会议主持技巧

會議主持技巧BowenTseng2010.09前言开会的主要目的在于取得积极而卓有成效的结果，这是众所公认的事情。遗憾的是，大多数与会者表示，不少会议徒费精力，甚至可能全无收获。主持会议，使之开得有成果、有效率，其实并不复杂。即使你以前未主持过会议，只要事前稍作准备，并做好掌控局面的心理准备，就会对确保会议成功大有裨益。本次培訓告诉你主持会议之道，帮助你把会议开得尽善尽美；并提供多种简单而有效的方法，确保你主持的任何会议都取得成果。目錄一、会议失败的原因二、了解会上发生的事情三、组织会议四、掌控会议五、会议记录文件六、你对会议的态度七、支持会议精要速览八、开好会议的好处一、会议失败的原因“我最好未曾去那里开过会”这句话在暗示，并非人人都有机会发表自己的意见。“会议与我毫无关系”这表示有些与会者感到自己被排斥，无缘参与决策。“我所有的主张都遭到批评”这暗示发言者未能获得申辩的公平机会。“我不明白召开一次会议有何用处”这表示会议没有明确的目的。“我去开会，只是凑凑数而已。”这暗指结论在会前已早作安排。1.1管理不善会议要开得卓有成效，就需要有方向。通常是有一个人来指导，此人举措适当，能确保会议程序井然有序。如果没有选定一个人选来掌控局面，会议会开得不着边际，漫无目的；或者开的杂乱无章，乏善可陈，其结果会令人失望。支持会议需要有力掌控，如果不重视这一点，会议很快就会开得不知所云。另一方面，如果会议主持不能胜任，或者根本不知要做何事，也许就无法按原来的要求去发挥影响力。不偏离议程，引导会议程序并得出结论，使与会者心平气和，认为会议并未浪费时间。鼓励说出观点，使与会者有机会表达意见，而不至于最终觉得受排斥、忿忿不平。掌控讨论，以便有时间考量所提出的见解，而发言时又不会在某一个问题上拖得太久。作一个适当的总结来结束会议，以便清晰的陈述取得的成果和与会者要做的工作。记录会议所作的决定，以免下次开会时存有误解和籍词。1.2缺乏組織架構即使在开会之前，就已麻烦多多。这种情形并不少见，原因是无人费心去准备列有讨论议项的议程。开一次会若没有一个明确界定的组织架构，则可能产生的问题会比解决了的多。●与会者将无从准备，因此就交不出所需的资讯●不限制时间，与会者感到乏力、厌倦时便结束会议，或是随意离开会场●同样的议题反复讨论，而其他议题却又根本不提●对开会的原因、目的和每个人要做的事情都不甚了解如果与会者不告知会上需要讨论些什么，就无法积极地参与。这表示讨论将偏离各种正题，会议则多半无法达成目标，而当初却一直以为会议存在着一个目标。1.3不重視會議与会者对会议的态度在很大程度上决定了会议是否值得召开。会议不受重视的征兆包括：●临时派一个人代替自己赴会，因为觉得会议并不太重要●不出席会议，因为已认定会议是浪费时间，结果几乎无人出席，会议无法进行公开讨论。●会前没有做好应做的准备工作。●开会时收受口信，或接听移动电话●开会时所需的资料或笔记没有带来有些时候，不该出席的人士出席了会议；又有一些时候，应该出席的人士又未能到来。有的与会者甚至是出名的开错会，而与会者要多久才能觉察到这一点（如果能够觉察到），则将取决于会议的主持和掌控是否得力。为了使会议取得成果，与会人选适当及态度正确都至为重要。1.4差劣的環境如果会场不很舒服，与会者就会觉得难以提供好主意，而差劣的环境最终会成为关注的焦点。开会期间，与会者并不需要被安排得太过舒服，犹如安顿下来的样子；但适当的物质享受却会确保与会者全神贯注的考虑进行中的事情。正如讨论时间过长，中间没有休息那样，经常打岔也难以使人全神贯注。如同窃窃私语那样，与会者迟到或早退也会引起不安。这一切都表示，与会者将不会专心一致的开会，会议最终是未能达到应有的积极效果。1.5不必要的會議开会要花费时间和精力，但人们经常召集会议，只因为没有考虑过适当的替代方法来取得同样的结果。动辄召集大家开会，原因是可以提供某种“舒适的”因素，也是一种做事的惯常方法。开会也是拖延决策或逃避个人责任得好方法。