包括標題題註正文议程表的设计1、注意议程顺序所涉及事物的习惯性顺序和公司章程有无明文规定2、第一项是宣布议程，总结再安排讨论的问题，将同类性质的问题集中排列3、保密性较强的议题，一般放在后面会议议程：1、宣布议程2、说明人员缺席情况3、宣读并通过上次的会议记录4、财务主管报告5、其他报告6、新的议题7、有关人事任命8、提名并选举新的负责人9、通知有关事项10、宣布休会上司认为这份议程表有问题，需要修改：天地公司销售团队会议、议程表公司销售团队会议将在5月25日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行。1、销售二部经理的人选2、东部地区销售活动的总结3、上次会议的记录4、销售一部关于团队沟通问题的发言5、下季度销售目标6、公司销售人员的招聘和重组天地公司销售团队会议议程表公司销售团队会议将在5月25日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行。1、宣布议程2、说明有关人员缺席情况3、宣读并通过上次会议的记录4、东部地区销售活动的总结5、销售一部关于团队沟通问题的发言6、公司销售人员的招聘和重组7、销售二部经理的人选8、下季度销售目标会议日程指会议在一定时间内的具体时间，如有说明可附于表后，会前发给与会者(日程安排的內容必須考慮時間﹑內容﹑地點三要素)日程一般采用简短文字或表格形式例子天地公司新产品销售展示会日程安排日期时间内容地点参加人自责人备注2003年11月12日8:30报到餐厅门厅全体员工9:00销售主管做介绍会议厅9:50休息10:00销售活动录象餐厅三层自由参加12:00自助午餐餐厅二层13:30销售部人员讲解广告宣传单会议厅全体员工15:30分小组讨论与咨询餐厅三层16:30散会自由参加议程和日程的区别1、议程和日程都是会前发出2、议程和日程的安排必须吻合3、议程和日程制定后，须经主管领导审核方可实施4、议程的编制在前，一旦确定就不再变；日程在时间、地点、人员上，如有变化可做调整5、议程是会议内容的简要排序；日程则是具体、详细的安排选择会址1、交通便利2、会场大小应与会议规模、主题相符3、场地有良好的设备4、场地不受外界干扰5、选择会议地点应考虑有无停车场6、场地租借成本合理☆會場的布置會場布置的形式相對式﹑全圍式﹑半圍式﹑分散式主席台布置的技巧主席台的座位布置﹑講台話筒﹑休息室﹑會標﹑會徽﹑畫像﹑旗幟﹑標語﹑花卉﹑燈光﹑色調排列會場座次的技巧主席台座次的排列會場人員座次的排列橫排法﹑豎排法﹑左右排列法主席台禮堂形主席台教室形主席台弦月形全圍式多邊形全圍式橢圓形全圍式長方形全圍式圓形半圍式橋形半圍式T字形半圍式馬蹄形主桌主桌分散式方桌形分散式V字形分散式圓桌形前排前排橫式通欄形橫式分欄形不同的会议有不同的气氛人代会、党代会表彰会、庆功会报告会、总结会协商会、座谈会庄严隆重、朴素大方气氛热烈、喜气洋洋简单朴素气氛和谐☆4.確定與會者選擇﹑確定與會者參加會議的單位參加對象的職務或級別參加對象的身份參加對象的代表性參加會議的總人數與會者的編組按與會者所在的單位編組按與會者所在的行業或系統編組按與會者所在的地區編組按議題編組♂5.制發會議通知會議通知的擬寫包括﹕標題﹑通知對象﹑正文﹑落款日期恰時發出會議通知擬寫完畢後﹐應及時出出﹐讓與會者作好充分的準備。会议通知致：各部门经理发自：总经理秘书刘丽日期：2002年7月15日主题：部门经理的圆桌会议通知2002年7月25日上午11：00，在燕都宾馆会议室举行全体部门的圆桌会议。下午12：15分将有午餐供应。