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第四章行政办公与综合管理第一节行政与办公管理会议管理规定第一条本规定适用于生产分厂厂长、总裁助理级及以上领导参加、召开或主持的常设性例会，以上例会临时召开或因故另时召开的会议，以及临时召开的以上会议的扩大会议。公司的股东大会、董事会、监事会不适用于本规定。生产经营中的其它会议参照本规定执行。第二条召开与参与会议是公司各级部门负责人日常工作中重要的工作内容，制定本规定的目的在于强化会议的管理，确保达到会议的目的和效果，提高会议的效率，确保议而有决、决而有行。第三条例会应有明确的会议时间。会议时间由年初的正式行文或通知确定，年初没有行文或通知的，按上年度的时间确定。例会按时召开不必通知应参会人员，例会因故停开，延期、另时召开，或增加、补充人员时，应通知参会人员。例会应有规定的会议内容范围。所有会议都应有规范的会议记录。第四条例会设立会议签到簿。由办公室在会前按照参会人员名单制定会议签到簿，所有参会人员必须在签到簿上签名。会议签到簿与会议记录一同保存归档。第五条例会的缺席规定。会议主持人因事不能主持会议时，由会议主持人委托其他人员主持会议，特殊情况可将会议取消或顺延。所有参会人员一般情况下不得请假，确有特殊情况不能到会时，必须经会议主持人批准，否则按旷会处理。第六条会议纪律1、参会人员必须按规定时间、地点准时到会，严禁迟到早退。2、所有与会人员在参会之前应根据会议的目的、议题等做好充分准备，做好会议记录。3、会议开始前所有与会人员须将手机关闭或设置为无声状态，非紧急事项严禁接打电话。4、会议期间所有与会人员应集中精力，做到“四不”：不走神、不开小会、不交头接耳、不无故外出。5、所有与会人员应积极参与问题的讨论。但在讨论问题时，严禁情绪化、以自我为中心，不要出现不礼貌的言行。发表意见应大胆、坦诚、不盲从、对事不对人。在观点不被采纳的情况下，不指责和抵触。6、讨论问题采取先民主后集中的方式，决议一旦形成，无论个人意见是否被采纳，所有与会人员均须在会后无条件执行，真正做到令行禁止，雷厉风行。7、任何与会人员不得在会后发表与会议决议不同的意见以及其它消极、抵触言论；任何与会人员不得在会后泄漏、传播在会议中没有形成决议的事项。8、公司办公室及相关部门要做好会场布置及茶水、音响等后勤保障工作。9、对会议精神各相关单位和部门应及时组织学习、贯彻落实，对安排的工作任务应按时保质保量完成。第七条例会安排（规划、布置）的工作执行（实施）的情况汇报与检查1、会议的每一项工作安排应得到检查和汇报。2、规定了汇报时间应在本次例会完成的，应在本次会议上汇报。不能在本次会议时间内完成的，将工作进度情况进行汇报，对尚未解决的困难和需要协调的关系等进行说明。3、会议的工作安排，会议记录人应在会议过程中对责任部门的工作进展情况进行检查，并在会后向工作安排领导汇报。4、各部门工作汇报的内容，可在例会召开前，写出书面材料交会议记录人。由会议记录人整理，并在会议上统一汇报。5、没有按会议安排保质保量按时完成工作任务、在执行过程中没有向领导反映困难和问题、又没有正当理由的，按《奖惩办法》对责任人进行处理。第八条总经理办公会(扩大)会议1、总经理办公会(扩大)会议由董事局主席或总裁主持，如董事局主席或总裁因事不能主持会议，会议可临时通知取消或顺延。2、会议时间：每周六上午。3、会议地点：集团办公大楼四楼会议室。4、参会人员：集团公司董事局主席、总裁、副总裁、工会主席、三总师、总裁助理、化工分厂正、副厂长、供应、销售、储运公司正、副总经理，子公司主要负责人等。扩大会议可包括当次会议内容相关的部门负责人（具体人员名单以通知为准）。5、会议内容(1)研讨和决策生产、经营、技术、财务、人事等管理上的重大问题；(2)各分线负责人报告工作情况，对下段工作做出计划，提出建议，落实措施；(3)其它重大事项。第九条集团公司财务线工作会议1、财务工作例会由财务总监或财务总会计师主持。2、会议时间：每周一上午9点至11点，月初的五日内如有例会时间，当次例会取消。