如果会议组织得很差，或者主持得很不得体，与会者就会产生挫折和不满的感觉，并质疑做出的所有决定。退一步想想，考虑一下开会的目的，甚至考虑一下到底要不要开会，总是有益的。1.6提要：會議的用處会议是达成目的的手段；其本身却多半不是目的。会议的结束通常是其他活动的开始，哪怕开会仅在为另一次会议作准备。把开会看作做决策的一种积极方法，你会更易于集中精力，已即是说开会的目的更可能达成。1.7自我檢查想想你对开会的态度，并回答下列问题：●我想过“那次开会是浪费时间”吗？●我对开会预感过失望吗？●我出席过秩序混乱的会吗？●我开过自己不明白为何要去开的会吗？●我开过自己当时心不在焉得会吗？●我会有时觉得会议可以组织地更好一些吗？●我想过开会的原因吗？如果你对这些问题或其中大部分问题的答案是“是的”，你就要注意了：你主持的会议时要做些什么？1.8改善之道你确认会议未获结果的原因。你领悟到自己对会议的态度是其成功的助因你明白会议需要很好的驾驭你明白与会者不舒适就不会全神贯注的道理你了解到与会者需要知道会上讨论的内容你明白自己主持会议的目标你领悟到会议为作决策提供了良好的机会你肯定自己所发起的会议都很有需要二、了解會上發生的事情在会议有所建树之前，这个群体必须学会协力合作。这个过程包括四个阶段：1、成形：安顿阶段●在这个开会的初期，与会者观察周围的情势，并礼貌的相互估量（由于他们仍未找到相互粗暴对待对方的理由）。他们各自试图探知对方的态度和背景，想要建立行动的基本原则。2、争论：摸底阶段●一旦与会者感到比较舒适，便会开始吐露真情。他们或许会肆意展开一些小小的口角，以致会场纷乱，不易掌控。这是与会者相互挑战对方，测试对方的想法，在有必要时重新评估对方的阶段。3、正常化：积极工作阶段●随着开会的进展，计划逐渐显现并取得妥协，因而产生联盟，达成协议。这些都是为了事情能够顺利进行。体制确立起来，使所有与会者都明白他们的任务。4、执行：产生结果阶段●与会者在这个最后阶段想要结束会议，因此取得共识，获得结果。到此，执行任务会比其他一切事情都更重要。只有在最终阶段，会议才有效率、有成果。结论要是在第二或第三阶段产生，则往往不成熟而欠精确。如果与会者无法解决较早阶段的某些问题，会议的运作可能不够顺畅。例如，与会者或许会离心离德，因为仍未学会合作，或并未了解对方的建议。与会者也可能利用会议来达到个人的和未曾言明的目的——他们或许有秘密的议程。每一阶段要持续多久，则视乎与会者本身和他们认知对方的程度。然而，了解这些阶段的相关情况，会使会议进度较易掌握，并可预防纠缠于一个特定阶段而浪费时间。2.1群体的变动过程如果决定都全由一群人做出，结果通常与与会者独立的思考做出的决定大不相同。由于羊群心理的作用，与会者会顺着大流走。这种心理对决策前的辩论和决策本身都有影响。2.2辩论中的群体压力在群体中，与会者唯恐出洋相，会对自己所考虑的事情太过在意，常常怀疑其自己的判断来。这种压力可以有多种影响，例如：●一些与会者持怀疑态度，或质疑多数人的看法是否正确，但会因被受压力而被迫接受群体的共识。●固执己见的与会者觉得，如果他们放弃己见，就失了面子，不管有多少证据证明他们错了。●无法充分表明自己观点的与会者，最终可能不经争论而同意。●抱持怀疑态度或有岐见的与会者将保持沉默，以免被人看成离经叛道。完全不存在反对的声音，可能制造出全体一致的幻想，但事实上这种全体一致或许并不代表个人的主张。2.3决策中的群体压力在群体中，与会者作的决定会过于重视个别成员的最初立场。这称之为“危险的变换”，表示群体中的个人主张会随着会议的进程而变得更加极端或更加审慎。群体压力通常导致更加危险的变换。变幻的类型，一般取决于那些举足轻重的个人态度——这类态度往往早在会前就成形。由于会议所做出的决定，个人无需负全责，与会者易于因为不必负上个人责任或可能做出较危险的决定来。如果会议主持人在开初就宣布“我们必须做某事”，那么很可能就获得赞同。