假如您不能参加请在7月24日之前打电话62479521告知。希望您届时参加。委托书兹任命（人名）和（人名）作为我的代理人参加（日期）（时间）在（地点）举行的（公司名）股东大会。他们均为本公司的高层管理人员或部门经理人。不管此次会议如期还是延期召开，他们都将作为我的全权代表，行使我出席时所拥有的全部权力。生效日期：签名：地址：邮编：请于12月1日以前将回执寄回。ƀ我准备参加此次会议ƀ我将届时赴会，并带—宾客来。ƀ我不能参加此次会议。署名：公司：会议回执第二节会中工作会前服务会议记录编写会议简报技能要求1、做好会议记录2、做好会议期间的信息沟通3、做好会议值班、保卫工作知识要求1、会议记录的基本常识2、信息沟通的基本要求☆会前服务接待签到簿式签到﹑卡片签到电子签到﹑单式签到引导座次☆簿式签到（签到表）☆电子签到☆引导座次方桌会议圆桌会议会议记录正式的会议记录是会议进程的原始记录，是具有法律效力的档案，因此务必准确、完整和条理清晰。记录的准备工作记录的格式记录的内容记录的方法会议记录的修改会议记录的要求准备工作（物品准备）1、钢笔、铅笔、笔记本、记录用纸2、录音机、磁带（补充手工记录）3、备有一份议程表和其他相关资料及文件，需要核对相关数据和事实时随时使用4、会前了解座位图（识别会上发言者）5、利用录音记录时，须手工记录，以防录音机中途出现故障☆会议记录格式记录头会议名称；会议时间；会议地点；会议主席；会议出席、列席和缺席情况；会议记录人员主体会议发言和议定事项审阅签名凡重要会议，或涉及到有关议定事项的会议，会议主席均应在会议记录主体之后签名会议记录的内容1、会议描述（会议类型、时间、日期、地点）2、会议与会者姓名（主席的名字在最前，记录员的名字在最后）3、会议过程4、主席、记录员签名会议记录的方法1、重点记录讨论的观点、决议、决定，重要声明、修正案内容、结论，须一字不露的记录下来，其他内容可以概括记录2、漏记的内容，先做记号，会后对照录音磁带修改，也可提示会议主持人请发言者重复或对某一术语做简要解释3、与会者提出意见、建议，须把人名记录下来☆完全记录法精详记录法摘要记录法包括掌声、笑声、插话都有记录在案（录音）多用于党政机关领导班子的重要会议（有话必录）要求：真实、准确、完整一般会议通用的记录要求要求：有所取舍、适当归纳、不可歪曲（最多使用)会议记录的修改（会议纪要）1、定稿之前，向主席提交一份草稿经他签字批准2、如果某一成员指出会议记录中的一个错误，经会议批准，主席或秘书可以在会议记录中改正这一错误3、会议记录一经签名，不能再做变动会议记录的要求准确（内容真实可信，准确无误，一旦会议主席签名，全体成员通过，则不得再行改动）完整（所有要点完整记录）简洁快速规范确保会议期间信息沟通一、信息的收集、传递、反馈1、全面收集信息2、深入实际，掌握第一手材料3、注重信息的加工提炼4、注重时效，反馈信息二、会议期间对外宣传1、处理与新闻媒体的关系2、注意内外有别，严守单位秘密3、在传递上本着对象、效果、时效、费用的原则4、注意收集外界舆论和新闻报道，为领导提供参考5、会议结束后，召开记者招待会提供必要的信息信息加工的形式1、综合加工2、提炼加工3、推导加工信息传递方式1、口头传递2、影像传递3、电子系统传递4、专人传递注意事项会议信息收集力求全面、真实、及时、适用、重点突出与新闻媒体沟通要以礼相待、以诚相待、平等相待、迅速及时会议的值班工作1、协助收集有关情况2、控制与会无关人员出入3、要有公司和各部门领导的联系方式4、备有一份设备维修人员、车队调度人员、食宿等后勤服务部门主管人员的电话通讯录5、坚守岗位，保证会议信息畅通6、监督和协助专职会议人员做好服务7、做好会议间各项活动与各种矛盾的协调8、建立领导带班制度会议保卫工作1、包括与会人员人身安全2、会议重要文件保卫3、会场和驻地的保卫4、会议各种设备用品保卫5、与会者私人贵重物品保卫6、准备一定急救箱☆第三节会议的善后工作完善會后服務。