3、会议地点：集团办公大楼财务线会议室。4、参加人员：集团公司及各子公司财务部门负责人。必要时，集团公司企管部部长、审计部部长列席会议。5、会议内容(1)协调处理集团公司、子公司之间的相互往来账目、票据交换和账务处理；(2)传达集团公司财务管理制度、新的财务政策与相关法律法规；(3)各公司汇报财务运行情况，研究、探讨财务管理的新办法和新措施，解决存在的问题；(4)其它事项。第十条集团公司综合线工作会议1、综合线工作会议由分管综合工作的副总裁主持。2、会议时间：每月一次，在每月下旬召开（具体时间以会议通知为准）。3、会议地点：集团办公大楼四楼会议室。4、参加人员：分管综合工作的副总裁、综合线各总裁助理、各部门正副职领导。5、会议内容：(1)上级会议的精神传达和工作安排；(2)各部门本月工作小结和下月工作计划；(3)各部门工作需要协调解决的问题；(4)生产、经营活动中管理存在的问题和解决办法；(5)检查前期会议布置的工作进展情况；(6)其它事项。第十一条集团公司生产线工作会议1、会议由分管生产的副总裁主持。2、会议时间：每周五下午。3、会议地点：集团办公大楼五楼生产线会议室。4、参加人员：分管生产的副总裁、集团生产部门负责人、各厂正、副厂长、各厂生产线职能部门负责人（具体人员名单以通知为准）。5、会议内容：(1)通报近期生产情况；(2)各部门汇报完成工作任务进展情况；(3)对安全、环保、设备、计量、人力调配及其它生产相关事项进行安排和平衡调度；(4)研究生产管理中存在的问题和解决的办法；(5)其它事项。第十二条集团公司经营线工作会议1、经营线工作会议由集团公司分管经营的副总裁主持。2、会议时间：每周五下午。3、会议地点：集团办公大楼三楼会议室。4、参加人员：分管经营的副总裁、供应、销售、储运、进出口公司正副总经理、各部门负责人（具体人员名单以通知为准）。5、会议内容(1)销售、供应计划实施和完成情况；(2)产品销售的市场变化及对策；(3)原辅材料供应市场的变化及对策；(4)储运管理中存在的问题及解决办法；(5)内部和外部资金结算情况，存在的问题及解决办法；(6)其它事项。第十三条化工分厂生产调度会1、会议由各分厂厂长主持。2、会议时间：每周一次（具体时间以各厂通知为准）。3、会议地点：各化工厂会议室。4、参加人员：各分厂正、副厂长、生产部门负责人、生产车间、辅助车间负责人（具体人员名单以分厂生产部通知为准）。5、会议内容(1)通报近期生产情况；(2)各部门、车间汇报完成工作任务进展情况；(3)各部门、单位近期工作需要平衡协调的事项；(4)研究、解决管理中存在的问题；(5)传达上级会议精神和领导要求，安排近期生产相关事项；(6)检查前期会议布置的工作进展情况。第十四条集团公司企管工作例会1、企管工作会议由集团公司分管企业管理工作的总裁助理主持。如分管总裁助理因事不能主持会议，由企管部部长主持。2、会议时间：每月一次（具体时间以会议通知为准）。3、会议地点：集团办公大楼四楼会议室。4、参加人员：集团公司及各子公司企管部门负责人。5、会议内容：(1)各企管部门汇报、总结本月企管工作情况及下月工作安排；(2)对企业管理中突出的疑难问题进行讨论，并研究、探讨解决的办法；(3)为公司正常业务运行建章建制，并提出修改、对制度的执行和检查情况通报；(4)其它有关管理的事项。第十五条资料保管与存档1、各种例会的签到簿与会议记录一起保存。2、会议应用固定的纸质订本记载，所有会议记录保存时间至少为一年。3、总裁办公会的所有资料，按照档案管理规定、总裁办公会议决定、《公司法》的有关规定进行保管、存档和销毁。公文管理规定第一条收文处理1、各级来文、来函，由文书处理人员统一拆封，分类收文、登记、编号，填写收文处理单，部门负责人根据来文的密级、内容，分别送达公司领导阅批。(1)与生产、经营等全局性有关的文书送董事长、总裁阅批，根据批示由办公室承办和督办。(2)安全、生产、环保、技改、质量等有关的文书送分管生产的副总裁阅批。