由于大多数会议的目的都是讨论和交流意见，固守对立的主张会弄成反效果，并能导致群体作出更危险的决定。于是，如果群体要证明不受这些压力影响，工作又有效率，那么会议主持者不偏不倚、集思广益、讨论所有的提议以及避免表示个人偏爱等素质，都显得极为重要。2.4摘要：群体的力量会议要开得有成果，必须考虑内部的情形。一群人聚在一起开会，他们需要学会如何共事，并必须经过成形、争论、正常化和执行的过程，以成为紧密结合的群体。群体压力之实施在于压制个人想法，决策能改变会议的运作过程，有时会导致较预期更危险的结果。主持会议之前，明白群体如何发展和运作，会较易了解会议的不同动力。2.5自我检查想一想会上发生什么事，并回答下列问题：●我了解会议要经过好几个阶段，才会取得十足的成果吗？●我知道群体中的人受群体影响的程度吗？●我认识到与会者由于担心他人的看法，而可能言不由衷吗？●我知道由于怕失面子，而可能身不由己地固执己见吗？●我觉察到沉默并不一定表示同意吗？●我知道群体中的人能较他们个人作出危险得多的决定吗？2.6改善之道你了解与会者在做出有效结果之前所经历的各阶段你懂得群体能够影响个人想法和行为的道理你知道个人由于受到压力而可能接受群体共识你明白某些与会者固执己见，因为他们不欲被人们发觉他们自己在改变主张你懂得没有意见并不表示就有共识你了解群体中人会较他们作为个人时作出更危险的决定你觉察到认识群体的力量会给予拟主持会议的洞察力三、組織會議3.1會議類型正式會議●议程——讨论的内容●报告和推介——上次会议以来作了些什么事情●动议——提议所采的行动●修正——对提议所作的修改●辩论——一般性的讨论●选举和投票——采纳或拒绝提案●会议记录——事件的书面纪录●任何其他事务——未列在议程上的问题非正式會議●讨论问题的一览表●负责主持会议的人——即是开会时上衣除掉，脚搁在桌子上，也要有一名主持人●一份纪录，记下所作的决定和由谁去跟进事务3.2討論什麼理想的议程包括以下各程序：●会议的宗旨、日期、时间和地点●与会者姓名●例行公事的讨论●比较难解决或有争议的问题●任何其他事务●下次会议的日期议程决定了会议的形式。议程需要安排妥当，一开始讨论比较直截了当的问题，而把较难和通常事较重要的放在会议的中段去讨论。如果你一开始就讨论无异议的问题，与会者会很投入。这也意味着一当入会者说了“是”之后，他们就比较容易继续说“是”了。有用的议程应列明所需讨论的内容，让与会者明白问题列在其上的原因。这一点不要和事前作决定混淆起来。在会前分发议程（甚至是草稿），将给大家一个准备的机会，乃至提出补充讨论项目的机会。这也给了你一个机会，可事前要求与会者表明是否亲自出席，还是派代表来出席会议。3.3誰來開會召集会议时要记得一句格言：“少即是多”。两三个人开会常常比十来个人一起得到更好的结果。越多人与会，越需要花力气去掌控会议。如果需要很多人来开会，那么值得考虑一下，他们是否要开完整会议，抑或到会提供意见就可早退。谁来开会，是看与会者能否达到下列要求来决定的：●决策和执行议决的方案。●开会时收集相同的资讯●提供特定的资讯●提供必要的专门知识，或至少是维持秩序的本领，来影响会议的进程●会议的效果和与会者人选是否合适息息相关。如果不合适的人到场，或者主要人物缺席，就不大可能取得有效的结果。不论开会的人自己出席，还是委派合适的代表出席，重要的是考虑一下，是否每一个人赴会都有理由和目的。3.4何處開會如果只要两三个人开会，会场可以很轻松随便；可以使旅馆大厅、温馨的小房间，甚至是高尔夫球场。但如果三人以上开会，就要有合适的设施，诸如足够的暖气、灯光、流通的空气、咖啡茶水之类；不能有分心的东西及至少要有与到会人数相等的椅子。有两件非常重要的事情（其中一件常被遗忘）：●会上每个人都能看到其他人●会议主持者要处在看得到所有与会者的地方如果你想会议开得既有趣又有成果，应考虑与会者的座位安排。现举例如下：●如果与会者不自在，相互不能看到对方，或看不到任何视觉教具、图表等东西，就不大可能继续