整理會議文件。擬發會議紀要。總結會議經難。技能要求1、进行会议文件的立卷归档2、做好会议经费结算工作知识要求1、会议文件资料的立卷归档的要求2、会议经费结算的方法☆1.完善會后服務安排與會者返程及時調派車輛﹑送別與會者會場清理清理茶具﹑退還設備☆2.整理會議文件收集文件需收集的文件會前準備並分發的文件﹑會議期間產生的文件﹑會後產生的文件收集會議文件的技巧會前分的保密文件的清理﹑完成收集文件的登記手續﹑及時收集完文件整理歸檔整理會議記錄立卷歸檔☆擬發會議紀要會議紀要的擬寫會議紀要的種類辦公會議紀要﹑工作會議紀要﹑協調會議紀要﹑研討會議紀要會議紀要的內容會議情況簡述﹑對會議主要精神的闡發會議紀要的印發確定印發范圍簽發會議執行会议文件资料立卷归档的步骤1、会议文件的收集整理工作（1）确定会议文件的收集范围（2）选择收集会议文件的渠道（3）运用收集文件的不同方法2、会议文件的立卷归档：把会议过程中的一整套材料，进行分类立卷归档注意事项1、会议文件责任要落实到人2、收集文件应严格履行文件登记手续，并认真检查文件是否缺件、缺页、缺损的情况。（如出现类似情况，应尽快及时采取补救措施。）3收集过程中要注意保密4会议文件立卷归档工作要严格遵守档案制度会议经费结算工作：收款与付款的方法1、收款的方法和时机（有些会议要由与会代表向主办方支付一些必要的费用：如资料费、培训费、住宿费、餐饮费。）（1）在会议通知或预定表格，注明收费标准和方法（2）注明与会人员采取的支付方式（现金、支票、信用卡）（3）如用信用卡收费，问清姓名、卡号、有效期（4）要开具发票的，事先与财务部门确定收费开票程序，无法开票项目，协商开具证明或收据掌握付款的方法和时间设备和服务付款方法、时间演讲者事先预定费用活动后付演讲者食品饮料事先商定费用预定时交定金，活动后支票结帐会议地点事先商定费用预定时交定金，活动后支票结帐其他费用偿付事先确定的费用，活动后开具帐单收到帐单批准后支票付款文具和打印活动前申请安排，活动前可用零用现金购买零用现金偿付文具定购开票付款音像辅助设备活动前确定租用费用活动后开票结帐注意事项1、会议经费的名称要规范2、遵守公司零用现金、消费价格及用品报销的各种财务制度和规定☆總結會議經驗會議結束後﹐秘秘書人員應回顧﹑總結會務工作﹐肯定成績﹐找出存在的問題﹐為今后召開同類會議積累經驗。總結的形式有﹕座談會表彰會書面總結案例分析公司准备在暑假召开一个各部门负责人的培训会议，经理让秘书钟苗选择一个会议地点，钟苗经过仔细考虑，预定了位于市郊风景区的一家酒店，价格相对便宜，而且风景宜人。经理及参加培训的人员都很满意。点评：由于该会议的参加者都是本单位人员，可一起驱车前往，所以郊外是比较理想的选择，不但价位适中，而且位于风景区，可使与会者身心放松。案例分析名山公司要召开2003年度总结大会，作为大会工作人员的王琴主要负责会议文件材料工作。会前王琴进行会议筹备有关信息的搜集，为会议议题的确定及大会会议材料的形成做好准备。年度大会的工作报告非常重要，包括一定时期的工作总结、体会或者经验，对目前情况的分析和下一步工作的思路、要求及具体措施等内容。为此，王琴有针对性地、广泛搜集一段时间以来各方面工作的进展情况。会议期间王琴认真做好会议记录，力