(3)供应、销售等营销工作有关的文书送分管经营的副总裁阅批。(4)项目引进、开发、技改、环保、质量等科学技术方面的文书送分管技术开发的副总裁阅批。(5)行政事务、劳动人事、社会保险、环保、宣传等方面的文书送分管行政的副总裁阅批。(6)企业管理、基本建设、环保等方面的文书送分管企业管理的总裁助理阅批。(7)财务、审计、企业管理等方面的文书送分管财务负责人阅批。(8)党建、纪检等方面的文书送分管党务工作的负责人阅批。(9)工、青、妇、员工文体活动等方面的文书送分管党务工作的负责人和工会主席阅批。2、各职能部门收到部门或公司的文件，或领导个人直接收到的文件，凡需要审批和办理的，无特殊情况需先转办公室按程序分批，未经办公室登记、分批的，各职能部门不得自行办理；特别紧急的文件，经领导同意先行办理的，办完后需及时到办公室补办登记、分批手续。第二条批文处理1、来文审核(1)来文是否属于文件受理范围；是否应由公司办理；是否符合行文规则；文件使用、公文格式是否规范。(2)内容是否符合法律、法规、规章及其它有关规定。(3)涉及其它部门职权的事项是否已经协商、会签。(4)对不符合规定的文件，由办公室退回来文单位。同时注明退回来文原因，并定期通报。2、拟办(1)需要办理的公文，办公室应及时提出办理意见，送公司领导批示或交送有关职能部门办理。(2)拟办意见力求准确，把握不准时应先主动向相关部门了解情况。对紧急公文应明确办理时限，对需要多个职能部门承办的公文应明确主办单位。3、批办审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意。没有请示事项的，圈阅表示已阅知。第三条传送文件1、按公司领导排序，办件由后向前送批，阅件由前向后送阅。2、对公司领导审批过的公文，办公室登记后应及时转送有关部门科室办理。3、办公室登记后应及时转送有关部门办理。第四条承办文件1、承办部门收到交办的公文后应及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应严格按照时限要求办理，确有困难的及时说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应及时退回办公室，并说明理由。2、承办期限(1)送达阅批文书，急件当日收文，当日送签，当日承办。一般性文书，在两天之内承办。密级文书，按《保密管理规定》送达办理。(2)阅文领导应及时对公文进行阅批，时间一般不超过三天。紧急公文随批随办，确保公文的时效性和严肃性。第五条督办1、对公司主要领导关注的重大问题和公司中心工作重点督办，对重大决策贯彻落实情况跟踪督办，对其它督查事项及时督办。做到事事有着落，件件有结果。2、督办工作由办公室统一协调，各职能部门主要负责人为第一责任人。主办单位按规定要求办结后，送办公室备案、销号，并由办公室统一对外发送。未能按时办结的，主办单位应及时书面说明原因，经部门负责人签字后交送办公室，由办公室负责向公司领导和有关部门进行说明。3、凡公司内就某一事项有明确规定时限要求或公司领导有明确要求的，协办单位应按时办结。未明确时限的，原则上不超过三个工作日，最迟不超过七个工作日。第六条发文规则1、适用范围(1)公司文件适用范围(a)向上级部门报送的请示、报告、意见；(b)发布公司规范性文件；(c)向各子公司、所属部门印发带有普遍指导意义的通报、通知、意见等；(d)下达涉及集团公司经济运行的有关重要指标和项目计划；(e)部署全局性重要工作；(f)对各子公司重要事项请示的批复。(2)公司函件适用范围(a)向市委、市政府领导个人报送报告性公文，答复有关批示件办理情况；(b)答复人大代表和政协委员提出的建议和提案；(c)向业务单位行文商洽工作；(d)答复乡镇办事处、村委会来文请求批准的事项，如项目、资金、设立公司等；(e)征询有关部门对公司牵头办理事项的意见；(f)答复有关部门的意见等。(3)办公室文件适用范围(a)向各子公司、有关部门安排专项工作，如工作总结，部署有关调研工作，开展有关活动等；(b)发布公司内有关工作